Списание документов в дело. Сэд «дело» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников - «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна - и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают - это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это - время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

3. Общие положения

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5. Использование электронной цифровой подписи

6. Правила работы с папками и документами

7. Классификация документов

8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9. Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

● прием и учет поступивших документов,

● подготовка и согласование проектов документов,

● учет и регистрация отправляемых документов,

● выдача поручений руководителями структурных подразделений,

● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

● коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

● иностранные названия необходимо писать без перевода;

● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

● входящие документы,

● исходящие документы,

● внутренние документы,

● бумажные документы.

Основная задача раздела - объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Согласование и утверждение инструкции

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений.

***

Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии (существует еще множество организационных факторов), но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.

Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту - must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах.

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовленны

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.

Структура хранения документов в делах двухуровневая:

согласно Номенклатуре дел , заводятся дела (тома)
в дела (тома) помещаются документы

В одной позиции номенклатуры их может быть множество:

И в каждом деле может быть множество документов. Каждый документ может одновременно входить только в одно дело; для прикрепления к делу заполняется соответствующий реквизит документа:

Из карточки дела доступны печать Описи, Обложки, Карты-заместителя и Листа-заверителя:

На основании дела можно создать документы - Уничтожение и Передача:

Передача дел в архив - это документ, в котором заполняются закрытые дела за текущий год по указанной организации:

После проведения документа, дела отмечаются соответствующей ссылкой:

Переданные в архив дела не видны в общем списке дел - Том 2 виден, а заархивированный Том 1 нет:

Вопрос 10.32 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) располагаются в разделе:

Документы и файлы.

Совместная работа.

Нормативно-справочная информация.

Настройка и администрирование.

Правильный ответ первый:

Вопрос 10.53 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Справочник "Дела (тома)" предназначен для:

регистрации дел и гомов, используемых для хранения бумажных версий документов
регистрации дел и томов, используемых для хранения электронных версий документов
данный справочник в системе отсутствует

Верный ответ первый. Для электронного документооборота тома не нужны.

Вопрос 10.54 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) создаются пользователями в соответствии с:

номенклатурой дел
системой учета на предприятии
организационной структурой

Правильный ответ первый. ***

Вопрос 10.46 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) связаны с номенклатурой дел следующим образом:

по заголовку дела номенклатуры дел может быть заведено несколько дел (томов)
одно дело (том) может соответствовать нескольким заголовкам дел номенклатуры дел
по заголовку дела номенклатуры дел может быть заведено одно дел (том)

Верный ответ первый, см. выше.

Вопрос 10.47 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для отражения факта передачи дел в архив служит:

обработка "Передача дел в архив"
документ "Передача дел в архив"
справочник "Передача дел в архив"
верны ответы 1 и 2

Верный ответ второй.

Вопрос 10.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если дело закрыто, позволит ли программа списывать в него документы?

Правильный ответ второй - не позволит.

Вопрос 10.15 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если дело закрыто (установлен соответствующий флажок в карточке дела), то в списке дел оно отображается:

с картинкой замка
с картинкой двери
не отображается

Правильный ответ первый:
Вопрос 10.16 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Отразить факт помещения документа в дело можно:

заполнив поле "Помещен в дело" в карточках внутреннего, входящего или исходящего документа.
введя документ "Поместить в дело"
запустив обработку "Поместить в дело"
установив флаг "Помещено в дело".

Правильный ответ первый, см. выше.

Вопрос 10.17 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если размер текущего тома дела приближается к максимальному, то для учета поступающих документов следует создать новый том?

Можно не создавать, если это указано в настройках

Верный ответ первый, рекомендованный размер тома - до 200 листов.

Вопрос 10.18 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В документе "Передача дел в архив" при подборе или выборе дел будут ли отображаться дела (тома), у которых не установлен флажок "Дело закрыто"?

Верный ответ второй - в архив передаются только закрытые дела.

Вопрос 10.19 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Отображаются ли в карточке дела (тома) сведения о передаче дела в архив?

Верный ответ первый, отображаются - см. скриншот выше.

Вопрос 10.33 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для дела (тома) предусмотрена печать:

обложки дела.
внутренней описи.
листа-заверителя, карты-заместителя.
верны варианты 1 и 2.
верны варианты 1, 2 и 3.

Верный ответ пятый, все опции доступны.

Вопрос 10.34 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для дела (тома) можно создать на основании:

передача дел в архив.
уничтожение дела.
процесс.
верны варианты 1 и 2.
верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ четвертый, см. выше.

Списание и уничтожение документов

Удаление движения экземпляра документа

В режиме корректировки реквизитов движения можно производить удаление ошибочно зарегистрированных движений экземпляра документа. Операция удаления доступна только для последнего зарегистрированного движения, причем общее число движений экземпляра должно быть больше одного, а сам экземпляр не перерегистрирован.

Для удаления движения экземпляра документа следует «щелкнуть» по кнопке «Удалить движение», после чего будет произведено удаление движения экземпляра документа из базы документов.

Режим предназначен для записи в базу данных номера дела и даты списания документа в дело. Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F4» или по команде «Операции/Списание в дело» из режима просмотра карточек документов. На экране появится диалоговое окно «Списание экземпляра документа» (рис. 2.34.), в поля которого следует внести: дату возврата документа, количество листов документа и приложения, описание приложения, номер и дополнительный индекс дела, в которое списывается документ, дату списания.

Рис. 2.34. Окно списания экземпляра документа в дело

Для ускорения ввода информации часть полей заполняется значениями по умолчанию при открытии окна.

В строке «Сортировка по» имеются два поля (номер для сортировки и дата для сортировки), в которые вводятся значения критериев сортировки документов в деле. Критерии сортировки определяются видом сортировки документов в деле, зависящим от номера дела и устанавливаемым при формировании справочника индексов дел. В ТКЗ «Канцелярия» заданы четыре вида сортировки:

· по регистрационному номеру. В этом случае поля в строке «Сортировка по» недоступны;

· по дате документа. В строке «Сортировка по» доступна для редактирования дата сортировки (по умолчанию заполняется датой документа);

· по исходящему номеру документа. В строке «Сортировка по» доступно для редактирования поле номера для сортировки (по умолчанию заполняется номером документа);

· общий. В строке «Сортировка по» доступны для редактирования поля номера и даты сортировки. В поле номера по умолчанию заносится исходящий номер документа. В поле дата заносится: для исходящих документов - дата отправки сторонним корреспондентам и для входящих документов - дата документа.

Поля в строке «Сортировка по» могут редактироваться пользователем для изменения позиции документа в описи документов в досье.

При заполнении полей «Номер дела» и «Дополнительный индекс» с помощью клавиши «F2» можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен справочник существующей номенклатуры дел. После окончания заполнения полей для записи информации в базу, необходимо щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если часть полей при регистрации списания можно пропустить, то для быстрого перехода к кнопке «Сохранить» можно воспользоваться клавишей «PageDown».

Для выхода из окна «Списание экземпляра документа» используется кнопка «Отмена» в нижней части окна или клавиша «Esc».

Отмену операции списания экземпляра документа можно сделать, выбрав пункт меню «Операции/Отмена операции». На экране появится предупреждение (рис. 2.35.).

Рис. 2.35. Отмена операции списания экземпляра документа

После нажатия кнопки «Оk» операция списания документа будет отменена и в окне просмотра регистрационной карточки документа отобразится последнее предшествующее списанию движение экземпляра документа.

При попытке изменить листаж документа или приложения в режиме «Коррекция движения» для уже списанного документа на экране появится запрос «Производить корректировку листажа в списании?». При утвердительном ответе на запрос все внесенные изменения в листаже будут внесены во внутреннюю опись.

Отчеты бухгалтеров, первичная учетная документация, а также регистры проведенного бухгалтерского учета хранят 5 лет и более. Точные сроки приведены в Законе о бухгалтерском учете (17 статья 1 пункт).

Наши сотрудники, которые принимают во внимание действующие нормативные акты, помогут с максимальной точностью определить сроки хранения документации, ее списания. Именно в нормативных актах зафиксированы точные сроки, в течение которых можно хранить определенные документы. При этом особого значения не имеет тот факт, хранятся ли бумаги в компании, в муниципальном либо государственном архиве.

Период хранения документации

Все документы по сроку хранения распределены на две специальные категории:

1) Документы, которые могут храниться в течение определенного срока.

2) Документация, которую необходимо хранить постоянно. Такие бумаги списывать не нужно.

Период временного хранения документации определяется именно в годах (5 лет, 1 год, иное). И такие сроки используются всеми организациями и компаниями. В том случае, если срок закончился, можно приступить к списанию бумаг. В обязательном порядке в процессе составляется Акт списания документации.

Особенности процесса списания документации

Данная процедура включает ряд этапов:

Оценка ценности документации экспертами. Этим процессом занимается специально созданная комиссия. Члены комиссии осуществляют отбор, классификацию, подготовку и оформление документов для постоянного, продолжительного хранения. Они же выполняют списание документации, архивирование бумаг. Для того чтобы точно установить потребность в процессе списания, члены комиссии используют различные информационные источники (федеральный закон, основные требования, нормы).
Подготовка акта для последующего списания документации, которую не нужно постоянно хранить. Данный акт имеет определенную форму. В этот акт входят только те бумаги и дела, которые с первого января хранить не нужно. Кстати, составление акта осуществляется в тот период, когда сохранять документы уже не нужно. В таком акте обязательно должна присутствовать подпись специалиста, который выполнял оценку. Дополнительно должны подписать остальные члены комиссии, собственник фирмы или руководитель организации.
Утверждение составленного акта. Этот процесс проводится в государственном архиве.
Конфиденциальное списание и уничтожение документов. Выполняется оно разными способами. Чаще всего используют:
- Термический способ (сжигание).
- Шредирование (разрезание документов на небольшие кусочки).
- Химические составы.
- Перемещение списанных документов в пункт, где осуществляется вторичная переработка сырья. В этом случае обязательно составляется соответствующий акт о передаче документов.

Важные моменты:

Стандартные акты обязательно включают такую фразу: «Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ____________________ (протокол от __________ №___)». Данное предложение необходимо лишь в том случае, если документация передается на хранение государству. Во всех остальных случаях использовать ее не нужно.
Еще одна фраза, присутствующая в документе «Документы количестве _____ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Компании, которые осуществляют списание, уничтожение бумаг собственными силами, обязательно заменяют ее другой, представленной в образце. Заполнение полей обязательно, если к данному процессу привлекаются сторонние компании. Фраза может входить в акт, соглашение или накладную.
Хранились ли документы в государственном архиве или нет, неважно. В любом случае утверждение составленного акта руководителем компании выполняется только после проведение всех мероприятий, согласования. Далее осуществляется регистрация акта.
Акт обязательно согласовывается со всеми членами комиссии, которые выполняли экспертную оценку.

Как заказать списание документации в Москве?

Списанием и уничтожением документации должны заниматься специалисты, поскольку эти мероприятия включают немало важных моментов. В нашей организации «АйТи Решения» работают только квалифицированные работники, имеющие соответствующее образование, немалый опыт. Поэтому они без особых сложностей смогут выполнить оценку представленной документации, выделить бумаги, срок хранения которых подошел к концу, а также подготовить акт на списание тех дел, которые хранить не нужно. Кроме того, мы сможем выполнить обработку документов, систематизировать их, подготовить опись, которая необходима для последующей передачи их в муниципальный или государственный архив.

Возможно, будет полезно почитать: