Сколько лет в налоговой хранятся документы. Сколько лет хранятся документы в архиве

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале .

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Вид документа	Реквизиты дел ООО «Листопад»	Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558
Вид документа			период хранения	примечание
Счет-фактура
Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу	1278, 1387, 2675...4567
Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения				Очищаем архив Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения. И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов. Несмотря на то что срок хранения документов в организации, отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе. Без экспертной комиссии не обойтись Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте. ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2. Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом. Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании. Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом. Итоги Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы. Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

данные налогового бухгалтерского учёта;
документы, подтверждающие доходы;
документальное подтверждение расходов;
подтверждение удержания налогов;

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

Документ	Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)	5 лет
Путевой лист	5 лет
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка)	5 лет
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)	5 лет
Инвентарная карточка ОС	5 лет после выбытия ОС
Учетная политика	5 лет
Бухгалтерская справка	5 лет
Приказы по основной деятельности	До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)	5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала , о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО	До закрытия компании
Аудиторское заключение	До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета	5 лет
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура	4 года
Книги покупок и продаж с доп листами	4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН	До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС	До закрытия компании
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу	в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов	6 лет
Расчет 4-ФСС	Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании
Сведения СЗВ-М	6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)	До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)	Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)	До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*	- 50 лет , по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; - 75 лет , по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему	5 лет
График отпусков работников	1 год после использования
Штатное расписание	До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

И в РФ, и в РБ сроки хранения документов в организации определяются действующим законодательством. В нашей стране о правилах сохранения официальной документации, длительности ее нахождения в архивах гласят многочисленные федеральные законы. Внутри предприятия руководство вправе оформить локальный акт, которым внедряют отличающиеся от общепринятых сроки, но только так, чтобы это не противоречило общенациональной политике.

Базовая информация

Максимум полезной информации о сроках хранения документов в архивах организации можно извлечь из изданного в конце 2004-го ФЗ. Документ увидел свет под номером 125, датирован 22.10, посвящен архивам и правилам их ведения. Из документации следует, что любое предприятие в обязательном порядке должно хранить важные и официальные бумаги, регламентирующие деятельность этого юрлица. Распространяется закон и на ИП. Перечень документов, охваченных этим нормативом, включает связанные с личным составом. Законом оговорена необходимость хранить бумаги в течение установленного законодательством временного промежутка. При этом предприниматели обязаны учитывать все принятые в нашей стране акты, действующие на территории регистрации.

Внимательное изучение 125-го закона, позволяющего узнать, какой срок хранения документов в организации необходимо соблюдать неукоснительно, позволяет получить представление об ответственности - могут привлечь, если не следовать правилу. Предполагается административное или правовое, гражданское наказание, а в некоторых случаях особенно сильных нарушений ответственность может быть уголовной. К ней привлекают лицо, в ходе судебного разбирательства признанное виновным в нарушении закона. Для минимизации организационных сложностей в делопроизводственной практике любой ответственный предприниматель должен изучить упомянутый ФЗ, связанную с ним нормативную документацию.

Все в порядке

Согласно пункту № 18 упомянутого ранее закона, типовые архивные сроки хранения документов в организации можно соблюдать, оформив содержание всех официальных бумаг непосредственно на предприятии. Это распространятся на ИП, частную собственность, документацию, находящуюся во владении организации. Альтернатива - направление в специализированное учреждение, занимающееся архивными делами. На территории нашей страны есть официальный перечень всех таких учреждений, имеющих право вести архивы и гарантировать их сохранность в условиях, установленных законодательством.

В 98-м году был издан ФЗ, описывающий тонкости работы ООО. Из него следует, что сроки хранения архивных документов в организации такого плана необходимо согласовывать с законами, а само хранение организовывать там, где располагается исполнительный орган. Таким образом необходимо хранить бумаги, перечисленные в общих законах, действующих на территории страны различных нормативных актах, подчиняющих себе предприятия нашей державы, а также официальные бумаги, перечисленные в локальной документации, уставе организации и разнообразных решениях, принятых управляющим составом. Разрешается хранить указанные документы в месте, отличном от расположения исполнительного органа, но только в таком, какое было бы доступно всем участникам общества.

Почему?

В период всего срока хранения архивных документов в организации участник ООО имеет право затребовать доступ к какому-либо документу, если у него есть на это право исходя из положения и отношения во внутренней иерархии. Для ознакомления документацию предоставляют просителю в таком помещении, где находится исполнительная структура либо директор предприятия. Срок предоставления информации - три дня с момента, как сообщество получило запрос на ознакомление с официальными бумагами.

Классика решения

Как правило, чтобы соблюсти сроки хранения документов в негосударственных организациях, предприятие оформляет архивное отделение на своей площади. Хотя это считается частным вариантом, именно он встречается чаще всего. Если решили создать такую внутреннюю структуру, процесс документируют, оформляют положение. В этой документации фиксируют правила и последовательность процедуры создания отдела, указывают, на кого возлагается ответственность за сохранность всех объектов. Внутренний документ описывает регламент доступа к сохраняемому в архиве и длительность нахождения в этом отделе разных типов и форм бумаг. Можно внести иные организационные аспекты на усмотрение руководителя.

ИП, соблюдая требования, установленные к срокам хранения технических документов в организации, кассовых и прочих, как правило, организует небольшой архив прямо у себя дома. Такой предприниматель обязан обеспечить сохранность официальных бумаг, показывающих все аспекты его коммерческой активности, при этом составители законов учли, что объем документов относительно мал, что сделало бы обращение в архив или создание собственного отдела крайне затруднительным и неоправданным.

Итак, к делу: как долго?

Официальный перечень документов организации с указанием сроков хранения был издан в 2010-м, в последнем летнем месяце, 25-го числа, под номером 558. Документ выпустили за авторством Минкультуры в качестве приказа. В официальной документации перечислены типовые документы, подлежащие хранению, временные периоды, которые они должны храниться. Все возможные сроки делятся на ограниченные некоторым числом лет, до ликвидации предприятия и до момента, пока в официальной бумаге есть нужда. Некоторые документы необходимо хранить постоянно, есть такие, которые со временем заменятся новым - как раз до момента этой смены и придется их держать у себя.

Согласно этому приказу о сроках хранения документов в организации, довольно большое разнообразие официальных бумаг требует постоянной сохранности на территории фирмы. Это различные корпоративные документы, протоколы и решения, договора, заключенные при учреждении, уставы. Документация, фиксирующая права на некоторое имущество, также подлежит сохранению постоянно. Придется таким образом хранить доходные, расходные книги, особенно если предприятие рассчитывается с налоговой структурой в упрощенном режиме. Подлежат постоянному хранению отчеты бухгалтеров за год, договоренности, заключенные с коллективом, документы, сформировавшиеся при разделе собственности юрлиц. Необходимо постоянно беречь ЛНА, ряд гражданско-правовой документации. К числу последней относятся лизинговые документы и оформленные при продаже, приобретении, передаче на правилах аренды некоторого объекта, а также связанные с доверительным управлением и сходными имущественными вопросами.

Пока нужны

Согласно указанному выше перечню, срок хранения в организации документов, в которых сейчас есть нужда, может закончиться, как только эти официальные бумаги станет бесполезными для предприятия. К категории хранимых до такого момента относят законы, а также прочие нормативные акты, исполнительные листы, учетные журналы, заведенные на совместителей, образцы подписей ряда нанятых работников. Необходимо хранить, только пока есть нужда, документы, в которых учитывается копирование информационных баз. Аналогичное распространяется на бумаги, официально фиксирующие копирование электронных носителей, предназначенных для хранения секретной информации.

Согласно перечню сроков хранения документов в организации, перечисленные официальные бумаги должны храниться год или больше. Посвященное этому вопросу уточнение документа было опубликовано 25.10.10.

Старое и новое

Как можно заключить из нормативных актов, действующих на территории всей державы, сроки хранения документов в организации могут определяться необходимостью в замене объекта новым. До момента обновления необходимо хранить перечень паролей к машинам, на которых хранятся секретные сведения, формы первичной документации, регистров, а также бланки, по которым оформляют отчеты по статистике. Необходимо сохранять, пока не будут заменены на обновленные, образцы номенклатур дел, этические профессиональные кодексы, трудовые нормативы, сведения о законодательных актах. К этой категории принадлежат планы эвакуации персонала, имущества, списки детей нанятого штата, а также перечень профессий, для которых рабочие условия оцениваются как вредные, тяжелые, сопряженные с опасностями.

Пока мы есть

Для некоторых документов в организации срок хранения - до момента ликвидации юрлица. Законами определена необходимость хранить столько времени описи официальных бумаг, предоставленных при участии в торгах, объектами которых была недвижимость.

Если фирма ликвидируется, большая часть документации, связанной с ее работой, направляется на хранение в архив, принадлежащий муниципальной власти или государству. Минкультуры издало специальный приказ под номером 558 в 2010-м году. Из него следует, что у архива есть право проведения сортировки переданных официальных бумаг.

Точность - залог порядка

Для ряда документов в организации сроки хранения законами были определены максимально четко, то есть конкретным числом лет. Длительность варьируется в промежутке 1-75 лет. Максимальный период придется обеспечивать сохранность официальным бумагам, связанным с личным составом. Все приказы и распоряжения, перечисление работников, регламенты и распорядительная документация, лицевые карты и прочие официальные бумаги, связанные с учетом персонала - эти объекты относится к подлежащим хранению 75 лет.

Сорокапятилетний срок положено хранить протоколы, положения, оформленные в ходе аттестации рабочего места, если таковое не было признано вредным, опасным. На пятнадцатилетний срок в архив отправляют официальные документы, связанные с ЭЦП, документацию о востребовании имущества, если таковое наперекор закону было в чьем-то владении. Столько же лет нужно хранить документы, оформленные в ходе общения с иностранными компаниями, если предприятию присуща внешнеэкономическая активность.

Временные периоды: продолжая рассмотрение

Для определенных документов в организации срок хранения - десятилетие. Столько времени, в частности, нужно беречь ТЭП фирмы, а также бумаги, оформленные в ходе общения с лицом, получающим имущество для оперативного, доверительного управления, хозведения. Десятилетний период необходимо сохранять документы, фиксирующие правила и технологии защиты сведений. Аналогичные сроки распространяются на оформленные при продаже движимой собственности фирмы бумаги, на документы, сопровождающие передачу собственности в залог.

В течение пяти лет придется хранить ГПД. Обмен и прокат, подрядные договоренности и поручения - все это принадлежит к указанной категории.

Действующее законодательство, устанавливающее, сколько времени и в каких условиях нужно хранить документацию, предусматривает возможность корректировки срока: вместо определенного числа лет официальную бумагу могут направить на постоянное хранение. Такое возможно, если необходимость корректировки подтвердит организованная для этого комиссия экспертов и проверяющих.

Все посчитано

Срок хранения кассовых документов в организации регламентируется ФЗ, посвященным бухучету. Таковой был принят в 2011 под порядковым номером 402, датирован шестым декабря. Из официальной бумаги можно узнать, сколько времени нужно обеспечивать сохранность бухреестров, отчетов, первичной документации, заключений аудиторов. Если работа предприятия сопряжена с генерированием не только документов на бумажном носителе, но и электронных версий, их нужно хранить аналогичные напечатанным (написанным) сроки. Предприятие гарантирует сбережение стандартов, учетной политики, иных официальных бумаг, регламентирующих правила бухучета, пятилетний период и более с момента того года, когда они применялись последний день в бухгалтерской практике.

Действующими законами оговорен факт того, что длительность хранения документации рассчитывается исходя из года делопроизводства. Отсчет начинают с первого дня следующего года. Большая часть бухгалтерской документации предназначена для пятилетнего хранения, но есть исключения, которые нужно хранить больше, меньше либо постоянно.

А если конкретнее?

Типовой в организации - пятилетка. Столько же нужно хранить приложения к указанной группе документов, если они подтверждают некоторые операции и становятся причиной внесения в бухкнигу записи.

Годовые сводные отчеты, формируемые бухгалтерией, нужно хранить постоянно, за квартал - пятилетку, за месяц - в течение года. Если квартальных отчетов не формируют, месячные подлежат постоянному хранению, аналогичное распространяется на отчеты за квартал, если не оформляют таковых за год. Декларации, расчеты с налоговыми структурами, документы, сопровождающие авансовые платежи по программе страхования необходимо хранить пять лет. Если нет лицевых счетов, если на предприятии не оформляют ведомости, в которые вносят данные о начисленной оплате труда персонала, придется хранить сведения по страховым взносам в течение 75 лет.

Налоговые карты, фиксирующие налоги, доходные составляющие физлиц, следует хранить 5 лет, но срок увеличивается до 75, если предприятие не ведет лицсчет, не оформляет ведомость для зарплаты.

Варианты и периоды

Документы, оформляющие процесс общения на тему покупки канцелярии, хозимущества, билетов, а также переписка, связанная с расчетом за средства связи и иные административные нужды, хозяйственные аспекты, должна храниться годичный период.

Постоянно придется хранить документацию, связанную с переоценкой ОФ, амортизацией ОС, оценкой имущества предприятия. Аналогичное правило распространяется на акты, фиксирующие передачу права на недвижимость, совершение с ней сделок.

75 лет придется обеспечивать сохранность реестрам, фиксирующим информацию о доходах физлиц. Столько же хранятся счета персонала, лицевые карты. Десятилетие следует хранить документы, оформленные в рамках процедуры продажи движимой собственности предприятия.

Налоговая документация

Из действующего законодательства следует: четырехлетний временной промежуток обеспечивают сохранность информации бухучета, налогового, разнообразных официальных бумаг, требующихся для вычисления суммы налогов, направления денег адресату. Это распространяется на документы, из которых можно заключить, каковы доходы предприятия или ИП и его расходы, на официальные бумаги, подтверждающие удержание налогов.

Более подробно узнать о сроках можно, если ознакомиться со статьей № 23 посвященного налогообложению кодекса, причем в последней редакции. Периодически в федеральные законы и кодексы вносятся изменения, поэтому ответственный предприниматель должен отслеживать максимально точную и новую информацию относительно правил, регламентирующих его работу.

Возможно, будет полезно почитать: