Образец составления актов на морозы для школьников. Как правильно составить акт – образец заполнения
Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения. Сегодня мы поговорим о том, как нужно составлять и оформлять акты.
Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
О нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
Об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
Об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов) *(1);
Приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
Передачи-приема (дел, документов);
Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
Испытаний (образцов, систем, технологий);
Ревизии, инвентаризации;
Расследования аварий, несчастных случаев;
Ликвидации организаций и др.
Будьте свидетелем!
Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!
Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации *(1) , расследования аварий, несчастных случаев на производстве *(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.
Утверждаю
Генеральный директор
Медведев /Д.И. Медведев/
──────────
── ─────── ─
о списании оргтехники
Составлен комиссией в составе:
1. Зам. начальником информационно-технического отдела Машков В.В.
2. Начальник АХО Колбасов М.И.
3. Заведующий концелярией Данилов К.И.
11 октября 2004 г. комиссия провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодным для эксплуптации:
Копировальный аппарат CANON-256 - 1 шт.
Факс-модем 49567 - 1 шт.
Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
Первый экз. - в канцелярию;
Второй экз. - на склад.
Члены комиссии:
Зам. начальника
информационно-технического отдела Машков В.В. Машков
───────────────────────────────── ────────── ───────────────────────
Начальник АХО Колбасов М.И. Колбасов
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий концелярией Данилов К.И. Данилов
───────────────────────────────── ─────────── ───────────────────────
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Наиболее распространенные должностные проступки:
Несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
Несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
Прогулы;
Появление на работе в состоянии опьянения.
Составляем правильно
А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.
В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.
Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.
Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".
Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.
В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.
ЗАО "Триада"
проверки финансово-хозяйственной деятельности
Мною, специалистом отдела кадров Кривцовой Т.М.
(должность, фамилия, инициалы составителя акта)
в присутствии юрисконсульта Парамонова И.О., начальника охраны Разуваева
───────────────────────────────────────────────────
А.П. составлен настоящий акт о следующем:
──────
── ─────── ── ── ── ──────────────────────────────────
(место, дата, время)
работник грузчик Севастьянов К.П.
──────────────────────────────────
(Ф.И.О., должность, место работы)
появился на работе в состоянии алкогольного
───────────────────────────────────────── ─────────────
(появился на работе, находился на работе) (алкогольного,
───────────────────────────── опьянения.
наркотического, токсического)
У него наблюдались, в частности, следующие внешние признаки алкогольного
──────────────
опьянения: запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, нарушение координации
движений, неустойчивость, шатающаяся походка, высказывание нецензурных
──────────────────────────────────────────────────────
выражений в адрес окружающих
──────────────────────────────────────────────────────
Свое состояние Севастьянов К.П. объяснить отказался
─────────────────── объяснил ────────────────────────────
(в произвольной форме
изложить объяснения)
Результаты медицинского освидетельствования факт нахождения Севастьянова
──────────────────────────────
К.П. в состоянии алкогольно опьянения подтвердить медицинским
────────────────────────────────────
- Кадровое делопроизводство и Трудовое право
Акт — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом).
Существует великое множество актов: акт приема-передачи дел , материальных ценностей; акт о несчастных случаях; акт о выделении к уничтожению документов, бланков; акт списания, инвентаризации; акт о выдаче дел во временное пользование. Виды и образцы актов, используемых в работе архива, можно найти в Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002 .
Обычно акт оформляется на общем бланке , если не имеет унифицированной формы. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту события.
Составление акта
Большинство актов составляется в следующей последовательности:
— Заголовок (о списании, о приеме-передаче дел);
— Вводная часть текста, которая начинается со слова «Основание:» , после которого в именительном падеже указывается документ (его вид, дата, номер, заголовок) или события, послужившие основой составления акта.
Основание: Приказ руководителя от 18.02.2013 № 01-56/2 «О выделении дел к уничтожению».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее указывается состав комиссии, начиная с председателя (должность, имя, отчество, фамилия). Члены комиссии выстраиваются в алфавитном порядке фамилий, а не по иерархии должностей.
Составлен:
Председатель комиссии: заместитель директора А. Г. Курочкин
Члены комиссии: начальник отдела сбыта Л. А. Маврин
начальник отдела обеспечения В. А. Прохоров
начальник отдела маркетинга К. В. Янковая
— Констатирующая часть . В ней излагаются цели, задачи проведения работы, сроки работы комиссии и фиксируются установленные факты, выводы, заключения комиссии.
Комиссия провела проверку выданных материальных запасов отделом хозяйственного обеспечения за период с 10.01.2014 по 22.05.2014 и установила расходование следующих материалов…
Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед фамилиями не указывают.
Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта . В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта не является обязательной).
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Министерство юстиции
2-й экз.- в дело.
Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с дополнением «Замечания прилагаются» и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту.
В ряде актов необходимо оформить . Он оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 в правом верхнем углу акта. Обязательно для актов приема-передачи дел, актов о выделении к уничтожению, актов о ликвидации предприятия.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Белый медведь»
_______________ А. Б. Лукашин
17.01.2015
Акты редко формируются в отдельные дела. В основном их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
Образец акта скопируйте или скачайте
Деятельность предприятия сопряжена со всевозможными внештатными ситуациями. Появление проблемы требует детального описания содержания вопроса и визирования такой бумаги. Мы предлагаем ознакомиться с утвержденными условиями формирования бланка, который закрепляет конкретный факт, произошедший на производстве – актом. Эта информация пригодится большинству управляющих-новичков.
В процессе функционирования организации руководитель сталкивается с разнообразными аспектами, требующими документальной фиксации. Ситуации бывают разные, но для официального закрепления выявленного факта принято составление актов. Государственные нормативы предусматривают определенную форму такой бумаги для наиболее распространенных случаев. Однако в некоторых ситуациях найти типовой образец невозможно. Для этого владелец компании изучает правила написания таких формуляров, чтобы справиться с поставленной задачей при внезапном появлении проблем.
Фиксация конкретных событий, происходящих на предпприятии, требует грамотного подхода к этой задаче
Рассматривая вопрос, как правильно составить акт, управляющий предприятия вникает в предмет подобной формы и знает четкое определение термина. Этот бланк используют для фиксации конкретного события, требующего письменного доказательства. Форма содержит краткое описание проблемы и рекомендации экспертов по ее устранению . Порядок формирования такого документа регламентирован строгими нормативами.
Формуляр создает назначенная экспертно-оценочная комиссия. Ее представители назначаются непосредственно генеральным директором либо владельцем фирмы. В состав ревизионной группы входят уполномоченные лица от предприятия. По желанию руководство включает в этот коллектив независимых сторонних специалистов.
Правила составления акта предполагают установленную очередность ведения записи. Бланк содержит несколько разделов, каждый из которых заполняется в соответствии с требованиями к подобным формулярам, указанными в классификаторах. О деталях создания таких блоков мы поговорим ниже.
Классификация формуляров по их назначению
Существует множество типовых разновидностей актов, но руководитель компании обязян знать основы составления документа в произвольной форме
- о проведении осмотра (оснащение, строение, инвентарь);
- по факту приемки-возврата (имущество, права, документация);
- о выполнении тестирования (объекты, конструкции, методики);
- по результатам осуществления проверки и учета (средства, материально-техническая база, объекты);
- о выявленном несоблюдении правил и условий (внутренняя дисциплина, трудовой распорядок, рабочий график);
- по факту проведения следствия либо исследования (инциденты, катастрофы, порча имущества);
- о фиксации отказа (пояснения по факту совершенного нарушения, подписание бумаг).
Выше перечислены типовые формы, принятые и разработанные профессионалами для закрепления стандартных ситуаций. Однако подобные бланки создают по единому принципу, и, основываясь на базе написания таких бумаг, определимся, как написать акт в произвольной форме.
Условия разработки бланка
Документ, который составили строго по установленному образцу, четко описывает произошедшее событие. Опираясь на эту бумагу, руководитель компании делает окончательные выводы и принимает решение по устранению либо исправлению возникшей ситуации. Предлагаем вам образец, как написать акт проверки либо выполнения работ в общих чертах. Требования к созданию формы таковы:
Акт составляется специальной комиссией, которая включает квалифицированных сотрудников предприятия и независимых экспертов
- Созыв комиссии . Компетенция формирования подобных бланков принадлежит исключительно уполномоченным на это лицам. Такая группа создается минимум из двух человек, которые являются экспертами в конкретном вопросе, требующем документального подтверждения. Большинство предприятий практикуют созыв временного коллектива, хотя иногда такая комиссия функционирует на постоянной основе. Подписание заполненного бланка участниками рабочей группы без исключений – обязательное условие для признания юридической силы бумаги.
- Описание события на утвержденном типе бланка . Стандартные примеры пустых формуляров присутствуют на предприятии и заполняются по мере необходимости. При отсутствии унифицированной формы коллегиальный орган вправе составить бумагу на типовом формуляре компании.
- Верное указание датировки . Неотъемлемым условием правильно оформленной бумаги является соответствие числа формирования бланка дате, указанной в документе. В ситуациях, когда проводится предварительное заключение технического эксперта или идет следствие, подобный факт отмечают в форме отдельной графой. Причем день и год прописывают арабскими цифрами, а месяц – словами, не используя сокращения и аббревиатуры.
- Правильное заполнение титульного блока . Непременным условием грамотно сформированного документа становится указание на приказ либо распоряжение руководства, послужившее основой для рассмотрения конкретного вопроса. Здесь делают пометку с номером бумаги и прописывают наименование указа без сокращений.
- Указание перечня экспертов . Обязательный раздел формуляра – список членов экспертной группы. Здесь указывают должность, которую специалист занимает на предприятии, инициалы сотрудника. Вначале прописывают сведения о главе комиссии, далее, в алфавитной последовательности по первой букве фамилии – данные других участников.
- Заполнение ключевого раздела . В таком пункте в деталях обозначают причину созыва комиссии и дают точное определение характеристике инцидента либо факта. Здесь же уточняют фактическое состояние дел на время написания бумаги.
- Формирование выводов и рекомендаций . Заключительный пункт формуляра включает оценку экспертами текущей ситуации в целом. Тут специалисты подводят итоги конкретному случаю и оставляют пожелания по улучшению либо устранению негативного фактора.
- Описание требуемых приложений . В этом разделе присутствует список дополнительных документов, на основании которых проведена оценка комиссией либо бумаг, подкрепляющих конкретные обстоятельства по факту рассмотрения ситуации.
- Визирование бумаги участниками рабочей группы . В конце листа члены комиссии в порядке, который сформирован при составлении их численности, подписывают формуляр. Здесь эксперты расшифровывают инициалы и указывают должность. Документ подкрепляют оттиском штампа предприятия.
Важно соблюсти правильную датировку этого документа
По таким правилам заполняют все документы подобного характера, в том числе и образец составления акта в произвольном формате. Следование перечисленным требованиям поможет управляющему правильно документально оформить конкретное событие. Помните, эта форма становится основанием для дальнейшего рассмотрения вопроса и принятия адекватных мер.
Нюансы создания документа
Число оригинальных бланков формы регламентировано законодательством, определяющим правила написания конкретного документа либо количеством лиц, которые заинтересованы в рассмотрении определенного факта. Этот момент иногда указывают в самом формуляре. Когда нормативы предполагают написание одного экземпляра акта, а в ознакомлении с бумагой нуждается несколько сторон, с оригинала документа снимают копии в необходимом размере.
Составленый акт необходимо предъявить для ознакомления и подписания всем заинтересованным сторонам процесса
Кроме того, обязательной нормой тут становится предъявление формуляра для ознакомления заинтересованным лицам. Требования к оформлению этого документа предусматривают подписание формы виновником либо участником возникшей ситуации, делая пометку по форме «ознакомлен» . При отказе сотрудника визировать бумагу, комиссия уполномочена создать дополнительную форму, фиксирующую подобный факт. Она становится приложением к основному документу, а номер и название этого дополнительного акта упоминается после сделанных экспертами выводов.
В описании основного раздела формы участники экспертной группы вправе использовать подходящий формат изложения сведений. Это либо текстовое повествование, включающее смысловую разбивку написанного по абзацам, либо фиксирование факта в виде таблиц и списков.
На момент подписания бумаги участниками ревизионной группы некоторые эксперты вправе оставить отдельное мнение по несогласию с конкретными пунктами документа. Здесь они прописывают должность, инициалы и указывают на ошибку, которая, по их мнению, влияет на итоговый результат. Однако визирование бланка подписью всех членов комиссии – обязательное условие. Некоторые формуляры нуждаются в визировании управляющего предприятия. В таких ситуациях руководитель ставит оттиск печати с формулировкой «утверждено» либо прописывает такой гриф, указывая инициалы и должность. Эти сведения размещают рядом с «шапкой» документа.
Акт подписывают все участники экспертной комиссии, а в случае несогласия с выводами, содержащимися в документе, отдельные эксперты делают пометки о таком факте
Разработка и оформление акта в произвольной форме либо формуляра, порядок написания которого регламентирован – вполне посильная задача для опытного сотрудника компании. Главное – неукоснительно следовать принятым правилам и действующим нормативам законодательства. Ознакомиться и скачать образец бланка о выполнении проверки вы сможете . Видео расскажет о формировании акта выполненных работ в специальной программе.
Фиксация конкретных событий, происходящих на предпприятии, требует грамотного подхода к этой задаче Существует множество типовых разновидностей актов, но руководитель компании обязян знать основы составления документа в произвольной форме Акт составляется специальной комиссией, которая включает квалифицированных сотрудников предприятия и независимых экспертов Важно соблюсти правильную датировку этого документа Составленый акт необходимо предъявить для ознакомления и подписания всем заинтересованным сторонам процесса Акт подписывают все участники экспертной комиссии, а в случае несогласия с выводами, содержащимися в документе, отдельные эксперты делают пометки о таком факте В основном разделе акта члены комиссии указывают фактическое состояние дел на текущем этапе и проводят анализ причин возникновения этого фактора Документы, требующие визирования управляющим, проштамповываются им грифом «утверждаю»
Возможно, будет полезно почитать:
- Аббатство - это католический монастырь ;
- Самые распространенные расклады ;
- Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
- К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
- Основные характеристики марса ;
- Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
- Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
- Журавль толкование сонника ;