Общие положения. Хранение документов Типовые перечни документов по срокам хранения

Наталия Кондакова

Назначение описей дел структурного подразделения

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Дела, срок хранения которых составляет менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до истечения сроков их хранения, а затем уничтожаются.

Документы, созданные в деятельности структурного подразделения в течение года, подлежат включению в соответствующие описи дел структурного подразделения (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией). На основании данных описей дел документы структурного подразделения передаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией).

Правила составления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Таким образом, раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2013 году, должен быть составлен в 2014 году, а сами дела должны быть переданы в архив организации в течение 2015 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

В опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения включаются заголовки дел со сроком хранения свыше 10 лет, в опись дел по личному составу включаются дела по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет. Документы постоянного хранения, в том числе по личному составу (например, личные дела работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены ученые степени и (или) присвоены ученые звания и др.) включаются в соответствующий раздел описи дел постоянного хранения.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в». Например: 1/2013в, 2/2013лс, 3/2013в, где 1, 2, 3 - номер раздела структурного подразделения по номенклатуре дел, 2013 - год, в котором были заведены дела, «в», «лс» - обозначение, указывающее на тип описи дел (по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.

Правила заполнения граф описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством. Заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены.

При составлении описи дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения соблюдаются требования, установленные п. 196 Инструкции по делопроизводству и п. 90 Правил работы архивов и аналогичные правилам заполнения описей дел постоянного хранения структурного подразделения.

В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями п. 165, 166 Правил работы архивов.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу структурного подразделения за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г. В этом случае личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2011 год.

При внесении в опись дел по личному составу структурного подразделения личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.

Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

приказы по основной деятельности
журнал регистрации приказов по основной деятельности
штатные расписания
структура организации
номенклатура дел
описи дел
акты об уничтожении дел и утрате документов
целевые программы информатизации
прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
годовые планы и отчеты
годовые бухгалтерские балансы
годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
годовые сметы и др.
уставные документы
документы о приватизации
реестры акционеров
реестры владельцев ценных бумаг
списки лиц, имеющих право на дивиденды
журналы, книги учета работы с акциями
заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
гранты
лимиты
паспорта сделок
документы о благотворительной деятельности
и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

приказы на отпуска и командировки
приказы по административно-хозяйственной деятельности
договоры с юридическими лицами
документы по госзакупкам
акты о приеме выполненных работ
бухгалтерские документы
путевые листы
и другие документы

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

временным (до 10 лет);
временным (свыше 10 лет);
постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

при составлении ;
при ;
при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

опись дел постоянного срока хранения;
опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
опись дел по личному составу;
акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

Возможно, будет полезно почитать: