Заполнять счет на оплату ип. Сделать счет на оплату: бланк для его выставления

Различные расчеты между собой индивидуальные предприниматели за оплату услуг, работ и товаров производят согласно специальной документации. При проведении продаж заказчику обязательно выставляют счет на оплату. Если продается продукция или товары, покупателю выписывается счет фактура и товарная накладная, в том случае, когда продавец платит НДС. Очень часто ИП интересует вопрос: необходимо ли выписывать счет на оплату и является ли такой счет обязательным? Выставлять счет на оплату не прописано не в одном документе, но существуют случаи, когда это необходимо делать. Счет будет выступать документом, в котором индивидуальный предприниматель указывает цену на свои товары и общую стоимость, а покупатель принимает эти условия и причисляет деньги. Но помимо этого партнер может оплатить услуги с помощью договора и накладной. Если соглашением прописано в обязательном порядке, составлять счет, то его оформлять необходимо. Сегодняшняя статья будет посвящена вопросу: как ИП выставить счет на оплату?

Какая форма счета?

Формы, которая бы утверждала вид счета или хотя бы предполагала его образец не существует. Такой счет не является бухгалтерским документом. Но все же можно найти некоторые сведения о том, что обязательно должно содержаться счете на оплату. Обязательно потребуется для этого знать реквизиты ИП и покупателя.

Основные шаги по созданию счета на оплату:

Счет на оплату создается в обычной офисной стандартной программе Excel или Word. В ней необходимо создать шаблон, который будет отображать счет ИП. Когда предприниматель будет заключать сделку, все что необходимо будет ему выполнить, это внести данные в форму.

Если ИП не хочет возиться с созданием шаблона в офисной программе, можно воспользоваться специальной программой, которая занимается формированием счетов. Такая программа хороша тем, что в ней будет автоматически вестись учет всех свершившихся сделок. Благодаря такой программе видение бухгалтерской отчетности будет значительно упрощено. Помимо этого данная программа дает возможность отслеживать процесс оплаты счета, который исключает возможность появления различных ошибок, а также перечисление на другой счет денежных средств. Использование таких программ требует определенных денежных вложений на то, чтоб их приобрести и обслуживать. Примеры данных платных программ служат следующие: Радософт Документы 6, 24com, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic. Кроме этого существуют еще и бесплатные программы, которые позволяют выставлять счета: Cashboard, Freshbooks, Zoho Invoice, WorkingPoint.

Выписывается и выставляется счет на оплату в двух видах, либо в электронном, либо в бумажном. Нужно указывать обязательно следующую информацию: обязательные реквизиты индивидуального предпринимателя или юридического лица (это идентификационный номер налогоплательщика, название компании, организационно-правовая форма, юридический адрес), банковские реквизиты (наименование банка, адрес банка, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК) и коды (ОКПО, ОКОНХ).

Когда ИП укажет свои реквизиты и покупателя ему необходимо поставить номер счета и написать дату его формирования. Ежегодно начиная с нового года номер счета необходимо указывать заново, после чего необходимо указать наименование, количество, единицы измерения и цену за оплачиваемую продукцию, товар или услугу. И указать отсутствие или наличие НДС.

В конце данного документа ИП необходимо написать фамилию и инициалы и расписаться. Печать можно ставить, а можно и нет, она не является обязательной.

Оплата (предоплата) покупателем оказанных ему услуг или отгружаемых продавцом (поставщиком) товаров осуществляется на основании выставленного счета на оплату. Данный документ важен как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Бланк счета на оплату не имеет унифицированной формы, поэтому организации могут разработать его самостоятельно и использовать в своей деятельности. Основное требование к "самодельному" бланку - содержание основных реквизитов, необходимых для документирования факта продажи товара (оказания услуги). К таковым относятся:

  • уникальный порядковый номер документа, указываемый в заголовочной части, с датой его составления;
  • платежные реквизиты получателя денежных средств (продавца). Могут быть указаны в качестве образца заполнения ;
  • реквизиты плательщика и грузополучателя, с указанием ИНН, полного или сокращенного (согласно Уставу) названия организации, а также почтового адреса;
  • перечень оплачиваемых товаров (услуг), с указанием их наименования, единицы измерения, количества и цены, а также налоговой информации (в случае необходимости выделить из общей стоимости товаров и указать сумму НДС).
Если счет выставляется на оплату на основании какого-либо договора, заказа или наряда, то в нём можно указать реквизиты этих документов (номер и дата).

В качестве дополнительной информации также можно указать условия совершения сделки. К таким данным можно отнести, например, условия вывоза, сроки оплаты товара.

Стоит отметить, что организациями в определенных случаях в качестве счета на оплату может использоваться типовая форма № 868 (в соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Заполнение счета по форме №868

При выставлении счета по форме № 868, необходимо, по возможности, заполнять все строки. Если какие-то поля остались незаполненными, в них проставляется прочерк.

К обязательным реквизитам формы относятся:
"Поставщик" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название организации поставщика (продавца) ТМЦ.

"Адрес" - почтовый адрес, номер контактного телефона/факса, банковские реквизиты поставщика (расчетный, корреспондентский счет, БИК банка и местонахождение (город) банка-поставщика).

"Грузоотправитель и его адрес" - если поставщик и грузоотправитель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Он же". В противном случае указывается ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование грузоотправителя, а также его полный почтовый адрес.

"Грузополучатель и его адрес" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес.

"Акцептован" - указывается отметка об акцепте счета.

"Плательщик и его адрес" - если плательщик и грузополучатель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Тот же, что и грузополучатель". Если нет, то указывается его ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.

"Сумма счета" - может быть заполнена частично или вовсе не заполняться, с указанием общей суммы в строке "Всего продажная".

При необходимости в данной форме прописывается и способ доставки, для чего имеется специальный раздел. В нем указывается: станция назначения и отправления, дата и способ отправки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), количество мест (например, число коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

В основной таблице типовой формы № 868 указываются сведения об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость, налоговая информация).

Правом подписи счета наделены руководитель и главный бухгалтер организации. Также, документ может быть подписан должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом или доверенностью.

Люди постоянно совершают покупки. Иногда для этого достаточно просто внести деньги в кассу. Но бывают случаи, когда нужно выписать счет на оплату. Что это за документ и когда возникает необходимость его оформления?

Расчеты между сторонами

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге. В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора. Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями. В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

Вид документа

Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.

Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:

  1. Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
  2. Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
  3. Данные о приобретаемом товаре или услуге.
  4. Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.

Формирование бланка

Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.

Бланк должен включать в себя следующие данные:

  1. Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
  2. Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
  3. Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
  4. Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
  5. Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.

Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.

Универсальный бланк счета на оплату, скачать бесплатно который мы предлагаем на этой странице в Word или Exсel, позволит правильно организовать оплату каких-либо товаров или услуг как после, так и до получения путем перечисления аванса (предоплаты). В необязательном документе должные указываться не только количество наименований с ценами за единицу и общей стоимостью как без НДС, так и с его учетом, но и реквизиты поставщика продукции (услуг), по которым производится движение денег. Важной его функцией является служение офертой для заключения сделки даже при отсутствии договора между компанией (ИП) и физическим лицом или другой организацией.

Особенности формы счета

Четко определенной формы счета в законодательстве РФ не существует, так как он не включен в список обязательных документов. Поэтому мы подготовили унифицированный образец, который при необходимости можно скорректировать с учетом специфики деятельности компании, особенностей предлагаемой продукции или услуг.

Каких-либо различий в бланках для организаций и для индивидуальных предпринимателей не существует. Небольшое отличие есть только при заполнении, когда ИП ставит на счете одну подпись, а в случае с компанией необходимо две - директора и главного бухгалтера.

Ключевым требованием при оформлении любого счета-фактуры (СФ) является наличие определенных данных:

  • название и номер документа;
  • реквизиты поставщика;
  • список наименований товаров (услуг) с указанием количества и цены за единицу;
  • общая стоимость с и без НДС;
  • дата оформления;
  • подписи ответственных лиц;
  • печать (при наличии) и др.

Согласно требованиям гл. 21 НК РФ, в счете на оплату необходимо отдельной строкой указывать начисленный НДС, чтобы предъявить его заказчику для оплаты. Если компания или ИП - неплательщик данного налога, то в соответствующей графе ставится пометка «без НДС».

Что дополнительно указывают в счете на оплату?

Помимо вышеперечисленной информации, в бланке счета-фактуры разрешено указывать и другие данные, связанные с реализацией текущей сделки. Это может быть описание услуг (товаров), адрес, контактная информация и логотип поставщика, период действия документа и пр.

Некоторые организации используют бланк СФ для уточнения условий совершения сделки, сроков поставок и другой важной информации, в том числе и для рекламы.

Примечательно то, что наличие подписи руководства (директора, бухгалтера или ИП), как и печати не является обязательным.

Скачать счет

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Счет на оплату бланк для ООО
Счет на оплату бланк для ИП

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

  • счетов-фактур;
  • товарных накладных;
  • транспортных накладных;
  • актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

  • полное юридическое наименование;
  • адрес поставщика;
  • ИНН поставщика;
  • КПП поставщика;
  • банковские реквизиты:
  • корреспондентский счет, наименование банка;
  • номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

  • для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
  • для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
  • для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.



 

Возможно, будет полезно почитать: