Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Планирование работы архива План работы архива организации на год пример

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

- экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
- научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
- комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 1).

Таблица 1.

Государственный архив	Архив учреждения
1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану).	1. План работы архива учреждения на год.
2. План структурного подразделения архива на год.	2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).
3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.	3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
4. Отчет о выполнении работы архива за год.	4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).	5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.	6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.	7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива.
8. Табель учета рабочего времени работников архива

Планирование может быть текущим и перспективным.

- Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
- Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления.

Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

архивный персонал нормативный

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

– научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);

– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.

План государственного архива

1. План работы архива на год.

1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.

1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).

2. План структурного подразделения архива на год.

3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.

4. Отчет о выполнении работы архива за год.

5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).

6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.

7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.

8.Табель учета рабочего времени работников архива

План архива учреждения

1. План работы архива учреждения на год.

2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).

3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).

4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.

5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).

6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).

7.Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным.

Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План работы архива состоит:

· из введения;

· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

· расчетной части (основных показателей плана работы на год);

· предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -источниках комплектования.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

· положение об архиве;

· положение о структурном подразделении архива;

· структура и штатное расписание архива;

· смета расходов архива на год;

для ведомственного архива:

· положение об архиве;

· инструкция о службе документационного обеспечения управления;

· должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

· план работы архива на год;

· план научно-исследовательской работы архива на год;

· план научно-издательской работы архива на год;

· план работы структурного подразделения архива на год;

· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении плана работы сотрудника;

· табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

· план работы архива на год;

· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

· отчет о выполнении годового плана;

· дневник учета труда работников архива;

· табель учета рабочего времени работника архива.

План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План работы архива состоит:

· из введения;

· расчетной части;

· предложений.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2018 году

3.2. Планирование и отчетность архива

3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.

Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости - с поквартальной разбивкой.

Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно - исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.

Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.

План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.

3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.

3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения. Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.

3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:

1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 24 ед. хр.;

1.1.2. Подшивка дел при проведении научно - технической обработки документов - 1 018 ед. хр.;

1.1.3. Подшивка описей - 120 описей.

1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 1 350 листов.

1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов - 33 075 листов.

1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке - 550 обложек.

1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 10 ед. хр. (1 500 листов)

1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов - 5762 ед. хр.

1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище - 714 наблюдений.

1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов - 800 связок (5762 ед.хр.).

1.1.11. Выдача дел из хранилищ - 85 460 ед.хр.

1.2. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г. Киров, ул. Ломоносова, д. 8, планируется: проведение проверки огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака.

1.3. В целях соблюдения нормативных требований к средствам хранения и увеличения протяженности стеллажных полок в помещении архивохранилища по адресу: г. Киров, ул. Попова, д. 3, планируется:

1.3.1. Проведение работ по разборке-сборке архивных стеллажей.

1.3.2. Приобретение дополнительной секции стационарного стеллажа.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

2.1. Прием на государственное хранение документов по личному составу - 3 000 ед. хр. (2 300 ед.хр. в рамках государственного задания, 700 ед.хр. в рамках оказания платных услуг и приносящей доход деятельности).

2.2. Согласование на ЭПК при министерстве культуры Кировской области описей дел по личному составу - 2 300 ед. хр.

2.3. Упорядочение документов по личному составу ликвидированных организаций - 1 000 ед. хр.

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата

3.1. Пополнение БД «Архивный фонд» - 20 описаний фондов; 20 описаний описей.

3.2. Создание цифровых копий описей дел - 10 100 заголовков.

3.3. Составление внутренних описей дел - 1800 заголовков.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

4.1. Прием посетителей - 697 посетителей.

4.2. Консультирование руководителей ликвидированных предприятий, работников делопроизводственных служб и архивов учреждений - 264 консультации.

4.3. Консультирование граждан по фондам - 502 консультации.

4.5. Изготовление копий документов по заявлениям граждан и юридических лиц - 792 листа (195 ед.хр.)

4.6. Сопровождение сайта КОГКУ «ГАЛСКО» - 20 сообщений.

4.7. Посещение читального зала пользователями архивной информацией - 72 посетителя (200 посещений).

4.8. Проведение Дня открытых дверей с 1 обзорной экскурсией по архиву (количество экскурсантов - 20 человек) и организацией 1 выставки архивных документов (количество посетителей - 20 человек).

4.9. Количество пользователей архивной информацией - 14 440 пользователей.

4.10. Издание Дополнения к Справочнику по фондам КОГБУ «ГАЛСКО».

5. Организационная работа. Повышение квалификации кадров

5.1. Рассмотрение на дирекции вопросов, связанных с выполнением основных направлений деятельности архива на 2017 г. (4 заседания дирекции).

5.2. Проведение проверок качества выполняемых работ по отдельным направлениям деятельности архива (4 проверки).

5.3. Проведение заседаний экспертно-методической комиссии по вопросам экспертизы описей дел по личному составу и методического обеспечения выполняемых работ (12 заседаний).

5.4. Проведение заседаний Совета НОТ по вопросам, связанным с изучением организации труда и разработкой рекомендаций по ее совершенствованию с целью повышения производительности труда (4 заседания).

5.5. Проведение занятий по охране труда и технике безопасности (2 занятия).

5.6. Проведение занятий и тренировок по ГО и ЧС (3 занятия, из них 1 - практическое).

5.7. Проведение занятий по противопожарной безопасности (4 занятия, из них - 2 практических).

5.8. Проведение плановой аттестации специалистов архива (1 аттестация).

5.9. Проведение «Школы архивиста» (4 занятия) и обзора журнала «Отечественные архивы» (2 занятия) в соответствии с планом работы по повышению квалификации в архиве.

Возможно, будет полезно почитать: