Как отправлять документы в налоговую

Маргарита КРЫМСКАЯ

В последний день сдачи отчетности, когда становится ясно, что отдать отчеты инспектору лично уже не удастся, остается один путь - на почту. Но можно ли полностью положиться на почтовую доставку?

Почта в помощь

Отправление отчетности почтой предусмотрено для удобства как налогоплательщиков, так и самих налоговых инспекторов. Ведь в дни сдачи отчетов налоговая работает очень напряженно: недостаток времени зачастую не позволяет налоговикам давать какие-то комментарии по поводу заполнения отчетных форм. Фактически налоговая становится почтой - принимает отчет, ставит штамп, поэтому многие считают, что в эти дни в налоговую лучше не приходить, и активно пользуются услугами почты. Марина Нечаева, бухгалтер из Оренбурга, считает почтовую доставку очень удобной: "На мой взгляд, отправка отчета почтой - это большая экономия времени. Мне кажется, что глупо тратить часы на то, что можно решить за минуты".
Более того, многие организации, чьи филиалы находятся в других городах, и вовсе не могут обходиться без услуг почтовой службы. Любовь Новикова, главный бухгалтер московского холдинга, рассказывает: "Ежемесячно отправляем почтой кучу отчетов по разным городам. У нас 22 филиала, а НДС, зарплата - все считается в головной организации. Вот 20-го числа каждого месяца раскладываем отчеты по конвертам и отправляем. А как иначе?"
Конечно, почтой удобнее и быстрее. Правда, если адресов отправки отчетности много, подготовка к отправке (распечатка адресов, наклеивание их на конверт, вложение в конверт документов) превращается в довольно-таки нудную процедуру.
К сожалению, есть проблема и посущественнее.

Дойдет - не дойдет

Виноват во всем, как обычно, Налоговый кодекс, где в статье 80 написано, что отправлять отчетность нужно "заказным письмом с описью вложения". Бухгалтер, приходя на почту, желает отправить отчеты по закону, но тут перед ним возникает служащий почтового отделения, у которого на сей счет свои инструкции. На почте отправить заказное письмо с описью невозможно. Опись прилагается только к ценному письму. А за ценным письмом получатель должен прийти на почту лично. Стоит ли говорить, что далеко не каждая инспекция согласится сама забирать с почты отчеты налогоплательщиков?
Многие бухгалтеры не обращают на это внимание и отправляют отчеты заказным письмом без описи. Но они не исключают ситуации, что с их корреспонденцией в любой момент может что-то случиться. Лариса Ивановна, главбух московской строительной организации, рассказывает: "Мне кажется, что отправлять по почте отчеты имеет смысл только в крайнем случае, в качестве экстренной меры, когда уже точно знаешь, что сдать лично не успеешь. Все же лучше вручать лично в руки налоговому инспектору. У меня пока, слава богу, никаких проблем не было - все письма доходили. Посылаю я всегда только заказным письмом, так как мне рассказали, что были случаи, когда налоговики отказывались получать ценное письмо с описью. Но мне также известны случаи, когда возникали проблемы и с заказными письмами без описи. Вот так всегда: отправлю и переживаю, не потеряется ли".
Налоговые инспекции все по-разному относятся к "почтовым" отчетам. Как нам рассказала налоговый инспектор из Калужской области, обычно проблем с почтой нет: "Возможность отправить отчет почтой - это очень удобно для малых предприятий и для предприятий, у которых нулевой баланс. Это экономит кучу времени. Для крупных предприятий, конечно, лучше чтобы бухгалтер сам подъехал и вместе с инспектором все проверил. Ведь если есть какие-то ошибки, то могут быть применены налоговые санкции. И еще: сдача баланса - это повод наведаться в налоговую и узнать, не изменилось ли чего - может быть, что-то нужно будет считать по новой. Именно поэтому очень много бухгалтеров приезжают сдавать баланс лично. Однако если бухгалтер уверен в своей квалификации, уверен, что он сделал баланс без ошибок, то он вполне может направить его по почте заказным письмом. Такого, что по почте до нас что-то не дошло, не бывало".
А вот многие бухгалтеры говорят, что бывало и не раз. Если не потеряется на почте, то напутают что-нибудь в самой инспекции. А поскольку в заказном письме описи нет, доказать, что было в письме, практически невозможно. Юлия Соловьева, бухгалтер санкт-петербургского предприятия, рассказывает: "Один раз отправила все отчеты почтой - потеряли! Конечно, у меня была квитанция с почты, но в налоговую пришлось с полгода побегать и написать кучу писем. Больше не отправляю".
Но не все так печально. Многие в этой ситуации не унывают и ищут решение проблем, ведь пока там наверху все обдумают и согласуют, пройдут годы. А работать как-то надо.

Маленькие хитрости

Бухгалтеры, привыкшие к неразберихе в законодательстве, уже научились обходить сложные ситуации.
Одни советуют отправлять все отчеты заказным письмом, но каждый отчет вложить в отдельный конверт. При этом на почтовом уведомлении, которое вернется из налоговой со штампиком, обязательно писать, какой именно отчет в этом конверте.
Другие рекомендуют посылать отчетность ценным письмом с описью, но это в том случае, если вы точно знаете, что служащие из вашей инспекции забирают с почты корреспонденцию. Если же вы не уверены, лучше не рисковать.
Одним из надежных вариантов многие бухгалтеры считают отправление отчетов ускоренной экспресс-почтой. Это письмо будет стоить немного дороже заказного или ценного - около 30 рублей, в то время как заказное стоит в районе 10. Но если вы очень переживаете за свои отчеты, и на почте, и в налоговой в один голос советуют воспользоваться именно таким способом. Рената Каланова, бухгалтер торговой фирмы из Калуги, рассказывает: "Всегда отправляю письма в налоговую ценным письмом ускоренной почтой. Тогда есть и опись, и доставка по уведомлению. И ни разу проблем не было".

На одном из недавних семинаров, на котором присутствовал автор, бухгалтеры задавали вопрос о проблемах с почтовыми отправлениями специалисту из московского Управления МНС, но ответа на него так и не получили. Чиновник откровенно признался, что хоть он все и понимает, но сделать ничего не может: "Закон есть закон". Потом посочувствовал и дал ценный совет: о проблемах с применением Налогового кодекса писать в вышестоящий налоговый орган. Вот только как посылать - заказным или ценным - не уточнил.

Заграница нам не поможет
Как выяснилось, проблема отправления отчетов существует везде - где-то больше, где-то меньше. На Украине тоже можно отправлять отчеты почтой. Но как нам рассказывают бухгалтеры, которые отправляли в налоговую инспекцию свои отчеты по почте, делать это они больше не собираются. Во-первых, потому что, по их мнению, налоговая система сильно бюрократизирована и "налоговикам просто необходимо лично встречаться с бухгалтерами при сдаче отчетности". Во-вторых, часто случается, что именно в почтовой отчетности возникают проблемы. Зная все эти случаи, бухгалтеры предпочитают лично отнести все отчеты. А в небольших городах такая проблема вообще не стоит - проще и быстрее ножками.
Примерно такая же ситуация и в Молдове: можно отправлять отчеты почтой, но бухгалтеры предпочитают отдать лично, чтобы потом внезапно не возникло проблем.
В дальнем зарубежье ситуация иная. Например, в Америке отчеты посылают любым удобным для налогоплательщика способом - можно обычной почтой, можно электронной. В налоговую сдавать лично никто не ходит, туда можно только позвонить, поэтому, что такое очередь в налоговую, они не знают. Однако если в отчетах, отправленных электронным способом, налоговый инспектор найдет ошибку, то исправлять ее придется уже по обычной почте. Это очень раздражает бухгалтеров, поскольку из-за сроков доставки можно не успеть отправить исправления. Ничего хорошего это не предвещает: если правильный отчет будет отправлен позже установленного срока, то на компанию налагается штраф.

Инструкция

Для того чтобы отправить отчетность в районную налоговую инспекцию, отправляйтесь в ближайшее отделение Почты России. Выберите тип конверта для документов. Лучше если он будет из плотного картона или даже пластиковый. Упаковка для пересылки ценной корреспонденции бывает разного формата, вы обязательно найдете нужный.

Напишите в нужных строках на лицевой стороне конверта точный адрес налоговой инспекции с индексом. Указать нужно город, название улицы, дом и номер налогового органа. Пункты «ФИО отправителя» и «Обратный адрес» также обязательны для заполнения. Впишите в строках настоящий (фактический) адрес вашей компании, наименование отдела и собственные фамилию, имя и отчество. Вся информация должна быть написана без ошибок. Лучше всего указывать ее печатными буквами.

Наклейте в правом верхнем углу конверта достаточное число марок. Стоимость пересылки письма зависит от его ценности, дальности и срочности отправки.

Сами документы не запечатывайте. Сотрудник пункта отправки и доставки корреспонденции обязан проверить, какие бумаги есть в наличии. Затем он сам сделает опись, перечислит документы отчетности, сложит все в конверт и заклеит его. Письму присвоят индивидуальный идентификационный номер. Затем его внесут в базу ценных отправлений.

В каждом почтовом отделении для пересылки заказных и ценных писем есть специальное окошко. Отыщите его. Предъявите регистратору паспорт, чтобы ваше отправление приняли. Он внесет базу серию и номер документа, а также адрес по прописке и фамилию, имя, отчество. Делается это для того, чтобы в случае недоставки отчетности в налоговую инспекцию ее немедленно вернули владельцу. Кроме общегражданского паспорта можно предъявить:- паспорт для выездов за границу;- военный билет;- удостоверение члена Совета Федерации или Депутата Государственной Думы;- удостоверение личности с печатью визы Российской Федерации или национальный паспорт;- вид на жительство.

По статье 80, пункту 2 Налогового Кодекса Российской федерации, отправить отчетность по доходам и расходам можно по почте. Декларации пересылаются только ценным письмом с описью вложения, подтвержденной сотрудником почтового отделения.

Инструкция

Чтобы отправить документы в налоговую инспекцию , идите в ближайшее почтовое отделение. Отчетность запечатывать не нужно - сотрудник пункта отсылки и получения корреспонденции обязан посмотреть, какие бумаги есть в наличии. После этого он сделает опись, которую вложит в конверт и запечатает.

Для отправки ценных и заказных писем на каждой почте есть отдельное окошко. Найдите его. Чтобы ваш конверт приняли, покажите сотруднику паспорт . Он внесет его данные в базу. В том случае, если отчетность не поступит в налоговую , ее обязаны вернуть отправителю. Кроме паспорта гражданина Российской Федерации в качестве удостоверения личности принимаются:
- заграничный паспорт;

Военный билет;

Удостоверение Депутата Государственной Думы или члена Совета Федерации;

Вид на жительство;

Удостоверение личности с печатью визы Российской Федерации или национальный паспорт.

Укажите на конверте точный адрес получателя с индексом (город, улицу, дом и номер налогового органа). Пункты "обратный адрес" и "ФИО отправителя" обязательны для заполнения. Напишите там фактический адрес организации, отдел и собственные фамилию, имя и отчество. Всю информацию вносите четко и понятно. Лучше всего - печатными буквами.

Приклейте в правый верхний угол письма нужное число марок. Стоимость отправки конверта зависит от ценности, срочности и дальности пересылки.

Сотрудник почтового отделения положит отчетность и опись в конверт и заклеит его. Письму будет присвоен идентификационный номер. После этого его внесут в базу ценных отправлений.

Видео по теме

Обратите внимание

Кидать ценное письмо с налоговой отчетностью в обычный почтовый ящик нельзя ни в коем случае. Передайте его сотруднику почтового отделения лично в руки.

Полезный совет

Почта не всегда работает быстро и качественно. Если вы хотите, чтобы ваши документы достигли адресата, отправляйтесь в налоговую инспекцию лично.

Сдать отчетность по ООО можно тремя способами: отнести в налоговую лично, поручить эту работу представителю по доверенности или отправить в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды (Пенсионный и Социального страхования) по почте.



Вам понадобится

  • - печать;
  • - авторучка;
  • - паспорт;
  • - доверенность;
  • - почтовый конверт, бланки описи вложений и уведомления о вручении.

Инструкция

При сдаче отчетности лично генеральный директор фирмы заверяет все необходимые документы печатью и подписью и относит в налоговую инспекцию, отделение Пенсионного фонда или филиал Фонда социального страхования.
Все отчетные документы необходимо распечатать в двух экземплярах или снять с них копии, на которых в инспекции или фонде поставят отметку о принятии. При сдаче документов может потребоваться предъявить паспорт.

Как правило, времени носить отчетность по инстанциям у директора нет, и он поручает эту работу своему представителю . Порядок действий тот же, что и при личной сдаче, но на представителя нужно оформить доверенность. В ней указывается, кому (ФИО полностью и паспортные данные представителя) и что именно доверяет организация (сдачу налоговой отчетности, получение необходимых документов и т.п.).
Виза нотариуса не нужна, достаточно подписи первого лица фирмы и ее печати.

Для отправки отчетности по почте нужно придти в отделение связи, приобрести конверт формата А4, бланки уведомления о вручении и описи вложений. Составьте опись с указанием наименований документов и количества листов. Для каждого документа укажите цену, так как опись сопровождает только ценные письма. Цену назначаете вы сами, но не забывайте, что она влияет на стоимость отправления. Укажите на конверте и уведомлении адреса получателя и отправителя, вложите отчетные документы в конверт и передайте его и заполненные бланки оператору. Заверить опись должен начальник отделения. Оплатите услуги почты и сохраните квитанцию. Датой сдачи отчетности будет считаться день ее отправки.

Видео по теме

Сдача отчетности посредством почтового отправления на сегодняшний день является одним из самых удобных и доступных способов сдачи бухгалтерских и экологических отчетов ведомственным органам. Однако во избежание недоразумений и коллизий, отчетность по почте необходимо сдавать в соответствии с законодательно регламентированными требованиям к отчетам, пересылаемым в почтовым отравлением.



Вам понадобится

  • Опись
  • Ценное или заказное отправление
  • Марки
  • Конверт нужного формата

Инструкция

Отчетность по почте можно отправлять как ценным, так и заказным письмом. Причем сдавать по почте любую отчетность необходимо с описью вложения. При отправке отчетности ценным письмом для составления описи необходим специальный



 

Возможно, будет полезно почитать: