Акт передачи проектной документации образец word. Как выглядит образец акта приема-передачи документов

Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.

Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.

Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.

Требования к акту приема-передачи документов

Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:

  • полное наименование передающей и принимающей стороны;
  • должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
  • дату и место передачи (или место составления акта);
  • подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
  • подписи представителей передающей и принимающей сторон;
  • оттиски печатей сторон.

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.

«Утверждаю» «Утверждаю»

Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»

Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.

Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.

Читайте также: Расписка о долге денежных средств: образец

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»

Томин С.И. ___________ Павлов И.А.

Страхов В.П.

Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):

Приложение к акту приема-передачи

Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»

передаваемых документов.

  1. Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
  2. Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия
  1. Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал

От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»

Иванов В.А. __________ Артемов А.И.

Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).

Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.

При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:

  • Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
  • Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
  • Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.

Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

  • Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
  • Дата заполнения документа;
  • Название компании, которая составила документ;
  • В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
  • Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
  • Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
  • Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.

В какой валюте необходимо составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

  • дата и место передачи документов;
  • лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
  • причина передачи документов;
  • перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
  • подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.

Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Наименование документа (дела)

Крайние даты

Кол-во документов (листов)

Примечание

Протоколы общего собрания акционеров ОАО «Краска»

01.03.2010- 18.03.2013
...
...

Положения об общих собраниях акционеров

Отсутствует положение об общих собраниях акционеров № 1/36 за 2013 год
...

Приказы ОАО «Краски»

Приложение №1

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

  1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
  2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

  • Увольнения работника,
  • Назначения работника на ту или иную должность,
  • Перевода сотрудника на другую должность,
  • Перевода сотрудника в другое подразделение,
  • Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

Номер документа

Наименование документа

Примечания

Письмо председателя ООО о приеме …

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.



 

Возможно, будет полезно почитать: