Оформление записки расчета о предоставлении отпуска сотруднику. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Расчет отпускных форма т 60 образец заполнения

Любой трудоустроенный гражданин имеет право на отдых. Но прежде чем он отправится в отпуск, компания обязана выплатить отпускные.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Расчёт и перечисление денег происходит после заполнения всех нужных бумаг, без которых получение отпускных становится невозможным.

Что это за документ?

Записка расчёт является утверждённой на государственном уровне унифицированной формой Т-60.

Документ применяется в нахождении размера отпускных, на которые имеет право сотрудник.

Политика предприятия может использовать и собственный бланк, утверждённый соответствующим приказом.

В каких случаях оформляется?

Отдых предоставляется на основании установленного и заявления сотрудника.

Оформляется это время соответствующим распоряжением, после чего бухгалтер выписывает записку расчёт на имя сотрудника.

Применяется ли при увольнении сотрудника?

Процесс оформления расчёта отпускных от определения окончательного размера зарплаты при увольнении немного отличается, но записка расчёт заполняется обязательно.

Здесь применяется форма Т-61, которая была создана специально для этих целей.

Составлением документа занимаются сразу две службы - бухгалтерия и отдел кадров.

На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.

Обязательна ли?

Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.

В нём сказано, что указанные бланки первичной отчётности по учёту рабочих часов и расчётов с сотрудниками должны заполнять все предприятия независимо от вида собственности, работа которых ведётся на территории России. При этом с бюджетных компаний Правительство снимает эти требования.

Здесь можно сделать вывод только о том, что бюджетные предприятия не используют данные формы учёта, в то время, как и для других компаний в постановлении также отсутствует прямое указание на обязательность их использования.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2019 году?

Перед тем как заполнить бланк Т-60, важно обратить внимание на следующие моменты:

  • Документ имеет большую ценность , поскольку выполняет роль подтверждения суммы расходов и будет обязательно учитываться в спорной ситуации с работником налоговой инспекции. Если компания проигнорирует записки расчёта даже при наличии приказа на отпуск, её расходы будут непризнанными.
  • Во время расчётов нельзя допускать ошибок . Так как рабочий год не всегда совпадает с календарным, поскольку он запускается с момента официального принятия работника в штат компании, не стоит включать праздничные сутки в количество рассчитываемых дней.
  • В отпускной стаж не приравнивается отдых без содержания , начиная с 15-го дня, и по уходу за ребёнком, о чём говорится в ст. 121 ТК России.
  • Форма применяется предприятиями, работающими на общей либо упрощённой системе налогообложения.
  • Форма может заполняться в письменном и электронном виде , на основании всех требований.

Порядок и правила заполнения

Заполняется записка расчет о предоставлении отпуска работнику с двух сторон. С первой страницей работает кадровик, со второй - бухгалтер, и он же обозначает здесь все расчёты.

Лицевая сторона

  • Лицевая сторона документа заполняется кадровым сотрудником. Здесь вносится информация, указанная в выданном распоряжении на отпуск.
  • Указывается полное название организации и её код ОКПО. Данные записываются в верхней части бумаги. В нижней области фиксируется порядковый номер документа и дата его составления.
  • После в соответствующей строке вписываются полные инициалы сотрудника , на имя которого составляется записка расчёт, его табельный идентификатор, занимаемая должность и наименование структурного подразделения.
  • Проставляется временной период, за который будут выплачиваться отпускные , его продолжительность, время начала и его окончания.
  • Если работнику на основании специальной оценки трудовых условий по закону положены несколько дополнительных дней отпуска, указывается его срок, после чего заполняется таблица. В ней фиксируются соответствующие сведения, такие как название отдыха, его длительность, время начала и окончания, а также основания предоставления.
  • Последним пунктом на лицевой странице заполняется общее количество отпускных дней , после чего уполномоченное лицо указывает свою должность и подписывает документ.

Обратная сторона

  • Заполнение второй стороны начинается с раздела «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице на каждой сроке вносятся данные за предыдущие 12 месяцев - месяц, год и сумма за данный промежуток, которая была взята за основу во время расчёта средней оплаты труда (графа 3). В конце указывается суммарный итог.
  • В таблице с правой стороны проставляется число суток (графа 4) либо часов (графа 5) , за которые осуществляется расчёт, после чего выводится среднее число заработка (графа 6).
  • Следующей на очереди идёт таблица «Начислено» , состоящая из двух пунктов, соответствующих нынешнему и дальнейшему месяцу начислений с аналогичными частями. Так, в пунктах 7 и 11 указывается количество календарных отпускных суток, затрагивающие данный месяц, в столбцах 8 – 10 и 12 –14 — размер начислений, когда выплаты осуществляются за счёт различных источников. В части 15 указывается суммарный итог.
  • В строке, которая располагается немного ниже, обозначается сумма к выплате прописью, идентификатор и время заполнения платёжного поручения, по которому она была предоставлена на руки.

Кто заполняет?

Заполнением записки расчёта занимается отдел кадров вместе с приказом отправления на отдых.

Законодательство не предусматривает конкретных сроков предоставления документа.

Работник обязан обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением за трое суток до отправления в отпуск, и в течение этих дней он должен получить причитающееся ему финансирование.

Хорошо, если должностные лица занимаются оформлением записок приказов сразу после получения соответствующего распоряжения от руководства.

Во время его заполнения сотрудники отмечают все дни отпусков, которые оплачивает работодатель - как , так и , а также промежуток времени, за который они причитаются.

По закону за один рабочий месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Затем он визирует заявление личной подписью и направляет его для осуществления расчётной операции бухгалтеру компании.

Выборкой всех нужных для определения данных о размере отпускных, к которым относятся показатель заработной оплаты труда, доплат и иных видов поощрений, выполняет бухгалтер-расчётчик. После этого он находит среднедневной размер заработка, опираясь на число отпускных суток, и приступает к расчётам общего размера отпускных.

Кто подписывает?

Форма обязательно подписывается тем работником бухгалтерии, который занимался составлением документа. Кроме подписи, на бумаге указывается фамилия.

Пример заполненного документа:

Куда подшивать?

В записке расчёте обязательно отмечаются реквизиты платёжных документов на предоставление либо перечисление финансов.

Сразу после того как бланк подписывается бухгалтером, его подшивают к расчётным ведомостям за указанный временной промежуток.

Где и сколько хранится?

Срок хранения заполненных бумаг - 5 лет.

Унифицированные формы Т-60 и Т-61 компания обязана сохранять в своей базе на протяжении 75 лет, в том случае, если она не имеет лицевые счета. При этом вся информация может сохраняться в электронном формате.

Действующее законодательство гарантирует, что сотрудник, отработав 6 месяцев на новом месте, получает время на отдых. При этом в течение этого периода он сохраняет за собой оплату труда в размере среднего заработка. Для точного определения данной суммы ответственные сотрудники фирмы оформляют документ записка расчет о предоставлении отпуска работнику.

Записка-расчет составляется для бухгалтера расчетного отдела специально для того, чтобы он правильно мог рассчитать средний заработок сотрудника, который идет на отдых, и исходя из этого определяет сумму отпускных.

Записка расчет о предоставлении отпуска работнику выписывается вместе с , и на своей лицей стороне дублирует сведения, указанные в распорядительном документе.

По закону, хозяйствующий субъект имеет право использовать для этих целей стандартный утвержденный бланк форма Т-60, либо разработать свой, но с применением обязательных реквизитов.

Существующие компьютерные программы по ведению кадрового и бухгалтерского учета включают в себя стандартный бланк. Обычно, оформление приказа на отпуск позволяет автоматически составить и саму записку-расчет.

В законодательстве не установлен точный срок, когда необходимо сформировать записку-расчет. Однако нужно помнить, что согласно ТК отпускные работнику необходимо выдать за 3 дня до момента его ухода на отдых, либо в течение этого же периода с даты написания сотрудником соответствующего заявления.

Кроме этого, если отпуск предоставляется по заранее утвержденному , то за 2 недели до начала отдыха компания должна предупредить отпускника об этом. Поэтому, производить оформление документа лучше всего в промежутке между двумя этими событиями.

Кадровику перед заполнением документа необходимо определить, за какой период работнику нужно предоставить отдых, и какова будет его продолжительность. Здесь необходимо помнить, что за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отдыха, причем месяц до 15 дней в расчете не принимает участия, а свыше 15 дней - считается как целый.

Внимание! Бухгалтер, при расчете числа отработанных дней, должен руководствоваться правилом, что полностью выработанный месяц принимается за 29,3 дня. Меньшее количество дней работы должно вызывать пересчет этого коэффициента. Рекомендуем использовать , он поможет вам произвести расчет

Бланк и образец заполнения формы Т-60

Скачать по форме Т-60 в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Pdf.

Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска

Лицевая сторона

С этой стороны записка расчет о предоставлении отпуска заполняется кадровым специалистом.

В верхней части записывается полное название компании, а в графе справа проставляется ее код по классификатору ОКПО.

После этого рядом с наименованием бланка указывается его порядковый номер и дата оформления.

Следующие строки необходимы для отражения личных сведений о работнике, который уходит в отпуск - полные Ф.И.О., присвоенный ему табельный номер, подразделение, в котором он выполняет работу и название должности по штатному расписанию.

Далее, форма Т-60 разделяется на две части. Раздел А заполняется, если работник оформляет . Здесь нужно указать за какой период предоставлено время отдыха, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.

Внимание! Раздел Б оформляется тогда, когда предоставлен дополнительный отпуск, либо иные другие виды оплачиваемого отпуска. Их право может устанавливаться результатами СОУТ либо , например, такими как , или и т.д.

В таблице необходимо подробно указать вид отдыха, даты начала и завершения, основание для предоставления.

В разделе В необходимо подвести общий итог - суммарная продолжительность всего отдыха, общая дата начала и завершения. Если работник оформляет только очередной отпуск, то сведения из этого раздела будут дублировать информацию из раздела А.

Завершается заполнение этой стороны подписью и личными данными кадрового специалиста.

Оборотная сторона

Внесение информации на эту сторону бланка форма Т-60 выполняет бухгалтер-расчетчик после поступления его в бухгалтерию.

Данные о начисленной зарплате за предыдущие периоды выбираются из личного счета либо по расчетно-платежным ведомостям. После этого они записываются в таблицу расчета. В ней построчно заносятся месяц и год сведений для расчета (графы 1, 2 ), а также соответствующая этому времени сумма зарплаты (графа 3 ). В нижней части после заполнения производится общее суммирование с подведением итога.

Далее, заполняется верхняя правая таблица. В нее нужно занести общее число дней, которые используются для расчета (графа 4), либо же часов (графа 5 ). После этого выполняется расчет среднего заработка (графа 6 ).

Внимание! Средний заработок должен быть равен результату деления итоговой суммы зарплаты, принимаемой к расчету (графа 3 ), к количеству дней либо часов.

Следующая таблица состоит из двух одинаковых частей. В ней можно произвести разделение отпуска на две части, если он является переходящим из одного месяца в другой. Обе части включают в себя одинаковые по назначению столбцы.

В графы 7 и 11 заносится продолжительность каждого периода в днях. В графах 8 и 9 , а также 12 и 13 показываются суммы начислений по каждому месяцу в зависимости от их источника финансирования. Если сотруднику полагаются какие-либо дополнительные выплаты (к примеру, материальная помощь) они отражаются в графах 10 и 14 .

Графа 15 - итоговая, она содержит общую сумму начисленных отпускных.

Затем идет еще одна таблица, в которой указываются все необходимые суммы удержаний. К ним относятся налог НДФЛ (графа 16 ), алименты, материальный ущерб и т. д.

Бухгалтеру необходимо самостоятельно вписать нужные названия в графы 17-21 . В графе 22 подводится общий итог по удержаниям. После этого в графу 23 записывается итоговая сумма к выдаче на руки (от результата графы 15 отнимается результат графы 23 ).

Эту же итоговую сумму необходимо ниже указать прописью, а также проставить реквизиты документа, по которому она была выплачена (номер, дата).

Страницу после заполнения подписывает расчетчик и указывает свои личные данные.

Сопутствующие документы

К документу могут прикрепляться дополнительные бланки, подтверждающие правильность выборки сведений для расчета:

  • Приказ об отпуске по форме Т-6 - для подтверждения вида отпуска и продолжительности;
  • Расчетные ведомости за предыдущие 12 месяцев - с указанием размера начисленной зарплаты;
  • Приказ на предоставление материальной помощи - если по локальным актам фирмы сотруднику в момент выхода на отдых дополнительно выплачивается материальная помощь;
  • Заявления работника либо решения судебных органов об удержании части зарплаты - если работник путем выплаты денежных средств производит погашение материального ущерба, либо решение об удержании наложил суд (алименты, ущерб на предыдущем месте работы и т. д.).

Каждому сотруднику по ТК РФ положен ежегодный оплачиваемый отпуск и прежде чем работник отправится на отдых ему необходимо выплатить отпускные, выплату которых можно осуществить при помощи записки расчета по форме Т-60. необходимо выдать сотруднику не позже, чем за 3 дня от его ухода. В конце статьи выложена форма бланка для скачивания, а также образец его заполнения.

Каждому работнику положен отпуск не менее 28 календарных дней, который он может получить проработав в организации 6 месяцев. На каждый год работодатель должен составить график отпусков по , учитывая пожелания сотрудника. В соответствии с этим графиком и отправляются на отдых сотрудники.

Внимание! За 2 недели до установленного срока сотрудник пишет соответствующее , на основании которого издается . На основании этих документов бухгалтерия должна произвести расчет отпускных и выдать причитающуюся сумму за 3 дня до убытия.

Калькуляция рассчитывается и вносится в записку-расчет по форме Т-60. Помимо расчета отпускных ведомость заполняется и для обоснованности предоставления дней отпуска

Форма т-60 образец заполнения

Бланк Т-60 имеет две стороны: лицевая – оформляется кадровиком, а оборотная – заполняется бухгалтерией, именно на ней производится расчет причитающихся сумм.

Заполнение лицевой стороны

Лицевая сторона заполняется на основании приказа кадровой службой.

Вверху бланка необходимо заполнить сведения об организации. Номер документа по порядку, табельный номер сотрудника, данные о ФИО, структурном подразделении, в котором он находится согласно штатного расписания и должность.

В поле “А” указывается стаж, которые предоставляет право законного отдыха, продолжительность основного отпуска в днях, а также дата его начала и окончания

В поле “Б” указываются сведения о дополнительных отпусках.

В поле “В” общее количество предоставляемых дней отдыха и весь период. В конце листа расписывается работник кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне производится расчет, на основе данных кадровой службы по стажу сотрудника и периоду предоставляемого отдыха.

В разделе “Расчет оплаты отпуска” указываются все начисленные суммы дохода за последний 12 месяцев, участвующие в расчете отпускных. Сумма календарных дней стажа и расчетное значение среднего заработка.

В таблице “Начислено” вносятся все расчетные начисления работнику. Графа сумма за отпуск (Гр.8) равна произведению средне дневного заработка (Гр.6) на количество дней отдыха (Гр. 7). Если есть дополнительные начисления – вносятся в соответствующие графы, в Гр.15 вносятся общая сумма.

В поле “Удержано” вносятся производимые удержания. С суммы Гр.15 удерживается НДФЛ, и записывается в гр.16 (Гр.15*13%). В строке 22 подсчитываются все удержания и в графе 23 будет итоговое значение к выплате. Полученная сумма пишется прописью и цифрами, а ниже записка подписывается бухгалтером.

Новая форма "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Подробнее о применении формы "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику":

  • Отражение в бухгалтерском и налогом учете расходов на проведение новогоднего

    Будут отражены следующим образом: Д-т 60, К-т 51 - 590 000 ... ; Д-т 91-2, К-т 60 - 500 000 руб. - отражены произведенные... работ; Д-т 19, К-т 60 - 90 000 руб. - отражены суммы... образом: Д-т 41, К-т 60 - подарки приняты к учету в... товаров; Д-т 19, К-т 60 - отражен НДС по приобретенным подаркам... для детей сотрудников; Д-т 60, К-т 51 - произведена оплата... записи: Д-т 10, К-т 60 - приобретены и оприходованы праздничные подарки... 19, К-т 60 - учтен НДС по приобретенным подаркам; Д-т 60, К-т...

  • Трудовой договор

    ... », №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...

  • Передача строительных материалов субподрядчику

    Д-т 10 «Материалы» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... НДС по приобретенным ценностям» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... со стоимости приобретенных материалов; Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и... 20 «Основное производство» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... НДС по приобретенным ценностям» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... прибыль от реализации материалов; Д - т 60/субсчет « Расчеты с субподрядчиком» ... НДС по выполненным работам; Д - т 60 К - 62 - 118 000 - ...

  • Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности. Вопросы применения на практике

    Записи: Д-т 44, К-т 60 - 100 000 руб. - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - 18 000 руб. - отражен НДС... вычету; Д-т 44, К-т 60 - 100 000 руб. - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - 18 000 руб. - отражен НДС... записи: Д-т 44, К-т 60 - (-100 000 руб.) - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - (-18 000 руб.) - отражен НДС... записи: Д-т 44, К-т 60 - (-100 000 руб.) - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - (-18 000 руб.) - отражен НДС...

  • Документация по учету труда и его оплате

    ... », №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска... о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60). При прекращении действия трудового договора... , причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...

  • Расходы на оплату труда в строительстве

    ... »; Т-54а «Лицевой счет (свт)»; Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...

  • Отпуска

    О предоставлении отпуска работнику (форма Т-60), формы которых утверждены Постановлением Госкомстата... о предоставлении отпуска работнику» (форма №Т-60). Следует учитывать, что оформление указанных... , который оформляется на бланке формы №Т-60. Согласно положениям статьи 136 ТК... . Соответственно, записка-расчет по форме №Т-60 должна быть оформлена не позднее...

  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
  • О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения

    20,26,44 и К-т 60 и т.п. Работнику бесплатно...

Основное предназначение данной записки - подтверждение факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовка расчета выплат причитающихся ему отпускных.

Для оформления записки-расчета применяется унифицированная форма № Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона бланка содержит основные сведения об отпуске работника и заполняется кадровиком на основании утвержденного руководителем . Оборотная сторона бланка предназначена для оформления расчета отпускных.

Рассмотрим правила заполнения некоторых граф и полей записки.
Период работы
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке указывается целый год, даже если он еще не отработан работником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется.

Графа 3
В графе указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированного бланка для данной справки не предусмотрено, поэтому составляется она бухгалтером самостоятельно, с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Графа 4
Необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет - 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в марте 2009 года, тогда количество отработанных им дней в марте составит: (29,4: 31) х (31 - 5) = 24,66 дней.

Графа 5
Заполняется, если работнику установлен суммированный учет рабочего времени.

Графа 6
Величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Расчет отпускных
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.



 

Возможно, будет полезно почитать: