Как получить новую трудовую книжку. Правила оформления трудовой книжки

Когда понимается решение о поиске первой работы, каждый из нас делает шаг в сторону самостоятельности, финансовой независимости и первым вопросом, который возникает при этом, становится: «Как получить трудовую книжку впервые?». Это связано именно с тем, что, несмотря на активное внедрение электронных систем учета и контроля, данный документ по-прежнему считается основным в трудовой деятельности любого гражданина.

Согласно ст.66 ТК РФ трудовая заводится работодателем для сотрудника, ранее не имевшего её, кроме случаев, когда он является физ. лицом и не оформлен в качестве ИП. Во всех остальных случаях, принимая на работу нового работника, руководство предприятия берет на себя обязанность оформления данного документа. Кроме того он несет ответственность за правильность заполнения трудовой книжки, её сохранность, организацию учета такого рода документации и т.д. В случае если работодателем является ИП, то согласно действующему законодательству он обязан самостоятельно оформлять и вести трудовые его сотрудников. При этом он несет полную ответственность за их сохранность наравне с прочими работодателями.

Оформление трудовой книжки впервые производиться на первом рабочем месте гражданина. Приобрести данный документ может как работодатель, так и служащий. Необходимо отметить, что в первом случае руководство предприятия имеет право вычесть стоимость документа из первой зарплаты сотрудника, надлежащим образом оформив данную процедуру. Она предусматривает оформление соответствующего приказа, с которым гражданин должен быть ознакомлен.

Порядок оформления трудовых закреплен в Постановлении №69 Минтруда РФ. В данном документе также утверждена Инструкция по заполнения и ведению такого рода документов, содержащая не только подробное описания осуществления необходимых процедур, но и показывающая конкретные примеры. Благодаря этому заполнение трудовой не вызывает особенных проблем.

Однако данная процедура имеет ряд жестких требований, несоблюдение которых может привести к необходимости внесения поправок или замене документа. И если в случае с новыми документами это не вызовет особенных проблем, то с трудовой содержащей большой объем записей могут возникнуть сложности, так как восстановление данных будет весьма проблематичным.

Чтобы избежать ошибок стоит заранее ознакомиться с тонкостями оформления трудовых книжек, порядком заполнения титульного листа и внесения данных относительно трудовой деятельности гражданина.

Со скольки лет можно оформить трудовую?

В соответствии с действующим законодательством возрастом «полного» совершеннолетия в нашей стране считается 18 лет. Несмотря на это граждане имеют право осуществлять трудовую деятельность и с более раннего возраста. Согласно ст.63 ТК РФ оформление трудового договора в общем порядке производится со служащими, достигшими 16-летнего возраста. Допускается принятие на работу лиц и более младшего возраста. Так уже с 15-ти, а в некоторых случаях с 14-ти лет, при получении согласия от родителей несовершеннолетние могут устроиться на работу. При этом занимаемая должность должна:

  • Соответствовать мед. показаниям для работы ребенка;
  • Предполагать возможность неполного рабочего дня (для детей различных возрастов установлено ограничение максимально возможного количества часов работы в сутки);
  • Трудовая деятельность должна осуществляться в свободное от учебы время.

Еще один момент, который необходимо рассмотреть – эмансипация ребенка, то есть досрочное признание его полного совершеннолетия. Данная процедура может быть инициирована родителями или сотрудниками органов опеки. Для этого необходимо чтобы несовершеннолетний осуществлял трудовую деятельность или был зарегистрирован в качестве ИП. Прошение направляется в суд, который на основании представленных документов принимает решение относительно присвоения эмансипации.

Дети более раннего возраста также могут заключать трудовые договора, в случае, если работа связана с кинематографом, театром, цирком, иной творческой или спортивной деятельностью. В таком соглашение с работодателем будут подписывать родители или опекуны лица, не достигшего 14-ти лет.

Так как согласно действующему законодательству осуществление трудовой деятельности предполагает оформление книжки, в которую будут вноситься соответствующие отметки, то работодатель со своей стороны обязан завести данный документ на каждого сотрудника, работающего у него, не зависимо от возраста данного лица.

Где и как можно сделать (получить) трудовую?

Как уже отмечалось выше, обязанность оформления трудовой книжки полностью лежит на работодателе. Данная норма закреплена в п.8 Постановления №225, в котором отмечено, что данный документ заводится руководством предприятия при первичном трудоустройстве гражданина. Эта процедура производится за счет средств организации. Также расходы могут быть возложены на сотрудника или поделены с ним. Кроме того гражданин имеет право заранее приобрести бланк данного документа в магазине или газетном киоске. В данный документ будут вноситься записи только после заключения трудового договора.

Обязанность работодателя оформить книжку и внести в неё запись о трудоустройстве, зафиксирована в ст.66 ТК РФ. Процедура должна быть произведена не позднее 5-ти рабочих дней с момента принятия гражданина на работу. Если же трудовая оформляется впервые, то данный срок может быть продлен до 7-ми дней.

Вне зависимости от того кто приобретал книжку, её заполнением обязан заниматься работодатель или уполномоченный им сотрудник. Согласно п.3 Постановления №225 приобретать трудовую должен работодатель, как и нести расходы связанные с этим процессом. Он не имеет права обязать сотрудника покупать книжку самостоятельно – он может сделать это по собственному желанию. Если же руководство предприятия захочет взыскать со служащего стоимость данного бланка, то эта процедура допускается только при согласии самого гражданина.

Порядок оформления

Когда в организацию трудоустраивается сотрудник без опыта работы и соответственно без оформленной трудовой, кадровику или предпринимателю понадобиться не только приобрести, но и самостоятельно заполнить её с «нуля».

Первая страница книжки – титульная. В неё вносятся данные о владельце документа:

  • Его ФИО;
  • Дата рождения;
  • Специальность и образование.

В конце трудовой ставиться дата её заполнения, подпись владельца, печать организации, оформившей документ и подпись ответственного лица, занимавшегося её заполнением. Печать предприятия может быть заменена аналогичной отметкой отдела кадров, если таковая имеется на фирме. Необходимо помнить, что все данные, которые вносятся в книжку, должны основываться на официальных документах, представленных сотрудником.

На практике часто встречаются ситуации, когда служащие по незнанию самостоятельно заполняют титульную страницу трудовой или их обязывает производить данное действие руководство предприятия. Это является прямым нарушением действующего законодательства, так как оформлять трудовую должен только работодатель.

После заполнения документа, он храниться на предприятии. За учет и ведение книжек несет ответственность кадровик или иное уполномоченное на это лицо. Если работодателем является индивидуальный предприниматель, то данные обязанности возлагаются на него.

Какие документы требуются для оформления книжки?

При трудоустройстве со стороны работника должны быть предоставлены документы, необходимые для оформления книжки. К ним относятся:

  • Документ, подтверждающий личность гражданина (паспорт или свидетельство о рождении);
  • Свидетельство о полученном образовании или справка, зачетная книжка, если гражданин продолжает учиться или не закончил обучение.

Данные бумаги необходимы для заполнения титульной страницы книжки. На практике на предприятиях часто требуют дополнительные документы. Они не являются обязательными к предоставлению, поэтому со стороны руководства предприятия такие действия не допускаются. Исключением являются ситуации, когда при утере трудовой, необходимы бумаги, подтверждающие имеющийся у гражданина стаж работы на иных предприятиях. Также могут потребоваться документы о службе в армии или получении доп. образования.

Заполнение трудовой

Сотрудник, уполномоченный руководством предприятия на ведение книжек о труде, должен в установленный законодательством срок оформить данный документ для нового сотрудника. Если работа на данном предприятии является для него первой, то вначале кадровику потребуется заполнить титульный лист трудовой. Как уже было отмечено выше внесение данных осуществляется на основании предоставленных документов.

После заполнения первой страницы, новый работник должен быть ознакомлен с ней и поставить подпись на титульном листе. После этого сотрудник кадрового отдела переходит к занесению данных об осуществлении трудовой деятельности.

Вначале вносится информация о получении образования и службе в армии. После этого совершается запись о заключении трудового договора с данным предприятием:

  1. В первой графе указывается порядковый номер записи;
  2. Во второй – дата приема на работу и фактического начала трудовой деятельности;
  3. В третьей графе указывается наименование предприятия и должность, на которую был принят сотрудник в соответствии с трудовым договором;
  4. В четвертой графе вносятся реквизиты документов регулирующих прием на работу, с указанием их даты и номера.

Если сотрудник принимается на работу в конкретный отдел фирме и он четко указан в трудовом договоре, то в третьей графе также это должно быть указано.

На этом завершается процедура оформления книжки при трудоустройстве нового сотрудника. Далее в процессе работы в неё может быть внесена информация о переводе на иную должность, присвоении звания или разряда, вынесения благодарности и расторжении трудовых отношений.

Трудовая книжка – один из важнейший документов, с которыми работает кадровик. А знаете ли вы какой ручкой вносить в нее записи? В каком формате должны указываться даты? Как правильно оформить дубликат и копию трудовой? Об этих и других нюансах оформления трудовой книжки мы пишем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

  • В каких случаях производится оформление новой трудовой книжки;
  • Какие установлены общие правила оформления трудовой книжки;
  • Как оформляются записи в трудовой книжке;
  • Как производится оформление копии, дубликата и вкладыша в трудовую книжку.

Общие правила оформления трудовой книжки

Порядок оформления трудовых книжек, их копий и дубликатов, вкладышей в этот документ, а также внесения исправлений в него подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2). Оформление трудовой книжки также регламентируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. от 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Записи в трудовой книжке вы можете делать тремя видами ручек: перьевыми, гелиевыми или шариковым. Цвет чернил – снова на ваш выбор, но в пределах трех: черный, синий или фиолетовый. Записи не должны содержать грамматических ошибок и должны быть сделаны аккуратным разборчивым почерком. Не допускаются сокращения и исправления, сделанные поверх некорректной записи.

При оформлении трудовых книжек используются только арабские цифры, поэтому стоит избавиться от привычки записывать месяцы римскими цифрами, если вы так делаете. Дни и месяцы указывают в двухзначном формате, годы – в четырехзначном, например, 07.05.2016.

В случае, когда требуется внести изменения на титульном листе, где содержатся личные сведения о владельце трудовой книжки (например, в случае смены фамилии, имени или отчества), старая запись перечеркивается одной горизонтальной чертой и над ней вносятся новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается заверяющая запись, в которой дается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Эта запись также должна быть заверена печатью работодателя, внесшего ее. В остальных при оформлении трудовой книжки и внесении записей зачеркивание неверных сведений не допускается. Некорректная запись просто признается недействительной, и вносятся верные сведения.

Оформление новой трудовой книжки

Оформление трудовой книжки впервые производится, если данное место работы для нового сотрудника является первым. Когда это так, после заключения трудового договора он должен написать на имя работодателя или начальника отделов кадра предприятия заявление с просьбой оформить трудовую книжку. Оформление трудовых книжек является обязанностью работодателя (ч.4 ст.65 ТК РФ), но только если работник проработал у него свыше 5 дней и данное рабочее место является для работника основным (ч. 3 ст.66 ТК РФ).

Работодатель приобретает заранее и хранит в установленном порядке бланки трудовых книжек и вкладышей в них. После оформления трудовой книжки работник должен возместить расходы на ее приобретение.

За сохранность трудовых книжек своих сотрудников несет ответственность работодатель, но бывает так, что документ потерян или испорчен по вине владельца, получившего его на руки при увольнении. В этом случае следующий работодатель имеет право оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления от сотрудника, с которым был заключен трудовой договор. В заявлении должна быть указана причина, по которой требуется оформить новую трудовую книжку. В этом случае сведения о суммарном стаже и т.п. в новый документ не вносятся, он оформляется в том же порядке, как и сотруднику, который впервые поступил на работу.

Оформление дубликата и копии трудовой книжки

В случае утери или порчи трудовой книжки, работник имеет право обратиться за оформлением ее дубликата к бывшему работодателю. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки пишется на имя руководителя предприятия. На основании письменного заявления оформляется дубликат.

В правом верхнем углу титульного листа этого документа делается надпись «Дубликат», если прежняя трудовая книжка только испорчена, а не утеряна, на ее титульном листе нужно написать: «Взамен выдан дубликат», и указать реквизиты дублирующего документа.

В таких случаях при оформлении трудовых книжек сведения о прежней работе и трудовом стаже вносятся на основании соответствующих документов. Общий трудовой стаж записывается в виде суммы отработанных лет, месяцев и дней без указания наименования работодателей и должностей. Порядковый номер записи об общем трудовом стаже не присваивается. Остальные записи действующим работодателем производятся в общем порядке.

Оформление копии трудовой книжки может потребоваться для получения кредита или визы. Скопировать при этом необходимо все страницы документа, на которых имеются записи. Копия каждой страницы должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна», указывается фамилия и инициалы, должность заверяющего, дата заверения. Заверяющий должен проставить подпись под этими сведениями.

На копии последнего листа трудовой книжки, после последней записи, под ней, делается новая запись со следующим порядковым номером. Запись содержит текст «Работает по настоящее время», дату, фамилию, инициалы и должность заверяющего, его подпись. Эта последняя запись должна быть заверена печатью организации, оформившей копию трудовой книжки.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Если пустых строк в одном из разделов уже не осталось, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку . Правила его заполнения и ведения те же, что действуют при оформлении трудовых книжек. Но следует учитывать, что вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее считается недействительным. При оформлении вкладыша, в трудовой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Нумерация записей во вкладыше – сквозная по каждому разделу, продолжающая нумерацию записей в трудовой книжке. На титульном листе вкладыша должна стоять печать организации, которая его оформила.

Вложенные файлы

  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc

В России у каждого человека есть определенный пакет документов, который считается самым важным и обязательным. Это, безусловно, паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, медицинский полис. Вместе с трудоустройством человек получает еще он важный документ, который отражает весь его стаж – трудовую книжку.

Многих выпускников ВУЗов волнует вопрос, где получить трудовую книжку перед трудоустройством. Однако на самом деле переживать не о чем. Оформление книжки – это несложный и очень быстрый процесс, который формально не требует даже особых заверений вроде печати или подписи кого-нибудь из государственных служащих. Но обо всем по порядку.

Трудовая книжка – это официальный документ, однако для его оформления и заполнения не нужно посещать какие-либо особые инстанции. Это не паспорт, чтобы обращаться в миграционную службу, и оформление трудовой книжки занимает значительно меньше времени.

Однако вопросом о получении трудовой книжки задаются не только безработные граждане, которые только-только закончили образовательное учреждение и теперь ищут первое место работы. Даже сотрудники организаций иногда хотят знать, где им получить трудовую книжку.

Порядок получения этого документа, а также его оформления, хранения и так далее определяется Трудовым кодексом России. Именно к этому законодательству мы будем обращаться, рассказывая о порядке получения трудовой книжки.

В нашей статье мы расскажем:

  • как получить трудовую книжку в первый раз;
  • можно ли повторно получить ее;
  • когда работодатель должен вернуть сотруднику ее;
  • может ли работодатель отказать в оформлении трудовой книжки и многое другое.

Статья будет полезны как молодым выпускникам, так и более опытным гражданам, ведь далеко не все знают нормативные акты, связанные с трудовой книжкой, и не пользуются своими возможностями.

Где в России можно получить трудовую книжку

Согласно трудовому законодательству нашей страны, есть всего три способа, которые позволят гражданину РФ получить официальный документ. Ниже мы их перечислим и подробно обсудим.

  1. При первом трудоустройстве работодатель обязан предоставить своему сотруднику новый и оформленный бланк. При этом он не должен взимать никакую дополнительную плату за это. Таким образом, если вы раньше нигде не работали, то вам не нужно обращаться ни в какие специальные инстанции – просто скажите своему будущему начальнику, что это ваше первое место работы. После оформления книжка сразу будет предоставлена в местный отдел кадров, и до увольнения вы ее не увидите. Фактически этот способ можно использовать не только при первом трудоустройстве, но об этом поговорим несколько позднее.
  2. В некоторых высших учебных заведениях России выпускникам дарят этот документ во время выдачи дипломов. Формально это не является обязательным и никаких особых преимуществ не дает. Это ровно такой же безобидный бонус, как фирменная ручка. Тем не менее подобные акции становятся все популярнее, и многие выпускники покидают альма-матер с трудовой книжкой и дипломом в руках.
  3. Законодательство не запрещает также самостоятельно приобрести трудовую книжку. Вы можете купить этот документ в канцелярском магазине или в специальных отделениях Роспечати. Тем не менее заполнять ее самостоятельно не следует – это повлечет административную ответственность. Приобретая такой бланк, вы ничего особенного не сделаете – работодатель все равно, скорее всего, оформит вас на своих бланках. В любом случае приобретение пустой трудовой может быть полезным в некоторых случаях.

Как видите, получить книжку можно без особой мороки просто при трудоустройстве. Работодатель не вправе вам отказать в вакансии, если у вас нет этого документа, поэтому не бойтесь говорить о его отсутствии открыто. Обратите внимание, что все вышеперечисленные способы предназначены для получения абсолютно пустого бланка, то есть без какого-либо трудового стажа внутри. О том, как получить уже заполненную книжку, мы расскажем позднее.

Сейчас давайте поговорим о деталях, связанных с получением этого бланка, в частности – как с ним обращаться и где его хранить.

Правила обращения с трудовой книжкой

Как нетрудно догадаться, в этом документе содержатся доказательства вашего трудового стажа. Поэтому если вы дорожите своим опытом, то обращайтесь с книжкой бережно и аккуратно. При каких-нибудь несчастных случаях заменить ее с сохранением всех данных можно, но это будет значительно сложнее, чем получить новую. Вам придется обратиться на все старые места работы, чтобы восстановить все данные.

Когда вы трудоустроены, документ хранится у вашего начальника или в отделе кадров. Вы получаете его на руки только после увольнения. Если же вам по какой-либо причине нужны выдержки из вашей трудовой, то просто обратитесь к начальнику или в отдел кадров и попросите ксерокопию. Отказать вам не имеют права.

Но если в подготовке этого документа были допущены нарушения – проблема вскроется и захватит как работника, которому придётся восстанавливать трудовой стаж или бегать по инстанциям, так и работодателя, которому это может быть вменено.

В некоторых случаях неправомерно оформленная трудовая станет причиной судебных разбирательств , штрафов и многих неприятностей.

Чтобы подобного не произошло, за надлежащим оформлением ТК надлежит следить как работодателю, так и работнику.

Как завести трудовую книжку работнику

Если вы устраиваетесь на работу, и у вас ещё нет трудовой книжки – беспокоиться по этому поводу не стоит. Естественно, что вас могут взять на работу только в такое место, где не требуется опыта работы по вашей специальности. Ваша специальность будет указана в документах об образовании, к которым могут относиться:

  • диплом о высшем образовании;
  • диплом о среднем специальном образовании;
  • справки об окончании курсов;
  • удостоверения о присвоении специальности;
  • аналогичные документы;
  • копия школьного аттестата.

На основании этих документов, а также гражданского паспорта, вы имеете право искать работу по указанной в ваших документах специальности, но без стажа работы. Стаж работы вы приобретёте после того, как вам заполнят трудовую книжку, и вы проработаете определённое время на первом в своей трудовой жизни предприятии.

Поработав некоторое время, вы будете иметь стаж работы по специальности, который сможет определить любой работодатель или кадровик. Для вас это будет определённым преимуществом, которое позволит искать более благополучные условия работы.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец заполнения титульного листа:

Сведений о работе:

Куда обращаться?

На первых порах вы приходите к работодателю без трудовой книжки . Сообщаете ему о том, что стажа не имеете, нигде не работали. Нет смысла заводить разговор о том, что вам нужна трудовая книжка, что у вас её ещё нет. Это может характеризовать вас как некомпетентного человека.

Вам нужно знать, что бланк трудовой для заполнения должен выдать работодатель. После того как он примет вас на работу, ему нужно будет завести на вас ТК.

Даже если вы проработаете неделю, вы имеете право потребовать книжку. Отказать вам не имеют права.

Однако имейте в виду, что для лиц, впервые устраивающихся на работу предусмотрено присутствие при заполнении книжки. На этом основании через неделю после устройства на работу поинтересуйтесь судьбой своей трудовой.

С вашей стороны необходимо представить подтверждения того, чем вы занимались до прихода в эту организацию. Например:

  • учились в школе;
  • в техникуме, колледже или лицее;
  • в институте или университете;
  • посещали курсы;
  • служили в рядах ВС РФ.

Предъявите документы, которые у вас имеются после окончания этих заведений, а также военный билет, если вы только что демобилизовались. В принципе, военнообязанные граждане всегда при устройстве на работу должны предъявлять его.

Если вы не получили документ об образовании, например:

  • не сдали экзамены;
  • были отчислены,

вам придётся представить справку.

Если испорчена

Если книжка подверглась порче, нужно установить источник ответственности. Конечно, её необходимо будет заменить, но сделать это должно ответственное за ненадлежащее хранение документов, лицо. Восстанавливается трудовая из ресурсов виновного.

Если виновны вы, то при поступлении на работу вам нужно будет представить справку с последнего места работы (или без таковой) и запросить в соответствии со статьёй 65 ТК РФ .

Конечно, в нём не будет учтён трудовой стаж за предшествующий период, но вы сможете продолжать трудиться, а постепенно соберёте весь утраченный стаж.

Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Чтобы завести трудовую потребуются документы. К ним относятся:

  1. Паспорт.
  2. Документ об образовании.
  3. Справки, удостоверения, свидетельства, сертификаты, подтверждающие квалификацию или разряд.
  4. Если вы меняли фамилию, принесите документ, подтверждающий этот факт.

В некоторых случаях после предоставления документов и их ксерокопий, работодатель приступает к заполнению трудового договора и не заводит разговора о заполнении трудовой – это очень хороший знак, который означает, что на данном предприятии проявляют повышенную заботу о сотрудниках.

В частности, некоторые акции, в том числе и устройство на работу, оплачивает предприятие (организация) из собственных средств . Не стоит проявлять нетерпение и беспокоиться о том, не забыл ли кадровик завести вам ТК.

За такую забывчивость ему вменят серьёзный штраф, а трудовая вам в любом случае будет заведена. Книжка, по инструкции, должна заполняться в вашем присутствии.

Как оформить и сделать трудовую книжку: заявление

Некоторые кадровики предлагают написать заявление для того чтобы завести новую книжку для вновь устроившихся лиц. Это необходимо для того чтобы вычесть с вашей зарплаты стоимость трудовой. В этом случае оно пишется в свободной форме , на имя работодателя, с обязательным указанием факта того что вам требуется ТК.

А также с выражением просьбы о том, чтобы стоимость бланка была высчитана из заработной платы. Если вы выплачиваете её стоимость в кассе наличными, заявление может не потребоваться.

Стоимость ТК может значительно различаться. Всё зависит от того, какими партиями закупаются бланки трудовых и в какие сроки были закуплены. Сколько стоит трудовая книжка? В настоящее время цена на них:

  1. За партию от 5 до 99 штук – по 190 рублей.
  2. За партию свыше 100 штук – по 110 рублей.

Если цена бланка значительно отличается от указанной – работодатель её завышает. Он не имеет юридического права продавать её по завышенной стоимости, в сравнении с той, по которой приобретал.

При приобретении бланков книжек, они оформляются в специальных перечнях ведомостей, с указанием номера вашего бланка и закупочной стоимости.

Её легко проверить и при первой же проверке инспекторов ГИТ, такой предприимчивый кадровик (работодатель) будет оштрафован. Если сумма значительно занижена:

  1. Бланки закупались до изменения цен и стоили дешевле.
  2. Предприятие компенсирует часть стоимости бланка.

Правильно оформленная трудовая книжка — образец и примеры:

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы работодатель или , вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.

Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании . Трудовая должна соответствовать паспортным данным.

А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.

Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами . В частности:

  1. Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
  2. Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
  3. Даты указывать только арабскими цифрами.

Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.

Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.

Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и .

Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.

Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.

Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:

  • заявление о приёме на работу;
  • приказ о приёме на работу;
  • приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.

После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:

  • начальник отдела кадров;
  • или работодатель;
  • или уполномоченное лицо.

Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.

Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.

При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:

  • должность;
  • подпись (росчерк);
  • её расшифровку с инициалами.

При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.

Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести . Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.

При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.

Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования . Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.

Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.

Если кадровик – владелец трудовой

При устройстве на работу в отдел кадров, лицо не должно заполнять собственную ТК, так как у него всегда существуют альтернативные возможности. Кроме кадровика, работодатель может заполнить любую книжку. Не будет исключением и трудовая кадровика.

Соответственно он может поставить подпись только в том месте, где подписывается владелец трудовой, а ниже:

  • расписывается работодатель;
  • или работающий (другой) кадровик;
  • или специальное уполномоченное лицо.

Уполномоченное лицо должно быть определено специальным приказом.

К числу отрицательных причин в этом плане относится та, что не считает лицо без наличия трудовой (см. ) – полноправным работником даже при наличии приказа и трудового договора. Если речь будет идти об увольнении – вопрос можно поставить несколько иначе.

Заключение

Заполнение ТК при первичном оформлении работника – важный шаг. В этом случае нет смысла предпринимать действия, не регламентированные законодательно и относиться к этому вопросу произвольно. После надлежащего оформления книжки, её нужно зарегистрировать в книге учёта и убрать на хранение в соответствующее правилам место, например, в сейф.

Основной документ, подтверждающий стаж работника – трудовая книжка. Стаж необходим не только для начисления пенсии, но и интересует работодателей при последующем трудоустройстве, в соответствии с ним работнику могут быть начислены премии и присвоены награды. Именно поэтому очень важно устраиваться на официальную работу с оформлением по ТК.

При оформлении работника в соответствии с работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника. О том, где человеку взять трудовую при устройстве на работу впервые, а также при повторном трудоустройстве, вы узнаете из данной статьи.

Существует несколько вариантов, кем может быть оформлена трудовая книга, рассмотрим каждый из них.

  1. Самый верный вариант оформления документа – у первого официального работодателя . Ведь по закону первый работодатель должен завести данный документ своему работнику за свой счет, а после бережно заполнять его и хранить пока работник трудится в данной организации. Работодатели обязаны закупать трудовые книжки в сертифицированных центрах, которые предоставляют гарантию того, что документ напечатан правильно и соответствует государственным требованиям.
  2. Вторым безопасным вариантом могут воспользоваться только некоторые люди, которым при выпуске из высшего учебного заведения вместе с дипломом выдали трудовые. Только некоторые вузы при выпуске заводят студентам трудовые книги, так как это не является обязательным для учебных заведений. При последующем трудоустройстве выпускнику необходимо будет проинформировать работодателя о том, что трудовая книжка уже заведена, и передать ее в отдел кадров организации.
  3. Приобрести документ в обычном магазине канцтоваров – последний вариант не является рекомендательным. Кроме того, что документ может не соответствовать государственным стандартам, такую трудовую работодатель имеет право не принимать, и потребовать ее заверения и подтверждения в соответствующих органах.

Хранение документа

После того, как заведена трудовая книга ответственность за нее перед работником несет работодатель. Существуют определенные правила хранения трудовых книжек, которые должны строго соблюдаться работодателями.

Хранить документы работодатель обязан в сейфе или шкафу для важных документов, к которому нет общего доступа. Ведь порча документа может повлечь за собой штраф от надзорных органов и требование компенсации и восстановления документа от сотрудника. Потеря документа для работника крайне нежелательна, ведь восстановить такой документ не просто, может быть утерян важный стаж или награждения.

Интересным фактом является то, что даже работнику получить свою трудовую книжку у работодателя без причины не получится. Таким образом, если работник успешно трудится в организации и хочет посмотреть свою трудовую у него должны быть на то веские основания. Условия выдачи трудовой «на руки» следующие:

  • Увольнение;
  • Заявление сотрудника о предоставлении информации из трудовой ();
  • Смерть сотрудника (трудовая может быть выдана родственникам, а если она им не требуется, то должна храниться у работодателя до 50-ти лет).

Если работник уволен, то он должен сам обеспечить достойное хранение документа, которое в последующем должен будет передать следующему работодателю.

Несколько последних лет на законодательном уровне обсуждается возможность отмены трудовых документов, но пока что данная тема только на стадии обсуждения и когда нововведение вступит в силу пока не ясно.

Последующее трудоустройство

Для того, чтобы устроиться на новую работу, человеку необходимо предоставить в отдел кадров свою трудовую книжку вместе с другими требующимися для приема документами. Ее ему необходимо получить у своего прошлого работодателя при увольнении. Если работодатель не выдал документ – можно смело , суд и требовать компенсацию. Если работодатель выдал ее – необходимо надлежаще хранить документ до следующего трудоустройства.

Есть определенных перечень работников, на который могут не заводить трудовую, к ним относятся совместители и фрилансеры. При приеме на работу после такой должности будет не просто доказать имеющийся стаж и опыт работы, в этом может помочь характеристики от прошлого работодателя.

В трудовой закончилось место, как быть?

Конечно, этим вопросом должен заниматься не владелец трудовой, а его работодатель. Ведь обычно хранится и заполняется документ в отделе кадров, и о том, что страницы закончились, узнают непосредственно там. В этом случае, новую трудовую книжку не заводят, а вкладывают .

Этот вкладыш также имеет специальный номер, который указывается на первой странице трудовой книги. Также в трудовую книгу заносится определенный штамп с пометкой о том, что добавлен вкладыш. Обычно его приклеивают к последней страницы документы, да бы сохранить правильный порядок заполнения документа.

Утеря. Как восстановить?

Как получить трудовую книжку повторно, если первая была утеряна? Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата трудовой. Тогда работодатель будет обязан завести новую трудовую книжку и корректно ее заполнить. Конечно, многие присвоенные трудовые звания и награждения уже нельзя будет внести в новый документ, поэтому периодически юристами рекомендуется просить у работодателей заверенную копию трудовой, которая в случае утери оригинала сможет подтвердить трудовой стаж.



 

Возможно, будет полезно почитать: