Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления. Выписка из приказа о приеме на работу: образец Что такое выписка из приказа образец

При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.

Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.

Выписка, которая формируется по определенному приказу, на основании которого конкретный человек был оформлен на работу фирму, представлена специальным распорядительным документом.

Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.

Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.

Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Когда и кому может потребоваться выписка из приказа

Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.

ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.

К особенностям предоставления документа относится:

составляется выписка на основании заявления работника, которое делается непременно в письменном виде. вы узнаете, как составить заявление на получение выписки из протокола общего собрания;
формируется акт в течение трех дней после получения отделом кадров соответствующего заявления;
оптимальным считается использование именно выписки, если одним приказом зачислялось на работу сразу несколько человек, поэтому данный документ обладает значительным объемом и нецелесообразно делать его копию;
в акте содержится только некоторый фрагмент , поэтому он может доказывать конкретный стаж работника, а в этом случае предоставить его требуется в органы соцзащиты, чтобы была правильно определена трудовая пенсия;
выписка может потребоваться в разные государственные органы, причем она выступает подтверждением тех или иных фактов;
в ней не содержатся все сведения, которые имеются в приказе, поэтому есть возможность охранить конфиденциальность в отношении некоторых данных;
обычно этот акт имеет только один пункт, который и требуется подтвердить, а сюда относится назначение конкретного человека на определенную должность или предоставление отпуска.

Важно! Выписка является официальным документом, поэтому она может применяться в суде или иных организациях, так как обладает юридической силой.

Образец заполнения выписки из приказа о приеме на работу.

Кто и когда формирует такой акт

Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.

Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.

Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:

чтобы начислить зарплату сотруднику, бухгалтер должен изучить сведения из приказа;
кадровая служба при создании личного дела на конкретного работника так же должна получить выписку;
для разных соцслужб или фондов работнику надо доказать свой стаж, поэтому запрашивается на работе этот акт;
если теряются другие документы, то требуется документация в МВД или суд.

Для ее получения требуется составить соответствующий запрос, причем через три дня после его предоставления должна быть готова данная официальная бумага. Для ее получения надо обращаться в отдел кадров.

Форма и структура выписки из приказа о приеме на работу

Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:

в шапке акта указываются те же сведения, что и в самом приказе, причем должна содержаться на бумаге эмблема или товарный знак компании;
ниже прописывается название предприятия, которое должно быть таким же, как и в учредительной документации;
указывается регистрационный номер, который должен соответствовать номеру приказа;
датируется акт тем же числом, что и приказ;
в констатирующей части требуется написать слово «приказываю», если в этом имеется необходимость и если оно имеется в самом приказе;
далее идет распорядительная часть, содержащая информацию исключительно о конкретном работнике фирмы, для которого готовится документ, а именно его ФИО, должность и иные данные.

Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.

Допускается формировать документ от руки или в печатном виде. В конце ставится подпись и инициалы, а также должность лица, занимающегося составлением и подписанием акта. Личная подпись сотрудника, для которого делается выписка, не требуется.

Пример выписки о приеме на работу.

Этапы составления документа

Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:

первоначально надо найти приказ, из которого будет переписываться информация, а для этого надо пользоваться ;
прописывается правильное название компании, дата и номер приказа, из которого берутся сведения, а также указывается место, где составлялся этот документ;
далее прописывается название акта – Выписка из приказа;
после идет констатирующая часть, для чего обычно пишется слово «Приказываю»;
далее переписывается пункт из распорядительной части документа, который и требуется сотруднику;
ниже ставится должность и подпись лица, который подписал приказ;
делается заверительная надпись, поэтому пишется слово «Верно», а после прописывается должность и ставится подпись лица, заверяющего документ.

Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.

Как не совершить ошибок

Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.

Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.

Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:

требуются не только подписи, но и их расшифровки;
обязательно на акте ставится печать фирмы. Может ли ИП работать без печати – читайте ;
желательно скачать специальный бланк выписки, чтобы он обладал нужным внешним видом;
заверительная надпись нужна, если акт передается в другие организации, а для применения внутри фирмы она не требуется;
выписки являются бессрочными.

Заключение

Таким образом, сделать данный акт достаточно просто. Он считается прекрасной альтернативой копирования всего приказа. Содержит только актуальные и нужные сведения для работников.

Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.

В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:

Издаваемые руководителем организации приказы бывают достаточно обширными. Так как в данных внутренних документах необходимо указать и регламентировать все мельчайшие аспекты, для того чтобы позже не возникло никаких разногласий и неясностей с обеих сторон участников.

Значение выписки из приказа о приеме на работу

Для предоставления по месту требования определенной информации, указанной в приказе, не нужно отправлять весь обширный документ целиком. Потому что, на законодательном уровне существует документ – выписка, который составляется непосредственно для предъявления в различные государственные органы.
Особенно выписка касается или увольнении сотрудников. В связи с тем, что данные указы оформляются на целую группу лиц. По этой причине, чтобы не предъявлять ненужные сведения, излагаемые в приказе, из него делается выписка.

Директивный документ, который является сокращенной копией основного приказа и содержит сведения исключительно о конкретном сотруднике, а также включает все реквизиты компании, именуется выпиской.
Такой документальный акт в основном требуют в государственных и муниципальных учреждениях. Он является своего рода доказательством о существовании интересующего приказа, где указывается вся нужная информация для дальнейших каких либо действий. Это может быть:

начисление пенсии, где выписка подтверждает наличие необходимого стажа;
решение трудовых споров в судебных инстанциях, она предоставляется для доказательства трудовых отношений с ответчиком;
получение льгот, может являться подтверждением опасных или вредных условий труда.

Помимо вышеперечисленного сокращенная копия приказа широко применяется и для других производимых материальных, моральных и социальных действий сотрудником.

Когда она оформляется

Часть 1 статьи 62 Трудового Кодекса Российской Федерации регламентирует обязательное предоставление работодателем всех копий документальных актов сотруднику, которые непосредственно его касаются, в том числе и экземпляр приказа о принятии на работу.

Руководитель организации имеет право выдать необходимую копию приказа о принятии в штат предприятия трудящегося только его по письменной просьбе. Однако, если приказ , то есть затрагивает двух и более работников, то содержание такого документа будет составлять достаточно большое количество пунктов, и иметь немаленький размер.

Поэтому для соблюдения корпоративных этнических норм, экономии канцелярских принадлежностей, и удобства работника, выписка оформляется только лишь на конкретного трудящегося.

Оформление выписки

По своей сущности приказы о взятии в штат одного и более новых сотрудников подразделяются на следующе виды:

по основной деятельности. Они подготавливаются на основании руководителя компании своим подчиненным в сфере руководства подразделениями или филиалами. Которые в свою очередь, могут привлекать для подготовки таких документов, нужных специалистов. А в некоторых случаях, для решения комплексных и непростых проблем по , основной работодатель организации может создать комиссию, состоящую из уполномоченных нескольких филиалов;
по личному составу. Данный вид приказа издается работодателем учреждения, и согласно своему содержанию регулирует вопросы законодательно грамотных и правильных трудовых отношений рабочего коллектива с администрацией фирмы.

Поэтому оформление выдержки из приказа в первую очередь зависит от его вида, но стоит отметить, что их расхождения минимальны.

Выдержки из документов составляются на фирменных бланках предприятия аналогично приказам, и должны содержать следующие сведения:

логотип (если существует) и наименование компании, с указанием всех необходимых реквизитов. Такая информация должна располагаться в верхней части документа по центру;
название оформляемого документа. В данном случае меняется слово «приказ» на слово «выписка»;
дата и место составления. Указываются те же самые данные, что и в приказе;
номер выписки. Ставится аналогичный приказу;
констатация фактов. В случае, если они имелись в указе, то прописываются полностью. Но если в указах по личному составу они не предусмотрены, то вписывается только термин «приказываю»;
распорядительный раздел. В него входит информация, исключительно касающаяся работника, в отношении которого оформляется выписка;
должность и фамилия лица подписавшего приказ. Стоит отметить, что подпись работника в данном случае не предусмотрена;
подпись, должность и фамилия лица, ответственного за составление и содержание выписки;
дата формирования выдержки из основного документа;
мокрая печать.

Пошаговое оформление выдержки, производится таким образом:

определяется часть указа, какую именно необходимо показать в документальной выдержке. В большинстве случаев бывает достаточным указание всего одного пункта, который более подробно обосновывается в иных разделах данного документа. Для этого необходимо отразить все ключевые моменты, которые необходимы;
составление выписки начинается с ее названия, а конкретно, из какого документа она сделана. Нужно указать наименование приказа, его дату издания и присвоенный номер;
дальше необходимо отобразить текстовую часть документа, которая начинается с введения, если таковое имеется в приказе. Если таковое отсутствует, то пишится просто слово «приказываю»;
в основную часть выдержки вносится нужный фрагмент, какой копируется из приказа. Главным нюансом такого действия, является необходимость копирования без каких либо изменений. Не нужно вносить в выписку данные, которые не требуются;
конечными аспектами формирования выдержки является указание ФИО руководителя фирмы подписавшего основное распоряжение. При этом его подпись в выписке не ставится. Так как она уполномоченным работником, который ее составил. Без визирования данная справка не будет иметь законности и юридической силы.

Чтобы заверение выписки, было произведено грамотно, необходимо выполнить нюансы, заключающиеся в обязательном указании:

надписи «верно»;
должности лица ставящего визировку в акте;
личной подписи с ;
даты визирования;
мокрой печати предприятия.

В случае если выписка служит для предоставления в сторонние учреждения, то наличие мокрой печати носит обязательный характер. Ставится печать таким образом, чтобы она охватывала часть росписи и фамилию лица, производившего визировку.

Кроме того на выдержке должна ставится отметка, где находится подлинник распоряжения (в какой организации). Если выписка предназначается для пользования внутри предприятия, то наличие печати не обязательно.

Государственное предприятие «Уголь страны»

Структурное подразделение «Обогатительная фабрика»

ВЫДЕРЖКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ

о принятии в штат предприятия

Взять на работу с 11.02.2017г Синицина Юрия Юрьевича на должность заведующего реализационным отделом, с должностным окладом 30 тыс. рублей.

За ним сохраняются льготы участника боевых действий, которые буду дополнительно включены в заработную плату Синицина Ю.Ю., и составляют 25% от должностного оклада.

Настоящий документ составлен на основании приказа ГП «Угль страны» СП «Обогатительная фабрика» от 11.02.2017г №128-к, подписанного директором подразделения Коротаевым А.А.

Выписка предназначена для предоставления по месту требования в муниципальные и государственные учреждения.

Специалист по кадрам (подпись, печать) Улыбкина И.Ф.

Период действия и хранения справки

Законодательными актами РФ не предусмотрен срок действия и период хранения такого документа о приеме на предприятие трудящегося. Таким образом, выписка является бессрочным актом.

Период хранения выписок определяется в зависимости от того в каких делах они хранятся. Если выдержка сделана для личного дела, то она будет храниться все предусмотренное время. Предприятия не создают отдельные дела для таких справок, так как существуют дела с оригиналами приказов, которые хранятся в архиве организации.

Для того чтобы выписка имела законодательный вид, при составлении необходимо учитывать все нюансы делопроизводства, которые позволят избежать последующих доработок или изменений.

Вконтакте

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

Трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);

Копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);

Выписки из трудовой книжки;

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Если работник не побеспокоился об этих документах при увольнении (а так чаще всего и происходит), то он может вспомнить о них, если начнется судебный процесс, исполнительное производство и т. д. Например, в ходе судебного заседания работнику (представителю работника) может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период.

После увольнения у работника остается право на основании ст. 62 ТК РФ (по общепринятым правилам) самостоятельно получить необходимые заверенные документы о работе.

Чтобы правильно выдать и оформить необходимый документ, нужно разобраться, чем отличаются копия и выписка из документа.

С этими вопросами обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
[…]
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Если говорить языком делопроизводства, выписка — это только та часть информации из документа, которая необходима в отношении одного работника. Например, в выписке из трудовой книжки может содержаться запрошенная информация по конкретному периоду работы.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Чтобы составить выписку, перенесите запрашиваемые сведения из трудовой книжки работника на общий или фирменный бланк организации.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Необходимо также указать дату выдачи этого документа и заверить выписку печатью организации. Если выписка состоит из нескольких листов, то их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Работник уволен. Может ли выписку для суда заверить нотариус?

Законодательство не обязывает работника после увольнения с работы заверять выписку из трудовой книжки для предоставления в суд у нотариуса. Выписку может заверить сам работодатель или уполномоченное лицо. При необходимости содержание выписки может заверить и нотариус.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Если приказ о приеме на работу работника оформлен не в форме № Т-1, а в форме № Т-1а (табличная, на нескольких работников), а для суда необходима информация по одному из работников, указанных в приказе, то готовится выписка тем же способом, что и выписка из трудовой книжки.

Как известно, выписка из приказа о приеме на работу должна сохранять практически все реквизиты из основного приказа.

Выписка из приказа о приеме на работу должна содержать: наименование организации, регистрационный номер оригинала приказа о приеме на работу, дату приказа о приеме на работу, фамилию и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

Меняется вид документа: вместо «Приказ» будет «Выписка из приказа» (располагается по центру листа). В распорядительной части указываются только те пункты, которые касаются конкретного работника. Личная подпись работника не указывается.

Как заверить выписку из приказа о приеме на работу?

Чтобы выписка обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Специальных правил для этого нет. Заверьте ее в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для этого на выписке из документа укажите заверительную надпись: «Верно », должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Проставьте дату заверения и печать организации.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

По 62 статье Трудового кодекса сотрудник имеет право требовать выдачи на руки копий документов или выписок из приказов, относящихся к его работе . И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать . Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа. Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать . Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.

Виды документов

В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах :

подлинник (оригинал);
копия;
выписка.

Подлинник документа – это первоисточник , главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью .

Выписка из документа – это повтор какой-то части документа , которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.

Внимание!

Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи . Обычно это директор фирмы.

Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика . При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.

Как оформить выписку из документа

Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то
документа, например, приказа о премировании . Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника . Для этого и делается выписка.

Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму :

полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.

Заверение копий документов

В копии воспроизводится весь документ целиком . Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.

Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.

Заверяется копия так:

непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
поставьте печать.

Внимание!

Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.

Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий . Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.

Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.

Как заверить трудовую книжку

Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три
дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК). Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:

при оформлении загранпаспорта сотрудником;
по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
при оформлении кредита.

При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё . Копия трудовой делается так:

на ксероксе распечатываете все заполненные страницы книжки, включая и титульную (можно печатать на обеих сторонах листа);
под последней строчкой записи делается отметка «Работает по настоящее время»;
каждая страница копии заверяется (печатью, автографом с указанием расшифровки и должности, пишется слово «Верно»).

Выписку нужно оформлять почти аналогично тому, как правильно оформить выписку из приказа:

копируется титульная и запрашиваемая страницы;
наверху пропишите «Выписка из трудовой книжки»;
каждая страница заверяется.

Внимание!

Нюанс: если страниц в трудовой много, при изготовлении копии можно страницы пронумеровать, а документ прошить. На наклейке проставить число листов, расписаться и поставить печать. А заверить нужно только последнюю страницу.

Возможно, будет полезно почитать: