Извинение перед потерпевшим образец. Письмо-извинение

Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:

Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) ... !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин...
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!

Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.

Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.

Выражаем свою искреннюю благодарность за...
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за...
Это письмо - проявление нашей благодарности за...
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за...
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы...
Позвольте выразить свою благодарность...
Мы благодарны Вам за приглашение...
Спасибо за предоставленную возможность...

В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:

С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы...
Официально подтверждаем свое согласие на...
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем...
Подтверждаем получение Вашей телеграммы...
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о... и искренне Вам благодарны.

Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:

В ответ на Ваше письмо от (дата) ...
Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас...

К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:

Пожалуйста, сообщите нам о...
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в...
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд...
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить...
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу...
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.

В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:

Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось...
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ...
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что...
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу...

В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:

Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о...
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за... Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о...
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам...
Позвольте напомнить Вам, что...

Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:

Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.

К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:

Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности...
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам...
Извините, но мы не можем согласиться на...

Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.

Позвольте еще раз поблагодарить Вас...
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что...
Спасибо за...

Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.

Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:

Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.

Завершающим в письме может быть просьба:

Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).

Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:

Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за...

Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:

С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!

Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.

Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.

Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями. Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.

Из этой статьи вы узнаете:

в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
содержание письма извинения;
наглядные примеры оформления писем с извинениями.

В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики . Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки. Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

Когда требуется писать письмо-извинение

Нарушение обязательств по договору . Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова. Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.
Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений. В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.
Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании. При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.

Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.

Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.

Наглядные примеры писем с извинениями

В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).

Образец письма с извинениями клиенту

Доброго времени суток, ХХХ!

Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

С уважением, руководитель компании ООО YYY.

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter.

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.
Благодарим Вас за привлечение нашего внимания к этому делу / вопросу / проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение об этом инциденте.

2. Выражение сожаления

We are very sorry to hear that…
Мы очень сожалеем о том, что …

I am very sorry for this situation.
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

3. Принесение извинений

We apologise for…
Мы приносим свои извинения за …

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения …

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы …

You have my assurance that …
Я гарантирую вам, что …

To compensate for the inconvenience caused …
Для возмещения причиненных неудобств …

We are doing everything we can do to resolve the issue.
Мы делаем все возможное для решения вопроса / проблемы.

I can assure you that this will not happen again.
Могу Вас заверить, что этого впредь это не повторится.

I am trying to sort it out / sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим / решить эту проблему немедленно.

Please return the faulty goods, and we will refund you / repair them / replace them.
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты / произведем ремонт / обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для вас продолжения сотрудничества

We value your custom highly.
Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priority.
Удовлетворение Ваших потребностей является нашей приоритетной задачей.

Дополнительные стандартные фразы для составления письма с извинениями

1. We acknowledge the receipt of your letter of … and are extremely sorry that we have not been able to deliver your order in time.	1. Мы подтверждаем получение Вашего письма от … и чрезвычайно сожалеем, что не были в состоянии осуществить поставку по Вашему заказу вовремя.
2. Please accept our apologies for the delay and the inconvenience it has caused you; it was due to reasons entirely beyond our control.	2. Просим Вас принять наши извинения за задержку и неудобство, которое она Вам причинила; случившееся произошло по причинам, которые мы никоим образом не могли предотвратить.
3. We were really distressed when we received your letter of … and learned that …	3. Мы были действительно огорчены, когда получили Ваше письмо от … и узнали, что …
4. We hasten to offer our sincere apologies for this mistake.	4. Мы спешим принести Вам свои искренние извинения за эту ошибку.
5. We apologize once more for this most regrettable mistake and have taken measures to prevent а recurrence of similar errors future.	5. Мы еще раз приносим свои извинения за эту в высшей степени прискорбную ошибку и уже предприняли меры для предотвращения повторения подобных ошибок в будущем.
6. We are most grateful to you for settling this matter in such а friendly way.	6. Мы очень признательны Вам за урегулирование данной проблемы таким дружеским путем.

7. We regret to see from your letter of … that …	7. С сожалением узнали из Вашего письма от …, что …
8. We are sorry to hear that you have had trouble with …	8. Мы с сожалением узнали о том, что у Вас были затруднения с …
9. We hope that you will feel that this concession on our part is а satisfactory solution of the difficulty.	9. Мы надеемся, что Вы сочтете эту уступку с нашей стороны удовлетворительным разрешением данной проблемы.
10. We are very sorry that the shipment of goods (Purchase Order No.) that you received on (Specific Date) was defective.	10. Мы очень сожалеем о том, что партия товара (Заказ на покупку № …), полученная Вами (конкретная дата) была повреждена.
11. We understand your disappointment and appreciate the inconvenience this must have caused your organization and the logistics problems that ensued.	11. Мы понимаем Ваше разочарование и неудобства, которые это может причинить Вашей организации, а также вытекающие из этого проблемы в снабжении.
12. There is no question that the product we shipped did not meet the very high standards our customers have come to expect and should continue to demand.	12. Нет сомнения в том, что отгруженный нами продукт не соответствовал очень высоким стандартам, которых привыкли ожидать наши клиенты, и которых должны требовать и далее.
13. In our effort to improve the overall quality of our products, we used a new composite material for your order. We have since returned to the original recipe and can assure you that we are in the process of completing more thorough testing and development.	13. Пытаясь улучшить общее качество нашей продукции, мы использовали для Вашего заказа новый композитный материал. С тех пор мы вернулись к первоначальному составу, и можем Вас заверить, что в настоящее время мы проводим более тщательные испытания и разработки.
14. I can promise you that the highest quality standards will be met in the future because protecting our reputation for delivering the best product on the market is a key priority for us.	14. Я могу вам обещать, что в будущем будут соблюдаться наивысшие стандарты качества, потому что защита нашей репутации поставщиков наилучшей продукции на рынке является для нас ключевым приоритетом.
15. Again, I apologize for our mistake and regret any inconvenience caused as a result.	15. Я еще раз приношу извинения за нашу ошибку, и любые, вызванные в результате, неудобства.
16. We have already brought in additional staff to expedite the production of a replacement order and guarantee its delivery by the end of this week. We have also asked our shippers to pick up the defective product prior to delivery of the new shipment, in order to free up your warehouse space.	16. Мы уже привлекли дополнительный штат для ускорения изготовления заменяющего заказа, и гарантируем его доставку к концу этой недели. Мы также попросили нашего грузоперевозчика забрать дефектный продукт до доставки новой партии, чтобы освободить место на Вашем складе.
17. We look forward to continuing the mutually beneficial relationship that our two companies have shared over the last two years.	17. Мы с нетерпением ждем продолжения наших взаимовыгодных о

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Алексей Зеньков

Вы просматриваете папку с входящими письмами и тут натыкаетесь на письмо недельной давности. Может быть, оно пришло в разгар напряженной работы, и сейчас вы его впервые видите. Возможно, вы вспомните, как хотели к нему вернуться – но затем оно исчезло из вашего поля зрения. Как бы то ни было, кто-то отправил вам письмо, и вы на него не ответили.

Время от времени мы все время совершаем ошибки. Когда это произойдет, нужно исправить ситуацию. Один из способов исправить ситуацию - написать письмо, чтобы сказать, что вам жаль. Но как вы должны писать письмо с извинениями? Продолжайте читать больше о том, как написать письмо с извинениями, а затем просмотреть бесплатное письмо с извинениями, которое вы можете использовать в качестве руководства для написания собственного. Возможно, вам придется написать личное письмо с извинениями или официальное или деловое письмо с извинениями.

В любом случае отправьте письмо в ближайшее время, чтобы показать, что вы действительно цените свои отношения с другой стороной. Единственное, что может быть хуже, чем отправить письмо об извинениях поздно или вообще не посылать с ошибками, потому что это будет выглядеть так, как будто вам все равно. Чтобы доказать, что вы искренне сожалеете, проверьте свое правописание, английскую грамматику и пунктуацию.

Давайте разберемся с одним вопросом сразу: вам все еще нужно отвечать? Хотя вас и манит перспектива свалить все на свой спам-фильтр и сделать вид, что ничего не было, ответ положителен – в том случае, если письмо пришло от кого-то из знакомых.

Перед тем, как ответить на такое письмо, нужно ответить на четыре вопроса:

Нужно ли объяснять, почему вы отвечали так долго?

Извинения не снимут с вас ответственность за задержку. На самом деле, они даже могут сыграть с вами злую шутку и заставить человека подумать, что его письмо для вас не было так важно. Иными словами, если вы напишете «Я очень извиняюсь, просто был так занят на работе!», это не заставит вашего собеседника чувствовать себя лучше. Но это может заставить его подумать, что для вас общение с ним находится где-то внизу списка приоритетов и для вас абсолютно нормально не отвечать по десять дней.

Начните письмо, сказав, что вам жаль. Признай, что ты сделал не так и взял на себя ответственность. Спросите, есть ли способ помочь в разрешении ситуации и предлагаете это сделать. Убедите другую сторону, что вы сделаете все возможное, чтобы эта проблема не повторилась. Предложите встречу в нейтральном месте, чтобы извиниться лично и начать восстанавливать отношения. Извинитесь снова, чтобы закрыть письмо. Рассмотрите почерк письма вместо того, чтобы вводить его на компьютер и печатать его, для более личного восприятия. быть искренним!

Пример письма с извинениями для бизнеса

Используйте формальный формат блока или полублока. Четко сформулируйте проблему и объясните насколько возможно, что пошло не так. Попытайтесь решить проблему и дайте примеры того, как вы можете это сделать. Извинитесь снова, чтобы закончить письмо. Мы недавно начали использовать новую систему упаковки, в которой все еще есть несколько небольших ошибок. Чтобы компенсировать неудобства, мы включили купоны для вас, чтобы наслаждаться будущими покупками в любом из наших розничных магазинов. С уважением, Подпись Имя Фамилия Менеджер по работе с клиентами. Сегодня утром мы поправили ваш заказ и отправили его. . Вам хорошо известно, что письмо с извинениями написано, когда совершена ошибка.

Тем не менее, некоторые подробности могут смягчить конфликт, так как это напоминает собеседнику, что вы тоже человек и что такое может случиться с каждым. К примеру, иногда люди неделями не отвечают в или и после фразы «Прошу прощения за столь долгий ответ» они добавляют, что «заходят в LinkedIn не так часто, как надо бы» или «не проверяют сообщения в Facebook». Кроме того, можно написать, что вы отправились в незапланированный отпуск и забыли сообщить всем об отъезде, или что уехали из офиса по семейным обстоятельствам и не проверяли электронную почту.

Письмо извинения за ожидание в службе написано, когда компания задерживает работу другой компании, создает проблемы, неудобства для другой компании. Это скорее письмо с извинениями и, следовательно, должно быть точным. Компании выдают письмо с извинениями, когда это их вина, и они должны. Просить извинения другим способом не кажется профессиональным. Следовательно, письмо считается лучшим для извинения.

Письмо с извинениями для ожидания в письмах на доставку услуг

Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

Это профессионально, избегайте ошибок орфографии и ошибок грамматики.
Объясните причину вашей ошибки.
Извинитесь за официальное письмо.
И письмо, пообещав, что в будущем не будут допущены те же ошибки.

Используйте наше бесплатное письмо с извинениями для ожидания в службе доставки, чтобы помочь вам начать работу. Если вам нужна дополнительная помощь или несколько примеров, ознакомьтесь с некоторыми примерами писем ниже. Не стесняйтесь сотрудничать с нами и примите наши извинения.

Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно.

Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis

Отвечаете ли вы на первоначальный вопрос?

Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса.

Тема: Письмо с извинениями для ожидания в службе доставки. Мы очень сожалеем о том, что не поставляем заказанные товары вовремя. Мы знаем, что у нас было достаточно времени, но из-за поздней доставки товаров мы не смогли отправить его. Мы знаем, сколько потерь это вызвало вашу компанию. Но мы тоже не ожидали его задержки.

Мы скоро отправим товар и действительно извиняемся за позднюю доставку и причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему, а также обещаете не совершать серьезную ошибку, как это в будущем. Наконец, мы ожидаем вашего максимального сотрудничества и еще раз приносим извинения за допущенную ошибку.

Честно говоря, не очень важно, что именно вы напишете. Вы можете начать с «Извините, что отвечаю вам только сейчас» или «Приношу свои извинения за задержку при ответе», или с чего-то подобного. Затем, возвращаясь к предыдущему пункту, решите, нужно ли писать что-то еще на эту тему.

В любом случае, следующим, обязательным шагом будет перейти к главной теме письма.

Образец письма с извинениями клиенту

Прошу добровольно сотрудничать с нами и принять наши искренние извинения. Это письмо обычно пишется клиентам, когда надлежащая работа или задание откладываются из-за некоторых технических проблем. Существуют крайние сроки, которые необходимо соблюдать для представления работы или задания на рабочем месте. Когда крайний срок пересечен, и работа находится в ожидании, может возникнуть множество проблем. В этом случае вас также можно уволить с работы. Чтобы избежать таких обстоятельств, вы всегда должны писать письмо с извинениями бизнеса клиенту, которому вы причиняете потерю, чтобы он прощал вас, а ваша работа и бизнес остались вне угрозы.

Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ.

Выглядит это так:

«Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске. Что касается вашего вопроса о будущем мероприятии…».
Письмо для письма с извинениями в бизнес-письме
Написание письма с извинениями бизнеса действительно очень просто и нужно писать очень профессионально.
Образец шаблона письма

Не делайте орфографические и грамматические ошибки.

Извините за ошибку, совершенную вами.

Прошу прощения.

Напишите письмо в уважительной и вежливой манере.

Используйте нашу бесплатную пробную версию письма о бизнес-апологии, чтобы помочь вам начать работу.
Тема: Письмо с извинениями бизнеса. Поняв неудобства, вызванные вами, мы сожалеем о безграничных выражениях, а также заверим в хорошей позитивной вере. Тема: Письмо бизнес-апологии. Мы хорошо знали о крайнем сроке и также систематически выполняли всю работу. Таким образом, мы специально не задерживали проект и знали, сколько потерь оно вас вызвало. Мы извиняемся от сердца за нашу ошибку, поскольку знаем ценность этого проекта.

В конце концов, короткое извинение и продуманный ответ на вопрос письма – это намного полезнее, чем написать подробные извинения и не дать ответа по существу (снова).

Остается ли это письмо актуальным?

Разумеется, в некоторых случаях письма могут прожить нереально долгое время. Вам это должно быть знакомо: вы заметили письмо, пока готовили завтрак, а когда добрались до офиса, уже забыли о нем и вспомнили лишь через два месяца, когда искали что-то другое.

Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему и простите нас за то же самое, и мы заверяем вас, что такие вещи не произойдут в будущем. Этот тип письма с извинениями бизнеса, вероятно, будет адресован клиентам клиентов, потенциальным деловым клиентам, партнерам-партнерам или даже профессиональным. Это будет означать цель сожаления, любые разумные обоснованные причины, любую компенсацию, такую как скидки или скидки и т.д. Чтобы быть проинструктированным в вежливой манере.

Вероятно, самым важным ключом к обеспечению первоклассной поддержки клиентов является сочувствие. Какой лучший способ сопереживать, чем признать и принять ответственность, когда ваш клиент был подведен? Другой способ показать, что вы заботитесь, это поблагодарить их за использование продукта.

Если у запроса нет четкого срока актуальности (например, кто-нибудь предложил вам встретиться и выпить

Важная часть извинений - это репарации, но, возможно, не так, как вы обычно думаете. Бросать деньги на проблему может время от времени быть подходящим, но также может удешевить жест. Это может быть предложение для какого-то персонализированного внимания или, может быть, просто увертюра: «Дайте мне знать, если что-нибудь могу сделать, чтобы помочь».

Извинения должны пригласить ответ, например «дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о том, что здесь произошло», или, возможно, «сообщите мне, если это было решено до вашего удовлетворения, а если нет, что еще мы можем сделать?» Это делает клиент чувствует себя вовлеченным и уважаемым - и, возможно, даже частью решения - и уверяет его, что мы здесь для него и никуда не пойдем, даже после того, как он будет разрешен.

Если вы пытаетесь гуманизировать взаимодействие, тогда звучите как человек! Приговор с клише, подобный «извините за неудобства», скорее всего, просто добавит топливо в огонь. Персонализация вашего ответа будет иметь большое значение для установления соединения. Но избегайте быть слишком милыми - вы хотите сопереживать, а не тривиализовать.

Напишите этот тип письма клиенту, когда вы извинитесь за отправку из вашей компании, которая была отложена или оставлена без посторонней помощи. Включите любые релевантные детали, такие как имя продукта, номер позиции и сведения о том, когда товар будет отправлен.

Поэтому отгрузка матраса была отложена. Мы ожидаем, что матрац будет отправлен вам в течение 14 рабочих дней, и вы получите электронное письмо с номером отслеживания отправки, когда товар отправляется. Приносим извинения за задержку доставки и благодарим вас за терпение и понимание. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с нами. Наконец, спасибо за ваш бизнес. Мы искренне ценим поддержку наших клиентов.

Пример бизнес-апологии Письмо: Письмо об извинениях за задержку в доставке товаров. Это письмо должно быть написано в «Письмо-папке» компании. Имя получателя, название, название компании, полный адрес с номером телефона. Мы должны сообщить вам, что из-за какой-то проблемы с трудом мы не можем сделать доставку товара в назначенный день.

Когда пишут письмо-извинение?

Мы принимаем все необходимые меры и позитивные действия, чтобы вернуть все в правильной форме, но, тем не менее, мы придерживаемся мнения, что предложение будет отложено не менее чем на 15 дней, и мы ожидаем, что, если возможно, у вас будет терпение. Однако мы можем заверить вас, что, если ваш заказ останется в силе, мы ускорим доставку к вам, как только мы сможем это сделать. Примите извинения за эту задержку и благодарим вас за ваше ожидаемое понимание.

Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?

Вы должны добавить имя своей компании с полным адресом. И имя получателя и полный адрес также должны быть добавлены в место, выделенное для этой цели. Без этих первичных деталей ни одно письмо не имеет никакого значения. Поэтому вам предлагается предоставить все эти важные детали. В противном случае письмо произведет неправильное впечатление о вашей компании и вас среди получателей ваших писем. Это самое нежелательное отношение на вашей стороне в отношении клиентов, которые являются наиболее ценными активами любой бизнес-организации.

В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:

Письмо с извинениями за дело: письмо об извинениях за неудобство, вызванное. Тем не менее, мы очень сожалеем о неудобствах, вызванных вами. Примите наши искренние извинения. До сих пор мы не сталкивались с какой-либо проблемой с этим делом инверторов.

Мы уделяем первостепенное внимание удовлетворению потребностей клиентов и стараемся предоставить им самые высокие стандарты обслуживания. Если у вас возникнут проблемы, не стесняйтесь звонить мне, пожалуйста. Благодарим вас за обращение к нам по прилагаемому материалу ниже. Сначала мы хотели бы выразить наше глубочайшее сожаление по поводу неудобств, вызванных этой непреднамеренной и редкой ошибкой. Мы несем полную ответственность за ошибку, и мы гарантируем, что такие инциденты не произойдут в будущем.

Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:

Завершающим в письме может быть просьба:

Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).

Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:

С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!

Возможно, будет полезно почитать:

Извинение перед потерпевшим образец. Письмо-извинение

В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

Когда требуется писать письмо-извинение

Наглядные примеры писем с извинениями

Когда пишут письмо-извинение?

Структура письма-извинения

Извинение

Объяснение причин

Выражение сожаления, огорчения

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Заключение

Нужно ли объяснять, почему вы отвечали так долго?

Пример письма с извинениями для бизнеса

Письмо с извинениями для ожидания в письмах на доставку услуг

Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

Отвечаете ли вы на первоначальный вопрос?

Образец письма с извинениями клиенту

Письмо для письма с извинениями в бизнес-письме

Образец шаблона письма

Остается ли это письмо актуальным?

Когда пишут письмо-извинение?

Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?