Какие персональные данные работника руководитель не имеет права получать. Документы, предоставляемые работнику работодателем. Обработка ПД сотрудников с разрешения и без

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Это право, обычно называемое доступом субъекта, создается в разделе 7 Закона о защите данных. Его чаще всего используют люди, которые хотят увидеть копию информации, которую организация имеет о них. Однако право доступа идет дальше этого, и лицо, которое делает письменный запрос и платит гонорар, имеет право.

Рассказал, обрабатываются ли какие-либо персональные данные; с учетом описания персональных данных, причин, по которым он обрабатывается, и будет ли он предоставлен другим организациям или людям; с учетом копии информации, содержащей данные; и данные о источнике данных. Индивид может также запрашивать информацию о причинах любых автоматических решений, таких как принятое компьютером решение о предоставлении или отрицании кредита или оценка эффективности работы. Другие права, относящиеся к этим типам решений, рассматриваются более подробно в Автоматизированном принятии решений.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов законами.

В большинстве случаев вы должны незамедлительно отвечать на запрос доступа к предмету и в любом случае в течение 40 календарных дней с момента его получения. Однако некоторые виды персональных данных освобождаются от права доступа к предмету и поэтому не могут быть получены путем подачи запроса на доступ к предмету. В разделе «Исключения». Контрольный список доступа для субъектов. . Доступ к субъектам дает право видеть информацию, содержащуюся в личных данных, а не право видеть документы, которые включают эту информацию.

Каков действительный запрос доступа к предмету?

Чтобы запрос доступа к предмету был действительным, его следует сделать в письменной форме. Вы также должны учитывать следующие моменты при рассмотрении действительности. Запрос, отправленный по электронной почте или факсу, является таким же действительным, как и одно, отправленное в печатном виде. Это может включать рассмотрение устного запроса информации, как если бы это был действительный запрос доступа к предмету. Вам также может потребоваться ответить в определенном формате, доступном для инвалида, например, шрифта Брайля, большой печати, электронной почты или аудиоформатов. Если человек считает, что вы не смогли сделать разумную корректировку, они могут подать иск в соответствии с Законом о равенстве. Информация о предъявлении претензии предоставляется Комиссией по вопросам равенства и прав человека или, в случае необходимости, Комиссией по вопросам равенства для Северной Ирландии. Если в запросе не упоминается Закон конкретно или даже говорят, что он является предметом запроса доступа, он тем не менее действителен и должен рассматриваться как таковой, если ясно, что человек просит свои личные данные. Запрос действителен, даже если человек не отправил его непосредственно лицу, которое обычно занимается такими запросами, поэтому важно обеспечить, чтобы вы и ваши коллеги могли распознать запрос доступа к предмету и относиться к нему соответствующим образом. Многие организации создают формы запроса на доступ к объектам, и вы можете приглашать отдельных лиц использовать такую ​​форму, если вы даете понять, что это не является обязательным, и вы не пытаетесь использовать это как способ продления 40-дневного срока для отвечать на запросы.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

Организация учета и хранения персональных данных

Стандартные формы могут облегчить вам распознавание запроса доступа к предмету и облегчить для индивида включение всех деталей, которые могут потребоваться, чтобы найти нужную им информацию. Однако любой запрос в письменной форме должен рассматриваться как действительный запрос независимо от формата.

В Законе указывается, что запрос доступа субъекта относится к данным, хранящимся во время получения запроса. Однако во многих случаях рутинное использование данных может привести к тому, что оно будет изменено или даже удалено, когда вы будете обращаться с запросом. Поэтому было бы разумно предоставить вам информацию, которую вы держите, когда вы отправляете ответ, даже если это отличается от того, которое было проведено, когда вы получили запрос.

2.1. Копии:

Приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении с работы.

2.3. Справки:

О заработной плате; о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование; о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

Тем не менее, неприемлемо изменять или удалять данные, если вы в противном случае не сделали бы этого. Для организаций, подпадающих под действие законодательства о свободе информации, преступлением является внесение такой поправки с целью предотвращения ее раскрытия.

Закон требует, чтобы информация, которую вы предоставляете физическому лицу, находится в «понятной форме». В самом основном, это означает, что информация, которую вы предоставляете, должна быть понята среднему человеку. Однако в Законе не требуется, чтобы информация была предоставлена ​​в форме, которая понятна конкретному человеку, делающему запрос.

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Лицо делает запрос на свои личные данные. При подготовке ответа вы заметите, что его много в кодированной форме. Кроме того, часть информации представлена ​​в виде рукописных заметок, которые трудно читать. Без доступа к ключу или индексу организации для объяснения этой информации невозможно, чтобы кто-либо из организации не понимал. В этом случае в Законе вам необходимо разъяснить значение закодированной информации.

Однако, хотя это было бы хорошей практикой, Закон не требует, чтобы вы расшифровали плохо написанные заметки, поскольку значение «понятной формы» не распространяется на «разборчивость». Вы получаете запрос на доступ к предмету от кого-то, чьи навыки понимания на английском языке довольно бедны. Вы отправляете ответ, и они просят вас перевести информацию, которую вы им отправили. Закон не требует от вас этого, поскольку информация в понятной форме, даже если человек, который ее получает, не может все понять.

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Тем не менее, было бы хорошей практикой для вас, чтобы помочь им понять информацию о них. Да, организация, получающая запрос доступа к предмету, может взимать плату за ее обработку, за исключением определенных обстоятельств, относящихся к медицинским документам. Если вы решите взимать плату, вам не нужно выполнять запрос до получения оплаты. Обычная максимальная плата, которую вы можете взимать, составляет £. Существуют различные тарифы для организаций, которые имеют записи о кредитах, здравоохранении или образовании.

Несмотря на то, что вам не нужно выполнять запрос до получения платы, вы не можете игнорировать запрос просто потому, что человек не отправил плату. Если гонорар будет уплачен, но не был отправлен с запросом, вы должны немедленно связаться с ним и сообщить им, что им нужно заплатить.

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной

Получение персональных данных от работника

Некоторые организации предпочитают не взимать плату. Однако, как только вы начнете обращаться с просьбой физического лица, не запрашивая плату, было бы несправедливо требовать плату в качестве способа продления периода времени, в течение которого вы должны ответить на запрос.

Закон позволяет подтвердить две вещи, прежде чем вы будете обязаны отвечать на запрос. Во-первых, вы можете запросить достаточно информации, чтобы судить, является ли лицо, подающее запрос, физическим лицом, к которому относятся персональные данные. Это делается для того, чтобы избежать личных данных о том, что один человек отправляется другому, случайно или в результате обмана.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Ключевым моментом является то, что вы должны быть разумными в отношении того, что вы просите. Вы не должны запрашивать больше информации, если личность человека, делающего запрос, очевидна для вас. Это особенно важно, например, когда у вас есть постоянные отношения с человеком.

Ознакомление с Положением о персональных данных

Вы получили письменный запрос на доступ к теме от текущего сотрудника. Вы знаете этого сотрудника лично и даже разговаривали с ними по телефону. Однако вы не должны предполагать, что каждый раз лицо, делающее запрос, является тем, кем они говорят. В некоторых случаях разумно попросить у человека, делающего запрос, подтвердить свою личность перед отправкой их информации.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Интернет-магазин получает запрос на доступ к объекту по электронной почте от клиента. Клиент не использовал сайт в течение некоторого времени, и хотя адрес электронной почты совпадает с записями компании, почтовый адрес, указанный клиентом, отсутствует.

Требования к обработке персональных данных

Уровень проверок, которые вы должны сделать, вполне может зависеть от возможного вреда и бедствия, которое может привести к нежелательному раскрытию информации для соответствующего лица. Имя по запросу соответствует записи, хранящейся в этой практике, но в запросе нет ничего другого, чтобы позволить практике быть уверенным, что запросчик является пациентом, к которому относится запись. В этой ситуации было бы разумным, чтобы практика запрашивала больше информации, прежде чем отвечать на запрос. Потенциальный риск для бывшего пациента, отправляющего свои медицинские записи не тому человеку, таков, что практика правильна быть осторожной.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Они могут попросить запрашивающего предоставить дополнительную информацию, такую ​​как дата рождения, паспорт или свидетельство о рождении. Второе, что вы имеете право сделать, прежде чем отвечать на запрос доступа к объекту, - это запросить информацию, которая вам разумно нужна для поиска персональных данных, охватываемых запросом. Опять же, вам не нужно выполнять запрос доступа к предмету, пока вы не получите эту информацию. В некоторых случаях личные данные могут быть сложными для извлечения и сопоставления.

Тем не менее, вы не можете откладывать ответ на запрос доступа к предмету, если вам разумно требуется дополнительная информация, чтобы помочь вам найти данные, о которых идет речь. Сеть супермаркетов имеет дело с общим запросом на доступ к предмету от одного из сотрудников в одном из своих филиалов. Лицо, обращающееся с просьбой, удовлетворено тем, что сотруднику была отправлена ​​вся информация, содержащаяся в файлах персонала и в файлах, хранящихся его линейным менеджером. Однако он жалуется, что не все сведения о нем были включены в ответ.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обработка ПД сотрудников с разрешения и без

Работодатель не должен игнорировать эту жалобу, но было бы разумно попросить сотрудника персонала получить дополнительную информацию. Например, часть информации может быть в электронных письмах, и работодатель может разумно запросить даты, когда электронные письма были отправлены, и кто их отправил, чтобы помочь найти запрошенную информацию.

Работодателю также может быть полезно узнать, ищет ли сотрудник персонала информацию, которая не связана с его занятостью. Например, он может искать информацию, относящуюся к жалобе, которую он сделал в качестве клиента в супермаркете. Как и с запросом, который отправляется без необходимой пошлины, вы не должны игнорировать запрос просто потому, что вам нужна дополнительная информация от человека, который его сделал. Вы не должны затягивать просить об этом, но должны убедиться, что человек знает, что вам нужна дополнительная информация, и должен сообщить им, какие детали вам нужны.

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом № 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

Муниципальное учреждение

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

Принята на должность

врача-терапевта.

от 05.11.2010 № 12/к

Работает по настоящее время.

Специалист отдела кадров

Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX № 5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

Принята на должность

Приказ от 15.07.2012

врача-терапевта.

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98). «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись». «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Элементы 0-0 из 0.

Обработка ПД сотрудников с разрешения и без

Содержащееся в ст 86 ТК РФ положение о персональных данных работников относится к разряду требований, предъявляемых к работодателям. Храня и используя ПД (персональные данные) сотрудников, руководство в первую очередь должно придерживаться конституционных гарантий прав и свобод граждан. Именно поддержке и защите прав человека и гражданина преимущественно посвящается норма ст 86 ТК РФ.

В частности, руководство организации при обработке ПД сотрудников должно:

  • соблюдать законы и НПА, содействуя гражданам в трудоустройстве, повышении уровня образования и квалификации и соблюдая безопасность работы, контроль за её качеством и сохранение имущества фирмы;
  • получать ПД только у самого работника, а у третьих лиц лишь с его письменного согласия;
  • защищать ПД от утраты и неправомерного использования за свой счёт;
  • под роспись знакомить сотрудника с любыми документами, касающимися ПД.
Правила обработки данных устанавливаются не только ТК РФ, но и ФЗ о ПД от . По этому закону любое применение и хранение личных данных может происходить только с разрешения сотрудника. Письменный вид согласия необходим не в каждом случае, но юристы рекомендуют работодателям при возможности всегда оформлять разрешение на бумаге. Официально письменное согласие требуется в следующих случаях:
  • Для получения ПД сотрудника у 3-ей стороны (п 3 ст 86 ТК РФ). Например, у сотрудника неоконченное высшее образование, но он не может предоставить справку из учебного заведения. Чтобы сделать запрос в ВУЗ и убедиться, что сотрудник действительно там учился, работодателю нужно письменное согласие гражданина.
  • Для передачи ПД сотрудника третьим лицам (). Например, представителям банков или коллекторских агентств работодатели разглашать сведения о работнике не вправе. Это правило имеет исключения - передавать данные можно, если существует угроза жизни и здоровью сотрудника и в иных случаях, которые предусматриваются ФЗ.
  • Для обработки особых данных о сотруднике, если они связаны именно с трудовыми навыками. К особым данным принадлежат сведение о национальной или расовой принадлежности, о политических (религиозных) взглядах, интимной жизни и состоянии здоровья. По п 4 ст 86 ТК РФ и ст 10 ФЗ № 152 такого рода ПД можно запрашивать у граждан только с письменного разрешения.
Если работник недееспособен, то разрешение на обработку данных даёт его законный представитель. В случае смерти сотрудника также может потребоваться разрешение на использование его ПД. Если оно не было им дано при жизни, то бумагу оформляют наследники сотрудника (ст 9 ФЗ № 152).

Важно учитывать, что работник всегда вправе отозвать своё согласие на обработку ПД. Использовать сведения о сотруднике без его разрешения можно лишь в исключительных ситуациях. Если это необходимо:

  • для реализации целей международного договора;
  • для реализации правосудия;
  • для реализации обязанностей властных органов;
  • для реализации договора, выгодоприобретатель по которому субъект ПД;
  • для защиты жизни и здоровья субъекта ПД;
  • для реализации прав и свобод других граждан или для общественно-важных целей, если это не нарушает прав субъекта ПД;
  • для проф. деятельности журналиста или литературной, научной, творческой деятельности, если это не нарушает прав субъекта ПД;
  • для стат. исследований, при условии обезличивания данных;
  • для Всероссийской переписи населения;
  • для осуществления законодательства в социальной и пенсионной сферах;
  • и др. законом предусмотренных случаях.
Также допускается использование ПД без согласия гражданина, если они были опубликованы и сделаны общедоступными самим субъектом. Содержание главы

Публикации в прессе:

27 июня

17:10 Согласие на обработку персональных данных: оформляем правильно

 

Возможно, будет полезно почитать: