Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится. Электронные трудовые книжки: поправки в Трудовой кодекс РФ Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы

Министерством труда подготовлен проект законопроекта об электронных трудовых книжках. Данный законопроект предусматривает изменения в Трудовой кодекс РФ и поправки в другие сопутствующие проекты федеральных законов.

Публикация актуальная слушателям курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки:

Бухгалтерское дело

Напомним, что введение электронных трудовых книжек осуществляется в рамках федеральной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», которая утверждена распоряжением Правительства России от 28 июля 2017 года № 1632-р.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) по форме ПФР

Электронной трудовой книжкой предполагается, что все сведения о трудовой деятельности работника:

выполняемая работа

должность,

перевод на другую постоянную работу,

увольнение,

основания прекращения трудового договора,

Будут формироваться уже в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Все данные работодатели будут передавать в электронной форме по заранее утверждённой ПФР форме.

Какие сведения из трудовой книжки нужно передавать в Пенсионный фонд?

Работодатели будут заполнять форму, куда войдут все сведения из трудовой книжки. Единственное, что не войдёт в электронную трудовую книжку, так это сведения об образовании и награждениях (поощрениях).

Почему сведения об профессиональном образовании не нужно вносить в электронные трудовые книжки?

В связи с тем, что работодатель может самостоятельно проверить подлинность документов о профессиональном и дополнительном профессиональном образовании, в том числе курсы переподготовки и повышения квалификации, то вносить сведения о этом заносить в электронные трудовые книжки заносить не нужно.

Как проверяется диплом о дополнительном профессиональном образовании?

Работодатель может проверить дипломы в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

В Современной научно-технологической академии все слушатели курсов профессиональной переподготовки и курсов повышения квалификации получают официальные документы о доп. образовании. Сведения о них заносятся в федеральный реестр. Академия работает в сфере профессионального образования уже более 5 лет по международным и государственным стандартам менеджмента.

Порядок ведения электронных трудовых книжек

Уже с 1 января 2020 года вести ЭТК на каждого работника нужно каждый месяц. Для этого нужно заполнять 1 раз в месяц форму отчёта в ПФР «Электронная трудовая книжка работника». Данная форма будет разработана ПФР после принятия законопроекта.

После 1 января 2021 года работодатели должны будут передавать сведения в ПФР уже не только ежемесячно, но и после каждого наступления кадрового события не позднее одного рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения).

Приём на работу по электронной трудовой книжке

Как будет работодатели будут принимать на работу новых сотрудников без бумажных трудовых книжек? Чтобы заключить трудовой договор, а также в случаях, когда нужно подтвердить трудовую деятельность, работодатель должен принять от работника справку установленного образца.

Эту справку работник может получить на бумажном носителе двумя путями:

получить ее у предыдущего работодателя,
получить ее в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Работник также может обратиться непосредственно в ПФР или на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций). И тогда ему могут выдать необходимую справку в бумажном или электронном варианте.

Сроки хранения сведений о трудовой деятельности работника

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на данные сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение трёх лет.

Увольнение работника по электронной трудовой книжке

Работодатель должен выдавать увольняющемуся сотруднику не трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности за период работы на бумажном носителе. Данную справку необходимо заверять.

Когда введут электронные трудовые книжки?

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

С 1 января 2027 года ведение бумажных трудовых книжек на бумажном носителе полностью прекращается.

Зачем отменяют бумажные трудовые книжки?

Введение электронного формата книжек, позволяет добиться следующих целей:

Увеличить гарантии сохранности персональных данных в единой информационной системе ПФР;
Дать возможность трудоустроиться удаленным работникам за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
Снизить издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.

Изменения в КоАП в связи с введением электронного формата трудовых книжек

Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях с 2021 года появится административная ответственность в виде предупреждения должностных лиц за соответствующие нарушения в случае их неоднократного совершения в течение года (статья 5.27 КоАП РФ).

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Обратите внимание

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и профсоюзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кадровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Обратите внимание

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

Трудовая книжка – это важнейший бумажный документ каждого трудящегося лица. В ней отражен рабочий стаж и места работы человека по порядку. Как и любое изменение, внедрение трудовых книжек в электронном виде несет как положительные, так и отрицательные стороны. Они являются совершенно идентичными обычным документам и даже имеют ряд преимуществ:

Такой документ будет легко восстановить;
Потеря в системе важных сведений практически невозможна;
Своего рода протекция от нерадивых руководителей, которые по каким-то причинам не делают отчисления в Пенсионный Фонд;
Ведение документации для руководителя станет более систематизировано.

Следует обратить внимание, что перевод удостоверения рабочего в электронную версию будет удобен для сотрудников сферы власти и бизнеса, поскольку фиксирование данных будет более точными, разные организации будут иметь к ним доступ, чтобы удостовериться в правильности и корректности заполнения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Бумажная версия документа со временем может порваться, пожелтеть – по этой причине потеряются многие важные данные, что никогда не произойдет с трудовой книжкой в электронном формате. Данные особенности отличают документ от других:

Вся информация по кадрам будет сноситься в специальную базу;
Как и любой грамотно построенный сайт, он будет иметь навигацию, чтобы быстро находить необходимые сведения по сотрудникам;
Данные никогда не потеряются (за исключением полного сбоя системы, что в наши дни почти не происходит);
Такие отделы как Пенсионный фонд и социальные министерства будут иметь доступ к этим данным, что ускорить их работу, поскольку не будет прямой необходимости постоянно вызывать сотрудника и отрывать его от рабочего места.

Когда для человека впервые создается файл с его данными, каждый следующий работодатель всего лишь вносит изменения и добавляет новое место работы и должность.

Электронные трудовые книжки — законопроект

В январе 2017 года появился законопроект о переходе трудовых книжек в электронный формат. Он постепенно входит в силу, однако возникает множество преград. Чтобы произошел централизованный переход необходимо, чтобы все документы были подготовлены, правильно оформлены приемы на работу и увольнения с указанием причин, организовывались отчисления. Вероятнее всего, будет определен срок, за который все бумаги должны быть приведены в норму.

Важно учесть такой аспект, как причина увольнения сотрудника. В электронной версии может не быть протокола об увольнении с указанием причины, поскольку сотрудник захочет это скрыть (если только увольнение не по собственному желанию и не полная ликвидация). А если новый работодатель захочет увидеть приказ, то, вероятно, ему это не удастся, поскольку он не обязан предоставлять доступ к своей документации.

Электронные и бумажные трудовые книжки — сходства и отличия

Чтобы разобраться с основными нюансами электронной версии трудовых книжек требуется рассмотреть характеристики традиционных удостоверений с новыми в сравнительном варианте.
Есть обязательный перечень сведений, который не изменяется:

Учебное заведение, которое вы закончили и образование;
Стаж работника;
Все места работы и занимаемые должности;
Причины увольнения и уходов с предыдущих мест работы.

Необходимо ознакомится с основными изменениями:

Бумажная версия переходит в электронную книжку;
Рукописное заполнение заменится печатным;
Будет возможно автоматическое заполнение форм, что недоступно для бумажных актов;
Возможна передача информации из Пенсионного фонда в отделы соц.защиты без самого человека.

Преимуществ масса, но много и недостатков, поэтому следует обратить внимание на всех руководителей предприятий на необходимость оформления электронных трудовых книжек надлежащим образом.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Сначала рассмотрим положительные стороны, которые и подтолкнули правительство на создание законопроекта:

Автоматическое заполнение и ускорение процессов;
Исключение любого рода ошибок;
Никакой потери информации и ценных данных о сотруднике;
Устранение проблем с возвратом трудовой книжки при увольнении.

Однако существуют причины, по которым законопроект никак не вступит в силу:

Необходима высокая защищенность базы. Ее разработка и оснащение приводит к большим затратам государства;
Для полного функционирования нужно перенести всю информацию и бумажных носителей;
Потеря всех данных при сбое системы.

В связи с этими проблемами внедрение данной системы уже несколько лет откладывалось.

Переход на электронную трудовую книжку с 2017 года

Стоит обратить внимание, российские организации и фирмы еще готовы к таким радикальным изменениям. Работникам и работодателям нужно понять, что данное нововведение только упростит их дальнейшую работу и снимет ответственность по хранению документов. Государство поставило задачу запустить этот проект в 2017 году. При этом стоит иметь в виду, что в настоящий момент официальных данных по поводу перехода на электронную трудовую книжку пока не появлялось.

В настоящее время широкое распространение получили информационные технологии, которые коснулись практически каждой сферы жизнедеятельности человека. Не стала исключением и трудовая деятельности граждан, в которой в ближайшем будущем будут иметь место нововведения.

Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.

Новый формат старого документа

На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.

С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.

Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.

Статус документа на сегодня

В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.

Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.

Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.

Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ 16 апреля 2003 года № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки. Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:

того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;
каким образом изготавливать эти бланки;
освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.

Правила для бумажного экземпляра

Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге. Это записи, фиксирующие:

Взятие работника на должность.
Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).
Переводы с одной позиции на другую.

4. Данные о награждениях.

Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте. По этой причине на работодателе лежит ответственность за:

безопасность документа;
его фактически верное заполнение и оформление.

В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.

Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.

Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.

Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.

Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы

Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.

Так, по приказу Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.

В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.

Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:

соответствовать всем утверждённым законом требованиям;
быть уточнена и заверена подписью работодателя.

Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.

К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.

По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.

Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.

Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много. Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:

о ФИО владельца,
его дате рождения,
об образовании,
профессии и специальности,
дате первичной выдачи бланка,
подписи работника,
ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
печати организации, в которой бланк был выдан.

На разворотах указывается:

Порядковый номер сделанной записи.
Дата .
Дата расторжения трудовых отношений.
Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

Если работник довольно часто меняет работодателей и переходит из одного места в другое, в результате чего все отведенные страницы оказываются заполненными, то выдается вкладыш для продолжения записей.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить . Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле. Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ. Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю. Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести. Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Переход на электронные базы ведения учета движения наемных лиц и накопление ими страховых лет не подразумевает существенного изменения самого формата ведения. Несмотря на изменившийся внешний вид в электронной трудовой книжке все так же будут указываться:

Личные данные о гражданине, его ФИО, дата рождения, образование, квалификация, профессия.
Сведения о местах работы.
Даты приемов на работу и .
Должности, на которые принимался работник.
Причины расторжения .
Ссылки на документы-основания.

На этом сходства двух вариантов ведения заканчивается.

Различия электронной и бумажной версии заключаются в следующем:

Учет данных должен вестись в специализированной компьютерной базе.
Заполняться, бланк будет отныне только в печатном, а не в рукописном виде.
Процесс ведения информации автоматизируется, так многие графы смогут самостоятельно заполняться, например, номер по порядку или даты. К тому же система сможет распознавать сканированные документы и применять изложенную на них информацию.
Интегрирование с иными базами данных. Планируется проводить интеграцию с базами пенсионного фонда и реестрами соцзащиты.

Когда все сведения будут перенесены в электронный формат, то трудовых книжек станет достаточно простой процедурой, не требующей целого штата кадровых работников.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

Исключение , которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
Невозможность утерять документ.
Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Самым главным минусом является факт огромных материальных затрат бюджетных средств на разработку и внедрение проекта.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника. Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы. Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Вам это будет интересно

Возможно, будет полезно почитать: