Переименование фирмы. Дополнительное соглашение о переименовании должности

Актуальность: 2014 г.

Изменения, которые необходимо внести в кадровые документы организации при переименовании и изменении адреса организации.

Важно помнить, при ведении кадрового делопроизводства , необходимо руководствоваться требованиями законодательства и учредительными документами организации. При внесении каких-либо изменений в учредительные документы (переименование, изменение адреса и т.д.) организации, должна быть приведена в соответствие и кадровая документация.

Приказ по основной деятельности о переименовании организации и изменении юридического адреса.
Изменения в трудовые договора.
Изменения в трудовые книжки .

Изменения в локально нормативные акты организации (положения и правила, в журналы и книги, в личные карточки работников).

1. Приказ по основной деятельности о переименовании организации и изменении юридического адреса.

Издается Приказ, в котором указывается, что происходит переименование (номер и дата протокола общего собрания учредителей, дата и номер свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ), и на основании этого кадровые документы приводятся в соответствие с учредительными документами организации.

2. Изменения в трудовые договора.

Если в трудовых договорах между работниками и работодателем местом работы указаны наименование организации и ее юридический адрес, в организации происходит смена местонахождения и смена юридического адреса в пределах одного города и все работники согласны остаться работать в организации по новому адресу, то это не будет являться переводом на новую работу. В таком случае, достаточно заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указать в качестве места работы новый юридический адрес организации.

Со дня внесения регистрирующим органом (ФНС России) сведений в Единый государственный реестр юридических лиц организация считается переименованной.

При этом трудовое законодательство не дает однозначного ответа, нужно ли в таком случае заключать дополнительные соглашения с работниками. Существует несколько точек зрения по данному вопросу.

Согласно первой точке зрения заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам нет необходимости. В соответствии со ст. 57 ТК РФ содержание трудового договора условно можно разделить на две части: первая включает сведения, характеризующие работника и работодателя, а вторая - условия трудового договора. В ч. 1 ст. 57 ТК РФ определено, что в трудовом договоре указываются сведения о работнике и работодателе. Сведения о работодателе включают его наименование (полное, а также сокращенное (при наличии)) и место нахождения.

Наименование работодателя относится к "сведениям", но не к "условиям", а согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон. Новое наименование организации в трудовые договоры следует вносить по аналогии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, предусматривающей, что недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Согласно второй точке зрения вносить новое наименование организации в трудовые договоры не нужно , так как изменение наименования работодателя не влияет на трудовые отношения с работниками, а прежнее наименование в трудовых договорах имеется.

Согласно третьей точке зрения необходимо подготовить дополнительные соглашения , вносящие соответствующие изменения в трудовые договоры. Так, из анализа ч. 3 ст. 57 ТК РФ следует, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими, а не измененными сведениями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Таким образом, из вышеизложенного следует: поскольку порядок внесения измененных сведений в трудовые договоры ТК РФ надлежащим образом не урегулирован, работодатель вынужден самостоятельно решать, как оформлять и вносить соответствующие изменения.

3. Изменения в трудовые книжки.

Запись в трудовую книжку работника необходимо производить в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.

Отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В Инструкции не определено, какую дату ставить в графе 3 при переименовании организации. Однако представляется, что это должен быть день внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

В соответствии с Инструкцией основанием переименования является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Следует учитывать, что, как правило, решение об изменении наименования принимается не в самой организации, а собственником имущества.

Таким образом, для общества с ограниченной ответственностью, в графу 4 следует вносить: решение общего собрания участников общества.

4. Изменения в локально нормативные акты организации.

Все работники должны соблюдать правила, которые утверждены в компании до ее переименования. После изменения наименования организация может принять новые локальные акты, но не обязана это делать. Достаточно издания приказа о признании в организации внутренних кадровых документов, которые приняты до ее переименования.
Чтобы старые локальные акты действовали в компании после ее переименования, издается приказ о правопреемстве. На основании этого документа изменяется название в локальных актах. Для этого достаточно зачеркнуть старое и указать новое. Рядом с правкой напишите «Исправленному верить» и укажите реквизиты приказа.

4.1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действующие нормативно-правовые акты прямо не устанавливают порядок действий в ситуации, когда организация изменила свою организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета.

Если организация изменила свои организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то необходимо на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.

В соответствии с п. 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) при изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Указанной процедурой можно воспользоваться и в случае необходимости отражения переименовании организации на обложке книги учета: на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.

Таким же образом можно поступить и с другими действующими в организациями журналами и книгами.

4.2. Личная карточка работника Т-2.

Порядок внесения изменений при смене наименования организации в личную карточку по унифицированной форме N Т-2 законодательно не установлен.

В заголовке в строке "Наименование организации" указывается наименование организации-работодателя в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его).
Изменение наименования организации производится на основании решения общего собрания участников (акционеров), которое фиксируется протоколом (решением) общего собрания. В этом случае именно этот протокол будет являться основанием внесения соответствующей записи в личную карточку.

Один из вариантов несения изменений : одной чертой зачеркнуть прежнее наименование организации и либо сверху, либо в дополнительной строке вписать новое наименование, а в разд. X "Дополнительные сведения" указать наименование документа, на основании которого изменено наименование организации (например, протокол общего собрания или иное решение работодателя, его дату и номер);

Можно поступить иначе: применить по аналогии порядок внесения изменений в случае смены наименования организации, установленный п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69): одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то" и проставляются основание переименования - протокол общего собрания или иное решение работодателя, его дата и номер.

М.Г. Суховская, юрист

ООО решило сменить название: пошаговая инструкция

О том, какими способами теперь можно подтверждать решения общего собрания участников ООО, мы писали:

Как вы знаете, наименование организации содержится не только в ее учредительных и внутренних документах, но и в ЕГРЮЛп. 5 ст. 54 ГК РФ ; п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; подп. «а» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ) . Поэтому если в силу определенных причин (например, из-за смены основного вида деятельности) у компании возникает необходимость изменить имя, это неизбежно влечет за собой ряд обязательных действий. А каких - мы сейчас расскажем.

Практически все сказанное применимо и для акционерных обществ.

Документально фиксируем решение о смене наименования

Для этого нужно оформит ьп. 4 ст. 12 , подп. 2 п. 2 ст. 33 , ст. 39 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ :

<если> в ООО несколько участников - протокол общего собрания;
<если> у общества один учредитель - решение единственного участника.

Кроме того, надо оформить новую редакцию устава - как минимум в двух экземплярах.

Готовим и подаем документы в регистрирующую ИФНС

Вот что входит в пакет документо вп. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ .

1. Заявление по форме № Р13001приложение № 4 к Приказу ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ , в котором надо заполнить титульный лист, а также листы А «Сведения о наименовании юридического лица» и М «Сведения о заявителе». При этом в титульный лист вписывается пока еще действующее название организации, а вот в лист А надо вписать уже новое название.

Учтите, что подпись заявителя (как правило, это генеральный директор) на листе М должна быть заверена нотариальн опп. 5.17.4 , 2.20.4 Требований, утв. Приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ .

Для удостоверения подписи директора нотариусы, помимо его паспорта, как правило, требуют представить им документы (оригиналы), свидетельствующие о легитимности руководителя, а именно:

выписку из ЕГРЮЛ, выданную не более 1 месяца назад;
решение о назначении руководителя;
устав ООО - как действующий, так и его новую редакцию;
решение (протокол) о смене наименования компании;
свидетельства о присвоении юрлицу ОГРН и ИНН.

2. Соответствующий протокол общего собрания участников ООО или решение единственного участника.

3. Два экземпляра оригинала устава в новой редакции.

4. Квитанция об уплате госпошлины в размере 800 руб. за регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы организаци иподп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если не уведомить (или уведомить несвоевременно) регистрирующую ИФНС о смене наименования фирмы, ее руководителю грозят предупреждение или штраф 5000 руб.ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ

Подать эти документы (лично, по почте ценным письмом, через МФЦ или сайт госуслу гп. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) надо в течение 3 рабочих дней со дня, следующего за днем, которым датированы протокол общего собрания или решение единственного участник ап. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ .

Инспекция в течение 5 рабочих дней со дня получения вышеназванных документов должна зарегистрировать факт изменения названия компании и внести соответствующую запись в ЕГРЮЛп. 1 ст. 8 , п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ . После чего заявителю будут выданы на руки либо направлены по почте (в зависимости от того, какой способ получения был указан в заявлени и)п. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ ; пп. 15 , 87 Регламента, утв. Приказом Минфина от 22.06.2012 № 87н ; Письмо ФНС от 21.06.2013 № ПА-4-6/11289@ (п. 3) :

один экземпляр новой редакции устава с отметкой ИФНС;
лист записи ЕГРЮЛприложение № 2 к Приказу ФНС от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@ ;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, содержащее новое названи еПисьмо ФНС от 07.05.2015 № СА-4-14/7844@ .

В рамках обычного запроса - в течение 5 рабочих дней с даты его представления в ИФНСп. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ - любое количество выписок о самой себе фирма вправе получить бесплатн о ; Письмо ФНС от 30.12.2010 № ПА-37-6/19020@ (п. 1.6) . А вот за срочное получение выписок (на следующий рабочий день после запроса) придется заплатить по 400 руб. за каждый экземпля рп. 1 Постановления Правительства от 19.05.2014 № 462 .

Зарегистрировав смену названия фирмы, инспекция должна самостоятельно в течение 5 рабочих дней уведомить об этом территориальные отделения ПФР и ФСС, а также органы статистик ип. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства от 22.12.2011 № 1092 . Но на всякий случай через некоторое время позвоните туда и поинтересуйтесь, проинформировала ли их ИФНС. Если нет, сами направьте им уведомления о том, что с той даты, которой датирован лист записи ЕГРЮЛп. 6 ст. 52 ГК РФ , фирма работает под новым именем.

Кстати, если вы сдаете отчетность в электронном виде, сообщите своему оператору о смене названия. Скорее всего, нужно будет менять ЭЦПп. 2 ч. 2 ст. 14 , п. 2 ч. 2 ст. 17 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и перенастраивать программу.

Уведомляем контрагентов

После того как в ЕГРЮЛ внесут изменения, подтвержденные листом записи, обязательно разошлите всем деловым партнерам уведомление о переименовании организации. Ведь не секрет, что неверные данные, например, в счетах-фактурах или первичке - лишний повод для налоговиков отказать в вычете или в учете расходов. И затем первое время внимательно следите, какое название указано в поступающих к вам документах. Если старое - незамедлительно просите их заменить.

При смене названия юридическое лицо не меняется. Фирма продолжает свою деятельность, хотя и под новым именем. Поэтому все ранее заключенные договоры сохраняют свое действие, перезаключать их не нужно.

Обзаводимся новой «фирменной» печатью

Подробнее о поправках, касающихся применения организациями круглой печати, написано:

Закажите печать с новым названием, если ваша фирма ее использует. Благо сейчас изготовить ее можно за 1 день.

Меняем банковскую карточку

При смене названия и замене печати фирме придется обращаться в свой банк для оформления новой карточки с образцами подписе йп. 7.11 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 № 153-И .

При этом надо заранее уточнить, какие документы банк затребует, помимо приказов о назначении генерального директора и главного бухгалтера и их паспортов. Почти наверняка вам скажут принести еще и выписку из ЕГРЮЛ с новым названием.

Перерегистрируем ККТ, если фирма ее применяет

Для этого надо подать в ИФНС по месту регистрации ККТп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 23.07.2007 № 470 ; пп. 26 , 76 Регламента, утв. Приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н :

заявление по утвержденной форм еутв. Приказом ФНС от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@ . На его титульном листе, в поле «Вид документа», указывается «2/5»;
паспорт ККТ, карточку регистрации и учетный талон (при наличии).

Срок для подачи документов на перерегистрацию ККТ не установлен. Но это не значит, что можно никуда не спешить. Имейте в виду, что использование кассового аппарата, не перерегистрированного в связи со сменой названия компании, может быть расценено налоговиками как применение ККТ, которая используется с нарушением установленного порядка и условий ее регистрации. А за это грозит штра фч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ :

для организации - 30 000- 40 000 руб.;
для ее руководителя - 3000- 4000 руб.

Так что во избежание неприятностей до перерегистрации ККТ лучше вообще ее не использовать.

Переоформляем лицензии, если таковые имеются

Сменив название, фирма должна переоформить все имеющиеся у нее лицензии, включая те, что действуют бессрочн оч. 1 ст. 18 Закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ (далее - Закон № 99-ФЗ) .

Вопрос

В связи, с изменением юр. адреса и наименованием какие кадровые документы нужно менять. И нужно ли делать допники к трудовым договорам?

Ответ

Считаем, что изменения вносить следует в те документы, в которых отражается наименование работодателя, а именно: внести актуальное наименование следует в локальные акты, трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2) и т.д.

В связи с переименованием организации необходимо оформить приказ по основной деятельности. В приказе следует указать, что в связи с переименованием, оформленным записью в ЕГРЮЛ о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, за соответствующим государственным регистрационным номером, использовать новое наименование во всей кадровой документации и локальных актах организации. В связи с этим внести в кадровые документы и локальные акты запись о переименовании организации.

Локальные акты организации

Трудовое законодательство не требует внесения изменений в локальные акты при переименовании организации. Так, коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации (ч. 4 ст. 43 Трудового кодекса РФ). Аналогично продолжают действовать и иные локальные акты. В то же время в соответствии со ст. 44 ТК РФ организация вправе внести изменения и дополнения в коллективный договор.

Трудовой договор

Трудовое законодательство не дает однозначного ответа, нужно ли в таком случае заключать дополнительные соглашения с работниками. Существует несколько точек зрения по данному вопросу.

Согласно первой точке зрения заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам нет необходимости.

Наименование работодателя относится к «сведениям», но не к «условиям», а согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон. Новое наименование организации в трудовые договоры следует вносить по аналогии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, предусматривающей, что недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Согласно второй точке зрения вносить новое наименование организации в трудовые договоры не нужно, так как изменение наименования работодателя не влияет на трудовые отношения с работниками, а прежнее наименование в трудовых договорах имеется.

Согласно третьей точке зрения необходимо подготовить дополнительные соглашения, вносящие соответствующие изменения в трудовые договоры. Так, из анализа ч. 3 ст. 57 ТК РФ следует, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими, а не измененными сведениями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель вынужден самостоятельно решать, как оформлять и вносить соответствующие изменения.

Трудовая книжка

Если наименование работодателя поменялось, то данный факт необходимо отразить в трудовых книжках работников.

Процедура внесения записи о переименовании заключается в следующем (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

— запись должна быть сделана отдельной строкой;

— запись с указанием даты производится в графе 3 раздела «Сведения о работе»;

— основание переименования (приказ или иное решение, дата, номер) указывается в графе 4 раздела «Сведения о работе».

Обращаем внимание на то, что нумеровать запись о переименовании работодателя не нужно. Дату изменения наименования работодателя следует указать непосредственно в тексте данной записи, а не в графе 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Такие выводы следуют из п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Личные карточки работника

При внесении новых сведений о наименовании юридического лица в личные карточки работников (форма N Т-2) необходимо учитывать, что законодательно вопрос внесения изменений в личные карточки работников, не касающихся сведений о самом работнике, не регулируется. Поэтому произвести такие изменения можно путем зачеркивания прежних сведений и записывания новых данных со ссылкой на изменяющий документ (приказ и его реквизиты), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Бланки

Также необходимо внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Смежные вопросы:

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто…...
Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
✒ По вопросу о…...
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Прошу разъяснить вопрос по должностям. Сотрудник (Юрист) уходит в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. Руководство планирует на период отпуска заменить ее должность на другую (специалист по…...

Даже если речь идет только о переименовании, а не о реорганизации, то все равно организационные мероприятия в рамках такого юридически значимого события должны осуществляться по плану, с назначением ответственных и сроков.

В случае с государственным или муниципальным учреждением решение о переименовании, как правило, принимает вышестоящая организация или орган местного самоуправления, который является учредителем. Приказ об изменении наименования издается вышестоящим органом или органом-учредителем, утверждается и план необходимых мероприятий. Рассмотрим те из мероприятий, что находятся в зоне ответственности службы делопроизводства:

1. После получения из налоговой инспекции свидетельства о регистрации изменения наименования в ЕГРЮЛ и зарегистрированных изменений в уставе (обычно юридическая служба выполняет эти действия) необходимо подготовить / издать приказ первого руководителя о конкретной дате начала использования нового наименования учреждения .

2. К этой конкретной дате необходимо изготовить новую «главную» печать учреждения, печати специального назначения и новые регистрационные штампы с новым наименованием . Новые печати и штампы также необходимо утвердить и ввести в действие с конкретной даты начала использования нового наименования учреждения. Все оттиски новых печатей и штампов необходимо внести в журнал учета выдачи печатей и штампов и обеспечить их выдачу ответственным сотрудникам к данной дате. Ранее применявшиеся печати и штампы необходимо принять от ответственных сотрудников и организовать их уничтожение по акту; состав комиссии может быть заранее определен в плане мероприятий (главный бухгалтер, руководитель службы делопроизводства, специалист по безопасности / защите информации, ответственный за внутренний контроль).

3. Должны быть также подготовлены и утверждены с даты начала использования нового наименования организации новые бланки учреждения, их электронные шаблоны и типовые формы применяемых унифицированных форм документов. В журнале учета бланков учреждения необходимо сделать отдельной строкой удостоверительную запись об изменении наименования учреждения и с даты начала использования нового наименования выделить прежние бланки к уничтожению комиссией (возможно, той же самой, что создана для уничтожения печатей и штампов).

В небольших учреждениях ведение журнала учета бланков может быть продолжено, но после удостоверительной записи нумерация бланков должна начинаться с условного первого номера (01, 010, 0100 и т.п.). В крупных учреждениях новые печати, штампы, бланки, формы новых журналов их учета и ответственные за правильность их применения и использования могут утверждаться одновременно приказами, которые издаются в тот же день, с которого начинается использование нового наименования.

Вопрос о применении иных предметов, которые входят в «фирменный стиль» учреждения (визитки, конверты, папки, сувенирная продукция), решается отдельно, и, как правило, хозяйственной службой учреждения.

4. В журналах регистрации приказов, поступающих и отправляемых документов необходимо сделать отдельной строкой удостоверительные записи: «Учреждение такое-то (с указанием организационно-правовой формы) переименовано в такое-то (с указанием организационно-правовой формы). Приказ от (дата) № (номер)». Удостоверительные записи должны быть подписаны и датированы руководителем службы делопроизводства (в небольших учреждениях, где за делопроизводство отвечает секретарь, подобные записи делает не он, а руководитель организации). После удостоверительной записи на следующих строках регистрационных журналов продолжается валовая нумерация документов в пределах календарного года.

5. На обложках дел , которые формируются службой делопроизводства и сотрудниками иных структурных подразделений, рекомендуем оформить ниже строки с наименованием учреждения новое его наименование по образцу удостоверительной записи, показанной в Примере. Заводить новые папки и оформлять новые обложки дел не требуется.

Пример

Добавление нового наименования рядом со старым на обложке дела

Свернуть Показать

6. Такие же удостоверительные записи необходимо сделать на экземплярах сводной номенклатуры дел учреждения и описях дел, а в архиве рекомендуем не забыть сделать такую же запись в разделе «история фонда» исторической справки (в истории фонда необходимо указать ссылку и на решение вышестоящей организации или органа-учредителя);

7. Необходимо проинформировать «внешнюю среду» организации . Для этого проводится массовая рассылка информационного письма об изменении наименования учреждения по адресам основных клиентов и контрагентов (почта, телефонный узел, энерго-, тепло- и водоснабжающая организации и др.), а также делаются соответствующие объявления во входной зоне учреждения и на его официальном сайте.

Далее вместе с юридической службой представляются нотариально заверенные копии свидетельства и изменений в устав в контролирующие и регулирующие организации, решается вопрос об отзыве доверенностей с прежним наименованием учреждения, оформлении и регистрации новых доверенностей. А кадровая служба вносит соответствующие записи об изменении наименования учреждения в трудовые книжки работающих.

8. Изменения наименования учреждения в документах, составляющих его внутреннюю нормативную базу , могут вноситься постепенно по мере внесения изменений в их содержание или замены их новыми версиями.

Запись в трудовой книжке о переименовании организации - образец и порядок ее внесения рассмотрим в данной статье. Обязательно ли вносить запись о смене названия компании в трудовую книжку? Есть ли особенности при переименовании организаций с различной формой собственности? Ответы на эти и другие вопросы узнайте из материала далее.

В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
изменение организационно-правовой формы собственности.

Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте .

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

Записи в трудовой книжке делаются только чернилами синего, фиолетового или черного цвета; использование других цветов недопустимо.
Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами.
Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы.
Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

Графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании. В ней должны содержаться следующие сведения:

старое наименование полностью;
новое наименование полностью;
дата переименования;
причина переименования;

Пример записи в трудовой книжке о переименовании организации по желанию владельца:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2017 в связи с внесением изменений в уставные документы.

Пример внесения записи в трудовую книжку при реорганизации с выделением нового юридического лица:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» реорганизовано с выделением юридического лица в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2017.

Пример внесения записи в трудовую книжку при смене организационно-правовой формы предприятия:

Открытое акционерное общество «Ромашка» переименовано в публичное акционерное общество «Ромашка» с 01.06.2017 в связи с внесением изменений в уставные документы организации.

В 4-й графе ставится основание для переименования, его наименование, дата и номер, например: приказ от 01.06.2017 № 58.

Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

Пример

Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
ошибка в дате переименования организации;
ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Алгоритм исправления допущенных ошибок

Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

Подробнее об этом можно прочесть в статье .

Итоги

При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний приказ о переименовании и необходимости внесения изменений во внутренние документы. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Возможно, будет полезно почитать: