Ведение журналов регистрации приказов. Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях? Как нумеровать приказы в журнале

Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.

Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.

Виды приказов

В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.

По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).

Существует несколько родовых видов приказов:

  • Приказы по личному составу.
  • Приказы по линии основной деятельности
  • Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.

Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.

Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.

Правила ведения журнала регистрации приказов

В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.

Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.

На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.

Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.

Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.

Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.


Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона.


Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства. В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов.
Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.
Слово законодательства Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями.
Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц. Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.
Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя.

Журнал регистрации приказов

Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным. Ответственные лица В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений.
Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать. Можно предложить такой вариант:

  1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
  2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации.

Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе. ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п.

Внимание

ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - перечень № 558).


Так, п. «б» ст.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа) (*); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); дело N. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет. По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет.

Инфо

Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.). При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

  1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
  2. Номенклатура дел.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

  1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
  2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами.

Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии — в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения и т. д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации. 3.2.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК) или других регистрационных данных формах.

Каждая организация сталкивается с необходимостью организации правильного и удобного документооборота. Одно из составляющих его являются регистрационные журналы для различных документов, которые позволяют обобщить информацию обо всех документах, поступающих на предприятие или оформляемых внутри предприятия.

Журналы регистрации имеет важное значение, даже если законодательство не требует их ведение, многие организации заводят журналы для регистрации различных групп документов. Для приказов по основной деятельности может быть заведен отдельный регистрационный журнал. Вести его можно как в электронном виде, так и в рукописном. Можно взять обычную тетрадь, в которой разлиновать нужные графы, можно воспользоваться типовыми журналами.

Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности рекомендовано регистрировать отдельно от приказов по личному составу, тем более, если предприятие большое и регулярно оформляет множество документов и приказов. Для приказов по личному составу можно использовать журнал, образец которого представлен .

Для многих документов регистрация в журналах и регистрационных книгах является обязательной. Например, платежные ведомости следует регистрировать в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а — . Сведения о трудовых книжках работников отражаются в .

Что касается приказов по основной деятельности, то к ним можно отнести достаточно широких спектр издаваемых на предприятии распорядительных документов. Приказ о назначении директора, главного бухгалтера, различных ответственных лиц, замещающих лиц, об утверждении нормативных актов и внутренних документов компании и пр.

Образец заполнения

Как выше было сказано, бланк журнала не является обязательным, а потому типовой рекомендованной формы не имеет. При подготовке журнала можно сформировать столько граф, сколько нужно, проименовать их также можно самостоятельно.

Как правило, в журнал заносятся следующие сведения об издаваемых приказах:

  • дата;
  • № — нумерация у каждого предприятия своя, если приказов издается много, удобно использовать, помимо цифр, также и буквы;
  • наименование;
  • содержание приказа — характер распоряжений;
  • исполнитель приказа;
  • лица, которые должны быть ознакомлены с приказом под роспись;
  • подразделение, куда передан приказ;
  • подпись лица, получившего документ;
  • подпись лица, внесшего запись в журнал;
  • отметка об исполнении и направлении в дело для хранения.

В журнал вносятся сведения обо всех приказа по основной деятельности, которые утверждает руководитель. Номер, присвоенный приказу при регистрации в журнале, следует проставить на самом распорядительном документе.

Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.

Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок. Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы. Это касается и каждого сотрудника персонально.

Обязательность ведения и электронная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Как должна вестись документация?

Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

  • Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
  • Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
  • Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.

Правила заполнения документов

  1. Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава. После этого решают, как и что заполнять.
  2. Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
  3. Распоряжение не выпускается без порядковых номеров. Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник. Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.
  4. При издании приказам присваиваются номера. Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.
  5. Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным. Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.
  6. Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером. Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:


Приказы и особенности их согласования

Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.

Начальники в отделах и заместители руководителя – вот кто визирует проекты приказов по основной деятельности. Эта задача касается следующих лиц:

  1. При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
  2. Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
  3. В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
  4. Службы по юридическим вопросам.
  5. Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
  6. За это отвечает и тот, кто готовит приказ.

Что касается проставления виз – для этого одинаково подходят как лист согласования, так и оборот последнего листа. Дата, фамилия с инициалами и должность – эти данные специалисты расшифровывают в каждой визе.

Предпочтительным считается вариант, когда виза оформляется на отдельном листе. Не всегда надо повторно собирать визы, если приходится вносить в приказы изменения.

Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в

Более подробно об ответственных лицах

Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений. Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ.

Такие комиссии составляются из специалистов с разным профилем. Но без классификации существование распоряжений невозможно, поскольку они делятся на основные и оперативные. И каждая группа документов требует своей процедуры регистрации.

Значит, и хранение бумаг ведётся отдельно. Регистрационные журналы относятся к документации, предназначенной только для внутренней эксплуатации в организации. Без предварительного распоряжения от руководства такие журналы нельзя передавать работникам в других отделениях.

Знакомиться с журналом регистрации можно только в присутствии лица, отвечающего за ведение. Проверка документов – обязанность руководителей. Иначе невозможно будет оценить работу кадрового отдела, проверить принимаемые решения.

Хранение журнала и основные сроки

Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.

Один вид журнала, где обязательно отображается информация:

  • По продолжительным командировкам.
  • По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
  • По отпускам
  • О поощрениях.
  • На счёт повышения квалификации.
  • Если сотрудник увольняется.
  • Если профессии совмещаются.
  • О дежурствах.
  • Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.

Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:

  1. Непродолжительных командировок.
  2. Дежурств.
  3. Учебных, ежегодных отпусков
  4. Дисциплинарных взысканий.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится


Как регистрировать приказы задним числом?

Задними числами приказы не вносятся в журнальных записях.

Ведь не просто так используются нумерация и прошивка, заверение организационной печатью после завершения процедуры регистрации. Но некоторые ситуации этого требуют, и в грамотное решение интересно каждой стороне. Тогда необходимо нарушить регистрационный порядок.

Решения бывают такие:

  • Когда дальнейшая регистрация по приказам отсутствует, можно ставить даты задним числом.
  • Регистрация по текущему числу допустима с составлением объяснительной записки на имя директора. Этот вариант считается более удачным. Пояснительная записка послужит объяснением того, почему и как сложилась такая ситуация. Использовать для обозначения номера документа можно дробь, другие индексы.

Буква алфавита в индексе не влияет на юридическое значение. Зато при использовании таких решений работа кадровика становится проще. Хорошо, если указанные даты совпадают с реальным временем, когда произошло то или иное событие. Тогда и проверяющие ответственные лица не будут проявлять к ситуации активного интереса.

Искусственное исправление ошибок тоже требует повышенного внимания. Главное – заменять документы, не пересекающиеся с другими.

Самому работодателю интересно, чтобы хронология события была правильной.

Регистрация и её необходимость в разных случаях

С какой целью регистрируют бумаги? Причины и объяснения следующие:

  • Для безопасности всех бумаг
  • Создание систем для организации поиска, облегчение самого процесса.
  • Учёт документов, исполнение их содержания.

Регистрацию нужно завершить, иначе документы в некоторых случаях теряют значение юридическое. Это касается, к примеру, приказа руководителя организации. Письма приобретают юридическое значение тоже после того, как их зарегистрируют с номером.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – образец скачать вы можете по

Что на счёт регистрационных форм?

Документы проходят регистрацию в следующих видах:

  1. Карточки. Сначала в них записывается вся необходимая информация, а потом они помещаются в картотеке.
  2. Журнальные регистрационные записи.

Виды хранения имеют свои преимущества.

Журнал хорош тем, что вся информация группируется, хранится в компактном виде. Сами такие сборники удобно хранить даже с ограниченным доступом. Это подходящий вид хранения для бумаг с серьёзными требованиями.

Карточки нужны для распоряжений, требующие реализации, контроля. Их легко передавать в структурные подразделения, размножать . Кроме того, они без проблем поддаются систематизации по разным признакам, в нескольких последовательностях.

О том, как составить доверенность на право подписи документов и для чего необходим этот доверительный документ, вы можете прочесть в нашей

Чего не должно быть в журналах?

Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер. По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:

  1. Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
  2. Когда нет страницы, либо её раздела.
  3. Записей откорректированных.
  4. Зачёркиваний.
  5. Подчисток. Исправлений.

Для заполнения используем сплошной текст. Пробелы отсутствуют. Вносимые данные требуют только сплошной нумерации.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа Срок хранения Примечание
По основной (профильной) деятельности Постоянно

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

5 лет для приказов:

О дисциплинарных взысканиях;

Ежегодных оплачиваемых отпусках;

Об отпусках в связи с обучением;

О дежурствах;

Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

  • По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  • Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  • АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

  • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
  • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

  • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  • Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  • ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
    • С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.


 

Возможно, будет полезно почитать: