Как написать ходатайство о выделении денежных средств. Служебная записка о выделении денежных средств на приобретение

Муниципальному автономному учреждению учредитель (администрация города) планирует выделить денежные средства на ремонт крыши здания, в котором находятся нежилые помещения, закрепленные за учреждением на праве оперативного управления. Учреждение будет осуществлять ремонт части крыши здания над помещениями учреждения. Собственником помещений является Комитет по управлению имуществом и земельным отношениям города. Денежные средства будут выделены как субсидия на выполнение муниципального задания. Согласно какому закону (Федеральному закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" или Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд") учреждение обязано произвести закупку строительных работ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В приведенной ситуации оснований для применений Закона N 44-ФЗ не имеется. Закупка должна осуществляться в соответствии с Законом N 223-ФЗ.

Обоснование вывода:

Исходя из приведенных норм, контролирующие органы в своих разъяснениях подчеркивают, что автономные учреждения применяют положения Закона N 44-ФЗ при осуществлении закупок товаров, работ, услуг за счет средств, являющихся в соответствии с положениями БК РФ ассигнованиями на осуществление капитальных вложений в объекты государственной (муниципальной) собственности, во всех остальных случаях автономные учреждения при закупке применяют положения Закона N 223-ФЗ (письма Минэкономразвития России от 05.10.2016 N Д28и-2721 , от 24.04.2014 N Д28и-685 , Минфина России от 29.12.2014 N 02-02-08/68298).

Правилами ст. 78.2 БК РФ предусматривается возможность предоставления автономным учреждениям субсидий на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности или приобретение объектов недвижимого имущества в государственную (муниципальную) собственность (далее - субсидии на капитальные вложения) с последующим увеличением стоимости основных средств, находящихся на праве оперативного управления у этих учреждений. В соглашении о предоставлении субсидии указывается цель ее предоставления, объем субсидии с разбивкой по годам в отношении каждого объекта, на строительство (реконструкцию, в том числе с элементами реставрации, техническое перевооружение) или приобретение которого предоставляется субсидия, сроки строительства (реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения) или приобретения соответствующего объекта и т.д. При этом в договоры, заключенные в целях строительства (реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения) объектов капитального строительства государственной (муниципальной) собственности или приобретения объектов недвижимого имущества в государственную (муниципальную) собственность, подлежащие оплате за счет субсидии, включается условие о возможности изменения размера и (или) сроков оплаты и (или) объема работ в случае уменьшения в соответствии с БК РФ получателю бюджетных средств ранее доведенных в установленном порядке лимитов бюджетных обязательств на предоставление субсидии (ч.ч. 1 , , 5 ст. 78.2 БК РФ).

Положения БК РФ не раскрывают содержание понятия "капитальные вложения". Из содержания ст. 78.2 БК РФ следует, что осуществление учреждениями капитальных вложений в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности или приобретение объектов недвижимого имущества в государственную (муниципальную) собственность предусматривает последующее увеличение стоимости основных средств, находящихся на праве оперативного управления у этих учреждений. В п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, приведен исчерпывающий перечень оснований для изменения первоначальной (балансовой) стоимости объектов нефинансовых активов, в том числе:

Достройка;

Дооборудование;

Реконструкция;

Модернизация.

Возможность изменения первоначальной (балансовой) стоимости объектов нефинансовых активов, числящихся в балансовом учете муниципальных учреждений, в иных случаях (в частности по результатам капитального ремонта) не предусмотрена.

Данная позиция согласуется также с требованиями Указаний о порядке применения бюджетной классификации, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н. Предоставление субсидий автономным учреждениям на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства в государственной (муниципальной) собственности и (или) на приобретение объектов недвижимого имущества в государственную (муниципальную) собственность отражается по группе видов расходов "Капитальные вложения в объекты государственной (муниципальной) собственности":

- "Приобретение объектов недвижимого имущества государственными (муниципальными) учреждениями";

- "Строительство (реконструкция) объектов недвижимого имущества государственными (муниципальными) учреждениями".

Расходы на проведение ремонтных работ в составе расходов на капитальные вложения в объекты государственной (муниципальной) собственности по группе видов расходов не поименованы. Таким образом, расходы на капитальный ремонт к капитальным вложениям не относятся.

Градостроительный кодекс РФ (далее - ГрК РФ) определяет строительство как создание зданий, строений, сооружений, а реконструкцию объектов капитального строительства (за исключением линейных объектов) - как изменение параметров объекта капитального строительства, его частей (высоты, количества этажей, площади, объема), в том числе надстройку, перестройку, расширение объекта капитального строительства, а также замену и (или) восстановление несущих строительных конструкций объекта капитального строительства, за исключением замены отдельных элементов таких конструкций на аналогичные или иные улучшающие показатели таких конструкций элементы и (или) восстановления указанных элементов (п.п. 13 , 14 ст. 1 ГрК РФ). Очевидно, что ремонт крыши здания не относится к строительству. Поскольку такой ремонт, в том числе сопровождающийся заменой части площади крыши, не приводит ни к изменению параметров здания, ни к замене или восстановлению его несущих строительных конструкций, он не может быть охарактеризован и как реконструкция.

АС Центрального округа от 24.05.2016 N Ф10-1291/16).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Александров Алексей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. CAXAPOK Российская Федерация, Санкт-Петербург #1 25 февраля 2010, 15:46 Оценок нет Здравстуйте дорогие форумчаночки! В очередной раз обращаюсь к вам за помощью и очень надеюсь на ваш богатый опыт и профессионализм! Начальник мне сказал:-«Если наш офис в чём-то нуждается, то это только по твоей вине! Нужно писать заявку и отдавать её мне и тогда в случае чего к тебе вопросов не будет, т.к. ты всегда на это сможешь сослаться!»(в чём я очень сомневаюсь, т.к. всё равно всегда не права и должна буду писать потом заявки каждый день и напоминать каждый час…Вообщем не суть! Это он мне сказал, когда узнал, что вода будет только к обеду, а чайник(которым мы не пользуемся)сломан! Вопросов нет! Я отвечаю и за жизнеобеспечение офиса и что возникла такая проблема-моя вина! Так вот. Заявка.

Письмо-просьба

CAXAPOK Российская Федерация, Санкт-Петербург #12 1 марта 2010, 10:51 Спасибо большое! Какие же вы умницы! С первым днём весны всех! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… CAXAPOK Российская Федерация, Санкт-Петербург #13 3 марта 2010, 11:05 Написала я заявку: «Прошу выдать под отчёт сумму в 1000(одну тысячу)рублей на хозяйственные расходы».

Отдала начальнику…он мне говорит:-«эта заявка не корректна, письма-это во-первых не хозяйственные расходы и тысячу мы не дадим!» Я говорю-«так и что мне теперь каждый раз из-за сорока рублей заявки писать?» Он говорит:-ДА!» Я:-«А если срочно письмо нужно будет отправить или карточку купить?» Он:-» Кому нужно, тот пусть и платит!» Вот так! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Письмо — просьба о выделении средств (образцы)

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника. Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.
Оглавление На премирование сотрудникаО повышении заработной платыО невыполнении обязанностейО нарушениях в работеНа приобретение канцтоваровО выделении денежных средств На премирование сотрудника Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя.

Образец письма-просьбы

Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса. Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы.

Инфо

Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:

Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа. Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.
Далее по центру нужно указать, что записка относится к служебному виду документов.

И указать ее подвид, в данном случае – на выдачу денег из кассы.

После чего переходите к основной части записки – тексту.

Заявка на выделение денежных средств

Внимание

Прелесть РФ, Москва #2 25 февраля 2010, 15:50 а разве ремонт чайников и снабжение ерундой не функционал АХО? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Если у вас не было шанса, значит, вы им не воспользовались.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… CAXAPOK Российская Федерация, Санкт-Петербург #3 25 февраля 2010, 15:55 А что такое функционал АХО? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
faty

Российская Федерация, Москва #4 25 февраля 2010, 15:57 Всё правильно Вы написали. Че тут ещё расписывать? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Блестящий ум мой!!! Жаль дурочке достался.

Заявка на выделение средств

Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре. Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки.

Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату. Также нужно прикрепить документ, удостоверяющий данный факт.

Например, в случае получения пособия в связи с пополнением семьи, прописывается это обстоятельство, ставится дата рождения ребенка и прикладывается ксерокопия свидетельства. В случае болезни, указывается диагноз и прикрепляется больничный лист либо определенная справка.

Генеральному директору ООО «Вымпел»Селезневу А.И.от главного бухгалтераИвановой С.А.

Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды

В связи с временным отсутствием бухгалтера из-за болезни Общество не успевает подготовить требуемый комплект документов к указанному сроку. В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ просим продлить срок подготовки указанных документов на десять рабочих дней.
Примеры письма-просьбы приведены с обстоятельным обоснованием причины написания просьбы. Поскольку письма составляются в произвольной форме, то у вас имеется большой размах для проявления фантазии в изложении собственной убедительной просьбы.

Вот еще образец письма-просьбы – на этот раз без пространного изложения побудивших причин к его написанию. Просим выделить денежные средства в объеме 108 тыс. руб.

в I квартале 2014 года на научно-техническую обработку документов архива подразделения таково-то ОАО «Карапец» согласно представленной ранее заявке на финансирование от 00.00.2014.

Заявление на займ сотруднику образец бланк

По мере приобретения чего- либо необходимого составляется авансовый отчет, чтобы списать деньги с МОЛ (материально ответственное лицо), но предварительно составляется Служебная записка на имя директора/ген.директра: Уважаенмый Ник.Ник! В связи с производственной необходимостью прошу Вашего разрешения на приобретение……….. Итого общая сумма приобретения: руб. коп.С уважением,Я.Примерно вот такой план действий! Буду рада, если хоть немного помогла Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Леди Российская Федерация, Белый город #7 25 февраля 2010, 16:22 Сахарок, соглашусь со стрельцом, что для начала нужно подготовить Служебную записку на выделение ден. средств. Но в нашей Компании после подписания директором СЗ оформляется еще ежемесячно и заявка на выдачу ден.средств на определенные нужды.

Служебная записка о уплате денег

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им Написание служебных, в отличие от докладных записок. Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье. на выдачу денежных средств - образцы: Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса).Служебная записка на получение денег под отчет Руководителю ГУП г.
Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже. Пример служебной записки Директору ООО «Гвоздика» Слободину Владимиру Александровичу Г. Хабаровск 04 января 2018 года СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха прошу:

Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Почему Вы обращаетесь ко мне? Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества. «Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли». «Вы являетесь ведущим экспертом в области …». «Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …». Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее. Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы. Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни. Шаг 3.

Письмо-просьба

Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства. ПРИМЕР: Было Стало «Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании.

Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» - «Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.
Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

Письмо — просьба о выделении средств (образцы)

Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.

До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать.

Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов.

Внимание

Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, Уважаемый Андрей Иванович! От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

Образец письма-просьбы

Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания: Уважаемый Имя Отчество! Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга. Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс.

Инфо

За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ.

Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов.

Как правильно составить письмо-просьбу

Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия. Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00. С уважением к Вам и Вашей деятельности, Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу.

Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно. В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор.

Письмо-просьба о выделении денежных средств (образец заполнения)

Примеры письма-просьбы приведены с обстоятельным обоснованием причины написания просьбы. Поскольку письма составляются в произвольной форме, то у вас имеется большой размах для проявления фантазии в изложении собственной убедительной просьбы.

Вот еще образец письма-просьбы – на этот раз без пространного изложения побудивших причин к его написанию. Просим выделить денежные средства в объеме 108 тыс. руб. в I квартале 2014 года на научно-техническую обработку документов архива подразделения таково-то ОАО «Карапец» согласно представленной ранее заявке на финансирование от 00.00.2014.

Деловое письмо образец. образцы деловых писем

В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени. Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне. Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса.
Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.

При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия.

Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы.

Письмо в администрацию о выделении денежных средств

В ней следует написать должность, фамилию и имя лица, к которому вы обращаетесь с ходатайством и свои реквизиты – фамилию, имя, отчество, адрес проживания и паспортные данные. Под адресной частью посредине листа следует написать заголовок документа, после которого уже должен следовать сам текст ходатайства. Только в некоторых случаях, специально оговоренных в процессуальном кодексе, ходатайство следует составить с учетом определенных требований, изложенных там же. К таким случаям относится ходатайства об обеспечении иска, об отводе судьи или о предоставлении копии исполнительного листа. Что написать в тексте ходатайства Обращаясь с просьбой или требованием к суду, вы можете использовать любой образец подобных просьб, которые можно посмотреть в интернете.
Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня: «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день». Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.: «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении.

Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей». В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата.

Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.». О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

Объяснение необходимости скидки.
Указание точного размера скидки, сроков.
Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Иванову И. И.

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

Точная сумма долга.
Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Возможно, будет полезно почитать: