Каким образом следует нумеровать дополнительные соглашения к трудовым договорам? Образец дополнительного соглашения к трудовому договору Как вести нумерацию трудовых договоров.

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

номер по порядку начиная с первого;
дата заключения контракта;
Ф.И.О. принятого работника;
его должность;
вид работы;
подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
в том же журнале, где ведутся контракты;
путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Все эти условия отображаются в особых документах, дополняющих основной договор. Они таки и называются — дополнительные соглашения.

Определение

Что такое дополнительное соглашение к трудовому договору?

Это соглашение об изменении сторонами определенных условий трудового договора , отраженных в основном документе. К примеру — это условия прекращения трудового договора.

Основные случаи использования

В каких случаях необходимо дополнительное соглашение к трудовому договору?

Вообще-то во всех , если есть моменты, на которые у нанимателя и кандидата имеются разные трактовки — или которые работодатель трактует сколь-нибудь иначе, чем сказано в трудовом договоре.

Как правило, это такие случаи :

совмещение должностей;
условия прекращения контракта;
условия труда;
срок действия договора.

Новшества могут быть отражены в виде:

добавления дополнительных пунктов и подпунктов к уже существующим параграфам договора;
исключения тех или иных пунктов полностью или его частей;
замены чисел или отдельных фраз;
полной замены того или иного постулата.

Оформление

Как правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

Доп. соглашение к трудовому договору (об изменении условий трудового договора) оформляется в том же порядке, что и трудовой контракт и только при наличии взаимного согласия соискателя (ст. 72 ТК РФ). И, как уже говорилось, не должно быть прямых конфронтаций с действующими нормами трудового права.

Инициатором этого документа может быть как нанимающая сторона , так и сам работник . Причем, если руководителю в один момент вздумалось внести какие-то изменения в регламент отношений с уже работающими на него лицами, то он должен их уведомить не позднее, чем за два месяца до планируемых нововведний . К примеру это дополнение к трудовому договору об изменении рабочего времени, условий труда, размера зарплаты, характера работы.

Форма дополнительного соглашения к трудовому договору может быть произвольной .

Важно другое — все, что в ней отражено, не должно противоречить действующему законодательству РФ .

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору?

Бумага , подписывается обеими сторонами и обязательно регистрируется в журнале. Он так и называется — журнал дополнительных соглашений к трудовым договорам

Можно ли оформить задним числом?

Может, хотя это и крайне нежелательно . Если а) это законно, б) сотрудник не будет против этого возражать, то почему бы и нет.

К примеру, изменился характер работы, о чем директор и рабочий договорились в устной форме, а спустя время решили оформить это письменно.

Однако, любые изменения, которые внес наниматель без заблаговременного обсуждения с работником, последний может отказаться подписывать . Равно как и выполнять возложенные на него дополнительные обязанности, предписанные новой редакцией договора.

К примеру: некто искал работу, ему предложили вакансию, собеседование устроило обе стороны. Соискателю было предложено пройти обучение, об оплате ничего не говорилось .

Тот его прошел и был принят на должность, но вот беда — оказалось, что обучение платное и успешному кандидату нужно будет расстегнуть кошелек. Так вот с точки зрения закона — ничего платить не надо, а уж тем более — подписывать. Такое соглашение незаконно .

Форма

Как уже упоминалось, строгой формы этого документа нет, есть необходимость строгого следования букве закона . Теперь что касается негласных правил. Преамбула дополнительного документа в идеале оформляется в том же самом стиле, в каком и оная у основного.

Обязательно должно быть последовательно отражено, по чьей инициативе и по каким пунктам основного документа вносятся изменения.

Обязательно указать связь с основным трудовым соглашением — как правило, это вносится в реквизиты в заголовке.

Приведем конкретный пример дополнительного соглашения к трудовому договору — классический.

В документе отражаются:

Заголовок (что это дополнительное соглашение).
Информация о сторонах.
От лица какой организации действует директор — полное наименование.
Номер основного договора.
В соответствии с чем — например, по просьбе работника.
Какие пункты уточняются.
Дата, подписи сторон.

Есть и другие тонкости. Например, правило написания слов, нумерация.

Это только кажется, что это — всего лишь дань культуре и орфографии.

На самом деле, все не так просто и любое слово в документе несет прежде всего юридическую нагрузку .

Как нумеровать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Так, слово «число» должно быть заменено на слово «цифры».

Например, в пункте 11.2 основного документа цифры 12, 13 заменить цифрами 14, 15.

Если имеют место быть цифро-буквенные сочетания, то для их замены в дополнительном документе лучше использовать термин «слова» .

Но предположим изменения в целом не затрагивают структуру документа и являются дополнениями.

В таком случае необходимо использовать следующие приемы — к примеру:

дополнить подпункт 4 пункта 13 абзацем «е», где указано — далее отражаются уточняющие нововведения;
параграф 3 пункта 4 дополнить фразой… — какой именно;
дополнить трудовой договор №23441 пунктом 102 , следующего содержания — далее должно быть указано, чему посвящен упомянутый пункт.

Что же касается утрачивания силы, то чем меньше в соглашении будет пунктов «признать то-то утратившим силу», тем лучше . Именно с правовой точки зрения. За исключением случаев, если оные пункты являлись сами по себе временными.

Лучше действовать так — в дополнительном документе упоминать: исключить из Трудового договора пункт такой-то. И то, чем меньше таких моментов будет, тем лучше.

Что еще обязательно указать?

Если можно так выразиться — судьбу оставшихся пунктов трудового соглашения.

Если они остаются без изменения, это оформляется следующим образом: пункты — далее указываются номера — считать неизменными.

Что делать, если трудовой договор меняется более одного раза?

Сколько раз допустимо менять условия работы? Да сколько угодно — пока на это согласны обе стороны и не запрещает закон. В любом из случаев, какое бы соглашение ни оформлялось, третье или сто двадцать третье, оно может и должно ссылаться только на основной документ.

Никакие поправки в дополнительное соглашение, уже подписанное в качестве дополняющего документа к основному, вноситься не могут — это общее правило.

Иногда бывает и так, что доп соглашение к трудовому договору «переписывает» фактически весь уже существующий основной документ. Что делаем в этом случае?

Ни в коем случае нельзя допускать , чтобы из-за всех новшеств трудовой контракт был непонятным или многосмысленнным. А именно так и бывает, если весь договор приходится редактировать, а по факту -переделывать.

Чтобы у читающего не пошла кругом голова и он отчетливо представлял себе картину того, на что подписывается, лучше внести в соглашение такой пункт.

Он так и будет гласить — для четкого понимания приводится новый трудовой договор в последней редакции, внесенной последним соглашением. Обязательно должно быть упомянуто, каким именно соглашением -то есть номер — и когда оно было подписано.

Например.

В редакции дополнительного соглашения от 2 мая 2016 года трудовой договор от 2 мая 2015 года № 122.

Как уже говорилось, любой документ. изменяющий хоть как-то условия основного документа, отражающего трудовые отношения, оформляется в двух экземплярах .

Бывает и такое: соискатель потерял свой вариант.

В таком случае он оставляет соответствующее заявление в кадровую службу фирмы. В ответ ему обязаны выдать под расписку причитающуюся ему копию с учетом всех редакций.

Таким образом, налицо еще одно подтверждение того, что любые правила могут быть пересмотрены . Иными словами, если нельзя, но очень кому-то нужно, то можно.

Это действительно можно — необходимо только, чтобы обе стороны были согласны по поводу вносимых новшеств и чтобы их соглашение не вступало в конфронтацию с действующим трудовым законодательством. Тогда допустимо подписывать любые поправки в любом количестве.

Полезное видео

В данном видео приведён пример дополнительного соглашения к трудовому договору:

Дополнительное соглашение – это официальное приложение к действующему трудовому договору. Корректирует правоспособность внесённой в договор информации, в пределах норм, установленных Трудовым законодательством (ст. 72 ТК РФ). Согласно определению и правовым функциям – дополняет договор после его оформления, до момента расторжения при уходе сотрудника с должности.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Самостоятельной юридической силы доп соглашение к трудовому договору не имеет. Допускает применения и констатирует правоспособность только в качестве приложения, дополнения к основному документу.

СПРАВКА: За время работы сотрудника в организации таких договоров может быть составлено несколько, в силу складывающихся обстоятельств.

Опирается на локальные акты, которыми работодатель вносит новые нормы выработки, условий труда или принимает решения, непосредственно затрагивающие статус работника. Согласно установленным правилам, составлению допсоглашения к трудовому договору, предшествует так же:

После ознакомления с соответствующим юридическим источником, на основании уведомления или заявления (ст. 74 ТК РФ), стороны принимают совместное решение, допускающее:

внесение изменений;
отказ от продолжения работы.

Принятое решение о продолжении деятельности в новых условиях фиксируется дополнительным соглашением к трудовому договору.

В каких случаях оно необходимо?

Обозначенное приложение выполняет функцию обновления морально устаревших пунктов, с заменой на новые. Изменения опираются на специфику их внесения:

с заменой одних сведений на другие;
привнесение новых пунктов;
удаление устаревших сведений, без замены на новые.

Соответственно, составление дополнительного соглашения об изменении трудового договора требуется тогда, когда нужно заменить, убрать или добавить один или несколько пунктов.

ВНИМАНИЕ: Без официальной отмены или замены положений договора, никакие прецеденты не вступают в юридическую силу, и будут признаны нарушениями регламента трудовых отношений.

К таким пунктам относятся сведения:

Перечисленные и иные, вновь принятые и отменённые положения, требуют оформления согласно источникам законодательства.

Как правильно оформить документ: нумерация и другие аспекты

Документ составляется работодателем, в лице которого здесь может выступить сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо, которому отдельным приказом вменялась функциональная обязанность по ведению кадрового делопроизводства.

В распоряжении кадровой службы также должно быть два журнала регистрации, на основании записей которых присваиваются номера трудовым договорам и трудовым соглашениям. После присвоения номера очередному документу, в графу рядом с порядковым номером вписываются его выходные данные. А нумерация переносится во вводную часть текста документа.

В верхней части листа даются реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя. Так же можно оформить текст на фирменном бланке организации.

После чего заполняются требующиеся сведения:

сторонами здесь выступают работник и работодатель. Сведения о сторонах вносятся, соответственно данным, указанным в договоре.
Время и место заключения должны отражать фактическое число, когда подписывался сторонами документ и юридический адрес учредителя или место работы сотрудника.
Далее вносится пункт или несколько пунктов, требующие замены, а так же – вновь вносимые сведения, которые вступают в юридическую силу.

СПРАВКА: Если изменялась фамилия, например, в результате замужества – эти сведения так же должны быть отражены отдельным дополнением, с приложением свидетельства о браке.

Дополнение составляется в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается работником и работодателем. Фамилии подписавших документ лиц, обязательно расшифровываются. На подпись работодателя ставится печать организации.

Один экземпляр передаётся работнику. Второй – остаётся у работодателя и хранится в сейфе, несгораемом шкафу или ином предусмотренном месте вместе с трудовым договором.

После увольнения работника, эти документы сохраняются. Они могут опечатываться и передаваться в архив вместе с личным делом, где будут храниться не менее 75 лет.

Специальных требований к форме доп соглашений об изменении трудового договора не предусмотрено. Работодатель может разрабатывать собственный алгоритм внесения сведений, не отступая от требований законодательства.

Главное – чтобы таковой имел официальный правоспособный вид и содержал все перечисленные выше сведения (ч.1 ст. 67 , ст. 72 ТК РФ).

Как регистрировать новые условия в договоре с работником и когда они вступают в силу?

Вступление документа в силу начинается с момента его заключения сторонами:

после внесения сведений;
проставления подписей;
удостоверения печатью.

Кроме этого требуется его обязательная регистрация в специальном журнале регистрации договоров и дополнительных соглашений к договорам.

Однако прецедент, о котором идёт речь в соответствующем положении вступает в правомочие с того числа, которое указано в приказе. Например, если перевод в новую должность происходит 1 марта, то в этот день начинается официальное признание факта вступления в должность.

Составление приказа обязательно. Большинство соглашений так же опираются на необходимость отражения внесённых сведений как в отдельном приказе, так и в трудовой книжке.

СПРАВКА: Все сведения о перемещении сотрудника вносятся в трудовую книжку в течение пяти календарных дней после наступления факта перемещения.

Как составить протокол об изменении режима работы: пример

Форма всех составляемых в организации соглашений, прилагающихся к трудовым договорам, может быть идентичной. Однако основной текст, который следует после наименования документа, содержит специфические сведения, отражающие цель составления документа.

Соглашение о изменении рабочего времени может составляться:

если таковой систематически меняется, в силу чего не включён в трудовой договор, а регулируется исключительно соглашениями;
если он установлен в договоре, но требует корректировки на основании изменения правил внутреннего распорядка или по иным причинам, инициированным работодателем.

Если изменения вносятся по инициативе работодателя, он обязан уведомить работника о внесении таковых за два месяца до наступления новых обстоятельств. Уведомление получают под роспись. После получения уведомления работник определяется во внесении изменения и принятии их как руководство к новому рабочему режиму, или уволиться.

Если инициатива исходит от работника, он пишет заявление с соответствующей просьбой и удостоверяет его. В обоих случаях издаётся приказ об изменении определенных сторонами условий.

При составлении дополнения, которое призвано изменить только один пункт – рабочее время, требуется следовать установленному алгоритму.

Начать с того, что стороны составили дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (указать номер и дату). Как нумеровать данный документ, мы описали выше.

Указать, что вносятся нижеследующие дополнения (изменения) трудового договора. Далее в доп соглашении перечислить пункты, вступающие в силу настоящим документом.

В их числе должны быть характеристики вновь введённых нормативов. Например: «Переведена на неполный рабочий день», с последующим указанием:

Заключение

Любое нововведение, не санкционированное трудовым договорам, требует составления дополнительного соглашения к трудовой. На этом основании прецедент вступает в юридическую силу.

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

Сначала указывается порядковый номер соглашения;
Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

Последовательность изложения от меньшего к большему;
Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Возможно, будет полезно почитать: