Согласование документа. Порядок согласования документов Причины нарушения сроков согласования документов

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Согласование документа - это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа - это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа - это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа - это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Формы согласования документов

Существует две формы согласования документа - это:

  1. внутреннее согласование - при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами - руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
  2. внешние согласование - при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов , поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:


Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

29 ноября 2017 г. 15:42

При автоматизации бизнес-процессов часто пересматриваются или создаются новые регламенты в организации с целью наведения порядка и оптимизации работы. Однако, возможны ситуации, когда изменения обеспечивают правильность и законность процедуры, но при этом существенно увеличивают ее сроки.

Идеальный процесс

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов. Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Для решения поставленной задачи были разработаны типовые маршруты и проведена тестовая эксплуатация с группой ведущих пользователей. Когда результат устроил заказчика, было проведено обучение рядовых пользователей и запущена опытная эксплуатация.

Это реальность

Первый же договор, который являлся типовым на небольшую сумму, вместо привычных всем двух-трех дней согласовывался в системе… две недели.

Первые мысли заказчика, конечно же о том, что система дала сбой. Мы вместе проверили маршрут, и как проходил этот документ от начала и до конца – претензий не обнаружилось. Тогда вопрос, если система работала правильно, то каким образом договоры на бумаге согласовывали за пару дней? Проведенное расследование показало:

1. Сотрудники, работая с бумагой, не застав на месте одного согласующего, несли документ другому, что вполне резонно. Но владельцы бизнес-процесса, юристы, были решительно против – при согласовании договора необходимо соблюдать последовательность согласующих: обязательно сначала необходимо согласовать в своем подразделении, а потом согласовывать у прочих специалистов; сначала надо проверить строительную готовность и только потом закупать материалы и т.д. Иначе есть риск подписать договор, на который у компании нет ни средств, ни готовности.

2. Иногда, какие-то специалисты пропускались в согласовании некоторых договоров, о них либо забывали, либо считали, что необходимости в их подписи нет. А это уже грубое нарушение регламента, с чем и боролся заказчик, внедряя систему. Но с другой стороны, копая глубже, выяснилось, что действительно, для некоторых договоров можно сократить круг согласующих.

Однако, даже признавая правильность работы системы, заказчика решительно не устраивали сроки согласования, и встал вопрос по оптимизации процесса. В первую очередь необходимо было найти системные/технические точки оптимизации, минимально затрагивающие регламент компании.

Сокращение времени на согласование для каждого согласующего не рассматривалась как точка оптимизации. У согласующих есть обязанности помимо согласования и возможно отсутствие на рабочем месте согласующего. Такое сокращение привело бы к увеличению просроченных заданий, что искусственно занизило бы исполнительскую дисциплину, но никак не привело бы к ускорению согласования.

Что же делать?

Пересмотр категорий и видов договоров. Выделение типовых договоров

Самое первое и простое – это детализировать имеющийся перечень видов и категорий договорных документов с целью выделения для каждого своего списка согласующих и правил согласования, где-то упрощенных.

Вместо первоначальных 7 категорий стало 13 . В согласующие по категориям договоров входили профильные специалисты, и при расширении списка категорий получились и такие, где профильные согласующие вовсе отсутствовали.

Все договоры поделены на две большие группы – одну подписывал генеральный директор, вторую подписывал первый заместитель. Это позволило разгрузить директора , и дало возможность одновременного подписания договоров из разных групп.

Выделены определенные виды договоров, которые заключались с одним и тем же поставщиком. Проект договора с этим поставщиком стал «типовым» для компании, что позволило согласовывать такой договор по правилам типовых.

Разработаны новые шаблоны и типовые формы договоров, в которых основные пункты совпадали, и менялся только контрагент, срок и сумма. Для таких типовых договоров в типовом маршруте пропускался целый блок согласования проекта договора и договор сразу уходил на визирование и подписание.

Вот здесь пришлось пересмотреть регламент заказчика, поскольку первоначальная версия не допускала пропуска этапа согласования проекта договора. Разработка типовых проектов договоров ведется у заказчика и в настоящее время ­– постепенно, все больше видов/категорий договоров становятся типовыми:

Объединение заданий на согласование, если согласующий совмещал несколько ролей

Рассмотрим цепочку согласования: исполнитель отправляет договор на согласование, первым согласующим является непосредственный руководитель, далее руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) и затем специалист проектно-технического управления (ПТУ). К примеру, если руководитель исполнителя одновременно является и специалистом ПТУ, тогда задание на согласование он бы получал один раз на этапе согласования с руководителем. Казалось бы, ничего сверхъестественного.

Но! это опять не соответствовало в точности регламенту:

● Нарушалась последовательность: в этой ситуации специалист ПТУ согласовывает раньше руководителя ЦФО. Однако, правила в компании не столь бюрократизированы и жестки, что владельцы процесса пошли на это отклонение. В результате в регламенте и инструкциях прописали, а пользователям провели инструктаж, что в таких случаях согласующий обязан рассмотреть все пункты договора, которые он согласовывает, как исполнитель нескольких ролей согласования;

● Отсутствие нескольких подписей в листе согласования. Ранее, получив договор на согласование руководитель, если он же являлся согласующим от ПТУ ставил две подписи на бумажном листе согласования. В текущей схеме, при согласовании в системе в листе согласования присутствовала только одна подпись, что также было согласовано с заказчиком.

Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования

Согласование договорных документов в компании состоит из 4 этапов, на каждом из которых свой круг специалистов, согласующих договорной документ и свои ответственные (те, кто дорабатывает документ по замечаниям):

● согласование заявки на договор – ответственный за этап исполнитель ;

● согласование проекта договора – ответственный за этап юрист, подготовивший проект договора ;

● согласование договора после закупочной процедуры (тендер/переговоры) – ответственный за этап исполнитель ;

● визирование и утверждение договора – ответственный за этап юрист .

Если у кого-либо из согласующих были замечания, проект договора отправлялся на доработку и после нее согласовывался повторно со всеми специалистами. Таким образом исключался риск, что кто-то из согласующих пропустит изменения, коснувшиеся пунктов, за которые он ответственен. Однако, даже самые незначительные доработки существенно увеличивали срок согласования, а большинство согласующих не понимало зачем им повторно согласовывать документ, если правки незначительны.

В итоге на этапах согласования проекта договора и визирования договора для юриста на этапе доработки была сделана возможность выбора списка согласующих для повторного согласования. По умолчанию список заполнялся теми согласующими, которые высказали замечания, но у юриста была возможность добавить согласующих, если по итогам доработки изменения коснулись и других пунктов.

Для реализации такой возможности с минимальными рисками в компании были выделены два юриста, отвечающие за подготовку проектов договоров , и несущие ответственность, что проект договора будет согласован со всеми необходимыми специалистами. При этом на остальных двух этапах у исполнителей отсутствовала такая возможность и им было необходимо повторно согласовывать договор со всеми своими согласующими на данном этапе.

Результаты оптимизации

По ходу оптимизации согласование всех договоров продолжало дублироваться на бумаге – такое требование было выдвинуто с нашей стороны, для возможности отладки системы без потерь для заказчика. Первые недели система «догоняла бумагу», нагрузка на пользователей возросла, но зато не было упущено ни одной сделки по причине чрезмерно длительного согласования в системе.

Приведенные выше мероприятия к изначальным двум дням согласования не привели. Сейчас средний срок согласования типового договора составляет 5-6 рабочих дней. Для заказчика этот срок допустимый в рамках текущего регламента. Дальнейшее ускорение процесса должно достигаться за счет разумной оптимизации регламента – слепое ускорение и упрощение текущих процедур приведет к хаосу и тем же проблемам, что были до автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов в этом примере в большей степени преследовала цель не ускорения, а наведения порядка. Заказчик получил гарантированное исполнение регламента , исключение случаев обхода установленных процедур и возможность более точного контроля процесса. Поэтому замедление процесса после автоматизации вполне возможный результат. И здесь руководству заказчика необходимо донести причины до исполнителей, по возможности, собрать от них конструктивные пожелания и запланировать дальнейшую оптимизацию процессов.

Подведем итоги

Регламенты, оторванные от жизни, работать не будут. Поэтому перед введением новых положений в эксплуатацию необходимо тщательно исследовать текущее положение дел с привлечением всех задействованных в процесс структурных единиц.

Если в разных случаях процесс проходит по-разному, необходимо разобраться правильно ли это, либо действительно нарушение. А также нужно понимать, что жесткие регламенты могут повысить риски увеличения сроков, бюрократии и излишней работы. Важно регулярно возвращаться к цели автоматизации.

На нашем примере видно, что оптимизировать работу с помощью одной только системы невозможно, необходим пересмотр регламента, чем сейчас и занимается заказчик. Ждем от него нового положения и сопутствующих пожеланий к типовым маршрутам.

(4,83 - оценили 6 чел.)

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Слово: «согласовано» или «согласованно», связан с правилами правописания причастий и наречий. Оба варианта являются правильными, но выбор зависит от того, какая именно часть речи имеется в виду.

«Согласовано» или «согласованно»?

Перед нами два предложения: «Мы действовали согласованно». / «Решение собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н , а во втором - одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как И здесь уже действуют законы правописания для каждой части речи отдельно. Разберемся в этом.

Буква н в кратких причастиях

Эта часть речи имеет характеристики, объединяющие ее и с прилагательным, и с глаголом. Способность иметь действительный и а также время причастие заимствует у глагола, а способность обладать полной и краткой формой оно берет у прилагательного. В случае, когда мы выясняли, как правильно - «согласовано» или «согласованно» - стоит писать слово, мы использовали предложение с кратким в прошедшем времени: «Решение собрания (что с ним сделано?) согласовано с руководством». Для подобных причастий существует правило: их пишем с одной буквой н . Примеры: статья прочитана, сессия сдана, лента просмотрена, остановка отмечена и т.п. Одну н имеют и причастия среднего рода, которые используются в безличных предложениях: «В комнате было накурено».

Для причастий, которые используются в полной форме, действуют другие правила. Рассмотрим и их.

Двойная н в полных причастиях

Так пишутся причастия с суффиксом и окончанием -ованный, -еванный: тонированные стекла, избалованный малыш, заплеванный пол, выкорчеванная береза, купленная ваза, решенный пример, встреченный друг, согласованное предложение и т.п.

Условие для удвоения н

Не всегда, однако, одно и то же слово пишется одинаково. Существует ряд условий, влияющих на наличие или отсутствие второй буквы н в причастии или

В причастиях напишем -нн-, если рядом с ним имеются зависимые слова: глаженная утюгом блузка; стриженные машинкой волосы; груженный под завязку состав, крашенный позавчера подоконник, тяжело раненный солдат и др.

Но в тех же словах будем писать -н-, если зависимые слова отсутствуют: глаженая блузка; стриженые волосы; груженый состав; крашеный подоконник, раненый солдат.

Двойная н в наречиях

«Согласовано» или «согласованно» - как пишется правильно, если речь идет о наречиях? Здесь работает следующее правило.

  • Те наречия, которые оканчиваются на -о и происходят от страдательных причастий и прилагательных, имеющих в составе -нн-, тоже пишутся с двойной буквой н . Ну а те наречия, что произошли от слов с -н-, соответственно имеют одну н . Примеры: какой? - взволнованный / как? - взволнованно; какой? - уверенный / как? - уверенно и т.д. Точно так же можно объяснить, как пишется «согласованно»: от страдательного причастия «согласованный» это наречие получило «в наследство» двойную н .
  • Если же наречие возникло из прилагательного с одной н , то и оно будет иметь ее только одну: какой? - путаный / как? - путано; какой? - ладный / как? - ладно и т.д.

Что такое согласованные определения?

Предложение с определением - это предложение, в котором присутствует второстепенный член, отвечающий на вопросы «какой, который и чей?» К примеру: «В саду расцвел (какой?) душистый цветок». Слово «душистый» здесь - определение. Это определение является согласованным, то есть оно согласуется с существительным «цветок» в роде (мужской), числе (единственное), падеже (именительный). К слову, определения объединяются с лексемами, которые характеризуют способом примыкания и управления, но не о них сейчас речь. Мы выяснили, что такое согласованное определение.

Обособлением в грамматике именуется пунктуационное и интонационное выделение неких слов или синтаксических конструкций. Обособляются и В каких же случаях?

Обособление согласованных определений

Традиционно выделяются запятыми те определения, какие выражаются причастиями с зависимыми словами, если они располагаются в предложении после определяемого слова. Пример: «С колоколен летели звуки, (какие?) наполнявшие меня чувством небесной сладости и торжества ». Речь, иначе говоря, идет о причастном обороте, выступающем в роли определения. Вот еще одно предложение с обособленным согласованным определением: «Путники увидели храм, (какой?) построенный здесь в прошлом году , и с радостным удивлением осматривали его стройные белые линии, золоченые купола». Мы видим здесь, что если распространенное определение помещено внутри предложения, то выделяется знаками препинания с обеих сторон.

В заключение

Теперь мы знаем, что сомнения в том, как писать - «согласовано» или «согласованно», «организовано» или «организованно» и т.п. - разрешаются просто: необходимо по вопросу найти, к какой части речи принадлежит слово, и действовать согласно правилу для данных грамматических единиц.

согласовано или согласованно

Слово «согласованно» пишется – согласовано и согласованно .

Возможны оба написания; это зависит от того, какой частью речи является это слово.

Правило для «согласоваННо» (наречие)

Слово «согласованный » пишется с двумя «н». От него может быть образовано краткое причастие и наречие.

Наречие отвечает на вопрос «как?» и относится к глаголу (реже к прилагательному или другому наречию). В нем пишется столько же «н», сколько в слове, от которого мы его образовали. В данном случае «нн».

Примеры

  • Дети выполняют упражнения согласованно .
  • Мы согласованно вели свою линию.
  • Всё было сделано – согласованно .

Правило для «согласоваНо» (причастие)

Краткое причастие отвечает на вопрос «каков?» и относится к существительному; его можно, не меняя структуры предложения, перевести в полную форму (решение согласовано = решение согласованное ). В кратких причастиях всегда одно «н».

То есть, чтобы решить, как правильно «согласовано » или «согласованно », надо определить часть речи.

Примеры

  • Решение не было согласовано с директором.
  • Назначение члена правления должно быть согласовано с пайщиками.
  • Всё согласовано с заинтересованными лицами.


 

Возможно, будет полезно почитать: