Куда передаются документы после ликвидации организации. Как сдать документы в архив при ликвидации организации

По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

Нормативные документы

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)

Справочные материалы

Примерный договор между архивным учреждением и организацией

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет. Мы в этом уверены.

И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.

Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.

В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива , который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?

Обратите внимание!

За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий

НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий.

Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Цитируем документ

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу , а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу , а также

архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым - в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города - в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.

Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?

В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:
1. Документы постоянного хранения.
2. Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
3. Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

Обратите внимание!

Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal

При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.

НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1 .

Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.

Таблица 1

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения

Таблица 2

Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее - Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».

Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений. В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Что подразумевается под фразой «подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»? Какие конкретно действия необходимо выполнить?

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.

Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.

Обратите внимание!

Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается

При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

Процедура 2. Оформление дел.

При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.

Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т. п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы : дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные - 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.

После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?

Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.

Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
описи дел временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.

Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных работников;
личные карточки уволенных работников.

Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы

Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).

Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов.

Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп. 2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2 ).

Обратите внимание!

По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек

Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры.

Кстати сказать

О договорах с архивными учреждениями

Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.

Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем:
ознакомление с состоянием документов;
проверка правильности формирования дел;
помощь в оформлении и систематизации дел;
составление описей дел;
консультирование исполнителей по подготовке дел к передаче на государственное хранение, о порядке рассмотрения и утверждения описи на ЭПК.

При проведении работ по приему дел, в т. ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу:
сопоставляют заголовки, архивные шифры, крайние даты документов в описях и на обложках дел;
оформляют передачу дел на государственное хранение по установленной форме;
размещают дела на стеллажах;
делают отметки о размещении дел в топографических указателях.

Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению.

Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами.

В настоящее время продолжают действовать:
1. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 6.12.1991 № 4/1003).
2. Рекомендованная форма договора о передаче документов на хранение в государственный архив (одобрена решением ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 № 1).

Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal.

Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3 ).

Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы.

Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А.

Приложение 1

Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Приложение 2

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 2

Окончание

Приложение 3

Форма договора на оказание услуг архивным учреждением

Приложение 3

Продолжение

Приложение 3

О том, каким образом осуществляется сдача документов в архив при банкротстве, должна знать любая организация, начинающая процедуру ликвидации. До момента передачи в государственные архивы документация, подлежащая государственному хранению, хранится в архивах организаций в течение сроков, которые были установлены Росархивом.

Передача документов в архив при банкротстве

С того момента, как открыто конкурсное производство, отсчитывается шесть месяцев, в течение которых конкурсным управляющим должна осуществиться сдача документов компании-должника, подлежащих в соответствии с федеральными законами обязательному хранению. Сдача архива при банкротстве, получение соответствующего акта - обязательный шаг при ликвидации предприятия, без которого процедура банкротства не будет завершенной.

Правила сдачи документов в архив при банкротстве

Необходимо понимать, что сдача документов в архив при банкротстве должна подчиняться определенным, весьма строгим правилам. Документы необходимо сформировать, переплести и оформить в соответствии с установленными нормативами. При этом оформление каждого дела включает в себя полный комплекс работ по нумерации листов, брошюровке документов, составлению листа-заверителя. Нередко требуется составление и внутренней описи документации, указание на обложке дел названия организации, а также делопроизводственного индекса, срока хранения, заголовка дела и так далее.

Приложение к документациям научно-справочного аппарата

Кроме того, сдача архива при банкротстве предполагает также приложение к документациям научно-справочного аппарата в виде предисловий к описям, самих описей, исторической справки. В государственных и муниципальных организациях перечень документов, передаваемых в архив при банкротстве, может быть несколько иным, как и порядок их формирования, но несомненно одно: передача документов в архив при банкротстве - процесс весьма длительный, нелегкий, требующий знания многих тонкостей, нюансов в области делопроизводства, архивного дела.

Передача документов на государственное хранение.

Более того, одной архивной обработкой и собиранием сопутствующих документов передача архива при банкротстве не ограничивается: необходимо передать документы на государственное хранение.

Процесс передачи документов на государственное хранение.

Процесс этот также нелегкий и длительный, требующий постоянного согласования с разными архивными отделениями. Так, к примеру, те же сотрудники Главархива при принятии документации будут тщательно сверять каждое дело, передаваемое на государственное хранение, с описью, будут проверять правильность оформления, формирования дела.

Специфические требования к документам

Еще один момент: каждый архив или даже разные подразделения одного архива могут предъявлять свои, весьма специфические требования к документам, принимаемым на вечное хранение.

Работа профессионалов

Именно поэтому передача документов в архив при банкротстве должна осуществляться исключительно профессионалами - таким образом вы сможете сэкономить массу времени, сил, нервов. Наша компания за своими плечами имеет плодотворный опыт архивной деятельности. Мы оказываем широкий спектр архивных услуг, среди которых особое место занимает сдача архива при банкротстве. Доверив передачу документов в архив именно нам, вы можете быть уверены в том, что сдача документов в архив при банкротстве будет осуществлена в кратчайшие сроки и максимально качественно.

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС. Вносятся соответствующие правки в Единый государственный реестр юридических лиц.

Как происходит

Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий.

Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности. Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами.

При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

по собственной инициативе, добровольно;
принудительно, по инициативе третьих лиц.

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Нередко принудительная ликвидация осуществляется на основании судебного иска, поданного налоговой службой или же прокуратурой. В зависимости от оснований для проведения подобного рода процедуры будет выбран алгоритм реализации ликвидации.

Процедура ликвидации предприятия начинается с собрания акционеров, которые должны принять решение по поводу начала подобного рода процесса.

Необходимо помнить, что осуществление данной процедуры возможно будет только лишь в случае, если суммарное количество положительных голосов составит ¾ или же более. Иначе ликвидация осуществлена не будет.

Основными этапами проведения добровольной ликвидации юридического лица являются следующие:

совет учредителей принимает решение о проведении ликвидации – обязательно составляется специальный документ;

налоговые органы уведомляются о начале проведения данной процедуры – составляет специальная форма ;
все государственные фонды уведомляются о начале ликвидационной процедуры;
кредиторы уведомляются;
формируется ликвидационная комиссия и осуществляет все необходимые действия;
производится взыскание дебиторской задолженности;
осуществляются расчеты с работниками;
выплачиваются в бюджет все налоги в течение периода ликвидации предприятия;
налоговыми органами проводится специальная проверка;
составляется и в последствии утверждается промежуточный баланс;
все требования кредиторов удовлетворяются;
производится закрытие счетов в банках;
осуществляется государственная регистрация ликвидации юридического лица;
предприятие снимается с учета в различных внебюджетных фондах;
проводятся заключительные операции по ликвидации предприятия.

Максимально подробно вопрос проведения ликвидации юридического лица отражается в Гражданского кодекса РФ. Очень важно осуществлять все действия в соответствии с данным документом. В противном случае могут возникнуть достаточно серьезные проблемы.

В дальнейшем возможно будет оформить специальную справку, подтверждающую факт ликвидации. Она может потребоваться для выполнения различных действий в дальнейшем.

При этом расчетный счет в банке совсем не обязательно закрывать. Кредитная компания может сделать это самостоятельно, отправив соответствующий запрос в Единый государственный реестр.

Какие нужны документы

Особенно важно максимально внимательно отнестись к процедуре составления документации, требуемой при оформлении ликвидации предприятия.

Необходимо в первую очередь сформировать уведомление учредителей о проведении собрания. На законодательном уровне формат его не установлен.

Но он обязательно должно включать в себя следующие основные реквизиты:

наименование органа, который является инициатором проведения собрания акционеров;
дата, а также место и время проведения собрания;
форма проведения собрания рассматриваемого типа;
повестка дня.

После того как собрание проведено и собрано достаточное количество голосов за ликвидацию, необходимо будет соответствующим образом уведомить об это решении налоговую службу.

Для этого необходимо будет составить уведомление по форме №Р15001. Данный формат документа утвержден приказов ФНС Российской Федерации от 25.01.12 г.

Все документы, которые необходимы для ликвидации, можно будет представить в налоговый орган различными способами:

самостоятельно;
через доверенное лицо – понадобится оформить специальную довереннотьс;
через интернет.

Важно помнить: уведомление по форме №Р15001 должно быть обязательно заверено нотариально. В противном случае оно будет недействительно и его не примет налоговая.

Очередным этапом является уведомление кредиторов и иных лиц о проведении ликвидации. Необходимо будет сделать это в журнале «Вестник государственной регистрации».

Для этого также потребуется собрать некоторый пакет документов. Он включает в себя:

специальный бланк-заявка – необходимо наличие печати предприятия;
копия решения о проведении ликвидации, а также назначении ликвидационной комиссии;
платежный документ, а также платежный ордер;
сопроводительное письмо;
доверенность – если представление всех документов осуществляется третьим лицом.

После того, как все обозначенные выше действия выполнены, ликвидационная комиссия в обязательном порядке должна составить следующие документы:

специальное заявление о государственной регистрации по причине прекращения существования юридического лица – составляется по форме ;
составляется специальный ликвидационный баланс;

оформляется квитанция об оплате государственной пошлины (она составляет 800 рублей).

Ранее также необходимо было в комплекте со всеми документами представлять в налоговую службу справку об отсутствии задолженности перед Пенсионным фондом РФ.

На сегодняшний день осуществлять подобную процедуру уже нет необходимости. Так как налоговые органы самостоятельно могут проверить удаленно, через средства коммуникационной связи факт наличия долга.

В случае его присутствия во внесении соответствующих записей в Единый государственный реестр юридических лиц будет отказано.

В то же время существуют способы ликвидации юридических лиц при наличии задолженности – это банкротство.

Но подобного рода разновидность ликвидации имеет некоторые существенные особенности, в связи с которыми проведение процедуры является не выгодным. Использовать банкротство как способ прекращения деятельности стоит только в крайнем случае.

После истечения 6 рабочих дней с момента подачи всех необходимых документов можно будет получить в налоговых органах следующие бумаги:

лист записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

уведомление о снятии с государственного учета юридического лица в налоговой службе.

Если же по какой-то причине налоговая не желает вносить соответствующие данные в ЕГРЮЛ, то оформляется письменный отказ. В нем указывается причина подобного действия.

Как составить приказ, образец

Сегодня одним из обязательных документов, формируемых при осуществлении ликвидации предприятия, является специальный приказ. На законодательном уровне он не утвержден. Но при этом необходимо включать в данный документ некоторые обязательные блоки.

Ими являются следующие:

основная причина проведения ликвидационной процедуры;
дата завершения рассматриваемого типа процедуры;
устанавливается перечень лиц, которые будут входить в ликвидационную комиссию (указываются подробные реквизиты – Ф.И.О.);
устанавливается полный перечень задач, которые должны быть соответствующим образом решены председателем;
указываются основные реквизиты данного документа.

Важно помнить, что если предприятие имеет какие-либо подразделения или же филиалы, потребуется осуществлять все действия в соответствии со ГК РФ.

В первую очередь понадобится составить приказ о прекращении деятельности каждого обособленного подразделения предприятия.

При отсутствии должного опыта составления подобной документации стоит ознакомиться с верно сформированным образцом. Так можно будет избежать проблем с контролирующими органами.

В случае наличия нескольких различных филиалов, подразделений, которые зарегистрированы соответствующим образом в налоговых органах, для каждого необходимо будет составить отдельный приказ.

Аналогичным образом обстоят дела со всеми остальными документами. Важно не допустить ошибок при формировании приказов на увольнение сотрудников. Это может стать причиной возникновения большого количества проблем.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Важно помнить, что при реализации процедуры ликвидации все документы по личному составу, а также бумаги, срок хранения которых ещё не истек, должны быть размещены в специальном архиве. Данный момент установлен на законодательном уровне Федерального закона №125-ФЗ 22.10.04 г. «Об архивном деле».

Прежде, чем сдать документы в архив, необходимо будет осуществить их подготовку. Она включает в себя следующие действия:

оценка ценности, практической необходимости конкретного документа;
оформление дел;
все документы постоянного и долговременного хранения описываются соответствующим образом.

В архив должны быть сданы следующие документы:

подпись руководителя;
свидетельство о ликвидации;
протокол собрания;
все приказы, касающиеся приема и увольнения работников;
контракты и трудовые соглашения;
личные карточки сотрудников по ;
личные дела работников;
лицевые счета работников;
невостребованные личные документы;
акты о несчастных случаев;
всевозможные штатные расписания.

Помимо обозначенных выше необходимо будет приложить к перечню:

опись дел по личному составу;
историческую справку в 1 экземпляре.

Как сделать запись в трудовой книжке

Увольнение при ликвидации осуществляется в соответствии с законодательными нормами. В трудовой книжке отображается, что процедура данная производится по инициативе работодателя.

Запись выглядит следующим образом: «Уволен в связи с ликвидацией организации, Трудового кодекса Российской Федерации».

Последствия ликвидации

Ликвидация – процедура юридически важная. Она имеет ряд определенных последствий. К наиболее существенным можно отнести следующие:

при ликвидации переход прав и обязанностей к другим лицам не осуществляется;
в случае недостаточного количества средств для удовлетворения требований кредиторов осуществляется распределение пропорционально очередности;
при передачи имущества участника ликвидации в пределах суммы его вклада налогом на добавочную стоимость не облагается.

Процесс ликвидации достаточно прост, не имеет каких-либо сложностей – если осуществляется в рамках действующего законодательства. Но при этом необходимо помнить о множестве различных нюансах. Все они отражаются в действующее законодательстве.

Видео: Ликвидация ИП шаг за шагом

2. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).

3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

9. Акты о несчастных случаях.

10. Штатные расписания.

11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.

12. Табели и наряды работников вредных профессий;

13. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись переданных дел в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

2. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.

При приеме-передаче документов работник архива проверяет наличие необходимых документов, составляя таблицу (Таблица 6), в практике называемую «шахматкой»:

Таблица 6.

Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2009, 2012 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.

Порядок расположения документов в шахматке соответствует расположению разделов, дел в номенклатуре (в последующем в описи). Как правило, дела располагаются по степени важности для деятельности организации в следующем порядке:

При составлении шахматки необходимо проверять наличие обязательных для сдачи в архив дел (по перечню), учитывая специфику организации. Например, нужно проверить наличие дел, содержащих важные решения для организации: если это школа – протоколы заседаний педсоветов, ведь именно там решаются все важные для школы вопросы; если это акционерное общество – протоколы заседаний акционеров и т.п. Обязательно должны быть сданы в архив финансовые годовые отчеты.

Контрольные вопросы:

1. Что такое комплектование архива?

2. Что такое архивный фонд РФ?

3. Какие фонды и документы относятся к государственной части архивного фонда РФ?

4. Какие фонды и документы относятся к негосударственной части архивного фонда РФ?

5. Что такое профиль архива?

6. Какие два вида приема документов на государственное хранение вы знаете?

7. Что такое полный и выборочный (повидовой, групповой) прием документов на государственное хранение?

8. Каково цифровое обозначение форм приема документов на государственное хранение?

9. Какие действия включает понятие комплектования?

10. Что такое определение организаций-источников комплектования архива?

11. На основании каких критериев осуществляется отнесение организаций к источникам комплектования архива?

12. Что сказано в ФЗ № 125 об организациях-источниках комплектования архивов?

13. Каков порядок передачи документов в государственные архивы на архивное хранение из федеральных, муниципальных, государственных, негосударственных организаций согласно ФЗ № 125?

14. В какой форме могут составляться списки источников комплектования архива?

15. На основании каких нормативно-методических документов составляются списки источников комплектования?

16. Какие методики составления списков источников комплектования вам известны?

17. Как составляются списки источников комплектования в ГАПО?

18. Что такое Наблюдательное дело организации-источника комплектования и как оно ведется?

19. Что такое Карточка учета работы с учреждениями и как она ведется?

20. Что такое типовой перечень документов?

21. Что такое ведомственный перечень?

22. Какие типовые перечни вы можете назвать?

23. Какие ведомственные перечни вы можете назвать?

24. Кто несет ответственность за разработку перечней и в каком документе это зафиксировано?

25. Как построен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 года?

26. На какие группы делятся документы по срокам хранения?

27. Какова методика определения статьи и срока хранения документа по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 ?

28. Каковы сроки временного хранения архивных документов согласно ФЗ №125, Перечня 2010?

29. Как осуществляется прием-передача документов в Государственный архив?

30. Какие документы оформляются в процессе приема-передачи документов на хранение?

31. В чем заключается методическая помощь архива организациям-источникам комплектования?

32. Изучите трехстороннее соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Каковы обязательства организации, архивного отдела, архива?

33. Какие типовые управленческие документы подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

34. Какие документы по личному составу подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

35. Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение при ликвидации организации?

36. Что такое шахматка, для чего она составляется и каков порядок расположения дел в ней?

Практическая часть

Выберите себе бригаду-партнера. Договоритесь, какая бригада выполняет работу архива организации, сдающей документы в государственный архив, а какая бригада выполняет работу Отдела ведомственных архивов Государственного архива. Выполните задания соответствующего варианта.

Задание 1.

Список организаций-источников комплектования Государственного архива пополнился (см. указанный преподавателем вариант). Представьте дополненный список организаций-источников комплектования (Таблица 2). Заключите Договоры и Соглашения с теми организациями, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор с организацией-источником комплектования из предложенного списка.

Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.

Вариант 1.

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Управления Федерального казначейства по Пензенской области;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по имущественным и градостроительным отношениям администрации города Пензы;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет филиала ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги – «Пензаэнерго»;

4. Раздел 11. Строительство. Архитектура. Градостроительство пополнился за счет ГУ «Управление госэкспертизы по Пензенской области»;

5. Раздел 13. Связь. Радиовещание, Телевидение. Печать пополнился за счет филиала ФГУП ВГТРК, ГТРК «Пенза»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания.

Вариант 2.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Первомайского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления инвестиций Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО Пензенская региональная компания по реализации газа «Пензрегионгаз»;

4. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ФГУП «Электромеханический завод» (г.Н. Ломов);

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет Управления образования города Пензы

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюзов работников народного образования.

Вариант 3.

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Октябрьского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления экономики Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО «Пензенский завод «Автозапчасть»;

4. Раздел 12. Министерство транспорта РФ пополнился за счет Пензенского техникума железнодорожного транспорта. Филиал ГОУ ВПО «Самарский государственный университет путей сообщения»;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Классическая гимназия №1 г. Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации работников зравоохранения.

Вариант 4.

1. Раздел 5. Охрана правопорядка пополнился за счет Отдела государственной фельдъегерской службы РФ в г. Пензе;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по регулированию тарифов, энергосбережению Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ОАО «Пензкомпрессормаш»;

4. Раздел 9. Сельское, лесное, водное хозяйство и землепользование пополнился за счет Управления лесами Пензенской области;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ ДОД «Дворец детского и юношеского творчества» г.Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского регионального отделения общественных организаций Союза театральных деятелей.

Вариант 5.

1. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Министерства культуры и архива Пензенской области;

2. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Управления по культуре города Пензы;

3. Раздел 16. Здравоохранение пополнился за счет ФГУ «Федеральный центр сердечно-сосудистой хирургии Росздрава г. Пензы»;

4. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Лингвистическая гимназия № 6» г.Пензы;

5. Раздел 18. Страхование пополнился за счет Филиала ООО «Росгосстрах» - Управление в Пензенской области;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского областного Совета ветеранов партии и комсомола.

Задание 2.

Для работников архива организации:

1. Номенклатура дел Вашей организации была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Согласуйте измененную номенклатуру с работниками Отдела ведомственных архивов Государственного архива.

3. Составьте Справку на имя начальника Отдела ведомственных архивов Государственного архива об исправлении замечаний, если таковые имеются.

Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:

1. Окажите методическую помощь, проверив правильность составления номенклатуры дел организации-источнику комплектования. Номенклатура была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Проверьте правильность составления Номенклатуры дел работниками организации. Составьте АКТ проверки. Ознакомьте с ним организацию-источник комплектования.

1 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Примечание
01. Руководство и контроль
01-01	Устав общеобразовательного учреждения.
01-02	Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков.
01-03	Свидетельство о государственной аккредитации образовательного учреждения
01-04	Приказы директора школы по основной деятельности
01-05	Документы по аттестации образовательного учреждения
01-06	Должностные инструкции
01-07	Договоры с учредителем (уполномоченным органом)
01-08	Журнал регистрации приказов
01-09	Протоколы общих собраний
01-10	Лицензия на образовательную деятельность
01-11	Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства.
01-12	Технический паспорт школы
01-13	Правила внутреннего трудового распорядка
01-14	Коллективные договоры

2 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
01. Руководство и контроль
…	…
01-15	Личные дела учащихся
01-16	Алфавитная книга записи учащихся
01-17	Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с учащимися.
01-18	Документы (акты, справки проверок и обследований состояния работы общеобразовательного учреждения).
01-19	Книга учета бланков и выдачи аттестатов о полном среднем образовании, золотых и серебряных медалей
01-20	Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании
01-21 01-22	Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, Переписка по организационно – хозяйственным вопросам
01-23	Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением
01-24	Журналы регистрации входящей корреспонденции.
01-25	Журналы регистрации исходящей корреспонденции.
01-26	Дело архивного фонда (описи, акты, исторические справки).
01-27	Сводная номенклатура дел общеобразовательного учреждения.

3 вариант

Номенклатура дел

Возможно, будет полезно почитать: