Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя. Все способы определения подлинности больничного листа — как определить по номеру онлайн в ФСС, через поликлинику? Как узнать сколько начислили больничный фсс

Как можно проверить представленный работником больничный лист прямо на месте на подлинность? Довольно часто отличить подделку весьма затруднительно, и потому важно знать все приметы, чтобы не допустить оплату пособия недобросовестному сотруднику. Ведь в этой ситуации ФСС расходы не возместит, а следовательно, они пойдут в убытки компании. Да и сам невнимательный бухгалтер, скорее всего, понесет наказание.

Правом получать выплаты по нетрудоспособности (временной) обладает каждый официально трудоустроенный гражданин. Основанием для начисления денег в данном случае считается представленный им больничный, оформленный в установленном порядке и выданный лицензированной лечебной организацией. Соответствующая норма содержится в Федеральном законе № 255 (13-я статья, 5-й пункт).

При этом с июля 2017 года все медицинские учреждения (по желанию обратившегося за помощью гражданина) вправе выдавать электронный документ. Параллельно продолжают составлять и привычные бумажные листки нетрудоспособности.

Больничный причисляется к классу В защищенной полиграфической продукции. Работодателю, чтобы удостовериться в подлинности принесенного документа, достаточно внимательно осмотреть бланк и сверить его с образцами, опубликованными ФСС.

Ниже мы расскажем, как проверить документ по внешним признакам.

Цвет

Настоящий больничный – голубой. Причем:

в центре оттенок более светлый;
на краях, соответственно, потемнее, с фиолетовым отливом;
ячейки имеют желтоватой оттенок.

Как правило, фальшивки или слишком бледные, или, напротив, чересчур яркие. Причем практически всегда ячейки в них просто белые.

Бумага

Для листков нетрудоспособности используется особая бумага, напоминающая ту, что применяется при изготовлении денег. Она очень плотная и издает весьма характерный хруст. Подделки, как правило, печатаются на более рыхлом и тонком носителе – он мягкий и быстро затирается.

Поверхность документа полностью покрыта фоновой защитной ажурной сеткой. Единственное свободное от нее место – поле, где врач должен ставить свою подпись.

В бумаге также есть сразу 3 типа волокон:

хорошо заметные синие;
слабо различимые розоватые;
светло-зеленые.

Причем все они светятся, если воспользоваться ультрафиолетовой лампой.

Другие способы защиты

Прежде всего следует упомянуть, что возле подписи медика указывается специальный 12-значный штрихкод. Там же есть линия, в которой при рассмотрении под увеличительным стеклом проступает микротекст (надпись «листок нетрудоспособности»). Аналогичные отметки имеются и там, где ставят подписи:

главбух;
руководитель предприятия.

Порядковый номер листка отпечатан полиграфическим способом, поэтому он выпуклый. Неровность легко прощупывается подушечкой пальца.

Если посмотреть сквозь документ на свет, то проступают водяные знаки – эмблема Фонда соцстрахования, окруженная полным названием организации и двумя колосками. Поддельные бланки не имеют такой защиты или снабжаются нанесенной бледно-серым цветом имитацией, причем рисунок, как правило, отличается.

Подлинность легко определить, воспользовавшись обычным детектором, которым проверяют бумажные деньги. Ультрафиолет искажает цвета, соответственно:

желтый становится красным;
голубой – зеленым.

При этом начинают светиться волокна.

Инфракрасный свет делает имеющиеся на документе надписи невидимыми.

Ошибки в заполнении

Очень часто «специалисты», продающие фальшивые больничные, допускают грубейшие ошибки при заполнении документа. В частности:

используются неправильные названия медучреждений;
приведены ложные адреса;
отсутствует точное указание периода лечения в стационаре;
указаны вымышленные имена медиков;
стоят печати «левых» поликлиник или больниц.

Проверка по номеру

Если документ имеет все признаки подлинности, потребуется использовать другие методы. Прежде всего следует перезвонить в местный филиал Фонда и затребовать у них необходимую информацию, указав номер.

Онлайн-способ также довольно удобен – на сайте ФСС есть возможность проверить выданный лист нетрудоспособности. Именно там публикуются реквизиты украденных бланков.

Что делать, если обнаружена подделка

По фальшивому больничному никакие выплаты не проводятся. В отношении работника, принесшего такой документ, следует принять адекватные дисциплинарные меры как минимум как к прогульщику, ведь он отсутствовал без уважительной причины. Причем его деяние карается и в уголовном порядке. За мошенничество такого рода полагается следующее наказание:

штраф (до 120 тысяч или даже в размере годовой зарплаты);
работы обязательные (максимум 360 часов);
исправительные (до года);
принудительные (до двух лет);
лишение свободы (2 года).

Если руководство компании примет решение не сообщать о попытке мошенничества сотрудника в правоохранительные органы, ему никакое наказание грозить не будет. Ответственность за укрывательство в России действует лишь в отношении особо тяжких преступлений. В то же время, когда факт использования подделки вскрывается непосредственно в Фонде соцстрахования, то его работники, как правило, немедленно сообщают об этом в полицию.

В ситуации, если подделка обнаружилась уже после того, как сотрудник деньги получил, организация имеет право снять с него всю сумму, однако единовременно не более 20 процентов с каждой выплаты зарплаты или других пособий.

Если человек увольняется до полного расчета по образовавшейся задолженности, последнюю взимают через суд.

С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.

Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.
Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя. В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы. После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
в каком объеме начислено пособие;
какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

14.12.2018

Основанием для выплаты является только подлинный официальный листок, выданный в медицинском учреждении.

Бывают случаи, когда сотрудники под видом больничного не выходят на работу и предъявляют при этом поддельный листок.

Как проверить подлинность документа по нетрудоспособности и обезопасить работодателя от нежелательных выплат?

Когда требуется?

Листок нетрудоспособности имеет утвержденный Минздравом внешний вид с полиграфической защитой класса «В».

Подделать такой документ весьма проблематично. Но случаи предоставления фиктивного больничного листа не единичны, поэтому работодателю следует постоянно проверять предоставленные больничные на подлинность.

Уменьшению подделок способствует применение электронных больничных, на которые перешли некоторые регионы. Но для их применения необходимо .

Так как начислить пособие необходимо в течение 10 дней после подачи документа, выяснить достоверность больничного листа нужно как можно раньше .

Даже, если выплаты уже были начислены, а документ оказался фальшивым, выплаченную сумму можно будет удержать с работника через суд . Для этого потребуется официально доказать его поддельность.

Следует сразу обращать внимание на внешний вид предоставленного сотрудником листа . Если в его оформлении имеются ошибки, или вид самого бланка отличается от оригинала, это может указывать на его фиктивность. ?

Случается, что лист нетрудоспособности имеет схожий или идентичный вид с настоящим , но при этом может быть недействительным.

Это бывает в случаях, когда больничный был каким-либо образом взят из медучреждения или же был заполнен без внесения его в базу.

Поэтому при малейших подозрениях на недобросовестность работника стоит проверять листок разными возможными способами на подлинность.

Даже при подозрении на фальшивость листка нетрудоспособности не следует нарушать сроки начисления больничного пособия, пока это не будет официально подтверждено.

Способы проверки подлинности листка нетрудоспособности

Удостовериться в подлинности больничного листка можно, проверив его несколькими способами.

Ниже рассмотрим следующие методы проверки этого документа на действительность:

по внешним признакам;
на основании запроса в медучреждение ;
на сайте ФСС онлайн, если известен номер больничного.

По внешнему виду бланка

Оригинальный листок по нетрудоспособности должен выглядеть следующим образом :

бумага на ощупь шероховатая, схожа с материалом денежных купюр;
на поверхности нанесены защитные волокна синего, розового и светло-зеленого цвета;
цвет бланка голубой со светлой серединой и затемненными краями с фиолетовым оттенком;
ячейки для заполнения молочного цвета;
в правом верхнем углу имеется штрихкод из 12 цифр;
на графе «Подпись врача» имеется надпись, просматриваемая под лупой «Листок нетрудоспособности»;
номер больничного листка выбит на бумаге и ощутим при прикосновении;
документ просвечивается под ультрафиолетом и становятся заметными защитные волокна;
на листе присутствует и просвечивается водяной знак с логотипом ФСС;
листок заполнен черной гелевой или перьевой ручкой печатными буквами;
лист должен быть подписан работником медучреждения и заверенный печатями;
название медучреждения и имя, фамилия лечащего врача должны соответствовать действительности.

По запросу в медучреждение

При подозрении на поддельность листа нетрудоспособности работодатель имеет право подать запрос в медицинское учреждение, в котором был выписан больничный.

Для этого необходимо составить официальное обращение с просьбой проверить больничный лист по указанному номеру в листке.

При составлении запроса необходимо указать информацию, которая поможет установить подлинность документа:

название медицинского заведения;
сведения об организации, в которой работает сотрудник;
данные работодателя;
данные работника;
дата написания запроса;
подпись руководителя.

Также необходимо приложить копию листка , предоставленного сотрудником. Но следует учитывать, что медицинская организация может отказать в предоставлении подобной информации с целью сохранения врачебной тайны.

В таком случае достоверность документа можно проверить, обратившись в Фонд социального страхования.

По номеру через ФСС

В ФСС направляются все данные об оформлении больничных листов. Поэтому для проверки подлинности документа по нетрудоспособности стоит обратиться в такой орган. Для этого необходимо подать официальный запрос , оформленный согласно правилам ведения документации в организации.

Обязательно следует указать номер листка и дату его выдачи . Также понадобятся данные о медицинском учреждении, которое выдало больничный, данные о сотруднике, которому был выдан лист, и название организации, в которой он работает. Заявление нужно заверить печатью и подписью директора.

В самом обращении на проверку подлинности листка необходимо указать, что организация просит сообщить результаты проверки в письменном виде, иначе они могут быть не предоставлены таким образом.

Также важно к запросу прикрепить больничный, который был предоставлен сотрудником.

Для проверки листка нетрудоспособности в ФСС необходимо прикладывать не копию больничного, а его оригинал .

Онлайн через официальный сайт фонда

Кроме того, что запрос на проверку подлинности можно направить непосредственно в отделении ФСС в бумажном виде, также можно проверить больничный на официальном сайте Фонда социального страхования.

На сайте ФСС регулярно публикуются номера больничных листков , которые были утеряны или украдены из больниц. Поэтому можно еще проверить предоставленный лист по его номеру, введя его на сайте.

Алгоритм действий следующий:

Шаг 1. Перейти на сайт fss.ru ;
Шаг 2. Перейти в раздел «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки) – находится в левом меню.
Шаг 3. Перейти в подраздел «Недействительные бланки листков нетрудоспособности».
Шаг 4. Скачать базу потерянных и похищенных листов нетрудоспособности.
Шаг 5. В скачанной базе вбить в сервисе «найти» номер больничного листа.

Что делать, если документ оказался фальшивым?

Если было установлено, что предоставленный больничный листок оказался фальшивым, выплату пособия начислять не потребуется .

Работодателю в таком случае нужно написать заявление в прокуратуру и приложить к нему официальное подтверждение факта фиктивности документа.

Это может быть письменный ответ на запрос с медучреждения или с ФСС, а также сам поддельный листок.

Если пособие уже было начислено и выплачено, то работодателю необходимо обратиться в суд и удержать выплаченную сумму с работника .

В случае если последний уволился, сумма пособия удерживается с него в судебном порядке.

Сотрудник, который был улечен в предъявлении поддельного больничного листа, может быть привлечен к уголовной и административной ответственности .

Ему могут начислить штраф в сумме 120 000 рублей при привлечении за мошенничество.

Также работнику грозит :

привлечение к выполнению общественных работ до 360 часов,
исправительных работ до одного года,
ограничение свободы до двух лет,
принудительные работы на два года,
или аресту на четыре месяца.

Если же будет доказана причастность сотрудника к подделке самого документа, то ему будет грозить уголовная ответственность с наказанием в виде ограничения свободы и принудительных работ до двух лет или же ареста на полгода или лишения свободы на два года.

Выводы

Листки нетрудоспособности строго регламентированы и создаются с полиграфической защитой, заверенной Министерством здравоохранения.

Поддельные листы можно выявить, проверив их на подлинность по внешнему виду, а также по номеру и данным в документе, которые числятся в базе медицинских учреждений и ФСС.

Это быстро и бесплатно!

Любой сотрудник в случае отсутствия на рабочем месте по поводу болезни обязан предоставить работодателю листок нетрудоспособности. В течение 10 календарных дней бухгалтерия рассчитывает причитающееся работнику пособие и выплачивает его в ближайший день выдачи зарплаты.

Поскольку бумажные больничные листы применяются в настоящее время наравне с электронными, для работодателя сохраняются риски при выплате пособий по бумажным больничным. Если работодатель выплатит пособие, а больничный окажется поддельным, то ФСС не возместит фирме понесенные расходы. Что повлечет за собой доначисление взносов, пеней и штрафов.

Чтобы избежать такой неприятности, работодателю следует проверить документ на подлинность самостоятельно. Бланк подлинного документа содержит несколько степеней защиты:

водяные знаки с логотипом «ФСС России», которые легко увидеть, просветив документ;
микротекст «Листок нетрудоспособности», прописанный на линии под графой «Подпись врача»;
микроволокна в бумаге;
в правом верхнем углу на обратной стороне документа находится название компании-производителя ООО «СпецБланк — Москва»;
светящиеся слова, которые видны при просвете экземпляра ультрафиолетом;

Можно также проверить больничный лист по номеру, поскольку он выбит типографским способом и имеет неровности, легко ощутимые, если провести по ним пальцем.

С другими особенностями визуальной проверки бланка листка нетрудоспособности ознакомьтесь в материале «Больничный лист — 10 признаков подделки» .

Кроме того, можно проверить подлинность больничного листа на сайте ФСС.

Официальный сайт ФСС для проверки листка нетрудоспособности

Портал ФСС можно найти по адресу: portal.fss.ru. Однако данный сайт поможет лишь рассчитать сумму пособия к выплате работнику, но не позволит проверить больничный лист онлайн.

Чтобы в ФСС проверить больничный лист по номеру онлайн, нужно перейти на официальный сайт ведомства по ссылке fss.ru и скачать базу недействительных бланков (например, похищенных или утерянных).

С нюансами расчета и оплаты больничных листов вас познакомят материалы и сообщения, подготовленные специалистами нашего сайта:

«Работник просрочил явку к врачу — больничный оплачивать?» ;
Оплата больничного по бытовой травме ;
Оплата больничного после увольнения .

Где скачать базу недействительных листков нетрудоспособности в 2018-2019 годах

Соцстрах регулярно обновляет базу больничных листов, которые были утеряны или похищены.

Проверить номер больничного листа на сайте ФСС и скачать базу можно в разделе «Информация для работодателей (формы, отчетности, бланки)» и найти строку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». База выложена в excel-формате. Чтобы найти искомый номер, можно воспользоваться сервисом «Найти» и вбить первые 9 цифр кодового обозначения номера листка нетрудоспособности.

Проверка больничного листа по номеру онлайн иным способом на сайте ведомства не предусмотрена.

В территориальном отделении ФСС проверка больничного листа по номеру также возможна (это предусмотрено п. 7 ст. 59 закона «Об охране здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323-ФЗ). Для этого можно обратиться в отделение по месту учета с запросом о проверке подозрительного документа по номеру, приложив сам документ. ФСС фиксирует номера бланков, которые были получены каждым медучреждением. Следовательно, работники отделения могут выявить, относится ли номер экземпляра к организации, его выдавшей.

Письмо в ФСС о проверке больничного, если проверка на портале не дала результатов (образец)

Запрос в ФСС о проверке больничного оформляется в произвольном порядке и должен содержать следующую информацию:

о страхователе: название компании, ИНН/КПП/регномер в ФСС, юридический адрес и телефон;
кому, кем и когда выдан, а также номере листка нетрудоспособности;
куда и каким образом фонд должен направить ответ;
о приложениях;
подпись руководителя компании и дата составления.

К заявлению следует приложить оригинал больничного листа. После проверки ведомство его вернет.

Скачать образец заявления можно на нашем сайте.

Итоги

Проверка больничного листа в ФСС возможна на официальном сайте соцстраха, по регулярно обновляемой базе утраченных бланков, или в территориальном органе по месту учета работодателя путем направления официального запроса. Иные способы проверки больничного листа онлайн ведомством не предусмотрены.

Если в ходе проверки сотрудники ФСС выявят, что больничное пособие выплачено работнику на основании поддельного больничного листа, то Фонд откажет работодателю в зачете сумм выплаченного пособия (в возмещении расходов по его выплате). А это, в свою очередь, повлечет доначисление взносов/пеней/штрафов. Поэтому вопрос, как проверить подлинность больничного листа, актуален для каждого работодателя.

Как проверить достоверность больничного листа

Если предоставленный работником больничный лист вызывает подозрения у работодателя, тот может сделать письменный запрос в медучреждение, указанное в больничном, с просьбой подтвердить факт его выдачи. В запросе нужно отразить реквизиты интересующего больничного листа, а также имеет смысл приложить к запросу копию листа.

Стоит иметь в виду, что выплатить больничное пособие работодатель должен в . Поэтому, если даже к наступлению этого срока ответ из медорганизации не получен, не откладывайте выплату пособия. Ведь если окажется, что с больничным листом все в порядке, а работник пожалуется в трудинспекцию на неполучение пособия, то работодателю грозит штраф (ст. 183 ТК РФ , ч.1,4 ст. 5.27 КоАП РФ).

За помощью в проверке больничного можно обратиться в ФСС

О проверке больничного листа можно попросить и свое отделение ФСС. И если сотрудники Фонда посчитают ваши опасения относительно подлинности больничного листа обоснованными, они могут провести его проверку (ч. 7 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).

Кроме того, ФСС на своем сайте размещает информацию о похищенных/утерянных листках нетрудоспособности, которые признаются недействительными.

Как еще проверить больничный

Данный способ не дает гарантии, что работник предоставил подлинный больничный лист, но, по крайней мере, вы сможете узнать, есть ли у медучреждения, выдавшего больничный, лицензия.

Получить эту информацию можно при помощи специального сервиса на сайте Росздравнадзора. Для получения сведений о лицензии медорганизации нужно знать либо ее наименование, либо ИНН, либо ОГРН.

Когда подлинность больничного листа сомнений не вызывает, но его все равно нужно заменить

Если с самим больничным все в порядке (т. е. достоверность больничного листа бесспорна), но он неверно заполнен медицинским работником, то данный факт также может привести к тому, что ФСС откажет в зачете/возмещении. Поэтому работодателю нужно проверить больничный и на правильность его заполнения. Например, если врач заполнил больничный прописными буквами, то ничего страшного в этом нет (

Возможно, будет полезно почитать: