Гсм в командировке личном транспорте. Оформление командировки на личном транспорте

Командировка на личном автомобиле 2017-2018 года отличается по оформлению от правил документирования служебных выездов, существовавших до 2016 года. Вызвано это изменениями, произошедшими в законодательстве. О порядке оформления командировок на личном авто, возмещении расходов за такую командировку и судебной практике по спорным вопросам и пойдет речь в нашей статье.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

гарантии работнику при направлении его в командировку;
порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 29.07.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. Указанный документ претерпел серьезные изменения в результате решений Правительства РФ, введенных в действие его постановлениями от 29.12.2014 № 1595 и 29.07.2015 № 771.

Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов. В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов:

Приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н.
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/2238.
Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые по этому поводу ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

служебное задание;
командировочное удостоверение;
отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию:

Не знаете свои права?

наименование организации;
дату составления и номер распорядительного документа;
данные сотрудника, наименование его должности;
данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
цель командировки;
подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Особенности оформления командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

название и номер путевого листа;
данные о сроке действия документа;
данные о владельце автомобиля;
информация о транспортном средстве;
информация о водителе.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
чеки на ГСМ;
путевой лист;
служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111-11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

на служебной машине;
личном автотранспорте;
автомобиле, управляемом по доверенности;
попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п.

Служебная записка на командировку в 2018 году

«з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

2018-06-0707.06.2018 15:53

В данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) возможно посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в частности возмещение расходов на бензин) включается в целях бухгалтерского учета в расходы по обычным видам деятельности (п.п.

Оформление командировки на личном транспорте

5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Ограничения по сумме, применяемые при признании затрат на выплату компенсации за использование автомобиля в налоговом учете, в бухгалтерском учете отсутствуют и расходы признаются в фактических размерах. Размер компенсации нормируется только для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются.
Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ).
Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства.
Таким образом, при соблюдении перечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебной поездке будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только в пределах норм. При этом также надо учесть, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных целей.
Однако, принимая во внимание приведенную ранее позицию ФНС России, признание в целях налогообложения прибыли суммы рассматриваемого возмещения работнику в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами и отстаиванию данной позиции в судебном порядке.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Соответственно, компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля для поездки в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей.
Поскольку НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то следует руководствоваться положениями ТК РФ. Как было отмечено ранее, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом организация также должна иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы.

Страховые взносы
Сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно не облагается страховыми взносами и на основании ст. 422 НК РФ, в соответствии с которым суммы оплаченных плательщиком расходов на командировки работников, в частности фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, в данном случае сумма возмещения работнику расходов на проезд (бензин) к месту командирования и обратно, в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы в служебных целях, не облагается страховыми взносами.

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.

Командировка работника на личном авто или машине компании имеет особенности. В приказе нужно зафиксировать использование автомобиля в служебных целях. По возвращении из командировки у работника необходимо запросить служебную записку с фактическим сроком выполнения задания. А еще проверить путевой или маршрутный лист.

В 2015 году вступили в силу изменения, внесенные в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ; далее - Положение № 749). Законодатель максимально упростил документальное оформление служебных командировок. Теперь служебное задание и командировочное удостоверение не нужны, и компании обходятся одним приказом. Именно в нем отмечают тот факт, что работник к месту командирования едет на автомобиле. После возвращения у работника необходимо запросить служебную записку, в которой он укажет фактический срок пребывания в командировке. Кроме того, понадобится путевой или маршрутный лист, подтверждающий маршрут следования транспорта. Без этого возникнут проблемы с обоснованием правомерности отнесения затрат в состав расходов.

В приказе нужно указать, что работник едет в командировку на автомобиле

Командировка работника начинается с приказа работодателя (абз. 2 п. 3 Положения № 749). Составлять служебное задание и командировочное удостоверение больше не нужно, так как эти документы исключены из числа обязательных. За основу приказа о направлении в командировку можно взять форму № Т-9 , но ее придется немного доработать, добавив как минимум одну строку. Она пригодится для командировок, в которые работники ездят на автомобиле (своем, работодателя или третьих лиц). Ведь такая поездка осуществляется на основании письменного решения руководителя (абз. 2 п. 7 Положение № 749). Чтобы не множить похожие документы, упомянуть о виде транспорта целесообразно в приказе, а не разрабатывать отдельный бланк.

Если до места командирования работнику предстоит добираться на самолете или поезде, такого уточнения в приказе не требуется.

В приказе нужно указать срок поездки, ее цель и другие важные нюансы. Выгоднее, если поездка начнется и завершится в рабочий день сотрудника. За выезд в командировку и возвращение из нее в выходной день ему придется заплатить в двойном размере (ст. 153 ТК РФ , п.п. , Положения № 749).

Обосновать отказ в такой оплате тем, что фактически работник не трудится в пути - не получится. Сотрудник, который, несмотря на выходной, находился в дороге, взыщет через суд не только основную сумму, но и проценты за просрочку выплаты, и компенсацию морального вреда (апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015). Если же он пропустит 3-месячный срок для обращения в суд, ему откажут в удовлетворении требований (ст. 392 ТК РФ , апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014).

Работник подтверждает срок командировки служебной запиской

Когда работник едет в командировку на поезде или летит самолетом, определить ее фактический срок просто: даты начала и окончания устанавливают по билетам. Если добираться до места назначения сотруднику предстоит на автомобиле, то проездных документов у него не будет. Для таких случаев в абз. 2 п. 7 Положения № 749 предусмотрено следующее правило.

На заметку:

за отказ поехать в командировку работника (удаленного, офисного) можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Осведомленность удаленного работника о поездке подтвердит электронная переписка (определения Московского городского суда от 10.03.2015 № 33-7396/2015, ВС Республики Татарстан от 19.03.2015 № 33-4049/2015).

К числу важных документов относится путевой лист, который нужен для подтверждения расходов на ГСМ. Причем налогового инспектора удовлетворит не любой путевой лист, а только подробный: с ФИО водителя, датами, временем, местом отправления и назначения, показаниями спидометра и т. д. Если из путевого листа невозможно сделать однозначный вывод о маршруте следования, то работодателю не удастся доказать экономическую обоснованность затрат на ГСМ (постановления АС Московского округа от 08.04.2015 по делу № А40-108772/14 , Северо-Кавказского округа от 11.09.2015 по делу № А32-1489/2013).

Итак, совсем без документа о пути следования командированного работника не обойтись, но у работодателя есть возможность использовать для этих целей другой документ - маршрутный лист. Он поименован в абз. 2 п. 7 Положения № 749 среди документов, подтверждающих использование автомобиля в рабочих целях и маршрут поездки. Форму маршрутного листа разрабатывает работодатель. При этом в бланке нужно предусмотреть графы для детального описания мест отправления и назначения. Обратите внимание, что маршрутный лист оформляют не вместо, а дополнительно к путевому листу.

Собранные в поездке документы-подтверждения работник представляет работодателю вместе со служебной запиской, в которой он указывает фактический срок пребывания в командировке (абз. 2 п. 7 Положения № 749).

Порядок действий работника в командировках на служебном или личном автомобиле, а также перечень документов, которые ему придется собрать, целесообразно прописать в локальном акте (положении, порядке). Кроме того, стоит разработать форму служебной записки с необходимыми графами, сделав ее приложением к такому акту. Это значительно облегчит документооборот.

Кстати

Отмена журналов учета командировочных - повод скорректировать должностную инструкцию

Это нужно, чтобы прописанные в документе обязанности совпадали с реальным функционалом работника.

Пока существовали командировочные удостоверения, п. 8 Положения № 749 обязывал работодателя вести учет работников, выбывающих (прибывающих) в командировку. Для этого Минздравсоцразвития России утвердило два журнала (приказ от 11.09.2009 № 739н ; далее - Приказ № 739н). За них отвечал специально назначенный работник (п. 5 Порядка, утв. Приказом № 739н). Подобную обязанность также включали в должностную инструкцию.

Когда документа из гостиницы или договора от собственника жилья нет, пригодится командировочное удостоверение, схожий с ним документ и даже служебная записка от работника. Но в любом случае документ должен содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия командированного работника (абз. 4 п. 7 Положения № 749).

Работник вернет деньги, за которые не отчитался в полном размере

Кроме служебной записки о фактическом сроке командировки работнику предстоит отчитаться за полученные на поездку деньги (суточные, на аренду жилья, на оплату услуг автостоянки и т. п.). Независимо от средства передвижения для всех командированных на составление авансового отчета отводится 3 рабочих дня по окончании поездки (п. 26 Положения № 749). Отдельный письменный отчет перед руководителем понадобится, только если в компании его продолжают применять, так как по закону он не требуется.

рабочих дня - в такой срок после возвращения работнику нужно отчитаться за траты в командировке.

Отчитаться за аванс полностью удается не всем. Некоторые сотрудники не предоставляют его или составляют на сумму, не совпадающую с полученной перед поездкой. В подобной ситуации у работодателя есть хорошие шансы вернуть все деньги, за которые работник не отчитался.

В таких спорах суды применяют п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, и сотруднику придется нести полную материальную ответственность; ограничиться выплатой среднего заработка ему не удастся. Главное - доказать выдачу аванса (наличными или путем перечисления на счет) и отсутствие авансового отчета по полученным работником суммам. Причем наличие договора о полной материальной ответственности не требуется. Это подтверждают апелляционные определения

Семенихин Виталий Викторович ,
консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам

Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.

Как разъясняют специалисты финансового ведомства, чтобы получить такую компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке, при этом компенсация может быть выплачена также работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля .

Работник организации не обязан оформлять путевые листы, как того требуют фискальные органы. В частности, такое требование содержится в письме УФНС России по городу Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в котором указано, что путевые листы необходимы для того, чтобы фирма могла доказать производственный характер использования личного авто сотрудника.

Но ведь речь идет о командировке, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В данном случае подтвердить производственный характер использования автомобиля можно и иным способом - ведь любая командировка работника фирмы требует соответствующего документального подтверждения.

Так, в состав "командировочного" документооборота входят следующие формы :

служебное задание по форме № Т-10а;
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 или № Т-9а;
командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Цель командировки работника определяет руководитель командирующей организации и указывает ее в служебном задании, которое и утверждает . Исходя из срока командирования, маршрута движения и интенсивности работы автомобиля в поездке работник и организация определяют размер компенсации, в которой учтены уже все затраты, связанные с эксплуатацией авто в поездке.

Такой вариант возмещения проездных расходов командированного сотрудника имеет свои особенности в части налогообложения.

По правилам главы 25 налогооблагаемыми расходами фирмы могут выступать обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика, связанные с получением дохода . При соблюдении этого условия расходы на компенсацию автомобиля организация вправе учесть для целей налогообложения согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией.

Расходы на такую компенсацию в целях исчисления прибыли подлежат нормированию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 92). Причем размеры компенсации, учитываемой в составе прочих расходов при налогообложении, зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Так, пунктом 1 Постановления № 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб.

Данные нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить .

Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму фактических затрат (например, на приобретение топлива, масла и т. д.), в том числе подтвержденных документально, организация уже не сможет, так как в компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены. Понятно, что сумма компенсации, согласованная сторонами трудового договора, будет значительно превышать налогооблагаемые суммы компенсации, ведь размеры последней смехотворно малы! Тем не менее сверхнормативные размеры выплаченной компенсации организация вынуждена будет учесть в составе расходов, не учитываемых при определении налоговой базы .

Напомним, что пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от налогообложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением работником трудовых обязанностей. По мнению финансистов, суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не облагаются НДФЛ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в силу чего сверхнормативные суммы компенсации должны облагаться налогом в общем порядке .

Такой подход не совсем соответствует действующему законодательству. Отсутствие в главе 23 НК РФ собственных норм в части выплат компенсаций за использование собственного имущества не свидетельствует об обязанности налогоплательщика использовать для налогообложения НДФЛ нормы, применяемые в целях исчисления прибыли. Статья 217 НК РФ требует применять нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Статьей же 188 ТК РФ определено, что размеры возмещения устанавливаются соглашением сторон трудового договора, следовательно, сумма компенсации, согласованная работником и организацией, и является в целях НДФЛ нормой компенсации, установленной в соответствии с законодательством РФ.

Судебная практика неоднократно подтверждала правильность этой позиции .

В настоящий момент вышел ряд писем, где Минфин присоединился к такой точке зрения, обратив внимание, что освобождению от налогообложения в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов .

Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей . В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ .

ВАРИАНТ 2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

Представители Минфина России согласны с тем, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля организацией у работника .

Исходя из этого претензий к такому оформлению взаимоотношений с сотрудником у финансистов быть не должно. Однако не стоит забывать, что подобная сделка может быть признана заключенной между взаимозависимыми лицами , а значит, подвергнуться контролю по поводу цены сделки по статье 40 НК РФ ( за уровнем "рыночности" цены).

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Так как в данном случае арендатором выступает , то независимо от срока договор аренды заключается в письменной форме . На практике могут быть использованы 2 типа договоров аренды автомобиля:

1) договор аренды с экипажем;

2) договор аренды без экипажа.

Первый вариант предполагает, что помимо предоставления авто в аренду работник оказывает организации услуги по управлению и технической эксплуатации . Причем он должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит 2 вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на 2 части: собственно арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.

Второй вариант договора предполагает, что работник предоставляет организации только автомобиль и не оказывает компании услуги по его управлению и технической эксплуатации. В таком случае обязанности по поддержанию арендованного авто в надлежащем состоянии, текущему и капитальному ремонту в течение всего срока договора аренды возлагаются на организацию. Расходы на содержание транспортного средства, его страхование и страхование своей ответственности несет компания, если иное не предусмотрено договором.

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам, также несет организация.

По сути дела, при оформлении договора аренды ТС у организации возникает 2 вида расходов: арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем в случае заключения договора аренды с экипажем сумма, выплачиваемая работнику по договору, состоит из 2 составляющих: арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.

Арендные платежи включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией . Конечно, при условии, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При этом они признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ . Удержать исчисленную по ставке 13% сумму налога фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна непосредственно при выплате арендной платы.

Имейте в виду, что при договоре аренды ТС с экипажем организации придется с суммы вознаграждения за управление автомобилем начислить и на обязательные виды социального страхования (кроме взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ) . Заметим, что аналогичные разъяснения в отношении обложения ЕСН арендной платы в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физического лица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, Минфин России давал в своем письме от 14.07.2008 № 03-04-06-02/73.

Сумма арендной платы не облагается страховыми взносами на обязательные виды социального страхования .

Затраты организации, произведенные по договору аренды ТС, заключенному с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ "служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются". Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации - покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение" и N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается "входного" НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная - в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации - оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика - покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое "обычный порядок"? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ). Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании "иных документов". Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Возможно, будет полезно почитать: