Правила написания распоряжения. Приказ, решение, поручение, распоряжение

Распоряжение руководителя – это сообщение, содержащее предписание по оперативным вопросам управления и касающееся ограниченного круга подчиненных. В зависимости от важности и срочности поставленной задачи распоряжение может передаваться:

в устном виде;
путем издания письменного документа;
в виде телефонограммы.

Не задокументированное должным образом распоряжение может относиться к немедленным задачам, которые имеют средний и малый уровень важности. Чаще всего такие виды указаний издаются в коллективах с небольшой численностью персонала.

Если вопрос, требующий решения, имеет существенное значение, то устное распоряжение может быть подкреплено изданием письменного документа.

Как правильно поставить задачу

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

Распоряжение руководителя как форма управленческого воздействия относится к категории организационно-распорядительных методов. По способу влияния на трудовой коллектив они могут классифицироваться:

распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;
распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе следует обозначить дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Следует отметить, что нечеткая регламентация распорядительного документа, изданного на предприятии способна ослабить исполнительскую дисциплину работников. В то же время четко сформулированная цель может служить дополнительной мотивацией для сотрудников.

В чем отличие распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Приказ и распоряжение руководителя организации являются однотипными документами, выражающими волю единоличного исполнительного органа предприятия в лице его директора (генерального директора, президента).

Приказ по предприятию издается относительно решения вопросов, касающихся основной деятельности компании или ее личного состава. Приказ – самая категоричная форма распорядительного воздействия, в нем содержится требование обязательного исполнения принятого решения руководителя. Неполное исполнение императива, содержащегося в приказе, или невыполнение поставленной задачи чревато для сотрудников санкциями со стороны руководителя.

Приказы, касающиеся основной деятельности, могут охватывать широкий спектр вопросов:

изменение структуры фирмы (реорганизация, ликвидация);
финансово-хозяйственные проблемы;
задачи материально-технического снабжения.

Приказами оформляются все вопросы, связанные с персоналом организации: прием на работу, перевод на другую должность либо в другое структурное подразделение, увольнение, предоставление отпусков, взыскания и поощрения работников.

Распоряжение руководителя относится к более специализированным и узким направлениям деятельности организации. Помимо оперативного управления, распоряжение может издаваться по организации работ, связанных с выполнением основного приказа. В распоряжении не содержится категоричного требования на выполнение поставленной задачи.

В настоящее время четкого регламента и нормативных актов по применению того или иного вида распорядительных документов не предусмотрено. Выбор ОРД (организационно-распорядительного документа) следует делать, исходя из положений, прописанных в учредительных документа предприятия и инструкции по делопроизводству, принятой в компании.

Структура распоряжения руководителя организации

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

В качестве основных реквизитов ОРД должен содержать:

регистрационный номер и дату издания документа, место его составления;
заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);
текст документа;
полная подпись руководителя;
отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.

Правила правильного оформления распоряжений

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения выступает нормативный акт или ранее изданный ОРД, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, должна включать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь же могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного ОРД. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не нуждаются в обосновании или дополнительном разъяснении, констатирующий раздел ОРД может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, прописывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа.

В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, которые возлагаются на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, по каждому из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные ОРД или его подпункты, то ссылка на этот факт отражается в распорядительной части документа отдельным пунктом. В подобных случаях употребляются разы, начинающиеся со слов «Во изменение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в ОРД.

Распоряжение руководителя предприятия может включать в себя разнообразные приложения, поясняющие или дополняющие директиву. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы, графики. Все приложения оформляются на отдельных листах, со сквозной нумерацией.

Первоначально ОРД составляется в виде проекта и обязательно содержит лист согласования. В нем руководители отдельных подразделений, на которые возлагается работа по выполнению поставленных задач, визируют подготовленный проект. При возникновении дополнений, разногласий или возражений должностные лица вправе представить обоснованную справку и приложить е к проекту распоряжения.

Согласование ОРД со всеми руководителями подразделений происходит не более, чем за пять календарных дней. Полностью согласованный с ответственными лицами проект распоряжения подписывается руководителем, после чего ОРД подлежит регистрации и вступает в силу.

Распоряжение руководителя доводится до сведения непосредственных исполнителей, перечисленных в документе, путем тиражирования или рассылки. Это может происходить путем передачи бумажных копий распоряжения или, при автоматизированном документообороте, посредством электронного письма.

Оперативность при доведении до заинтересованных лиц задач, поставленных руководителем предприятия перед конкретными сотрудниками или отделами, способствует эффективному и быстрому их исполнению.

Согласно регламенту, все выпущенные на предприятии распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании. Распорядительные документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, необходимо сохранять не менее пяти лет. Остальные распоряжения руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации фирмы. После этого ОРД передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.

Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.

Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.

Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?

Различаются следующие типы распоряжения:

Письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).

Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников. В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);

Индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).

Правила оформления распоряжения

Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).

Констатирующую;

Распорядительную.

Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.

В большинстве случаев констатирующая часть начинается со слов «согласно..», «во исполнение..», «в соответствии с..»,«сцелью..» и оканчивается «приказываю:».

Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами). Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).

Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.

Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).

Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).

Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).

Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте). При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.

Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

Приказ - это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

о вступлении в должность руководителя;
о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
о наделении правом подписи;
о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
об утверждении штатного расписания;
о создании обособленного подразделения;
о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
об обеспечении охраны коммерческой тайны;
об использовании мобильной связи;
об утверждении перечня материально ответственных лиц;
о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
о графике работы организации в майские праздники;
об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

наименование организации;
название документа;
дата и регистрационный номер;
тема;
текст приказа;
место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

регистрационный номер;
дату подписания приказа;
наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
отметку об исполнении;
примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам . Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
эксплуатацию зданий, помещений;
транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации . Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками) , являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Свернуть Показать

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

имеющих добровольный порядок применения:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее - Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации для органов исполнительной власти);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее - Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Пример 1

Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

Свернуть Показать

5. Подготовка и оформление приказов

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.

5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД - приказы по основной деятельности,

ЛС - приказы по личному составу,

АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

Пример 2

Свернуть Показать

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

в него входят следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- место составления или издания документа;
здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

заголовок к тексту;
текст документа;
подпись.

Реже в приказ вносятся:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
отметка о наличии приложения;
визы согласования документа;
отметка об исполнителе.

Наименование организации

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Пример 3

Свернуть Показать

Наименование вида документа

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.

Место составления документа

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.

Текст приказа

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

Пример 6

Образцы констатирующей части приказа

Свернуть Показать

«В целях оптимизации системы делопроизводства» или

«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

Оформление приложений

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

Свернуть Показать

1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

(приложение 1),
(Приложение 1),
(Приложение № 1),
если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Пример 8

Свернуть Показать

Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

Пример 9

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Согласование приказа

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования , а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа .

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.

Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).

Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

Пример 12

Свернуть Показать

Пример 14

Свернуть Показать

Подпись

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

Регистрация приказа

После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

цифровым (например, 15.11.2013) или
словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.

В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.

Пример 15

Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)

Свернуть Показать

Оборотная сторона внутреннего приказа

Ознакомление с приказом

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.

Пример 16

Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)

Свернуть Показать

Оборотная сторона совместного приказа

Пример 17

Свернуть Показать

Распоряжение директора - образец будет приведен в статье - документ, выражающий волеизъявление руководителя предприятия и обязывающий сотрудников выполнить те или иные действия. Обычно распоряжение директора оформляется в форме приказа. Подробнее об этом читайте далее.

Отличается ли распоряжение руководителя предприятия от приказа?

Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.

Для организаций нет четного юридически зафиксированного разграничения понятий приказа и распоряжения. По этой причине некоторые воспринимают распоряжение директора как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Но есть и другая позиция. На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам:

Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора - образец.

Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна. Поэтому в дальнейшем в статье речь пойдет о приказе руководителя.

Как отличаются формы документа о распоряжении руководителя?

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

по основной деятельности;
по личному составу.

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:

для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Некоторые приказы можно хранить до момента исполнения поручения руководителя.

Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте .

Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.

Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ, включать в бланк обязательные реквизиты.

Какие реквизиты содержит приказ (распоряжение) руководителя?

Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:

номер распоряжения;
дата;
название, которое вкратце излагает суть документа;
констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
текст поручения;
стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
подпись;
места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.

Нумерация приказов может вестись как нарастающим итогом с начала деятельности предприятия, так и начинаться заново в каждом календарном году. Четких указаний в отношении порядковых номеров законодатели не дают.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Особенности оформления кадровых приказов

К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и др. Оформление приказов по личному составу должно выполняться с соблюдением всех норм Трудового кодекса.

Большинство кадровых приказов оформляется на основании других документов. Например:

приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления физического лица;
приказ об увольнении по причине перевода — на основании письменного запроса другого работодателя;
приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором работает сотрудник;
приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.

Как уже было отмечено, кадровый приказ оформляется с соблюдением норм бухгалтерского учета. Это значит, что он в обязательном порядке должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

наименование формы;
дата;
наименование организации;
содержание факта хоздеятельности;
величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности;
наименование должности ответственного лица;
подписи.

Так как все эти реквизиты содержат и унифицированные формы, утвержденные ранее действовавшим постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, большинство предприятий продолжают их использовать.

В некоторых ситуациях директор издает приказ сам для себя. Так, например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что после избрания единоличного исполнительного органа на основании заключенного трудового договора новый руководитель оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.

Пример

Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:

Приказ № 29

от 12.05.2017

О вступлении в должность генерального директора

На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.2017 возлагаю полномочия генерального директора на себя.

Журнал регистрации приказов руководителя

Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.

Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:

порядковый номер записи;
название и реквизиты документа;
краткое содержание документа;
фамилия лица, ответственного за составление приказа.

Посмотрите образец оформления журнала в публикации .

Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.

Итоги

Чаще всего под распоряжением директора имеется в виду приказ. Форма приказа разрабатывается предприятием самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов, если документ отражает некий факт хозяйственной деятельности и является первичным учетным документом, подлежащим отражению в бухгалтерском учете.

Возможно, будет полезно почитать: