Руководство по оформлению организационных документов. Составление и оформление распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений, указаний Оформляем организационно распорядительные документы сложности и нюансы

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.

Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).

Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

ь наименование организации;

ь наименование вида документа;

ь заголовок к тексту;

ь гриф утверждения;

ь подписи составителей;

ь печать (при необходимости);

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.

При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.

Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».

В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.

Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.

Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:

ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;

ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.

ь Должностная инструкция главного бухгалтера;

ь Должностная инструкция бухгалтера;

ь Классного руководителя;

ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;

ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;

ь Должностная инструкция уборщика помещений;

ь Должностная инструкция дворника и др.

В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.

В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.

Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

Об утверждении "Правил составления и оформления
организационно-распорядительной документации"

В целях дальнейшего совершенствования и повышения качества работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения СССР

приказываю:

1. Утвердить "Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации в Министерстве здравоохранения СССР" (приложение).

2. Начальникам Главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Минздрава СССР, генеральным директорам Всесоюзных объединений при Минздраве СССР обеспечить составление и оформление документов в соответствии с утвержденными Правилами.

3. Управлению делами (т.Пичугин) инструктировать вновь принимаемых в Министерство здравоохранения СССР сотрудников по вопросам работы с документами.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Управление делами (т.Пичугин).

Министр И.Н.Денисов

Приложение
к приказу Минздрава СССР
от 14.01.91 N 21

Правила
составления и оформления организационно-
распорядительной документации в Министерстве
здравоохранения СССР

Правила разработаны для оказания практической помощи работникам центрального аппарата в повышении оперативности подготовки документов и в обеспечении единообразия в их оформлении.

Правила составлены на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам, необходимой для управления информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.

Комплекс документов определяется:

Кругом вопросов, решаемых Министерством или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;

Объемом и характером компетенции Министерства или подразделения;

Порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

Объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.

Управленческая деятельность Министерства выражается посредством распорядительных документов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство издает:

Приказы;

Решения (протоколы);

Указания (циркулярные и информационные письма);

Инструкции.

Министерство утверждает уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводит их в действие соответствующими распорядительными документами.

Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности Министерства являются:

Нормативные акты органов государственной власти и органов государственного управления;

Конкретные поручения вышестоящих органов;

Осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Министерством возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

Потребность правового регулирования работы аппарата управления.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Министерство из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

Издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

Издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий в отрасли.

2. Общие требования к составлению и
оформлению документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.

Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.

В Министерстве действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, указание, решение коллегии.

Бланк для писем Минздрава СССР применяется при подготовке документов за подписью министра и заместителей министра. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки с указанием наименования структурного подразделения.

Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа (протокол, докладная записка, справка и др.). Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1. Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

ГОСТ 6.39-90 установил следующий максимальный состав реквизитов:

1 - государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлению его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

2.2. Текст.

Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.

заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему), если логическое ударение падает на само действие;

в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить" и т.д.);

заменять местоимения существительными, например: "Министерство здравоохранения СССР рассмотрело...", а не "Мы рассмотрели...";

использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:

приказываю (в приказе),

решили (в решении),

предлагаю, обязываю (в указании).

При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица (например, "Министерство считает возможным..."), или первого лица (например, "В целях координации... предлагаю...").

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты и номера.

Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты и подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.

Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.

Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и номера подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.

Пункты имеют нумерацию в пределах подраздела, и их номера складываются из номера раздела, подраздела и пункта, например: 1.1.1; 1.1.2.

Нумерацию текста следует оформлять с абзаца. После цифровых перечислений с точкой текст каждого абзаца следует начинать с прописной буквы и заканчивать точкой.

В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.

Не допускается произвольное сокращение наименований (МЗ СССР, СМ СССР и т.д.).

В тексте документа слово "министерство" (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, в выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: государственные комитеты СССР; министерства, государственные комитеты и другие центральные учреждения СССР; указанные министерства.

Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы. Например: "...коллегия Министерства здравоохранения СССР", "...приказ Министерства здравоохранения СССР".

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: по истечении срока исполнения.

Предлоги: благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с дательным падежом, а не с родительным. Например:

благодаря своевременному обеспечению

согласно приказу Министерства

вопреки указанию.

Установлены сокращения слов: "товарищ"

в начале фразы - Тов.

в середине фразы - т.

"товарищи"

в начале фразы - Товарищи

в середине фразы - тт.

2.3. Заголовок к тексту

Заголовок составляется к документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Текст заголовка должен отвечать на вопрос "о чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...". Допускается в тексте заголовка применять сокращение слов и словосочетаний, соответствующих требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов. Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк.

Заголовок не проставляется на телеграммах (телетайпограммах), телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210 мм).

2.4. Приложения к документам

Приложения к документу могут быть трех видов:

Утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

Поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

Являющиеся самостоятельными документами, направленными с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание.

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа приложения отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, напечатанную через один межстрочный интервал.

Приложение ________________
(номер)
к _________________________
(вид документа в датель-
ном падеже, дата, номер)

О наличии приложения к документу делается отметка ниже текста.

Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка делается по следующей форме:

Приложение: на ______ л. в ________ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
Приложение: 1. Справка по проверке на 2 л. в 1 экз.

2. Проект приказа на 3 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Методические указания в 1 экз.

Отметка о приложении не проставляется в приказах, указаниях и протоколах. При упоминании в тексте приказа, указания или протокола сведений, содержащихся в приложении, в скобках указывается (приложение __________) или без скобки: согласно приложению _______.

Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа, при этом знак N не ставится. Например:

"Приложение 1 к...", "Приложение 2 к..." и т.д.

2.5. Согласование

Согласование является способом предварительной оценки проекта документа после его рассмотрения с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов.

Применяются две формы согласования проектов документов: внутренняя - с должностными лицами Министерства и внешняя - с подведомственными и сторонними организациями.

Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату и служебный телефон.

Проекты приказов, указаний, циркулярных и информационных писем визируются на первом экземпляре (на обратной стороне последнего листа).

Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в делах Министерства.

Замечания и дополнения к документу при визировании излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "замечания прилагаются". Отказ от визирования документа не допускается.

Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект.

При несогласии с полученными замечаниями и предложениями исполнитель представляет проект на подпись с объяснением их отклонения.

Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;

Управление делами (приказы, указания);

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра
медицинской промышленности
СССР
инициалы, фамилия
20.02.90

Гриф согласования располагается в левой части документа ниже реквизита "подпись". При необходимости согласования документа с несколькими лицами или организациями грифы располагаются на отдельном листе.

2.6. Подпись

Обязательным реквизитом служебного документа является подпись.

В состав подписи входит:

Наименование должности лица, подписавшего документ, например: министр, заместитель министра, начальник главного управления;

Подпись;

Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (расшифровка подписи).

Подпись располагается ниже текста и отметки о наличии приложения.

На документах за подписью руководителей двух и более министерств (ведомств) или их структурных подразделений (пишутся не на бланке) подпись каждого из авторов включает наименование организации и проставляется на одном горизонтальном уровне.

В реквизитах "подпись", гриф утверждения или согласования указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ. Документы с предлогом "за" или косой чертой в этих реквизитах считаются недействительными.

2.7. Нумерация страниц

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться по середине верхнего листа арабскими цифрами. Например: 2, 3, 4.

Номера страниц печатаются на расстоянии 10-15 мм от верхнего среза листа.

Даты в документах оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в одной строке арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату "20 июля 1989 год" следует оформлять "20.07.89" или "20.07.1989" (после цифр обозначения года буква "г" не ставится, точка не ставится в том случае, если датой не заканчивается предложение).

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 12 мая 1987 года.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов - дата их утверждения.

2.9. Оформление документов на пишущей машинке

Печатание служебных документов осуществляется в структурных подразделениях Министерства.

Все листы документа печатаются на бумаге одного качества, цвета и формата.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля, начиная со второго листа, арабскими цифрами, без знаков препинания и на расстоянии 10-15 мм от верхнего листа.

Лист документа должен иметь следующие поля (в мм): левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее: для формата А4 - не менее 10; для формата А5 - не менее 16.

Текст документов должен печататься через 1,5 межстрочных интервала, черной лентой, без ошибок, пропусков, помарок.

Через один межстрочный интервал печатаются:

Заголовок;

Наименование должности и подписи;

Текст таблиц в приложениях.

Заголовок размещается над текстом документа без отступа от границы левого поля. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. Заголовок пишется без кавычек. Точка после заголовка не ставится.

Основные реквизиты документа (заголовок, текст, подпись) отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности.

При наличии нескольких подписей, располагаемых одна после другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочными интервалами.

Заглавными буквами без пробелов печатаются только название вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ИНСТРУКЦИЯ, АКТ и т.д.); слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (в распорядительных документах и при согласовании, утверждении документов). В остальных случаях выделять в тексте слова заглавными буквами не следует.

В текстах документов не следует также выделять слова и предложения подчеркиванием или печатанием вразрядку.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы левого поля. От границы левого поля печатается наименование должности и подписи.

2.10. Размножение документов

Размножение документов на копировально-множительных аппаратах и типографским способом производится в соответствии с "Едиными правилами печатания несекретных изданий", утвержденных Главным управлением по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР 21.12.87 и приказом Минздрава СССР от 20.12.84 N 1433 "О порядке печатания и размножения служебных документов в Минздраве СССР".

Запрещается снятие и выдача копий с документов директивных органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещается".

Размножение служебных документов на множительных аппаратах осуществляется согласно утвержденному денежному лимиту на эти цели по каждому структурному подразделению Министерства.

Тираж размножения документов должен строго соответствовать потребностям. Ответственность за целесообразность размножения документов, их тираж и использование размноженных экземпляров несет руководитель подразделения, подписавший заказ.

На документе-подлиннике, представленном для размножения, на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу или на обороте этого листа делается отметка о размножении, с указанием номера заказа, количества размноженных экземпляров, даты и подписи работника подразделения, выполнившего заказ.

При размножении документов типографским способом сверка корректуры издания производится только с подлинным документом.

В представляемые типографией верстки приказов, решений коллегии, методических указаний, инструкций и других документов не могут вноситься редакционные поправки, изменяющие содержание текста.
Подлинники документов после размножения возвращаются заказчикам.

3. Составление и оформление
организационно-распорядительных документов

3.1. Приказы

Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения) в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.

В Министерстве здравоохранения СССР приказы издаются в пределах его компетенции, во исполнение действующих законов; решений вышестоящих органов или по их поручениям, решений коллегии Министерства по вопросам своей деятельности по материалам проверок и ревизий подведомственных учреждений и организаций, по поручению руководства Министерства. Приказы являются одним из средств оперативного руководства работой как центрального аппарата, так и учреждений и организаций системы и обязательны для исполнения.

Приказы Министерства здравоохранения СССР подписываются министром, а в его отсутствие первым заместителем министра. В соответствии с распределением обязанностей приказы по отдельным вопросам могут подписываться заместителями министра.

Приказы с порученческими пунктами в адрес министров союзных республик подписывает только министр, а в его отсутствие первый заместитель министра.

Приказы по вопросам назначения и перемещения кадров, персональных окладов, поощрения и наложения взысканий подписываются министром и заместителем министра, курирующим работу с кадрами.

Приказы о направлении в заграничные командировки подписываются заместителем министра, ведающим внешними связями Министерства.

Приказы по структурным подразделениям Министерства, объединениям, предприятиям и организациям подписываются руководителем или лицом, его замещающим.

Проекты приказов Министерства разрабатываются соответствующими структурными подразделениями Министерства или всесоюзными объединениями по поручению руководства Министерства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны соответствовать действующему законодательству и не противоречить ранее изданным распорядительным актам Министерства здравоохранения СССР.

Проекты приказов во исполнение решений вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством Министерства, а в тех случаях, когда такой срок не установлен, не более чем в 10-дневный срок с момента получения Министерством соответствующего постановления или распоряжения.

3.1.1. Приказы по основной деятельности (приложения 1,2)

Названия организаций и других объектов указываются в проекте в точном соответствии с их официальным наименованием.

Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Текст приказа должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно относится к деятельности Министерства. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границы левого поля без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.

Распорядительная часть делится на пункты, а пункты на подпункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Пункты (подпункты) распорядительной части проекта приказа должны нумероваться только арабскими цифрами в соответствии с ГОСТ 1.5-68.

Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения.

В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения центрального аппарата Министерства и подведомственные организации. Вслед за наименованием структурного подразделения или организации-исполнителя в скобках указывается в дательном падеже фамилия руководителя (без инициалов).

Должностное лицо в качестве исполнителя указывается в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Тогда указывается и полное наименование его должности.

Специальным (предпоследним) пунктом перечисляются документы, ранее изданные Министерством по содержащемуся в приказе вопросу и подлежащие отмене в связи с выходом данного приказа.

В случаях, когда при подготовке проекта приказа выявляется необходимость внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа.

В последнем пункте распорядительной части указываются наименование структурного подразделения центрального аппарата Министерства и фамилия руководителя, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

В случае ликвидации отдельных учреждений системы Министерства здравоохранения СССР, в приказах о ликвидации необходимо предусматривать порядок передачи архива ликвидируемого учреждения.

В приказе должен быть предусмотрен пункт, разрешающий органам здравоохранения размножить, если это требуется, данный приказ в необходимом количестве экземпляров для обеспечения им подчиненных учреждений.

До представления на подпись проекты приказов визируются с целью согласования их содержания с заинтересованными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами.

Визирование проектов приказов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;

заинтересованные подразделения;

Юридический отдел с арбитражем;

Управление делами;

заместитель министра, ведающий данными вопросами (если документ подписывает министр).

Проекты приказов об организации, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий, об изменении народнохозяйственного плана и бюджета, штатов и фондов заработной платы, о должностных и персональных окладах должны быть завизированы руководством Планово-экономического управления. Проекты приказов, касающихся капитальных вложений, лимитов подрядных, строительно-монтажных и проектных работ, визируются руководством Главного управления капитального строительства, а содержащие статистические данные, проекты учетных и отчетных форм, требования о представлении статистической информации - начальником Отдела медицинской статистики Главного управления организации медицинской помощи.

Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность устанавливаемых поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.

Юридический отдел с арбитражем при визировании проекта приказа должен определить соответствие проекта приказа действующему законодательству, постановлениям Правительства; отсутствие противоречий ранее изданным приказам и указаниям.

При визировании проекта приказа в Управлении делами проверяется правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов.

При наличии возражений против проекта приказа визирующий обязан изложить их за своей подписью в виде точно сформулированного предложения и приложить к проекту; на визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта приказа не допускается.

Визирование проекта приказа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра. При визировании проектов приказов кроме подписи указывается наименование должности, расшифровка подписи и дата.

Ниже виз проставляется фамилия исполнителя с указанием структурного подразделения и номера телефона.

Структурным подразделением, подготовившим приказ, должна быть приложена к нему рассылка (типовой бланк) с указанием количества экземпляров документа, посылаемого в каждый адрес. Рассылка подписывается руководителем структурного подразделения и в необходимых случаях - Специальным управлением.

Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на визирование в Управление делами, которое передает затем проект приказа на подпись руководству Министерства.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководству при личных докладах без визы Управления делами.

Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются Управлением делами для доработки.

Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководством Министерства, вносятся после согласования с Управлением делами.

Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами, готовятся и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех министерств, руководители которых подписывают данный документ.

Наименования, номера и подписи руководителей располагаются в соответствующем месте на одном уровне.

Все экземпляры проектов совместных приказов должны иметь идентичные визы. Первыми располагаются наименование, номер и подпись руководителя министерства - инициатора создания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований министерств, издающих совместный приказ. Датой совместного приказа является дата его подписания.

Если в приказе необходимо привести перечни (лиц, органов, работ), таблицы, графики, образцы документов и т.п., они, как правило, помещаются в приложениях.

Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Приложения к проекту приказа нумеруются в порядке упоминания их в тексте приказа, при этом знак N не ставится. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал:

Приложение 1

к приказу Министерства
здравоохранения СССР

от _____________ N ______

Если приложение к проекту приказа взято из постановления или распоряжения Правительства, указание на это помещается в правом верхнем углу (в скобках) ниже обозначения приложения к приказу:

Приложение

к приказу Министерства
здравоохранения СССР

От _______________ N ______
(утверждено постановлением
Совета Министров СССР
от ________ N ________)

Подобное приложение не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах приказов,имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

3.1.2. Приказы по личному составу (приложения 3, 4)

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в заграничную командировку, поощрения и взыскания.

Проекты приказов по вопросам назначения и перемещения кадров, поощрений и наложений взысканий, установления персональных окладов готовятся сотрудниками Главного управления подготовки и использования медицинских кадров на основании представлений, поступивших из структурных подразделений и подведомственных организаций.

Проекты приказов о направлении в заграничные командировки готовятся сотрудниками Управления внешних связей и В/О "Союзздравэкспорт" при Минздраве СССР.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества, лица, на которое издается приказ. Затем следует глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д., должность, наименование отдела и структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать кодексу законов о труде .

Приказы по личному составу подписываются министром, заместителями министра, ведающими работой с кадрами и зарубежными связями Министерства.

3.2. Указания (приложения 5, 6, 7)

Указание - правовой акт, издаваемый Министерством здравоохранения СССР преимущественно по вопросам, связанным с проведением совещаний, конференций, симпозиумов, командировок. На основании указаний создаются комиссии Минздрава СССР для проверки жалоб населения, деятельности учреждений системы Минздрава СССР.

Подготовка и оформление указаний производятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Текст проекта указания, как правило, начинается вводной частью, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами и начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на стандартных бланках в соответствии с ГОСТ 6.38-90 .

Не допускается в тексте проекта формулировок типа "считать утратившими силу ранее изданные приказы по этому вопросу". Указания на отменяемые нормативные части должны быть конкретными.

Не допускается отмена, изменение или дополнение приказов или их частей указаниями.

3.3. Решения коллегии

Проекты решений коллегии подготавливаются, в основном, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению приказов по основной деятельности.

Проект решения коллегии визируется всеми членами коллегии, руководителями структурных подразделений Министерства, на которых возлагаются поручения коллегии, начальником Юридического отдела с арбитражем при решении вопросов, имеющих отношение к практике применения действующего законодательства, управляющим делами, а также согласовывается с другими организациями, на которые возлагается проведение работ или выполнение поручений.

В случае разногласий должны быть представлены мотивированные обоснования, прилагаемые к проекту решения. Если возражения не приняты, то в листке согласования решения делается отметка о его рассмотрении и об этом сообщается автору замечаний.

Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями министра или руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят решения измененных пунктов.

Ответственность за несвоевременную или некачественную подготовку вопроса, подлежащего рассмотрению на коллегии, а также за длительную доработку заслушанного на коллегии материала несут заместители министра, члены коллегии (по своему разделу работы), руководители структурных подразделений, чей вопрос заслушивается на коллегии.

Решения коллегии Министерства оформляются на бланках.

Датой решения является дата его принятия на заседании коллегии, а не дата его подписания.

Распорядительная часть текста должна начинаться словом РЕШАЕТ напечатанным с новой строки от границы левого поля прописными буквами без пробелов.

Решения подписывает председатель коллегии и управляющий делами. В состав подписи входит указание должности председателя. Например:

Председатель коллегии,
Министр И.Н.Денисов

При проведении заседания коллегии заместителем министра подпись оформляется:

Председательствующий на коллегии,

При подготовке проекта совместного решения коллегии в подписи указывают:

Председатель коллегии, Председатель Всесоюзной
Министр здравоохранения федерации работников
СССР здравоохранения
И.Н.Денисов Л.И.Новак

Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких министерств, оформляются на стандартных листах бумаги.

Проекты решений коллегии, приказов Министерства, принятые коллегией в окончательной редакции, представляются в срок или в срок, определенный председателем, управляющему делами для подписи у министра.

3.4. Инструкции (приложения 8, 9)

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, объединений, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструктивный характер носят также широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. *

В тексте инструкции должны быть изложены правила, регулирующие специальные стороны деятельности организаций и должностных лиц.

Текст инструкции должен состоять из разделов. Внутри разделов текст должен быть разбит на пункты, а при необходимости, и на подпункты.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.

В заголовке к тексту должен раскрываться объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции.

Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.

Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.

Утверждение инструкции производится двумя способами: грифом утверждения или издания приказа.

При утверждении инструкции руководством Министерства или структурного подразделения гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование утверждения), личной подписи, ее расшифровки, даты и номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Мминистра
здравоохранения СССР
(подпись) А.И.Кондрусев

23.04.90 N 06-14/3

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом (приказом), то гриф утверждения имеет следующий вид:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700

Гриф утверждения помещается в правой верхней части первого листа документа.

Инструкции должны быть зарегистрированы по месту их утверждения.

Датой инструкции является дата ее утверждения.

3.5. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и государственного управления

Проекты писем, подготавливаемые в вышестоящие органы, печатаются на бланке для писем Министерства на одной стороне листа на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета через два межстрочных интервала.

При подготовке проектов писем в вышестоящие органы их наименования необходимо писать прописными буквами, например:

АППАРАТ ПРЕЗИДЕНТА СССР

ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР

Материал должен адресоваться вышестоящему органу, например, Совет Министров СССР, без указания должности и фамилии адресата, а также без почтового адреса.

Документы, направляемые по указанию отдельных работников вышестоящих органов, адресуются аналогично. К документу прилагается сопроводительное письмо, в котором указывается, что документ направляется по просьбе соответствующего отдела.

В случае обращения в вышестоящие органы с указанием должности и фамилии адресата фамилию подчеркивать не следует. Слово "товарищ" пишется при этом полностью.

Документ должен иметь исходящий номер и дату, краткий заголовок, раскрывающий основное содержание вопроса. Под заголовком дается ссылка на номер и дату постановления или поручения.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, должны содержать исчерпывающие сведения как о выполнении постановлений и поручений данных органов, так и по существу документа, на основании которого дано поручение. Если в документе содержатся предложения о поручениях другим министерствам, ведомствам и организациям, они в обязательном порядке согласовываются с их руководителями, о чем в документе делается соответствующая запись или прилагается справка о согласовании. Если поручением предусматривается совместное решение вопроса несколькими организациями, то документ об исполнении представляется за подписью руководителей всех этих организаций. Исполнение каждого постановления или поручения оформляется отдельным документом.

Объем текста не должен превышать 4-5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц.

Исправления и подчистки не допускаются.

Документы, адресованные в вышестоящие органы, подписываются лично министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра.

Документы и приложения к ним представляются в вышестоящие органы в одном (первом) экземпляре.

Не разрешается представлять документы и приложения в копиях.

3.6. Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и собраниях.

Протоколы в зависимости от степени изложения хода заседания составляются по краткой или полной форме. В краткой форме протокола указывают фамилии докладчиков, лиц, выступающих в прениях, и принятые решения. В полных протоколах излагается содержание выступлений.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол должен иметь заголовок, в который входят указание вида совещания и краткое содержание рассмотренных вопросов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании (совещании), а также повестка дня. Фамилия и инициалы присутствующих перечисляются только при небольшом составе участников заседания (совещания). К протоколам больших заседаний (совещаний) прилагается список присутствующих, а в протоколе указывается общая численность. Вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), отражаются в повестке дня. Если повестка дня состоит из одного вопроса, то он может быть отражен в заголовке протокола, а раздел "Повестка дня" исключается.

Текст основной части протокола должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол должны подписывать председатель и секретарь.

3.7. Служебные письма

Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. На стандартном листе бумаги печатаются письма, подписываемые должностными лицами нескольких организаций.

Адресование писем располагают в правом верхнем углу.

На письмах должно указываться точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным, центральным учреждениям, постоянным корреспондентам и учреждениям системы Минздрава СССР.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения РСФСР

Министерство металлургии СССР

Главное управление капитального
строительства

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке и с постоянными корреспондентами, а также в случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений. Например:

Госплан СССР

Начальнику отдела образования,
культуры и охраны здоровья
т.Афанасьеву П.П.

Если письмо адресуется руководителю учреждения, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, само наименование должности адресата пишется в дательном падеже, например:

Директору Петровского
механического завода
т.Карасеву М.А.

378005, г. Петровск-5 Саратовской
обл., ул.Индустриальная, 10

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Например:

Заместителю Председателя
Госплана СССР
т. Анисимову П.П.

Заместителю Председателя
Госснаба СССР
т. Бочкову А.П.

Заместителю Председателя
Госстроя СССР
т. Гаранину В.Н.

Заместителю Председателя
Госкомтруда СССР
т. Гаврилову Б.Н.

При направлении документа более чем в четыре адреса следует составить список на рассылку. При этом на каждом отправленном документе указывается только один адресат.

При направлении документов в другие организации ниже наименования адресата следует указать адрес с соблюдением почтовых правил Министерства связи СССР, например:

Директору Центрального
государственного архива
народного хозяйства СССР
т. Цаплину В.В.

119435, Москва, Г-435,
Б.Пироговская ул., д.17

В документах, подготовленных в ответ на письма трудящихся, первоначально печатают почтовый адрес (индекс, республика, город, область, улица, номер дома), а затем фамилию и инициалы получателя, например:

446040, г. Октябрьск Куйбышевской
обл., ул. Гагарина, д. 21, кв. 46
т. Сергееву В.А.

При направлении документов многим подведомственным организациям их наименования следует указывать обобщенно, например:

Министрам здравоохранения

В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на индекс и дату инициативного документа. Например: на N 85 от 14.03.86.

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовки к тексту.

Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен быть убедительным и состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой - приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. В письме, составленном во исполнение указания вышестоящей организации, дается ссылка на его название, дату и номер. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

В зависимости от назначения письма изложение содержания может начинаться со второй части.

Письма визируют на втором экземпляре.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителю министра, должны иметь визы: исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, в случае его отсутствия - заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Проекты документов, представляемые на подпись министру, кроме указанных выше виз должны быть завизированы заместителями министра, курирующими соответствующие вопросы.

Проекты писем должны представляться на подпись руководителям вместе с материалами, на основании которых они готовились.

Проекты писем за подписью руководства Министерства с одним адресатом представляются в трех экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в Управлении делами Министерства, а третий, заверенный работниками Управления делами Министерства, возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства. Аналогичные проекты писем за подписью руководства структурных подразделений Министерства и всесоюзных объединений представляются на подпись в двух экземплярах.

Письма должны содержать отметку о непосредственном исполнителе, которая размещается на последнем листе документа в левом нижнем углу. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера служебного телефона.

Служебные письма подписываются:

направляемые в вышестоящие органы - министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра;

направляемые в другие организации от имени Министерства министром или соответствующими заместителями министра;

направляемые от имени всесоюзных объединений и структурных подразделений Министерства - начальниками или их заместителями.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

В целях доведения до подведомственной сети организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, не требующих конкретизации, а также для разъяснения порядка и уточнения сроков действия нормативных документов Министерства или вышестоящих органов, издаются информационные письма (приложения 10, 11).

Информационное письмо должно иметь реквизит "адресат" в следующей редакции:

Министрам здравоохранения
союзных и автономных республик

Президенту Академии медицинских
наук СССР

Начальникам главных управлений,
управлений и самостоятельных отделов
Министерства здравоохранения СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и предприятий
союзного подчинения

Информационное письмо должно иметь заголовок. Текст письма необходимо печатать на общем бланке.

Телеграммы

Телеграммы посылаются в исключительных случаях и только по весьма срочным вопросам.

Текст телеграммы печатается через полтора интервала прописным шрифтом, без красных строк и абзацев, без переноса слов, без поправок и исправлений, излагается кратко, лаконично, без союзов, знаков препинания, предлогов, если при этом не искажается содержание текста.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ставится исходящий номер.

Текст телеграммы, доводимой до нескольких адресатов, печатается в соответствующем количестве экземпляров с перечислением всех адресов плюс копия - исполнителю и одна - в дело Управления делами, если телеграмма подписана руководством Министерства.

Управляющий делами В.Н.Пичугин

Приложение 1
к п.3.1.1

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О медико-санитарном обеспечении
Всесоюзного студенческого отряда
в 1990 году

С целью повышения качества медико-санитарного обеспечения участников летнего трудового семестра, дальнейшего совершенствования деятельности студенческих медицинских отрядов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Кому, что и в какой срок выполнить.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Главное управление подготовки и использования медицинских кадров (т. Кривошеев).

Приложение 2
к п. 3.1.1

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР
ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

ПРИКАЗ

28.02.90 N 22/8

г. Москва

О разработке программы
метрологического обеспечения
здравоохранения на период
до 1995 года

В целях улучшения метрологического обеспечения здравоохранения

ПРИКАЗЫВАЕМ:

4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя Министра здравоохранения СССР т. ............ и заместителя Председателя Госстандарта СССР т. ............... .

Министр здравоохранения Председатель Государственного
СССР комитета СССР по управлению
качеством продукции и стандартам
И.Н.Денисов Г.Д.Колмогоров

Приложение 3
к п.3.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О переводе на другую работу

Водорацкого Виктора Александровича 12 февраля 1990 года освободить от должности начальника отдела координации планирования Управления внешних связей Министерства здравоохранения СССР и направить в порядке перевода в распоряжение Министерства здравоохранения РСФСР (ст.29, п.5 КЗОТ РСФСР).

Основание: заявление т. Водорацкого В.А.
Письмо о переводе N 30-01/14 от 05.02.90.

подписи

Приложение 4
к п.3.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О приеме на работу

Поляка Сергея Александровича 19 февраля 1990 года назначить на должность специалиста 1-й категории отдела наркологии и психиатрии Управления специализированной медицинской помощи Министерства здравоохранения СССР с окладом - рублей в месяц, в порядке перевода из Управления внутренних дел Мосгорисполкома.

Основание: заявление т. Поляка С.А.
Письмо Минздрава СССР N 04-5/112 от 21.12.89 о
переводе.

Первый заместитель Министра подпись расшифровка
подписи

Приложение 5
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О командировании в Новосибирскую
область

Для проверки состояния протезно-ортопедической помощи населению Новосибирской области командировать:

Фомина А.С. - ведущего специалиста Управления
специализированной медицинской помощи
Минздрава СССР

Новикова П.Е. - ст. научного сотрудника Центрального
НИИ травматологии и ортопедии им.
Н.Н.Приорова Минздрава СССР

Срок командировки - 5 дней.

Оплату командировочных расходов произвести по месту основной работы командируемых.

Заместитель Министра А.Д.Царегородцев

Приложение 6
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О создании комиссии по проверке
Московского научно-исследовательского
института косметологии
Минздрава РСФСР

В связи с обращением группы сотрудников Московского НИИ косметологии Минздрава РСФСР для проверки деятельности института организовать комиссию в составе:

Волковой В.П. - главного врача косметологической
лечебницы, г. Харьков

Венграновской Е.В. - начальника отдела кадров ЦНИИТ
Минздрава СССР

Кабацкой Л.Д. - специалиста 1-й категории отдела
бухгалтерского учета Главного
экономического управления
Минздрава СССР

Заместитель Министра А.Д.Царегородцев

Приложение 7
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О проведении Всесоюзной научно-
практической конференции "Нефро-
тический синдром и интерстициальный
нефрит у детей"

В соответствии с планом проведения Всесоюзных научных и научно-технических совещаний, конференций, съездов, симпозиумов и семинаров Министерства здравоохранения СССР на 1990 год

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Провести 16-18 октября 1990 года в г. Виннице Всесоюзную научно-практическую конференцию "Нефротический синдром и интерстициальный нефрит у детей".

УТВЕРЖДАЮ:

Состав организационного комитета (приложение 1).

Тематику конференции (приложение 2).

Список участников конференции (приложение 3).

Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, заведующим областными (краевыми) отделами здравоохранения, директорам научно-исследовательских учреждений, ректорам медицинских институтов и университетов командировать специалистов для участия в работе Всесоюзной конференции в соответствии с приложением 3.

Оплату командировочных расходов отнести за счет учреждений по месту работы командируемых.

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

Приложение 8
к п. 3.4

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления
организации медицинской помощи

В.И.Калинин
11.12.87 N 10-11/164

Организация психопрофилактической помощи
при ишемической болезни сердца

Приложение 9
к п.3.4

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Министерства
здравоохранения СССР

Приложение 10
к п. 3.7

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик

N _________ Президенту Академии
1медицинских наук СССР
на N ______________________

Начальникам главных управ-

О введении новых условий лений, управлений и само-
оплаты труда работников стоятельных отделов Мини-
охраны стерства здравоохранения
СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения

Министерство здравоохранения СССР сообщает для сведения и руководства, что в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 18.11.89 N 989 Госкомтруд СССР и Секретариат ВЦСПС постановлением от 08.01.90 N 10/2-22 :

1. Установили...

2. Утвердили...

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

Приложение 11
к п. 3.7

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик

N _________
Президенту Академии
на N ______________________ медицинских наук СССР

Начальникам главных управ-

О порядке сдачи предприятий лений, управлений и само-
(объединений) союзного под- стоятельных отделов Мини-
чинения и их имущества стерства здравоохранения
в аренду СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения

Министерство здравоохранения СССР доводит до сведения и руководства постановление Совета Министров СССР от 20 марта 1990 года N 280 "О порядке сдачи предприятий (объединений) союзного подчинения и их имущества в аренду" .

Приложение: на 3 л.

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

Наименование учреждения;

Наименование структурного подразделения;

Название вида документа (инструкция);

Гриф утверждения;

Место издания;

Заголовок;

Подпись.

Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

По основной деятельности приказы издаются при:

Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

Введение новых стандартов;

Изменении графика работы предприятия и т. д.;

По личному составу – при:

Назначении работников на должность;

При освобождении от должности;

При перемещении по службе;

Поощрениях или взысканиях;

Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ);

Дату (датой приказа является дата его подписания);

Порядковый номер приказа;

Место издания приказа;

Индекс документа;

Заголовок к тексту;

Подпись руководителя;

Отметку о согласовании;

Фамилию и номер телефона исполнителя;

Распоряжения заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.

Аналогично оформляются решения и распоряжения.

Образец оформления приказа по основной деятельности:

Образец оформления приказа по личному составу :

Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

3) наименование организации;

4) название вида документа;

5) дату и номер документа;

6) место издания;

7) заголовок к тексту;

8) подпись;

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

1. Организационно-распорядительные документы. Деление ОРД.

2. Составление и оформление приказов, распоряжений, решений.

3. Составление и оформление протоколов.

4. Составление и оформление актов.

Организационно-распорядительная документация – это письменная документация в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также взаимодействие и регулирование органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы:

1) организационные документы, определяют статус, правовое положение учреждения (уставы, инструкции, положения);

2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления) характеризуют административную деятельность организации. Подготовка распорядительных документов осуществляется в несколько этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта документа

Согласование документа;

Подписание документа

3) информационно-справочные документы (акты, справки, протоколы) предназначены для фиксации каких-либо сведений. В отличии от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.

В состав распорядительных документов входят приказы, решения, указания, распоряжения и постановления.

Выбор вида документа предназначенного для документирования распорядительного действия определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия решения (единоначально или коллегиально).

Распорядительные документы издаются на основе законов, постановлений и распоряжений правительства, а также вышестоящих органов власти и управления.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе принципа едино-началия, в целях решения оперативных задач, стоящих перед руководством.

Приказы по общей деятельности

Приказы по личному составу

Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) наименование организации;

3) дата, индекс;

4) место составления;

5) заголовок к тексту;

7) подпись, печать;

8) отметки о согласовании.

Текст приказа состоит из двух частей;

1. констатирующая, где отражаются основные факты и события, явившиеся основанием для издания приказа.

2. распорядительная, в которой перечисляются распорядительные действия.

Если приказ издается на основании указания вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится наименование этого документа, его дата, индекс и заголовок.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется с отдельной строки прописными буквами.

При необходимости текст приказа делят на пункты. Действия однородного характера объединяются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать исполнителя (им могут быть организации, структурные подразделения и отдельные должностные лица) затем указывается предписываемые действия и сроки исполнения, которые должны быть реальными и соответствовать объему выполняемых работ. В последнем пункте приказа указывают должностное лицо на которое возложен контроль за исполнением. При необходимости проект приказа согласовывается с заинтересованными службами. Визирует проект приказа руководитель этих служб. Датой приказа является дата его подписания.

Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.

По составу и расположению реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части. Текс распорядительной части начинается словом «Предлагаю», «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами действующими на основе коллегиальных принципов управления. Распорядительная часть решения начинается с названия органа его принимающего и словом «РЕШЕНИЕ».

Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (соглашением, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протокол ведется специально назначенным лицом. В состав реквизитов протокола входят:

Наименование организации (согласно ГОСТ Р.30-2003 такого реквизита нет);

Номер протокола;

Место составления документа;

Гриф утверждения документа (если протокол утверждается);

Заголовок к тексту (н-р, Отчет о работе кафедры ФиК за ноябрь 2009 года);

Подписи (председатель, секретарь)

Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 09-12.11.2009 г.

Номер протокола – порядковый номер протокола в течении года.

Текст протокола состоит из двух частей:

1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.

2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарем или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, замечания и критики.

Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседаний.

Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста документа, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводят реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а также текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты или события. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания товарно-материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Реквизиты акта:

Наименование организации - структурного подразделения (в соотв.с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);

Наименование вида документа;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подписи;

Указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

В вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Тема 5 «Система документации по личному составу»

1. Состав документов по личному составу

2. Первичные учетные документы (карточки формы Т2)

3. Приказы по личному составу. Виды приказа.

4. Личные документы, оформление трудовой книжки.

Ведение кадровой документации предусмотрено российским законодательством для предприятий и организаций всех форм собственности и регулируется трудовым кодексом РФ.

К документам по личному составу относятся:

Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

Трудовые книжки;

Личные дела;

Личные карточки формы Т-2;

Лицевые счета по заработной плате и др.

Основанием для приема на работу является заключенный договор или контракт, который составляется в двух экземплярах. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заво­дится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу

Личная карточка – основной документ по учету личного состава организации. Все записи в личной карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта записываются его данные (Ф.И.О., дата и место рождения и т.д.). На карточке ставится дата ее оформления и подпись лица, на которого она заведена.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они неред­ко служат основанием для Подтверждения трудового стажа ра­ботника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокра­щений. Личная карточка заводится на работника в одном экземп­ляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по общей деятельности. Текст приказов по личному составу отличается от текста приказов по общей деятельности.

Во-первых, большинство приказов по личному составу не имеют констатирующей части;

Во-вторых, приказы по личному составу не имеют глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», а распорядительные действия начинаются с глагола «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ».

Приказы по личному составу делятся на:

Простые (индивидуальные) содержат информацию только на одного работника;

Сложные (сводные) содержат информацию о нескольких работниках, независимо от того под какие они управленческие действия попадают.

Постоянной информацией для любого кадрового приказа является:

1. указание распорядительного действия;

2. Ф.И.О. и должность работника, на которого составлен приказ;

3. структурное подразделение;

4. дата вступления в силу данного приказа.

При приеме на работу – з/пл., образование.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносят:

Сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность;

Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

Сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);

Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Тема 6 «Служебные письма»

1. Понятие и классификация служебных писем

2. Правила оформления и составления служебных писем

3. Контроль качества подготовки служебных писем

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:

Постановление

Решение

Распоряжение

Указание

Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.

Приказ - это правовой акт , издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

Приказы по организационным вопросам;

Приказы по основной деятельности;

Административно-хозяйственным вопросам;

Личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания организации, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов.

Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.

Основные группы приказов по основной деятельности предприятия:

Установление режима работы и внесение изменений в него;

Финансирование деятельности;

Материально-техническое обеспечение;

Информационное и документационное обеспечение;

Другие приказы в зависимости от специфики деятельности организации.

Основные группы приказов по административно-хозяйственным вопросам:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Основные группы приказов по личному составу:

Оформление приема на работу работника;

Перевода на другую работу работника;

Увольнение работника;

Оформление поощрений работников;

Наложение взысканий на работников;

Установление надбавок к окладам;

Предоставление отпусков без сохранения заработной платы;

Предоставление отпусков по уходу за ребенком;

Изменение фамилии, имени, отчества;

Проведение аттестации персонала;

Повышение классности (разряда) работника;

Расследование несчастных случаев с работниками;

Направление в загранкомандировки;

Направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;

Прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ по личному составу доводится до сведения сотрудника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Процедура издания приказов включает:

Инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);

Сбор и анализ информации по вопросу;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование проекта документа;

Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;

Подписание документа;

Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Вначале создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения.

Прежде всего необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законодательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.

Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляется как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (о назначении…, об утверждении…, об итогах…, о мерах…; например: о создании аттестационной комиссии).

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость создания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа.

В качестве обоснования могут выступать:

Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.

Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т.д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т.д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т.д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.

В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки.

Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:

Наименование должностей, фамилию, инициалы исполнителя(ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).

Срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.

Таким образом, общая структурная схема пунктов распорядительно части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю первого отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2015).

При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например :

Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянных характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если предписываемые действия носят организованный характер, они формулируются следующим образом:

Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:

В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должностные лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.

После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).

Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: замечания прилагаются.

Разработчики документа могут согласится с замечаниями и доработать проект, но имеет право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составить документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.

После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:

После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу (рис. 5.1.).

Рис. 5.1. Образец оформления приказа.

После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводится в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.

Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному за исполнение одного из пунктов распорядительной части необходим соответствующий текст. Выписка оформляется на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ. Распорядительная часть основного текста приказа содержит лишь тот пункт, который необходим исполнителю для работы с документом (рис. 5.2.).

Рис. 5.2. Образец оформления выписки из приказа.

Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.

Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.

Постановление - это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Образец оформления постановления.

Решение - распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).

Рис. 5.4. Образец оформления решения.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения - по более частным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия - «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Образец оформления распоряжения.

Указание - это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений (рис. 5.6.).

Рис. 5.6. Образец оформления указания.

 

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;