Чем отличается акт от накладной. Какие документы нужны при приемке товара нужен ли акт приема передачи

«Для учета затрат на перевозку обязательно нужен акт приемки-передачи», – утверждает инспектор. Минфин считает иначе.

Бухгалтеры, которые сталкивались с грузоперевозками, не понаслышке знают: перевозчики выдают заказчикам акт приемки-передачи редко. Ограничиваются обычно товарно-транспортной накладной. Далеко за примером ходить не надо. Так поступает Российская железная дорога (РЖД). И от того, что она так поступает, страдает фирма-заказчик. Уменьшить облагаемую налогом прибыль на сумму транспортных расходов ей мешает инспектор.

В чем сила, брат...

Он требует акт приемки-передачи. На то, что транспортные услуги может подтвердить только этот документ, указал начальник отдела налогового учета департамента налогообложения прибыли МНС Владислав Синилов.

Надо сказать, свою позицию налоговая обосновать может. Затраты на транспорт Налоговый кодекс отнес к материальным (подп. 6 п. 1 ст. 254). Принять же эти расходы в налоговом учете можно на дату «подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи...» (п. 2 ст. 272 НК РФ). Отметим, что это правило действует в отношении только тех фирм, которые работают по методу начисления. Статья Налогового кодекса, посвященная кассовому методу (ст. 273 НК РФ), акт не упоминает.

Итак, вроде бы акт нужен. Но не будем торопиться с выводом.

...сила в правде

Ответим на вопрос: зачем нужен акт приемки-передачи? Этот документ подтверждает факт оказания услуги.

Ответим на другой вопрос: зачем нужна товарно-транспортная накладная? Она подтверждает (в том числе) факт перевозки, которая в свою очередь тоже является услугой. В документе ставят отметки о том, что перевозчик груз получил, перевез и передал покупателю.

А теперь сделаем логический вывод: и акт, и накладная подтверждают одно и то же. И требовать оба документа смысла нет. Разве только для того, чтобы исключить споры с работниками налогового ведомства... Следует отметить, что в ряде регионов контролеры уже соглашаются с тем, что в отношении транспортных услуг достаточно товарно-транспортной накладной (www.r68.nalog.ru).

Об акте приемки-передачи высказывалось столичное налоговое управление. Оно указало, что подтвердить транспортную услугу этот документ не может. Нужна накладная (письмо УМНС по г. Москве от 7 июля 2003 г. № 26-12/37027). Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 августа 2003 г. по делу № Ф08-2904/2003-1079А).

Безусловно, главный аргумент в пользу того, что акт не обязателен, – официальная позиция Министерства финансов. Она изложена в письме от 30 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/33 (подробнее о нем мы писали в ноябрьском номере на стр. 77). Финансовые работники подчеркнули, что «для признания расходов.., понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ является обязательным.., если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором». Иначе говоря, если в законе и соглашении с перевозчиком ничего об акте не сказано, его можно не составлять.

О. Сумина, налоговый адвокат Источник материала -

В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.

ФАЙЛЫ

Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.

В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.

Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.

Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.

Правила составления акта по приёму-передаче товаров

Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.

Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.

Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.

При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.

Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.

Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.

Гусарова Юлия Образец заполнения бланка акта приема-передачи товара скачивайте и заполняйте с помощью сервиса «Моё дело».

Акт приёма-передачи товара - документ, подтверждающий факт передачи товара от одного лица другому. Например, если товар хранится не на собственном складе, а передаётся на хранение по договору, то факт передачи подтверждается актом.

При передаче товаров могут составляться различные бланки, но правильнее использовать унифицированные формы, если они существуют. Несмотря на то что статья 252 Налогового кодекса не требует принимать только унифицированные формы накладных, утверждённый бланк поможет избежать вопросов со стороны инспекции и претензий по поводу учёта приобретённого и переданного товара. Форма № ТОРГ-12 - унифицированная форма товарной накладной , применяемая для оформления отпуска (продажи) товарных или материальных ценностей покупателю. Заменять её актом приёма-передачи товаров при продaже нежелательно. Но если всё-таки по каким-либо причинам накладная не составлена, обязательно нужно оформить акт.

Акт приёма-передачи товаров (как и накладная ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй передается покупателю.

Обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом первичном учётном документе, перечислены в статье 9 Федерального закона о бухучёте от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Кроме того, при заполнении ТОРГ-12 есть определённые требования, их также следует учесть, если вам потребуется оформить акт приёма-передачи товаров:

дата составления акта должна совпадать с датой передачи товара покупателю;
все цены необходимо вносить в рублях. Бухгалтерский учёт на территории России ведётся в российской валюте;
если в акте приёма-передачи товар учитывается в штуках, то реквизиты, выраженные в весовых показателях, например, массу нетто товара, заполнять не нужно.

Можно ли использовать накладную вместо акта приёма-передачи товара?

Накладная содержит все необходимые реквизиты контрагентов и удостоверяет передачу товара подписями и печатями обеих сторон. Поэтому допускается оформление или накладной, или акта приёма-передачи товара. Но, как указано выше, при продаже товаров приоритет отдаётся товарной накладной ТОРГ-12. В иных случаях, например при передаче товара по договору комиссии или договору хранения, можно воспользоваться бланком акта.

Можно ли вместо договора оформить акт приёма-передачи товара?

Делать это нежелательно. Акт приёма-передачи не сможет заменить договор, так как в нём не прописываются дополнительные условия о сроках оплаты, форс-мажорных обстоятельствах и т. д. По своей сути, акт подтверждает исполнение ранее заключённого договора.

Скачать бланк Получите бланк бесплатно! Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

На этот адрес будет отправлен пароль для доступа к сервису Регистрируясь в сервисе МойСклад, вы принимаете условия договора-оферты. Скачать образец акта приема-передачи товара Скачать образец Получите образец бесплатно! Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

На этот адрес будет отправлен пароль для доступа к сервису Регистрируясь в сервисе МойСклад, вы принимаете условия договора-оферты.

Акт приёма-передачи товара

А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд! В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров: По договору транспортной экспедиции В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.

Акт приема-передачи товара

По договору комиссии Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной. Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом - при непосредственной приемке товаров.

Внимание

Образец акта приема-передачи товара по договору комиссии приведен ЗДЕСЬ. О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него.

Бланкер.ру

Инфо

В избранноеОтправить на почту Унифицированная форма ТОРГ-1 акта о приемке товаров - это один из первичных документов, который применяется для учета поступления материальных ценностей. Форма ТОРГ-1 была введена с января 1999 года. Она подтверждает отгрузку товаров поставщиком и их передачу покупателю согласно контракту. Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1 Рекомендации по оформлению акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1 Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 – образцы бланков Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ.

Акт приема-передачи товаров. скачать образец

полный перечень товаров, передающихся (принимающихся), который включает ассортимент, а так же их количество;
информация, касающаяся качества товара;
информация, относительно обнаруженных (или не обнаруженных) дефектов передаваемого или же получаемого товара;
возможные претензии одной стороны к другой, касательно вышеперечисленных аспектов передачи;
общая стоимость передаваемого (получаемого) товара;
подпись лица, передающего товар (продавец);
подпись лица, принимающего товар (покупатель);
оттиск печати организации, составляющей данный акт приема-передачи товара.

В случае обнаружения дефектов в товаре после его получения, покупатель имеет полное право требовать от продавца возмещения убытков или же заметы товара в целом.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи товара.docСкачать образец заполнения акта приема-передачи товара.doc Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры. Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение.
Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.

Для чего и в каких случаях нужно составлять акт приема-передачи товара

Акт приема-передачи товаров – документ, который несет в себе полное описание и характеристику каждого из товаров при совершении определенной сделки. Например, при поставке товара, при купле-продаже, при аренде или дарении. Помимо этого важным пунктом в данном акте является денежный эквивалент общей стоимости товара.
Акт приема-передачи товаров является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка по товарообороту. В акте прописывается номер и дата договора, а в договоре особым пунктом указывается, что товар передается одной стороне другой, только на основании акта. Акт приема-передачи товаров. Образец Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.

Образец акта приема-передачи товара

При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:

Проверка наличия печатей, подписей и их расшифровок.
Заполнение всех необходимых колонок и строк в документе (количество мест, цена, стоимость, единица измерения, отклонения и т.д.).
Если поставщиком ТМЦ является ИП, который не применяет печать в своей деятельности, запрос письма либо указание этого факта в договоре.
Указание в контрактах на поставку товаров, является ли предприятие плательщиком НДС.
Наличие сопроводительной документации (ветеринарных справок, счетов-фактур, железнодорожных накладных).
Использование собственноручных подписей, а не факсимиле. В соответствии с НК РФ документы должны подписываться должностными лицами либо лицами, уполномоченными на это по доверенности. Ст.

Унифицированная форма торг-1 — акт о приемке товаров

Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же».

Данные страховой организации.
Номер и дата заключения контракта, счета-фактуры на поставку ТМЦ.
Способ доставки, например автомобильным транспортом. При доставке ж/д транспортом указывается номер и дата железнодорожной накладной.
При доставке продуктов питания с ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов) указывается его номер и дата выдачи.
Время прибытия товара и завершения его приемки.

На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест.

ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п. Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами Обязательные реквизиты Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
место составления;
дата составления;
информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
ссылка на предмет, номер и дату договора;
полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
подписи ответственных лиц;
печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога.

Накладная приема передачи товара бланк

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов.

Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении. Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно.

Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Акт приёма-передачи товара – свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

Обязательно ли должны быть оформлены документы товарная накладная и акт приемки-передачи имущества одним днем? В договоре прописано, что датой поставки Имущества является дата подписания акта приемки-передачи. Тов. накладная 13 числом сделана, акт передачи 14. Покупатель требует все 14 числом. Обоснованно ли их требование?

Все первичные документы должны быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 статьи 9 Закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). В рассматриваемом случае составление товарной накладной и акта приема-передачи удостоверяют по сути одну и ту же хозяйственную операцию – реализацию имущества (переход права собственности на него от продавца к покупателю). В связи с этим дата составления указанных документов должна совпадать.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Ситуация: Какие составлять первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Ситуация: Как оформить товарную накладную при продаже товаров оптом

Товарная накладная заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации. Она является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).* Форму товарной накладной должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом накладная должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В качестве образца можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.

Составьте товарную накладную в двух экземплярах. На основании первого экземпляра спишите проданный товар, второй экземпляр передайте покупателю.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Возможно, будет полезно почитать: