Как называется документ полностью воспроизводящий информацию. Подлинники и копии

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

простые;
сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

индивидуальные;
трафаретные;
типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

подлинники (оригиналы);
копии;
дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы- документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. “interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации

Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних

Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»

Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»" 1 .

Оригинальность и подлинность документа Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами. Официальный документ– документ, созданный

Организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается

лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных

обязанностей. Подлинник официального документа в переводе

с латинского означает «достоверный, действительный» – первый или единственный экземпляр официального документа.

Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается

Как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким – либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом,но не всякий подлинный документ– подлинником официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником,

Он должен быть составлен на бланке согласно установленной

форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Среди подлинников различают автографы– документы, переписанные или правленые (после перепечатки) рукою автора. В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя по

своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы– документы, впервые созданные

каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду

оригиналы могут быть: черновыми– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его

текстом;беловыми– рукописный или машинописный документ,

текст которого переписан с чернового или написан без помарок

и исправлений. Слово «оригинал» происходит от латинского

«originalis», что означает первоначальный, самобытный. Оригиналы– документы, впервые созданные каким-либо

Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах.

Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом. Беловик– рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа. Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат, с opia – множество), связано с размножением документов, повторением документа

Любого вида. Копия документа– документ, воспроизводящий

Информацию другого документа и все его внешние признаки

Или часть их. С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и

Чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е.

Матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде

всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка– это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск– это копия отосланного документа. Понятие

«отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве. Копии по способом получения делятся на

Ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п. Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии

Официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии. Особый вид копий– дубликат. Это копия,

Имеющая юридическую силу подлинника. Дипломатические копии– их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину,

Изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.). Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его

Юридической силой. Беловой документ- это рукописный или

Машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность(об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально

Заверенные копии или дубликат документа- повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который

Обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.). Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии

С законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном

законодательством

Фальсификация документов

Понятие фальсификации документов в уголовном праве является родовым понятием, обозначающим изготовление подложных документов с помощью полной фальсификации документа (изготовления либо подбора всех составных частей документа: бланка, носителя информации, текста, печатей, подписей, штампов) либо фальсификации отдельных его элементов.

фальсификация документов может быть как самостоятельным преступлением, так и способом совершения другого преступления. Самостоятельными преступлениями, совершаемыми путем фальсификации документов, являются, например, фальсификация избирательных документов и документов референдума (ст. 142 УК РФ*), изготовление либо сбыт поддельных ценных бумаг или денег(ст. 186), изготовление либо сбыт поддельных расчетных или кредитных карт и других платежных документов (ст. 187), служебный подлог (ст. 292), фальсификация рецептов или других документов, которые дают право на получение наркотических средств либо психотропных веществ (ст. 233), фальсификация, изготовление либо сбыт штампов, поддельных документов, печатей, государственных наград, бланков (ст. 327). фальсификация документов может быть совершена, например, в случае неправомерных действий при совершении налоговых преступлений, при банкротстве, и т.д.

Секретарское дело N10 2003 год

Т.В. Кузнецова

Понятие "подлинник"

"Умноженные" оригиналы

Беловики и черновики

Копии и их виды

Способы получения копий

Удостоверение копий

Подлинник и копия электронного документа

Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.
Сначала обратимся к понятию "подлинник". Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет подлинник (официального документа) как "первый или единичный экземпляр официального документа". В словаре синонимов русского языка у слова "подлинник" есть синоним - "оригинал": от лат. originalis - первоначальный. Определяется в словарях слово "оригинал" через слово "подлинник", подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный - это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются "умноженные" оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление "двукратных оригиналов". При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы - переданная и принятая - также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная "набело" редакция документа. ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: "беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений". Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: "черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом". В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф - собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации - первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии документов.
Копия - это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие "копия" (copia - лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: "Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".
Копии документов первоначально списывались и так и назывались - список. Например, список "Слова о полку Игореве" или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия "копия".
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин "отпуск". Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином "отпуск". Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.
Например:

Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново

Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. - о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.

ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.

Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов

Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи)4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. "Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан". В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: "предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков".
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" изложены требования к реквизиту - отметка о заверении копии: "При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации".
Например:

Верно:
Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) - система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо - нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом.
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.
Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
Особый вид копии представляет дубликат.
Дубликат (от лат. duplieantus - удвоенный) - второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.
Отметим также, что существует понятие "архивная копия". Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов. Однако, пока само понятие "электронный документ" не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" есть лишь понятие "документ на машинном носителе" - "Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" РД 50-613-86. Здесь указано, что "к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)".
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" дает уже определение электронного документа - как документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Понятиям "подлинники", "дубликаты", "копии документов на машинном носителе" посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон "Об электронном документе" указывает, что "В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами". Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии "О цифровой подписи" (Digital Signature Bill 1997), оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием "подлинник" тесно соприкасается понятие подложных документов.
Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов.

Возможно, будет полезно почитать: