Код по окин среднее общее образование. Виды образования для заполнения личной карточки

Личная карточка работника - это документ унифицированной формы № Т-2, который заполняется на основании всех категорий.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Правила заполнения личной карточки работника Т-2

Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.

Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

заключенный с работником трудовой договор;
приказ о приеме на работу;
паспорт (или иной документ удостоверения личности);
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании, квалификации или наличии специальных званий;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».

6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.

9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». При указании места рождения нужно учитывать следующее:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.; слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).

11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.

12) Языки , которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
читаю и перевожу со словарем – код 1;
читаю и могу объясняться – код 2;
владею свободно – код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй – степень его знания.

13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

начальное (общее) образование – код 02;
основное среднее образование – код 03;
среднее (полное) общее образование – код 07;
начальное профессиональное образование – код 10;
среднее профессиональное образование – код 11;
неполное высшее образование – код 15;
высшее образование – код 18;
послевузовское образование – код 19.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании?

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

Окончивший пять-шесть классов средней школы

Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию

Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное образование

Неполное среднее образование

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Неполное высшее образование

Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)

Среднее (полное) общее образование

Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.

В случае когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.

Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

для окончивших высшее учебное заведение – «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность;

для окончивших среднее учебное заведение – «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.

15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке:

никогда не состоял (а) в браке – код 1;
состоит в зарегистрированном браке – код 2;
состоит в незарегистрированном браке – код 3;
вдовец (вдова) – код 4;
разведен (а) – код 5.

18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.

Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. Необходимо заполнять обе графы: и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В случае если работник является офицером запаса, информация для данного раздела берется из военного билета:

Пункт 1. «Категория запаса» – на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.

Пункт 3. «Состав (профиль)» – записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 «Наименование профиля» третьей страницы военного билета.

Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом Б «ВУС №» третьей страницы военного билета.

Пункт 5 . «Категория годности к военной службе» – заполняется исходя из записи пункта 15 «Сведения о медицинских освидетельствованиях» страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория А.

Пункт 7. «Состоит на воинском учете»: (все данные в пункте оформляются простым карандашом) строка А заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка Б заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. «Воинское звание» – делается отметка «подлежит призыву».

Пункт 5 . «Категория годности к военной службе» – делается запись на основании данных из «приписного свидетельства» гражданина (на 1 странице в разделе 1 «Общие сведения» после слова «признан») в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

дата прохождения аттестации;

решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе V «Повышение квалификации» указываются:

– даты начала и окончания обучения;

– вид повышения квалификации;

– наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

– вид документа (свидетельство, удостоверение);

– графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются .

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).

В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:

– сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует проставлять даты –поступления и окончания образовательного учреждения);

– сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

– заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел IX «основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер .

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров. Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике. Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема – с зачеркиванием.

Правила кодирования

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.

При оформлении сотрудника на работу на него необходимо завести личную карточку. В этом документе отражаются сведения о работнике и характер работы. В личной карточке (форма N Т-2) отражаются и другие дополнительные сведения.

Личная карточка

На каждого работника должна быть заведена его личная карточка. Заводится она работниками кадровой службы при приеме. Заполняется карточка по форме N Т-2. При приёме на работу научно-педагогического и научного работника одновременно нужно заполнить и карту по форме N Т-4 . А при оформлении лиц, замещающих госдолжности государственной службы, необходимо использовать форму N Т-2ГС(МС) .

Для того, чтобы правильно её заполнить, кадровому работнику придется собрать сведения о сотруднике. Информация в личную карточку вносится на основании:

паспорта работника (другого документа, удостоверяющего его личность);
приказа о приёме на работу;
трудовой книжки (другого документа, который может подтвердить его трудовой стаж);
свидетельства пенсионного страхования;
документов воинского учета (если трудоустраивающийся подлежит призыву на военную службу и военнообязан);
документов об образовании, наличии специальных знаний или квалификации (если для замещения должности требуется специальная подготовка или нужны специальные знания).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, справка об условиях и характере труда с основного места работы, если принимается работник по совместительству на работу с опасными и вредными условиями труда.

Форма начинается с шапки, где нужно указать название организации. Далее заполняются графы:

Дата составления (эта дата может отличаться от даты приёма);
Табельный номер;
Номер страхового свидетельства государственного страхования;
Алфавит (полнее нужно для систематизации карточек, здесь указывается первая буква фамилии работника);
Характер работы (временно или постоянно — в зависимости от того, срочный или бессрочный трудовой договор);
Вид работы (совместительство; если нет, то указывается "основная");
Пол (проставляется только буква М или Ж).

В карточке представлены разделы:

Общие сведения (Ф.И.О. работника, дата и место его рождения, сведения о гражданстве, информация о знании иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, реквизиты паспорта и сведения о месте жительства, номер его телефона) (Первый раздел);
Сведения о воинском учете (Второй раздел);
Прием на работу и перевод на другую работу (Третий раздел);
Аттестация (Четвертый раздел);
Повышение квалификации (Пятый раздел);
Профессиональная переподготовка (Шестой раздел);
Награды (поощрения), почетные звания (Седьмой раздел);
Отпуск (Восьмой раздел);
Социальные льготы (сведения о льготах, на которые работник имеет право по закону) (Девятый раздел);
Дополнительные сведения (Десятый раздел);
Основания прекращения трудового договора (Одиннадцатый раздел).

Классификаторы при заполнении карточки

На первой и второй страницах формы представлены поля для проставления кодов. Для заполнения этих полей нужно использовать классификаторы:

ОКАТО (объектов административно-территориального деления);
ОКИН (информации о населении);
ОКСО (специальностей по образованию);
ОКПО (предприятий и организаций);
ОКПДТР (должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов);
ОКУД (управленческой документации).

Как внести изменения

Если сведения о работнике изменились, то они должны быть отражены в его личной карточке. Чтобы правильно отразить такие изменения, нужно зачеркнуть одной чертой устаревшие данные и записать новые (рядом или выше). Изменения должны быть заверены подписью кадрового работника.

Также можно внести и исправления, если изначально были внесены неверные данные.

О личных карточках работников мы рассказывали в нашей , а также приводили . Наряду с иной информацией, отражаемой в личной карточке работника, в ней обычно указываются образование работника, а также повышение им квалификации.

Указания по заполнению унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка работника» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) предусматривают, что виды образования и повышения квалификации приводятся в карточке на основании документов об образовании и о квалификации и в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН) (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2019-ст).

Образование в личной карточке Т-2

В соответствии с ОКИН выделяют следующие основные виды образования:

Вид повышения квалификации в личной карточке

Что касается повышения квалификации кадров, то по ОКИН выделяют, в частности, следующие виды:

Вид повышения квалификации	Код по ОКИН
Институт повышения квалификации министерства (ведомства)	05
Факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении	07
Факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении	08
Институт усовершенствования	09
Курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве)	10
Курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах	11
Училище	21
Курсы целевого назначения	32
Учебный центр службы занятости	43

Предусматривается, что в карточке № Т-2 указываются такие сведения о повышении квалификации:

даты начала и окончания обучения;
вид повышения квалификации;
наименование образовательного учреждения, место его нахождения;
наименование, серия, номер и дата документа (удостоверения, свидетельства);
основание повышение квалификации.

На основе ОКИН указываются и иные показатели в личной карточке. Например, гражданство, состояние в браке или знание иностранного языка.

К слову, степень знания иностранного языка в личной карточке № Т-2 может быть отражена так.

Личная карточка -- форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки. Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации. Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

При указании места рождения нужно учитывать следующее: длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город -- гор., деревня - дер., край -- кр., округ -- окр., область -- обл., поселок -- пос, район -- рн., станция -- ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.

12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:- читаю и перевожу со словарем -- код 1; - читаю и могу объясняться -- код 2; - владею свободно -- код 3. При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй -- степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО). Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:- начальное (общее) образование -- код 02; - основное среднее образование -- код 03; - среднее (полное) общее образование -- код 07; - начальное профессиональное образование -- код 10;- среднее профессиональное образование -- код 11; - неполное высшее образование -- код 15; - высшее образование -- код 18; - послевузовское образование -- код 19. Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено. Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании.

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

- Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его
- Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его
- Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение
- Начальное образование
- Неполное среднее образование- Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
- Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
- Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование
- Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.

14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:- для окончивших высшее учебное заведение -- «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» -- специальность;- для окончивших среднее учебное заведение -- «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке: - никогда не состоял (а) в браке -- код 1; - состоит в зарегистрированном браке -- код 2; - состоит в незарегистрированном браке -- код 3;- вдовец (вдова) -- код 4; - разведен(а) -- код 5.

18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. Необходимо заполнять обе графы -- и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.

При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

- дата прохождения аттестации;- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе V «Повышение квалификации» указываются:

- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды. карточка работа документация учетный

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).

В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:

- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Продолжаем заполнять личные карточки работников

Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

Наталья Ивановна, г. Саров

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

: Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

«Брачные» формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

никогда не состоял (не состояла) в браке;
состоит в зарегистрированном браке;
состоит в незарегистрированном браке;
вдовец (вдова);
разведен (разведена);
разошелся (разошлась).

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .

Коды в карточке - элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .

Роструд

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

Е.М. Кислова, г. Самара

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:

<если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
<если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Тамара Конева, г. Москва

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Что было до вас - то неважно...

Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

ВНИМАНИЕ

Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

: Не обязательно, и вот почему.

В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Как отразить временный перевод в личной карточке

В.А. Кузенкина, г. Казань

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

В вашем случае это можно оформить так.

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
01.04.2014		кассир	15 000	Приказ от 01.04.2014 № 13к
08.06.2015Указываете дату начала временного перевода		старший кассир	20 000	Приказ от 01.06.2015 № 20к
08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода		кассир	15 000	Приказ от 08.06.2016 № 28к

Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.

В отпуск - по приказу

Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?

: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.

А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.

Отражаем в карточке отпуска за разные годы

Н.И. Лаптева, г. Воронеж

Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:

10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.

Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?

: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.

VIII. ОТПУСК

	Период работы			Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
…
	01.02.2014	31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	10	15.06.2015	12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска	Приказ от 10.06.2015 № 23к
Ежегодный основной оплачиваемый	01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	18

«Законные» льготы тоже вписываем в карточку

Мария Сотникова, г. Рязань

Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?

: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:

для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).

Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).

Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку

Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым

Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?

: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по	Количество календарных дней отпуска	начала	окончания	Основание
1	2	3	4	5	6	7
Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения	-Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	-Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	21	06.04.2015	26.04.2015	Приказ от 02.04.2015 № 78к

Куда писать про дисциплинарные взыскания

Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?

: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Копию своей личной карточки работник требовать не вправе

Нина Олеговна, г. Адлер

Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.

: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
документы о прохождении обязательных аттестаций.

Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .

Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .

Роструд

Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

Вести личные карточки обязаны все работодатели

Я.И. Львова, г. Ставрополь

У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?

: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .

Роструд

Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.

Возможно, будет полезно почитать: