Как правильно клеится голограмма в трудовой книжке. Куда клеить голограмму в трудовой книжке и так ли она необходима? Как клеить голограмму в трудовой книжке образец

– частый вопрос, который получил актуальность после введения в действие новых бланков трудовых книжек в 2004 году. Проиллюстрируем, куда клеится голограмма в документах нового образца.

Бланки трудовых книжек: общая информация

Трудовая книжка – это важный кадровый документ, функцией которого является подтверждение сведений о том, где сотрудник работал и работает, а также помощь в определении его стажа.

В силу ст. 66 ТК РФ каждая организация или ИП обязаны при наличии сотрудников вести их трудовые книжки (или заводить новые), если срок их трудоустройства превышает 5 дней. Данное правило действует только тогда, когда для трудящихся работа является основной (не по совместительству). Обязанностью сотрудника, в свою очередь, является предоставление работодателю уже заведенной ранее трудовой книжки.

Главным нормативным актом, регламентирующим порядок ведения, заполнения и хранения книжек является Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. Вторым по значимости нормативным актом является Инструкция, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В силу п. 2 Постановления № 225 с января 2004 года применяются новые бланки книжек. Однако это не значит, что старые утрачивают силу, – они продолжают действовать, и их не требуется менять. Все бланки изготавливаются на ФГУП «Гознак», – органе, подведомственном Минфину России.

Виды трудовых книжек и обеспечение их защиты

Сегодня можно встретить четыре вида бланков трудовых книжек. Все они являются действующими. К ним относятся:

Книжка 1938 года.
Книжка 1974 года.
Книжка колхозника 1975 года.
Современная книжка 2004 года.

Ни в одном нормативном акте не прописано, что книжки должны заверяться с помощью голограмм, то есть данный элемент защиты не является обязательным, и за его отсутствие работодателя или работника не накажут.

В то же время, обеспечение защиты сведений является актуальным, что следует и из п. 27 Постановления № 225, согласно которому любые изменения в книжке не допускаются – возможно только внесение в установленном порядке корректировок неверных записей.

Одним из действенных способов защиты сведений является наклейка голограмм. Это наклейка, которая вклеивается в документ. Аккуратно удалить ее и внести несанкционированные исправления, например, в подпись, не получится, соответственно любой человек сможет легко обнаружить внесенные изменения.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке в 2017-2018 году, согласно требованиям закона?

П. 46 Постановления № 225 указывает, что бланки трудовых книжек имеют степень защиты, однако не раскрывается, какие элементы используются для обеспечения сохранности данных от изменения. Порядок использования голограмм также не прописан, как и отсутствует правило об обязательности их использования.

Голограммы предоставляются в комплекте с бланками книжек. Отдельно приобрести их нельзя.

Наклейка голограммы производится исключительно на титульный лист книжки.

Можно защитить:

Номер книжки (верхний правый угол титульного листа).
Печать фирмы (нижний левый угол титульного листа).
Подпись лица, который ведет книжку (нижняя часть титульного листа).
Подпись владельца книжки (нижняя часть титульного листа).

необходимо клеить защитную голограмму исключительно с первого раза, поскольку второй раз она не приклеится;
клеится голограмма слегка «наезжая» на элемент, который требуется защитить, но не закрывая его полностью (чтобы информация оставалась читаемой);
на голограмме изображен герб Российской Федерации, который должен быть повернут прямо (не боком и не вниз головой);
допускается клеить несколько голограмм, — на каждый элемент, который требуется защитить;
если голограмма наклеена не ровно, не стоит ее удалять, поскольку это может привести к порче титульного листа.

Пока на законодательном уровне обязательность наклейки голограммы в трудовые книжки не закреплена, можно их не приклеивать. Какой-либо ответственности за не использование защитных наклеек не предусмотрено. Кроме того, не обязательно клеить голограммы на книжки, выпущенные до 2004 года, да и невозможно, поскольку голограммы выдаются исключительно с новыми бланками трудовых книжек.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке – образец (фото)

Таким образом, приклеиваются голограммы исключительно на титульном листе книжек. Обязательности использования на законодательном уровне не закреплено, соответственно можно их не наклеивать, и сохранить до тех пор, пока не появится обязанность по использованию.

Многих кадровиков волнует вопрос употребления голограмм в кадровой работе. В статье читайте о том, необходимо ли клеить голограммы в трудовую книжку, куда, сколько и как правильно их вклеить

Читайте в нашей статье:

Куда клеится голограмма

В первую очередь нужно отметить, что голограммы могут быть вклеены только в ту трудовую, в комплекте с которой они поступили в отдел кадров. Отдельно их приобрести нельзя, и использование их в чужой трудовой книжке также не допускается. Инструкция Гознака не содержит точного указания мест, где размещаются голограммы, в связи с чем часто возникает вопрос – куда клеить голограмму в трудовой книжке в 2019 году.

Основываясь на опыте кадровых служб, можно сказать, что вклейка может производиться только на титульном листе документа, защищая те данные, которые на нем содержатся – номер, печать, подписи. Разумеется, наклейка не должна скрывать записи, а лишь слегка задевать их, оставляя читаемыми.

Герб, изображенный на голограмме, должен быть приклеен прямо (не вверх ногами и не боком), однако, если ответственный за вклейку сотрудник ошибся и защита нанесена неровно, не нужно пытаться оторвать и переклеить ее.

Голограмма клеится с первого раза и не удаляется, иначе это повлечет за собой порчу страницы, а, следовательно, вся трудовая книжка будет испорчена, недействительна и потребуется ее восстановление.

К трудовой книжке прилагается комплект из 6 голограмм. Можно использовать их все, или частично – на усмотрение руководителя. Наклеивать голограмму на обложку трудовой книжки бессмысленно, таким образом наклейка не будет выполнять своих функций.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке

В 2003 году, когда выпущены были новые бланки трудовых, что они снабжены надежным уровнем защиты. Тем не менее, в 2008 году начался выпуск визуальных защитных элементов – голографических наклеек, которые предложили использовать как дополнительное средство защиты трудовых книжек от подделок и несанкционированных исправлений в документах. Их использование предполагает:

гарантию подлинности самого бланка (нелицензированная типография не сможет самостоятельно произвести голограмму);
предотвращение внесения незаконных изменений на титульном листе трудовой книжки (невозможно снять наклейку, не испортив при этом страницу книжки).

Обязательно ли использовать голограммы

Многие кадровики помнят, какая суматоха поднялась в 2008 году, когда Гознак выпустил информационное письмо о дополнительной защите трудовых книжек с помощью голограмм. Слишком много вопросов возникло сразу – обязательны ли они, где приобрести, куда клеить. Причем никаких официальных разъяснений не последовало, и никаких поправок по этому поводу в законодательные акты внесено не было.

В 2019 году наклеивание голограмм в трудовые книжки не обязательно, поскольку ни в одном НПА нет указаний на этот счет.

Работодатель вправе использовать любые гознаковские бланки без голографических наклеек. Это касается и новых бланков от 2003 года, к которым прилагается набор из 6 голограмм – их допустимо не вклеивать. Каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. Причем большинство предприятий предпочитает не использовать наклейки, полагая, что степень их защиты невысока, а любая ошибка при вклеивании повлечет за собой много проблем. Отказ от применения голографических наклеек в трудовой не является нарушением, и никакого наказания за это для работодателя не предусмотрено.

Плюсы и минусы использования

Поскольку законом четко не определена необходимость использования голограмм в трудовых книжках, и руководители сами принимают решение о том, нужна ли их сотрудникам такая дополнительная защита документов, им требуется предварительно взвесить все «за» и «против». Рассмотрим плюсы и минусы применения голографических наклеек в 2019 году.

Плюсы

Голограмма действительно дает дополнительную гарантию того, что у вас в руках подлинный бланк трудовой;
Если на какую-то запись в трудовой наклеена голограмма, вы можете быть уверены, что она не была изменена и не может быть изменена.

Минусы

По голограммам не ведется никакого учета, в связи с чем у мошенников появляется возможность использовать неучтенную наклейку на поддельном бланке;
Сложности с процедурой вклеивания. Любая неосторожность приводит к порче трудовой книжки. Причем это может быть даже не ошибка, а технический недочет – образование складки на листе, например. Вкупе с невозможностью переклеивания голограммы это создает проблемы и работодателю, и владельцу книжки;
При вклейке ответственный сотрудник старается поместить голограмму так, чтобы она не перекрывала важную запись, а лишь задевала ее край. При этом зачастую он не предусматривает, что наклейка займет свободное место на титульном листе, которое впоследствии может понадобиться для внесения законного исправления, например, при смене фамилии. Снять голограмму нельзя, также как и вносить записи поверх нее. Итог – порча трудовой книжки;

Вот уже 10 лет нет никаких законодательных распоряжений относительно правил использования наклеек. Если в будущем появятся соответствующие указания, а прежде наклеенные голограммы не будут соответствовать новому порядку, это создаст дополнительные сложности. Наверняка будут предусмотрены поправки для старых книжек, но при каждом предъявлении книжки нужно будет доказывать правомерность неверной вклейки;
Поскольку голограммы идут в комплекте отдельно, то у недобросовестных работников и работодателей есть возможность внести ложные сведения и затем поместить на них защитную наклейку.

Голограмма в трудовой книжке: что это и для чего она нужна?

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работающего лица (абз. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

На законодательном уровне закреплено, что трудовые книжки и вкладыши к ним изначально обладают соответствующим уровнем защиты (абз. 2 п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Важно! Ни в перечисленных выше, ни в каких-либо иных нормативно-правовых актах (в т. ч. в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) не закреплена обязанность работодателя размещать в трудовой книжке сотрудника голограмму. Кроме того, Гознак в своем информационном письме от 27.01.2008 объявил выпуск таких голографических наклеек экспериментом, цель которого — усилить степень защиты данных, содержащихся в трудовых книжках.

Голографическая наклейка имеет размеры 1,5 на 3 см. Попытка переклеить голограмму приведет к саморазрушению наклейки (происходит ее расслаивание), поэтому использовать ее повторно невозможно. Кроме того, фрагменты такой эмблемы остаются на бумаге, так что попытка фальсифицировать или повредить неизменяемые элементы утвержденного бланка трудовой книжки будет легко установлена.

Продажей упомянутых голограмм занимается исключительно Гознак. Причем к 1 бланку трудовой книжки или вкладыша к ней может прилагаться только 1 экземпляр голограммы.

Куда клеится голограмма в трудовой книжке?

Вопрос о расположении голограммы в трудовой книжке законодательством также не урегулирован. Вместе с тем, принимая во внимание основное предназначение голографических наклеек, Гознак рекомендует размещать их в любом месте на титульном листе в зависимости от того, какую конкретно информацию желает защитить работодатель:

номер трудовой книжки;
печать организации-работодателя;
подпись работника — владельца документа;
подпись уполномоченного лица организации-работодателя и т. д.

Некоторые юристы придерживаются мнения, что голограмма в трудовой книжке не просто необязательный, а нежелательный элемент. Обоснование следующее: Гознак объявил о проведении эксперимента, и при этом не исключается издание в любой момент очередного нормативного акта, фиксирующего правила ведения трудовых книжек. Нет гарантии, что таким актом не будет однозначно запрещено применение голограмм. При этом судьба трудовых книжек с защитными наклейками может вызвать определенные вопросы.

Тем не менее разместить защитную эмблему работодатель может, например, в соответствии со схемой (см. отмеченные красным области), приведенной ниже:

Размещение голограммы на титульном листе ТК — пример .

Таким образом, действительность трудовых книжек и вкладышей к ним не ставится в зависимость от наличия в них голографических эмблем. Наклеить голограмму работодатель может в любом месте трудовой книжки, но Гознак рекомендует делать это на титульном листе.

Часть юристов придерживается мнения, что наличие голографических эмблем в трудовых книжках нежелательно.

Приобретая бланки трудовых книжек, работники кадровых служб организаций и работодатели – физические лица с удивлением обнаружили, что вместе с книжками им выдали еще и голограммы. Оказывается, теперь так нужно. Причем голографическая наклейка в трудовой книжке является бесплатным приложением к ее бланку, отдельно она не продается. Это нововведение породило массу вопросов, например:

Что представляет собой голограмма?
Для чего и кому она нужна?
Как ею правильно воспользоваться?

Что представляет собой голограмма для трудовой книжки?

Официальные распространители продукции Московской печатной фабрики «Гознак» с февраля 2008 года начали продавать бланки трудовых книжек нового образца с приложением к ним голограммы – специальной наклейки. Она представляет собой самоклеющуюся этикетку с прозрачным голографическим изображением.

По задумке разработчиков, наклеенная на документ, она должна защищать от подделывания неизменяемые элементы трудовой книжки. Ими могут быть серия и номер документа, печать, подпись или другая идентифицирующая информация книжки. При попытке отклеить этикетку от бумаги, она расслаивается, и использовать ее вторично уже невозможно. Бланк трудовой книжки и наклейка к ней поставляются в комплекте: к каждому бланку прилагается единственная голограмма, запасных не бывает.

Чья инициатива использования голограмм для трудовых книжек?

Пользоваться голографическими наклейками для усиления защиты бланка трудовой книжки от подделок придумали все на той же фабрике «Гознак», уполномоченной на выпуск подобного рода бланочной продукции. С 2008 года там в виде эксперимента осуществляют выпуск этих этикеток. Голограмма имеет размер 1,5 на 3 см и саморазрушается при попытке переклеивания.

Единственным документом, разъясняющим правила пользования этими наклейками, является информационное письмо Гознака. Нормативных документов официальных органов о назначении и применении голограмм для трудовых книжек нет.

Насколько обязательны наклейки в трудовой книжке?

До сегодняшнего дня ведутся непрекращающиеся споры не только об обязательности, но и вообще о правомерности применения голограмм для трудовых книжек. Ведь ни в одном из официальных документов, регулирующих оформление трудовых книжек и работу с ними, этот вид защиты данного бланка даже не упоминается. А если учесть, что утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» № 225 от 16 апреля 2003 года форма трудовой книжки также не предусматривает никаких наклеек, то неясно, вправе ли организации их использовать вообще.

Большинство специалистов сходятся на том, что коль скоро такое авторитетное предприятие, как Гознак, все-таки выпускает эти голограммы, то поддержать его эксперимент можно, по желанию работодателя. Если он разделяет точку зрения создателей этой наклейки о том, что она повысит степень защиты документа от подделки и позволит удостовериться в его подлинности, то он может использовать ее в работе. Но на правомочность трудовой книжки наличие или отсутствие голограммы никак не повлияет, она в любом случае действительна, как с наклейкой, так и без нее.

Как и куда может быть произведена наклейка в трудовую книжку голограммы?

О том, как пользоваться голографическими наклейками, даны разъяснения в информационном письме Московской печатной фабрики «Гознак». Его можно получить у того предприятия, в котором вы закупаете бланки трудовых книжек. Письмо рекомендует наклеивать голограмму на титульный лист, а в какое место – можно выбрать, исходя из того, какой элемент вы хотите защитить:

номер трудовой книжки;
подпись ее владельца;
подпись лица, выдавшего книжку;
печать работодателя.

Поскольку само наличие голограммы возможно по желанию работодателя, то и место ее расположения также выбирается на его усмотрение. Учитывая то, что данный реквизит трудовой книжки носит необязательный характер, это совсем не важно.

Особое мнение

Отдельные специалисты в вопросе, для чего наклейка в трудовой книжке нужна, придерживаются более осторожной позиции. Они полагают, что не нужна совсем, не без оснований опасаясь, что эксперимент Гознака в любой момент может закончиться. Ведь очередной вновь принятый официальный нормативный документ о порядке ведения трудовых книжек может внести определенность в данный вопрос и однозначно запретить их. Тогда трудовая книжка с голограммой будет вызывать лишние вопросы у работодателей и в Пенсионном фонде.

Поэтому особо осторожные работники кадровых служб просто хранят отдельно голограммы от трудовых книжек. Ведь приклеить их недолго и никогда не будет поздно.

Довольно длительное время на трудовых книжках используют голограммы. Это специальные наклейки, которые имеют защитные элементы и при попытке снятия саморазрушаются. Разберем подробнее, куда клеить голограмму в трудовой книжке и так ли она нужна.

Что говорит закон

Точного официального объяснения о назначении голограмм, а также правилах использования нет. Поэтому и кадровые работники не могут однозначно определить, нужно ли использовать защитные наклейки либо это необязательно.

Основными документами, где указаны требования по оформлению и учету трудовых, являются Трудовой кодекс и постановление Правительства № 225. Но ни в одном из этих документов не указано, нужна ли голограмма в трудовой книжке (фото защитной наклейки представлено далее). Единственный источник, который разъясняет этот вопрос, - это письмо от Гознака. В нем даны рекомендации по применению голограмм.

Зачем нужны голограммы

Трудовая книжка может поставляться с голограммами от одной до шести штук вместе с инструкцией по применению.

Согласно письму от Гознака, защитная наклейка выполняет несколько функций:

является гарантией подлинности документа;
защищает документ от внесения незаконных сведений;
не поддается подделке;
при попытке избавиться от наклейки она саморазрушается, что портит сам документ.

Когда начали использовать

Куда клеить голограмму в трудовой книжке, будет рассмотрено далее, а пока вспомним, когда появилась защитная наклейка.

Впервые внедрение голограмм началось в 2007 г. Но трудовые с самой наклейкой стали появляться только через год.

На данный момент в организации поставляются как трудовые без наклеек, так и новые трудовые книжки с голограммами. Данный факт сильно путает работодателей, которые до сих пор не могут понять, какой образец необходимо заказывать.

Обязательно ли клеить

Как уже было сказано ранее, несмотря на то что голограмма внедрена достаточно давно, необходимость ее применения не разъясняется законом. Гознак выпустил вместе с наклейками письмо, где все подробно объясняется. Но так как оно носит чисто информативный характер, то трудовая книжка может использоваться и без голограммы.

Следовательно, решение о применении защитных наклеек принимается исключительно работодателем. Бланки трудовых установленного образца действительны как с голограммой, так и без нее. Но, возможно, голограмма в трудовой книжке, образец которой был представлен ранее, поможет выявить недобросовестного соискателя.

Где получить голограмму

Защитные наклейки не продаются в свободном доступе, а лишь являются дополнением к самой трудовой книжке. Значит, если возникла необходимость получения голограммы, сделать это можно лишь заказав трудовые нового образца с вложенными защитными наклейками.

И бланки трудовых, и голограммы к ним являются защищенной полиграфической продукцией, поэтому изготавливать их имеет право только Гознак. Как происходит реализация трудовых с голограммой:

поставлять их могут только те организации, которые имеют договор с Гознаком или его официальным представителем;
поставлять их могут организации, имеющие право работать с защищенной полиграфией и

Чтобы работодателю не ошибиться с выбором поставщика, нужно зайти на сайт Гознака и найти непосредственные контакты тех организаций, которые там указаны. В данном случае можно быть уверенным, что документы будут официальными. Официальные поставщики могут предложить свои услуги или указать информацию о легальных мелкооптовых или розничных точках продаж.

Несмотря на то что голограммы все-таки мало распространены, кадровые службы начинают их использовать. Но пока не будет однозначного решения со стороны законодательства, данный вопрос так и останется в кто-то использует голограммы, а кто-то нет. Но еще раз стоит отметить, что оба варианта имеют законную силу, если трудовая была приобретена у легального поставщика.

Основные правила

Решив использовать голограмму в трудовой книжке, кадровый сотрудник или руководитель организации должен руководствоваться простыми правилами. Это:

Вклеить защитную наклейку имеет право только работодатель или уполномоченное лицо. Сделать это можно только тогда, когда будет заполнен титульный лист трудовой или вкладыша (если документ заводится впервые), а также внесена информация о трудоустройстве.
Защитная наклейка наносится только на первую страницу трудовой книжки или вкладыша к ней. Голограмма защищает подлинность следующих элементов: подпись сотрудника организации, все отметки, которые внес кадровый работник или уполномоченное лицо, номер трудовой книжки или вкладыша, штамп предприятия, где трудоустроен гражданин, любую другую идентифицирующую информацию о сотруднике по желанию работодателя.
Прежде чем вклеить защитную наклейку, нужно проверить место наклеивания. Здесь следует помнить, что голограмму можно вклеить только один раз. Наклейка должна наноситься четко на защищаемый объект. Клеить ее надо в правильном положении (не вверх ногами, не боком) и без образования складок. При желании оторвать голограмму можно повредить саму трудовую книжку или вкладыш, потому что наклейка не отрывается полностью, оставляя след.
Голограмма используется только один раз. Любое действие, которое производится с ней после вклеивания, будет заметно и нанесет ущерб самому документу. Причем трудовую нужно будет менять. В связи с этим, если до вклеивания защитная наклейка была испорчена или помята, рекомендуется ее не использовать. Лучше взять новую голограмму (при ее наличии), чем потом менять книжку.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке, покажет пример. На нем четко отображены те места, где может стоять голограмма.

Возможно, будет полезно почитать: