Как формируются документы в дела. Правила формирования дел

группировка документов в дела
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
Дело – совокупность документов(или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Зачем необходимо формировать документы в дела?
В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.
Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.
При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.
Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил формирования дел.
Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.
Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:

Признак для формирования дел	Принцип формирования документов в дело	Пример оформления заголовка дела
Номинальный	По названию разновидности документов
Предметно-вопросный	По содержанию документов	Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
Авторский	По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора	Протоколы заседаний аттестационной комиссии
Корреспондентский	Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса	Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
Географический	Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов	Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
Хронологический	Используется для группировки документов за какой-либо определенный период	Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- срок хранения документов дела.
Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Вопрос.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ: В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др. Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
документы постоянного и временного хранения;
разные виды распорядительных документов;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты.
Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Группировка документов в дела.

Документы	Правила группировки документов в дела
Входящие документы	Группируются в дела по датам поступления
Исходящие документы	Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов	Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами	Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
Приказы по основной деятельности	Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
Документы к приказам по основной деятельности	Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
Приказы по личному составу	Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
Переписка	Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Протоколы	Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению	Группируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки	Группируются отдельно от их проектов
Плановые и отчетные документы	Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет	Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов - в деле последнего года
Документы в личных делах	Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
Личные карточки работников	Формируются в дело по алфавиту фамилий
Лицевые счета по заработной плате работников	Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий

Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Введение

Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы делопроизводства.

Основная часть

В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил.

1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.
2. В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре. Например, в дело под заголовком «Переписка об аттестации и установлении квалификации работникам государственных архивов» не могут включаться письма, связанные с решением других вопросов, даже кадровых (например, переписка об учете и распределении кадров, о направлении на работу молодых специалистов и т.д.). Для этих документов должны заводиться отдельные дела.
3. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.
4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:
- · приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
- · годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
- · первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

1. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.
2. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
3. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.
4. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним - датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.

Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху - следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.

Вопросно-логическая последовательность предполагает группировку в деле документов, связанных с решением одного вопроса. Например, в деле с перепиской вместе должны быть подшиты письмо-запрос и письмо-ответ независимо от того, включались ли в это дело еще какие-либо документы в период между отправкой запроса и получением ответа. Если переписка по этому же вопросу продолжалась в течение года, то все соответствующие письма должны быть подшиты вместе с первоначальным запросом и ответом.

Как правило, при формировании дел применяется комбинированный вопросно-хронологический принцип.

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности. дело документ отчет формирование

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагаются в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета могут формироваться в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них - по алфавиту фамилий.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. При этом отдельно группируются предложения и заявления по улучшению работы организации (документы постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

Дела с перепиской формируются в логически-хронологической последовательности. Запрещается формировать переписку в два дела по принципу «Входящие документы» - «Исходящие документы».

Уже отмечалось, что дела в организации заводятся, как правило, в начале делопроизводственного года. Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда в течение года (например, в марте, июле и т.д.) появляется новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено. В этом случае независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Рассмотрим пример. В отделе кадров организации традиционно, из года в год, велись дела с перепиской под заголовками: «Об аттестации и квалификации работников» и «О приеме, распределении, учете кадров». Соответствующие дела были включены в номенклатуру дел на 2002 г. и заведены в делопроизводстве. Однако в июле 2002 г. в связи с необходимостью переподготовки и повышения квалификации работников организации отдел кадров начал переписку с заинтересованными лицами по указанному вопросу. В этом случае в отделе кадров должно быть заведено новое дело под заголовком «Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров». Подшивка документов по этому вопросу в заведенные ранее два дела не допускается. Заголовок вновь заведенного дела вносится в номенклатуру дел организации в раздел «Отдел кадров» под резервным индексом.

По окончании делопроизводственного года сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи их в архив организации или уничтожения.

Заключение

дело документ отчет

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости-- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Используемая литература

1. Рубрика «Делопроизводство» А.Е. Рыбаков
2. http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1366.htm

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве, т.е. работа по ним завершена. По мере исполнения документы раскладываются лицом, ответственным за эту работу, только в те дела, которые заведены для них номенклатурой дел. Подшивку документов в дело следует производить в тот же день к концу рабочего дня. Исполненные документы, подшиваемые в дело, должны иметь отметку об исполнении.

2. В дело подшиваются по одному экземпляру каждого документа.

3. Дела ведутся в пределах календарного года (с января по декабрь). Исключение составляют дела, переходящие на другой год, например: личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении); документы, отражающие работу постоянных комиссий; судебные дела; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). Плановая и отчетная документация независимо от времени ее составления помещается в дело того года, к которому она относится, например, отчет за 2013г, составленный в 2014г., помещается в дело 2013г.; план на 2015г, составленный в 2014г., помещается в дело 2015г.

4. В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.

5. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся. Дополнения должны иметь документационный вид. В случае, когда число приложений насчитывает большое количество, они могут формироваться в самостоятельные дела. Например, протоколы заседаний коллегии за год объединяются в одно дело, а документы к этим протоколам – в другое дело.

6. Документы, находящиеся в деле, должны быть подлинными. Копии подшиваются в том случае, если они оформлены в установленном порядке: на них есть визы, резолюции и другие служебные отметки. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются на доработку. Документы, подлежащие возврату, черновики (за исключением черновых экземпляров особо ценных документов), варианты, размноженные копии в дело не помещают.

7. Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером.

8. При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам (например, при большом количестве контрактов их можно разделить на несколько дел: «Контракты по доставке леса», «Контракты по доставке стройматериалов» и т.п. Одно большое дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки»).

9. Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки. В аннотации сначала указывается вид документа, затем поясняется, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание. Например, в деле «Годовой отчет работы кафедры за 2013/2014 учебный год» может присутствовать аннотация: «К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента создания ее в 2000г».

10. Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

Кроме общих правил формирования дел, существуют правила формирования конкретных дел:

1. Распорядительные документы подшиваются строго по хронологии. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

2. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документов располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Документы, имеющие порядковый номер (квитанции, накладные), группируются в нумерационном порядке.

4. В переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом, хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам.

5. Устав и другие учредительные документы формируются в отдельное дело.

6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания советов директоров.

7. Контракты предприятий делятся на две группы, каждая из которых хранится в разных делах: коммерческие контракты и трудовые контракты.

8. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Формирование дел заканчивается по завершении года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела еще год хранятся в структурных подразделениях.

9.3. Система хранения документов.

Подготовка дел к сдачи в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2014г. срок хранения начнется с 2015г.

Различают три формы хранения документов:

· оперативное;

· длительное;

· постоянное.

Оперативное - текущее, временное хранение документов сроком до 10 лет. Данные документы хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут хранится отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут хранится централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дела, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

· экспертизу научной и практической ценности документов

· соответствующее оформление дел

· описание документов постоянного и долговременного хранения

· передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа:

1. при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов;

2. подготовка документов к сдаче в архив организации;

3. уточняется ценность документов для передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает примерно два раза в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации. Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии).

Основными задачами работы экспертной комиссии являются:

· рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях;

· организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

· рассмотрение годовых описей документов и дел, оформленных на постоянное хранение;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечня документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Подготовка дел к их сдаче в архив осуществляется в два этапа. На первом этапе происходит сдача дел в ведомственный архив, на втором этапе осуществляется подготовка документов постоянного срока хранения к сдаче в государственный архив. Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению.

Они должны быть оформлены следующим образом:

1. Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

2. Необходимо произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.

3. В конце дела должен быть подшит заверительный лист (рис. 9.4.) с заверительной надписью, которая составляется с целью учета количества входящих в дело документов (указывается количество пронумерованных листов дела цифрой и прописью). Отдельно через знак «+» указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4. Для дел, содержащих специфическую документацию (особо ценные, личные документы, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса, даты, краткого содержания и номера листа).

5. Дело должно быть переплетено или подшито в четыре прокола.

6. Обложка дела должна быть оформлена строго по стандарту. На ней необходимо дополнительно указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты дела, поместить архивный шифр дела. Шифр ставится в верхнем правом и левом нижнем углах обложки и состоит из номера архивного фонда, номер описи, номера дела по описи. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных Центральной комиссией (экспертной комиссией учреждения), согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения, государственной архивной службой и утвержденных ими, а также руководителем учреждения (до этого он проставляется карандашом). Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива.

Рис. 9.4. Образец оформления листа-заверителя дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (оформленных дел), раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет, кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно- справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года – по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения (рис. 9.5.). Последняя часть описи – расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Рис. 9.5. Образец оформления описи.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела принимает заведующий архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника службы ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив проводится по графику, составляемому заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Передача дела производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив записи о передаваемом деле делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов (рис. 9.6.) рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только одновременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включатся обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за … г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается. В конце делается запись: Итого: … дел за … год.

Рис. 9.6. Образец оформления акта об уничтожении документов.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются.

Частичное и полное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, полному оформлению - дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

Оформление дел следует производить в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2010 г., должны быть оформлены в течение 2011 г.

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и разд. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству).

Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает (п. 184 Инструкции по делопроизводству):

Подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела;
- составление листа-заверителя дела;
- оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
- систематизацию документов дела.

Основные правила формирования дел

При формировании дела специалист по кадрам должен соблюдать ряд правил. Рассмотрим их.

Правило 1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы хранят в рабочей папке исполнителя.

В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.

Правило 2. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома.

Правило 3. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела необходимо формировать:

Приказы по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
- годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
- первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Правило 4. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.

Правило 5. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Правило 6. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома.

Документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании.

Формирование дела в зависимости от вида документа

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности.

Распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу формируют в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате формируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.

Дела с перепиской располагают в логико-хронологической последовательности.

Если в течение года появилась новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено, то независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Оформляем обложку дела

При заведении дел необходимо правильно оформить их обложки. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству).

На обложке дела указывают:

Наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);
- индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой; он состоит из индекса раздела номенклатуры (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);
- заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
- год, в котором заводится дело;
- срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).

В течение года в процессе ведения дела на обложку может быть дополнительно вынесен номер тома (если количество листов документов, включенных в дело, превышает 250 и дело разбивается на тома). Номер тома указывается арабскими цифрами.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения оформляют и готовят к передаче в архив организации.

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляют полное оформление их обложек.

Заголовки дел, вынесенные на обложки, должны быть сверены с заголовками дел, указанными в номенклатуре.

Когда делаются уточнения в надписи на обложке?

При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:

Если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке указывают новое название, а старое заключают в скобки;
- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.

Правила проставления даты дела

На обложке проставляют дату дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за ____ годы».

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражают в заголовках дел (например, «Отчет о составе и движении кадров на предприятии за 2011 год»).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляют крайние даты документов дела.

Начальной датой на обложке будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (дату приложений не учитывают). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Календарную дату оформляют цифровым способом (например, 21.10.2011).

Затем на обложке дела проставляют количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке указывают срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Образец обложки дела, оформленной в процессе подготовки дела к передаче в архив, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Что такое архивный шифр дела?

При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:

Номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);
- номер описи;
- номер дела по описи.

Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично¬му составу подшивают в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.

Листы в деле нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части отдельно.

Внутренняя опись

В случае если заголовок неполно раскрывает содержание документов, когда дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, рекомендуем в начале дела помещать внутреннюю опись, в которой следует перечислить все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Внутренние описи составляют, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам. Опись заверяет (подписывает) ее составитель.

Образец внутренней описи к делу с приказами по личному составу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

В конце дела на отдельном листе оформляют лист-заверитель дела, в котором нужно указать цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговорить особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела.

Литерные и пропущенные номера указывают в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это поможет избежать перенумерации листов и значительно сэкономить время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если 2 листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно, поэтому их количество в заверительной надписи обозначают после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительную надпись разборчиво подписывает составивший ее сотрудник с указанием должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляют новую заверительную надпись, при этом старую зачеркивают.

Образец листа-заверителя дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота; Наталья Новик, специалист по кадрам

Формирование дел и хранение документов

Формирование дел и хранение документов 1

Формирование дел 1

Номенклатура дел 2

Подготовка документов к архивному хранению 3

Оформление дел 5

Оформление обложки дела 7

Формирование дел

Важным участком работы секретаря является установление порядка в организации делопроизводства и обеспечение сохранности документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, секретарь обязан организовывать в папки (ДЕЛА). Каждой папке дать заголовок, т.е. общее название тех документов, которые находятся в ней. Во избежание путаницы и дублирования папок секретарь должен составить список заведенных дел с указанием сроков их хранения. Этот список носит название номенклатура дел предприятия. Дела следует формировать в строгом соответствии с разработанной заранее номенклатурой.

Таким образом, формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заглавиями дел по номенклатуре.

Помещать вместе все документы, которые относятся к решению данного вопроса.

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков сохранения.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №_____» (Реквизит 29). При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело») и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

В деле не должны содержаться документы, которые подлежат возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номенклатура дел

Для создания в организации единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа, отбора документов на государственное хранение составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий (брошюр, справочников, бюллетеней, реферативных журналов и др.)

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типичный состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел. Как правило, она состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, распоряжения, решения и т. п.), планово-отчетная документация и переписка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно имеет условное обозначение – индекс. Индекс дела – это цифровое и (или) алфавитно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию) и порядкового номера в пределах подразделения.

По окончании года номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке закрывается итоговой записью, в которой указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией организации и руководителем архивного подразделения: первый экземпляр – неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения и анализа сводится в единую (сводную) номенклатуру дел организации.

Возможно, будет полезно почитать: