3.1. Порядок оформления на работу Прежде всего надо обратить внимание на методы подбора потенциальных работников.Это, прежде всего, личная оценка кандидата.Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы:1) паспорт;2) документ об

Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления 2.1. Общая характеристика управленческих документов Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом

4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии

Материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Банковские операции осуществляются по счетам на основании расчетных документов.

Расчетный документ представляет собой оформленный документ на бумажном носителе или электронный платежный документ :

• распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
• распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При осуществлении безналичных расчетов в формах , предусмотренных Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П, используются следующие расчетные документы:

• платежные поручения ;
• аккредитивы ;
• чеки ;
• платежные требования ;
• инкассовые поручения .

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 от 15 октября 2003 года (класс "Унифицированная система банковской документации") установлено, что расчетные документы на бумажных носителях оформляются на бланках документов.

Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин, но в некоторых случаях допускается использование копий бланков расчетных документов полученных на множительной технике без искажений.

Установлены определенные размеры полей бланков расчетных документов и существуют отклонения от установленных размеров, которые составляют 5 мм и не более, при этом обязательно сохраняется их расположения и размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. При распечатывании бумажных копий расчетных документов, составленных в электронной форме, размеры полей должны быть приближены к размерам полей бланков расчетных документов на бумажном носителе, установленным Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П, с учетом технических возможностей печатающих устройств. В бумажных копиях расчетных документов указываются наименования расчетных документов и номера форм по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, установленные Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П. В бумажной копии расчетного документа допускается наличие реквизитов, не предусмотренных Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, расположенных вне формата бланка расчетного документа (Указания ЦБ Российской Федерации от 24 апреля 2003 года №1274-у "Об особенностях применения форматов расчетных документов при осуществлении электронных расчетов через расчетную сеть Банка России").

Оборотные стороны бланков расчетных документов должны быть чистыми.

Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, (исключение составляют чеки, которые заполняются ручками с пастой или чернилами черного, синего, фиолетового цвета).

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. На расчетных документах должны быть четкими оттиск печати и оттиск штампа банка.

При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, которые отведены для их проставления.

Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.

На основании Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П установлено, что расчетные документы должны содержать следующие реквизиты :

• наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
• номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
• вид платежа;
• наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (далее ИНН);
• наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (далее БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• наименование получателя средств, номер его счета, ИНН;
• наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета;
• назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой. Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П;
• сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
• очередность платежа;
• вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;
• подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Поля "Плательщик", "Получатель", "Назначение платежа", "ИНН" (ИНН плательщика), "ИНН" (ИНН получателя), а также поля 101 - 110 в расчетных документах на перечисление и взыскание налоговых и иных обязательных платежей заполняются с учетом требований, установленных Министерством Российской Федерации по налогам и сборам, Министерством финансов Российской Федерации и Государственным таможенным комитетом Российской Федерации в нормативных правовых актах, принятых совместно или по согласованию с Банком России;

• поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными;
• исправления, помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются;
• расчетные документы действительны в течение десяти календарных дней .

Налоговое ведомство своим Письмом от 23 декабря 2004 года №24-3-03/935 "О замене документов иностранных организаций, подтверждающих их постановку на учет/учет в налоговых органах" обязывает банки сверять ИНН клиента с ИНН, который указан в документах, подтверждающих постановку на учет в налоговых органах и выданных после 1 октября 2003 года при представлении иностранными организациями расчетных документов.

В случае несоответствия данных, банкам не следует принимать расчетные документы к исполнению. Это сделано с целью не допустить осуществления платежей на основании расчетных документов с указанием недействительных и не подлежащих применению ИНН и КИО.

Порядок представления расчетных документов

Расчетные документы заполняются идентично и предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимых для участников расчетов.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы и оттиска печати, или одной подписи и оттиска печати, заявленных в карточке с образцами подписей.

По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.

При поступлении от клиентов расчетных документов банк осуществляет проверку в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П.

Банком не принимаются расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований.

Списание банком денежных средств со счета клиента производится на основании первого экземпляра расчетного документа .

Порядок отзыва расчетных документов

Плательщики имеют право отозвать свои платежные поручения, получатели средств (взыскатели) - расчетные документы, принятые банком в порядке расчетов по инкассо (платежные требования, инкассовые поручения), не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку по внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок".

Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки:

• в полной сумме;
• частично оплаченные в сумме остатка.

Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Отзыв расчетных документов осуществляется на основании заявления клиента , составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием необходимых для осуществления отзыва следующих реквизитов:

• номера;
• даты составления;
• суммы расчетного документа;
• наименования плательщика или получателя средств.

Два экземпляра заявления на отзыв подписываются лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика, - по платежным поручениям или получателя средств (взыскателя) - по платежным требованиям и инкассовым поручениям.

Первый экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка.

Второй возвращается клиенту.

Банк, обслуживающий получателя средств, производит отзыв платежных требований и инкассовых поручений на основании письменного заявления клиента, направленного в банк плательщика.

Отозванные платежные поручения возвращаются банками плательщикам; расчетные документы, полученные в порядке расчетов по инкассо, - получателям средств (взыскателям) после их поступления от банков, обслуживающих плательщиков.

Порядок возврата расчетных документов

С 1 января 2005 года неправильно заполненные расчетные документы не принимаются кредитными организациями, так как Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации №2-П установлено, что расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему не подлежат.

Количество цифр в КБК увеличилось, Центральный банк Российской Федерации Указанием от 25 августа 2004 года №1493-У "О внесении изменений и дополнений в Указание Банка России от 24 апреля 2003 года №1274-У "Об особенностях применения форматов расчетных документов при осуществлении электронных расчетов через расчетную сеть Банка России" увеличил максимальную длину поля 104 в платежном поручении до 20 символов.

В случае закрытия счета клиента, возврат расчетных документов из картотеки осуществляется в следующем порядке :

• платежные поручения возвращаются плательщику;
• расчетные документы, которые поступили в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств через банк, с указанием даты закрытия счета;
• при возврате расчетных документов, банк составляет опись, которая хранится с юридическим делом клиента, счет которого закрывается;
• при невозможности возврата платежных требований и инкассовых поручений, в случае ликвидации банка получателя (взыскателя), или отсутствия информации о местонахождении получателя средств (взыскателя), они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается;
• при возврате принятых, но не исполненных по каким либо причинам расчетных документов, отметки банков, подтвердившие их прием, перечеркиваются банком. На оборотной стороне первого экземпляра платежного требования и инкассового поручения делается отметка о причине возврата; проставляются дата, штамп банка, подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника. В журнале регистрации платежных требований и инкассовых поручений делается запись с указанием даты возврата.

Исправления в расчетных документах

Не допускается исправления в расчетных документах следующими нижеперечисленными законодательными актами.

На основании пункта 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается . В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В соответствии с положением о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, установлено, что кредитная организация имеет право отказать в приеме расчетного документа , в случае, если:

• удостоверение прав распоряжения счетом признано сомнительным;
• при нарушении требований по оформлению документа.

При приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается.

При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить :

• соответствует ли документ установленной форме бланка;
• заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты;
• правильно ли указаны банковские реквизиты;
• соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом, заявленным кредитной организацией образцам.

Расчетные документы, принятые кредитной организацией к исполнению, должны оформляться подписью бухгалтерского работника, осуществившего их прием и проверку, с указанием даты приема.

Приказом Минфина Российской Федерации №86н, МНС Российской Федерации №БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 года "Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей", не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы . В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься, но лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы одной чертой и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы.

Исправление ошибки в первичном документе подписывается словом "исправлено", подтверждается подписью лиц, подписавших документ, и указывается дата исправления.

Более подробно с вопросами, касающимися безналичных расчетов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" "Безналичные расчеты".

Общий порядок приема расчетных документов в банке

Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписи учиненных должностными лицами имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке.

Расчетные документы по операциям осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, принимаются, подписываются лицами уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы по операциям осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке, с образцом подписи без оттиска печати.

Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от их суммы. Прием документов от предприятий производиться банком в течении дня в зависимости от времени работы банка с клиентами. При этом документы принятые банком от предприятий производятся по балансу в тот же день. Платежные поручения, платежные требования выписываются, как правило, с использованием технических средств в один прием под копирку или путем размножения подлинников в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон.

Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками.

Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются.

Списание средств со счета плательщика производиться только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по факсу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка России.

На счетах предприятий не всегда достаточно средств для оплаты денежно-расчетных документов. В таких случаях банк обязан соблюдать очередность платежей.

Все документы банк оплачивает с учетом очередности платежей:

1. Списание по исполнительным документам (приказы арбитража, суда), предусматривающим выдачу денежных средств по возмещению вреда, причиненного жизни и здоровью, а также взыскание алиментов;

2. Списание по исполнительным документам для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому гонорару;

3. Списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, а также по отчислениям в пенсионный фонд, фонд соцстраха, фонд занятости населения, фонд обязательного медицинского страхования, профвзносы;

4. Списание по платежам в бюджет и во внебюджетные фонды, кроме предусмотренных в III группе;

5. Списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

Безналичные расчеты осуществляются на основании расчетных документов установленной формы и с соблюдением соответствующего документооборота.

Расчетные документы – это документы, на основании которых банк осуществляет списание денежных средств со счета клиента. Для владельца счета эти документы являются платежными. Расчетный (платежный) документ составляется в соответствии с требованиями Банка России в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа.

Расчетный (платежный) документ может быть составлен владельцем счета как распоряжение плательщика о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств. Помимо этого платежный документ может составить получатель средств как распоряжение на списание денежных средств со счета плательщика и перечислении их на счет, указанным получателем средств (взыскателем).

В соответствии с действующим Положением о безналичных расчетах в современных условиях используются следующие платежные документы (платежные инструменты):

платежные поручения;

аккредитивы;

платежные требования;

инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на типографском бланке документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации. Допускается использование копии бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, что копирование производится без искажения.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

наименование расчетных документов и код формы по ОКУД ОК 011-93;

номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

вид платежа (почтой, телеграфом, электронно);

сумма платежа указывается прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается; копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. При указание суммы платежа цифрами, рубли отделяются от копеек знаком тире «-»;

наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер плательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

наименование получателя средств, номер его счета, ИНН;

наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корсчета или субсчета;

назначение платежа;

очередность платежа;

вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам банков»;

подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати.

В расчетных документах не допускаются исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

Расчетные документы предъявляются в банк в таком количестве экземпляров, которые необходимо для всех участников расчетов. Все экземпляры этих документов должны быть заполнены идентично. Чаще всего заполняется четыре экземпляра расчетных документов. Первый экземпляр используется в банке плательщика для списания средств со счета клиента и остается в документах дня банка. Второй и третий экземпляры отсылаются в банк получателя средств: при этом второй служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах дня банка, а третий прилагается к выписке со счета получателя платежа. Четвертый экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приеме расчетного документа к исполнению. При этом второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с помощью множительной техники, электронно-вычислительных машин, копировальной бумаги.

В подтверждении сумм, списанных, выданных или зачисленных на расчетный (текущий) счет клиента банк отчитывается перед ним выпиской из расчетного счета. Выпиской является второй экземпляр лицевого счета клиента, открытого ему банком. Выписки выдаются в порядке и сроки, указанные в карточках с образцами подписей и оттиска печати. Если выписки лицевых счетов изготовлены на ЭВМ, то они выдаются клиенту без штампов и подписей работников банка. В иных случаях их подписывает бухгалтер, ведущий счет, и заверяет штампом кредитной организации (на каждом листе выписки). По суммам, зачисленным на расчетный счет, к выпискам прилагаются документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.

Владелец счета должен в течение десяти дней после получения выписки сообщить банку о суммах, ошибочно зачисленных или списанных со счета. Если в указанные сроки от клиента не поступили возражения, то совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

Выписка содержит следующие данные:

остаток денежных средств на начало дня;

дату и номер документа;

код банковской операции;

сумма с записью по дебету или кредиту счета клиента;

обороты на дату выписки;

остаток на конец дня.

Прием расчетных (платежных) документов от предприятий и организаций банк производит в течение рабочего дня согласно времени работы банка с клиентами. Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы. . При недостаточности средств на счете клиента эти документы помещаются в картотеку по внебалансовому счету №90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные – в сумме остатка. Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Отзыв расчетных документов осуществляется на основании заявления клиента, представленного в банк. Это заявление составляется в двух экземплярах в произвольной форме с указанием реквизитов, необходимых для отзыва: номер, дата составления, сумма расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).

Банки выполняют расчеты клиентов на основании специальных документов. Они называются расчетными и служат указанием банку от клиента совершить ту или иную операцию со средствами, которые размещены на счете.

Какие бывают ?

Как работать с расчетными документами, исчерпывающе изложено в «Положении о безналичных расчетах №2-П» (далее просто Положение). Кроме того, в данном нормативном акте описаны их виды, требования к оформлению. Различают следующие виды документов (расчетных):

• платежные требования;
• чеки;
• поручения платежные;
• поручения инкассовые;
• аккредитивы.

Для каждого вышеуказанного документа существует специальная форма, которая утверждена на законодательном уровне, искажение ее не допускается. Бланки расчетных документов могут изготавливаться в типографиях, допускается размножение их на копировальной технике или распечатывание с использованием компьютера, без искажений.

Реквизиты расчетного документа

Расчетные документы имеют обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены в соответствии с требованиями. Перед тем, как принять документы в работу, банки проверяют правильность и корректность заполнения каждого. Они имеют такие реквизиты:

• название;
• номер и дату;
• тип платежа;
• реквизиты плательщика (наименование, код плательщика сбора, номер счета);
• банковское учреждение отправителя, его БИК;
• реквизиты получателя (наименование, код плательщика сбора, номер счета);
• банковское урчеждение получателя, его БИК;
• сумму операции (обязательно указывается как цифрами, так и словами);
• вид операции;
• очередность;
• подписи ответственных и печать.

Важно! При заполнении реквизитов запрещены помарки, исправления, корректировки. Все данные должны быть внесены соответствующим образом, а документ завизирован подписями и мокрой печатью.

Порядок представления и отзыва расчетного документа

Платежные документы предоставляются в банк в том количестве, которое необходимо для всех сторон. Для банка предназначен первый экземпляр, на его основании производится платеж, остальные - могут быть выполнены с применением копировальной техники. Расчетные документы являются действительными в течение десяти дней (календарных), день их выдачи не учитывается.

При представлении документов, банковское учреждение в обязательном порядке проверяет наличие подписей и печати, их соответствие оригиналам, внесенным в карточку с образцами автографов. В случае соответствия расчетных документов требованиям, банк на их основании производит платежи.

Документы, определяемые как расчетные, могут быть отозваны в порядке, предусмотренном Положением. Платежные документы, которые не были оплачены, или если они были частично исполнены, могут быть отозваны в 100 % размере, то есть в полной сумме. Для того чтобы отозвать документ, необходимо предоставить в обслуживающее банковское учреждение заявление, его можно написать в произвольной форме. Заявление предоставляется в двух экземплярах, в нем указывают все реквизиты, необходимые для отзыва, а также данные расчетного документа. Заявление обязательно должно быть завизировано печатью и подписями лиц, наделенных полномочиями.

Отозванные документы возвращаются предъявителям с соответствующей отметкой, в которой указана причина возврата. Также указывается дата и ставится банковский штамп, ФИО и подпись исполнителя. Запись о возврате обязательно делается в журнале, в котором регистрируют требования (платежные) и поручения (инкассовые).

К работе с такими документами необходимо относиться ответственно. Нужно соблюдать требования инструкций по безналичным расчетам. Ошибка в заполнении вышеуказанных документов может грозить тем, что они не будут приняты к исполнению. Что касается банков, то они обязаны контролировать заполнение всех реквизитов и осуществлять платежи согласно данным, изложенным в представленных документах. В случае нарушения, финансовое учреждение несет ответственность за совершение операций.

Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;