Справка о доходах для расчета больничного листа. Справка расчетов по больничному листу: образец

Временная нетрудоспособность работников, подтвержденная листком нетрудоспособности, является поводом для выплаты сотрудникам соответствующего пособия.

Однако одного предоставленного больничного в последнее время недостаточно бухгалтеру для расчетов.

Последние изменения делают необходимым получение такого документа, как справка для больничных листов при увольнении с каждого места работы.

Порядок расчета пособия при больничном

За каждый день болезни работник, как и раньше, получает свой среднедневной заработок. Только если ранее эта цифра вычислялась на основе дохода и отработанного времени у этого работодателя за предыдущий год, то сейчас порядок изменился. Бухгалтеру необходимы сведения о доходе сотрудника за два года до того года, в котором он заболел, то есть последний год вообще не принимается к рассмотрению.

Если таких сведений нет, или работник вообще не работал в это время, берутся в расчет те цифры, которые есть. Ну, или считают "по минималке". В любом случае сумма будет также минимальная. Причем, сейчас совершенно неважно, у какого работодателя человек работал. Имеет значение размер начисленного дохода и количество отработанных дней.

К расчету принимается только тот доход, на который начисляются взносы в такие фонды, как ПФР и ФСС. Также из расчета исключаются дни, когда человек не работал по причине болезни или декретного отпуска, например.

Хорошо, если человек уже давно трудится на одном и том же месте. Тогда в бухгалтерии есть все необходимые сведения. А вот, когда происходит смена места работы, потребуется справка. Она может не потребоваться только в том случае, если человек с момента приема на работу не болел более двух лет. Существует единая утвержденная форма справки.

Сведения, вносимые в справку

Документ состоит из четырех основных разделов. В первом отражаются сведения о работодателе с указанием необходимых реквизитов. Хорошо, если справка будет выдана на фирменном бланке предприятия.

В следующем блоке указываются сведения о работнике. Речь идет о ФИО и иных личных реквизитах человека.

Далее идут непосредственно сведения о начислениях в пользу данного сотрудника. В расчет принимаются те цифры, на которые начисляются взносы. Начисления указываются в разбивке по годам их начисления.

В следующем разделе указывается количество дней, которые необходимо исключить из расчета среднего дохода. В это время сотрудник находился на больничном или, например, в декретном отпуске.

Ниже расположен типовой бланк и образец справки для больничных листов при увольнении вариант которого можно скачать бесплатно.

По ФЗ N 255 справка 182 — H выдается человеку в момент его увольнения. Она требуется для расчета пособий при смене места труда. Бухгалтер не обязан требовать этот документ при приеме на работу. Об этом должен позаботиться сам работник.

Для чего необходима справка этой формы?

Информация, с этого документа необходима при оказании помощи в виде пособий работникам. Лица, находящиеся на больничном листе либо использующие отпуск по уходу за детьми, имеют право получать компенсацию от фонда социального страхования (ФСС).

Когда человек приносит документ, подтверждающий право на пособие, бухгалтер должен его начислить. Делает он это исходя из средней заработной платы за два года. Но если человек работает в текущей организации недавно, информацию о его предыдущих доходах может показать только соответствующая справка.

Документ 182 — H может выдаваться:

при увольнении человека;
по требованию уже уволенного лица.

Этот документ потребуется бухгалтеру, при расчете пособий по временной нетрудоспособности. Он включает размер полученной зарплаты за последние 2 года.

Бухгалтер может столкнуться с этим видом документа:

При расчете пособия новому работнику, который предыдущие два года трудился в другой организации. Если он работал на нескольких предприятиях, ему придётся взять справку у всех работодателей.
При увольнении человека. Тогда он сам должен составить справку.

Используют этот документ при расчёте следующих видов пособий:

обычный больничный лист, а также связанный с беременностью и родами,
по уходу за малышом, пока ему не исполнится полтора года.

Необходимость формирования этого вида документа возникла с введением закона. ФЗ N 255 гласит о том, что пособия считаются по среднему заработку за два года, предшествующих текущему периоду. То есть, если человек берет больничный лист 2016 годом, то к расчету будут браться его доходы за 2014 и 2015 годы. То же самое касается и использования декретного отпуска.

Документ 182 — H выдается даже, когда дохода у человека не было. Тогда строка с размером зарплаты будет содержать нули. Бухгалтер должен быть уверен, что ему не придется делать перерасчет.
Важно! Если за последние два года человек менял места работы, 182 — Н нужно запросить у каждого из работодателей.

Кто выдает такую справку?

Все люди должны интересоваться своими правами. Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении сотрудника, это выдать трудовую книжку и два вида справок: 2 — НДФЛ и 182 — H. Следует понимать, что если одну из справок забудут выдать, трудности возникнут только у уволенного сотрудника. Ему придётся дополнительно ехать к прошлому работодателю и запрашивать нужный документ. Поэтому лучше проверить наличие выданной документации сразу, в момент ухода с работы.

Когда уволенный сотрудник не забрал справку и больше не появляется на работе, бухгалтер должен принять меры по её вручению. С этой целью он должен отправить письмо бывшему сотруднику с просьбой:

лично забрать бумагу,
либо дать письменное согласие на отправку документа почтой.

Отправить справку без разрешения человека нельзя. Если бывший работник не воспользовался своим правом сразу, в дальнейшем ему придётся писать заявление и ждать получения документа около трёх дней. При повторном обращении за справкой, ему также придётся писать соответствующее заявление. Поэтому практично будет сразу попросить бухгалтера сделать пару тройку экземпляров, на всякий случай.

Как правильно заполнить форму 182 — Н?

На всех предприятиях присутствует человек, ответственный за выдачу справок. Именно он заполняет эту форму. Она может быть оформлена в печатной форме либо написана рукой. Во втором случае используются черные или синие чернила. Вся информация, которая заносится в документ, берется из бухгалтерской отчетности. Сам документ состоит из четырех основных разделов:

данные организации работодателя;
информация о сотруднике;
годовые суммы выплат;
обозначение периодов нетрудоспособности.

Документ включает только те доходы, с которых оплачиваются налоги ФСС и Пенсионному фонду (ПФ). Законодательством установлен ежегодный лимит, в пределах которого производятся перечисления страховых взносов. Поэтому справка не может включать сумму, превышающую этот лимит.

Если какие-либо периоды исключаются из расчета, это обязательно отражается отдельной строчкой. Кроме того, ставится дата начала и окончания такого периода. Количество дней прописывается не только цифрами, но и прописью. Отдельными графами выделяются все периоды, исключенные из расчета.

Важно! Не допускаются исправления либо помарки в справке. Нельзя использовать корректор, допускать ошибки. Они делают документ недействительным.

Заверяет документ руководитель организации. Поэтому ответственность о выдаче документа ложится именно на руководителя компании. После этого на справку ставится круглая печать. Она не должна закрывать подписи. Хорошо, когда документ напечатан на фирменном бланке, с указанием реквизитов и названия организации.

Печатная форма считается более удобной для восприятия, да и особых сложностей при её оформлении не возникает. Программа сама её формирует, бухгалтеру остается только отнести документ на подпись и поставить печать.

Может ли бухгалтер принять копию справки 182 – H?

Иногда люди не могут предоставить оригинал справки. Что делать, если присутствует только ксерокопия документа? Работодатель имеет право брать во внимание только оригиналы документов. Но есть некоторые исключения, бухгалтер примет справку к исполнению, если она заверена одним из двух способов:

нотариусом;
прошлым работодателем.

То есть заверенный документ имеет такую же силу, что и оригинал. Обычная ксерокопия не подойдёт для расчета пособий.

Что делать, если нет документа с предыдущей работы?

Достаточно часто случается, что организации прекращают свою деятельность. Возможно, человек по каким-либо причинам не взял форму 182 — Н, либо брал, но уже отдал её другому работодателю. Если нет возможности запросить документ у прошлого работодателя допускается получить информацию в ПФ.
Когда человек не имел заработка до момента нынешнего приема на работу, либо не имеет соответствующую справку расчет пособий ему делается исходя из МРОТ. Он устанавливается законодательством.

В некоторых случаях не имеет значения доход в таких справках, начисления все равно производятся по минимуму. К ним относятся:

травма или болезнь наступили, как следствие состояния алкогольного, либо наркотического воздействия;
отсутствие на приеме у врача без уважительной причины;
допущено нарушение режима.

В выше указанных ситуациях, начисление по МРОТ происходит со дня нарушения. Такая дата всегда обозначена в больничном листе.

Когда делают перерасчет выплаченного пособия?

Бухгалтер может принять справку после начисления и выплаты пособия. В таком случае, ему потребуется сделать перерасчет на основании предоставленного документа. Но произвести его возможно не позже трех лет, после выплаты пособия. Если по истечении этого срока сотрудник не принес справку, перерасчет делаться не будет.

Когда нет возможности взять справку у прошлого работодателя, можно написать заявление о получении сведений в ПФ на настоящем месте работы.

Работодатель обязан не позже двух дней, по такому заявлению сделать запрос в ПФ:

через почту;
электронно.

После получения информации бухгалтер обязан использовать её в перерасчете, если пособие уже было выплачено. В дальнейшем эти данные берутся в расчет всех поступающих больничных листов до момента увольнения. Справка будет не нужна, только когда работник проработает в текущей организации больше двух полных лет.

Законодательством не установлено обязательство предоставления справки бухгалтеру по новому месту работы. Но она даст возможность получить больше денег. Перерасчет осуществляется на основании вовремя предоставленных документов. Законом определён срок перерасчета пособия в три года.

Как еще узнать размер прошлой зарплаты сотрудника?

Как уже говорилось выше, для расчета пособий берется средний заработок за два года. Если человек трудился на нескольких предприятиях, ему потребуется взять справки в каждом из них. Когда такого документа у сотрудника нет, на момент предъявления больничного листа, выплата производится исходя из МРОТ.

Существует два способа предоставления справки работодателю:

заказать её на прошлом месте труда;
если нет такой возможности, написать заявление работодателю с просьбой запросить информацию в ПФ.

Предоставление справки не обязательно, но от этого может зависеть размер пособия. Поэтому её наличие интересно, прежде всего, самому работнику. Бухгалтер не имеет права требовать этот документ. Он может только предупредить о возможности увеличения пособия. Работник не имеет права требовать от работодателя перерасчета пособия без предъявления справки. Бухгалтер произведет перерасчет только в том случае, если документ будет предоставлена в установленный законом срок.

Справка о заработной плате за два года по форме 182 — H выдается работодателем при увольнении. Если произошла ликвидация предприятия, существует возможность запросить её в ПФ. На её основании рассчитываются пособия по нетрудоспособности и выплаты, связанные с отпуском по беременности и родам.

Бухгалтер имеет право делать перерасчет пособия, если справка предоставлена после поступления больничного листа, но не позже чем через 3 года.

Вконтакте

За 12 последних месяцев работы сотрудника, то сейчас расчет строится исходя из 2 календарных лет, предшествующих году наступления страхового случая. То есть заработки последних месяцев значения для работодателя имеют разве что в начале года, да и то – из-за учета заработков за предшествующий год. Чтобы иметь возможность рассчитать пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам любым сотрудникам, в том числе и тем, кто работает в организации менее двух лет, работодателей обязали выдавать при увольнении сотрудникам справку о сумме заработка за предшествующие 2 года. Ее еще называют справка для расчета больничного листа 182н – по номеру документа, которым утвержден бланк справки.

Справка о сумме заработка за 2 года

Справка и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. №182н. Работодатель обязан выдать справку о суммах заработной платы сотруднику в день прекращения им работы. Кроме того, в его обязанность входит выдать справку по письменному обращению бывшего сотрудника. В течение трех рабочих дней вы должны подготовить и отдать ему документ. Если по каким-то причинам вы не можете выдать сотруднику справку, направьте в его адрес уведомление, чтобы он либо за ней явился, либо согласился на отправку документа почтой.

В справке надо указать о всех деньгах, выплаченных сотруднику, если они облагаются страховыми взносами. Кроме того, нужно сообщить количество календарных дней, которые исключаются из расчета пособий от соцстраха. Это болезнь сотрудника, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и отпуск без содержания. Если работник был в декрете и в отпуске по уходу за ребенком, он может попросить (и вы должны выдать), чтобы справку дали за более ранние годы, если в дальнейшем пособие исходя из расчета за предыдущие года, будет выше. При этом надо будет дополнительную информацию внести в раздел 3 справки.

В принципе, единственное, для чего нужна эта справка – для расчета больничного листа. Приказ 182н разрешает ее получить также через доверенное лицо, так что, если у бывшего работника нет возможности сходить за справкой, есть вариант получить ее вашему представителю.

Бланк прост, и, если вы аккуратно вели учет выплат своим сотрудникам, особых проблем с заполнением у вас не возникнет. Помните только, что заполняется она за 2 года работы сотрудника, либо за то время (если оно меньше, чем 2 года), которое он у вас проработал. Но, конечно, есть определенные нюансы и при его заполнении. Наиболее частый вопрос, который возникает при заполнении справки для расчета больничного, - это когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком (то есть исключаются календарные дни из расчета пособия), но при этом он работает неполный рабочий день . Такое встречается сплошь и рядом.

По мнению ФСС, в этом случае деньги, выплаченные за работу включаются в расчет среднего заработка, а вот календарные дни, учитывая, что человек находится в отпуске по уходу за ребенком – исключаются (письмо ФСС от 20.06.2013 N 25-03-14/12-7942).

Пример заполнения справки для расчета больничного

В ООО «Находка» работает Иванова Е.А. с 1 июня 2012 года. С 1 сентября 2014 года она ушла в отпуск по беременности и родам. С 19 января 2015 года Иванова Е.А. находится в отпуске по уходу за ребенком. С 1 июля 2015 года Иванова работает в режиме неполного рабочего времени. С 20 июля 2016 года (по окончании отпуска по уходу за ребенком) она решила уволиться.

Рассчитаем выплаты Ивановой Е.А. и заполним справку о суммах заработка.

Заработок	Сумма выплат за год (руб.)
Заработок
Заработная плата
Отпускные
Пособие по беременности и родам
Пособие по уходу за ребенком
Итого: облагаемые страховыми взносами в ФСС выплаты

В справке для расчета больничного листа будет отражено

Ежегодно количество обращений за медицинской помощью растёт. Даже за период вирусной активности люди успевают переболеть по нескольку раз, не говоря уже об остальных заболеваниях. Граждане, официально трудоустроенные, в финансовом плане хоть немного застрахованы, другим повезло меньше – они болеют за свой счёт. Для получения социальных гарантий по медицинскому страхованию в адекватных суммах требуется наличие документа, выступающего основанием для вычисления величины финансовой поддержки государства при временной нетрудоспособности. Им является справка для расчёта больничного листа.

Когда человек устраивается на новую работу, помимо необходимых документов для приёма, установленных законодательно, новоиспечённый работодатель может запросить справку формы 182н. Так в профессиональном кругу называют справку о доходах для расчёта больничного листа. Сокращённое наименование она получила благодаря номеру утвердившего её приказа. Возможных вариантов названия великое множество.

В разговоре часто употребляют такие:

«по больничным листам»;
«о доходах за два года» и так далее.

Необходимо чётко понимать, что речь идёт об одном и том же документе.

Справка для больничного по общим правилам должна выдаваться при увольнении сотрудника в день прекращения с ним трудовых отношений. Такая обязанность организаций и предпринимателей закреплена порядком выдачи данной справки (Приказ от 30.04.2013 № 182н). Работнику подавать для этого какую-либо просьбу нет нужды.

Если по объективным причинам не удалось предоставить справку увольняемому в указанный срок, то задача нанимателя состоит в направлении ему официального уведомления о необходимости забрать документ лично либо же дать разрешение в письменном виде на почтовое отправление. Как правило, с целью подтверждения факта соблюдения нормативных требований, письмо направляют заказным с уведомлением о получении адресатом.

Экономическая обстановка в стране такова, что даже за год можно сменить несколько официальных мест трудоустройства, несмотря на добросовестное отношение к своим должностным обязанностям. Одни фирмы закрываются, другие начинают задерживать зарплату, третьи – сокращать штат. Поэтому возможны ситуации, когда справка от бывшего работодателя потребуется не один раз.

На этот случай законодатель ввёл порядок выдачи рассматриваемой бумаги по требованию заинтересованной стороны. То есть любой желающий в отношении себя может заказать справку по больничным листам на прежних местах работы, сделав письменный запрос, и в неограниченном количестве. Лимит на число обращений о предоставлении справки также отсутствует. Таким образом, происходит защита интересов граждан на государственном уровне.

Получить информацию о заработке вновь принятого сотрудника имеет право и его новый страхователь, обратившись с запросом в Пенсионный фонд. Для этого у руководителя должно быть на руках соответствующее заявление работника. Личное обращение гражданина в ПФР недопустимо, это прерогатива работодателя.

Часто увольняющийся задаётся вопросом, могут ли потребовать на нынешней работе справки, которые он предоставлял, устраиваясь на данное место. Ответ очевиден – требовать не могут. Однако если в течение трудовой деятельности на данном предприятии не приходилось брать больничный лист, то возможно руководитель пойдёт навстречу и вернёт справки за предыдущие годы. При наличии страхового случая на милость бухгалтеров можно не рассчитывать, поскольку данный документ будет необходим для подтверждения сумм заработной платы, взятых для исчисления пособия по нетрудоспособности.

Что ещё важно отметить. При отсутствии трудового соглашения с работодателем справку о доходах для больничного взять не удастся. Поэтому при заключении гражданско-правового договора необходимо взвесить все за и против, ведь человек лишается не только социальных гарантий в период такой работы, но и возможности получать достойную компенсацию при временной невозможности трудиться по состоянию здоровья.

Справку с работы для больничного листа положено заполнять ответственному должностному лицу. Каждая компания в индивидуальном порядке решает на кого возложить обязанность по оформлению данного документа.

Единственное, что следует учесть высшему руководству при назначении ответственного, так это наличие у выбранного сотрудника доступа к персональным данным работников и бухгалтерской отчётности. Ввиду этого в большинстве организаций справка при увольнении для расчёта больничного оформляется специалистом из бухгалтерии, хотя данный функционал может быть вменён и работнику отдела кадров, который занимается расчётами с персоналом.

Справка о зарплате для расчёта выплат при болезни оформляется на листе формата А4. Заполнение производится на компьютере или же вручную обычной ручкой синими или чёрными чернилами. Никаких исправлений не может быть, иначе она будет признана недействительной.

Как и любая справка, рассматриваемый документ имеет такие обязательные реквизиты, как:

регистрационный номер;
дата выдачи;
подписи ответственных лиц;
печать.

Если нет хотя бы одного из перечисленных реквизитов, то документ не признаётся действительным.

Бумага признаётся официальной только после присвоения ей регистрационного индекса. У работодателя ведётся журнал выдачи справок, где фиксируется номер выданного документа, дата, и в отдельной графе работник расписывается в получении на руки.

Несмотря на бессрочность справки вследствие неменяющейся со временем информации, лежащей в её основе, дата выдачи подлежит указанию. Объясняется это тем, что отсутствие даты документа влияет на его статус, он становится недействительным. И, кроме того, так выясняется следование срокам оформления в три рабочих дня с момента получения заявления.

Но наличие только этих отметок не говорит о юридической силе справки. Не менее важным являются подписи первого управленца и главбуха. Нужны обе визы. Когда по каким-либо причинам один из этих сотрудников отсутствует, за него расписывается должностное лицо, назначенное приказом. При этом в справке должно быть отражено, на основании какого документа была проставлена подпись.

В том случае, если штатом вообще не предусмотрена единица главного бухгалтера и его обязанности исполняет сам директор, то справка должна содержать сведения об этом, и тогда одной росписи будет достаточно.

Последним из обязательных реквизитов является гербовая печать организации. При отсутствии таковой к справке прилагаются копии документов, свидетельствующих о полномочиях лица, завизировавшего документ. Ставить штамп категорически запрещено. Для проставления оттиска отведено специальное место в левом нижнем углу.

Теперь стоит рассмотреть непосредственно само содержание утверждённой формы. Она состоит из четырёх разделов, и каждое поле подлежит заполнению.

Первый блок включает информацию о работодателе. Здесь необходимо отразить данные для его идентификации, а именно:

Наименование (полностью).
Отделение ФСС, к которому относится.
Номер страхователя, выданный при регистрации в ФСС.
Номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт.
Юридический адрес.
Контактный телефон.

Сведения указываются чётко и в указанном порядке.

Второй раздел посвящён работнику, на которого оформляется справка.

Необходимо указать следующие персональные сведения:

полное имя человека;
данные, удостоверяющие личность;
прописку;
свидетельство соцстраха;
интересующий временной интервал работы у данного работодателя (2 года до расторжения договора с разбивкой по 12 месяцев) и отрезок времени в текущем году, когда продолжал трудиться.

Важно, что в цифровом и текстовом формате фиксируется только та сумма, с которой уплачивались взносы в соцстрах с учётом утверждённых пределов по каждому году (например, в 2017 г. – 755 000 рублей, годом ранее – 718 000 и так далее). Оперируя сказанным, примером начислений, не отражаемых в справке формы 182н, служат пособие при рождении ребёнка, выплачиваемое единожды, оплата больничных листов, пособия по уходу за ребёнком и прочее.

В завершающем блоке собирается информация о периоде болезни сотрудника, нахождении его в отпуске по беременности или в связи с рождением, за каждый год отдельно с указанием причины (например, временная нетрудоспособность).

Для получения компенсационных выплат вследствие ограничения способности трудиться, необходимо открыть в больнице лист нетрудоспособности, который впоследствии подтвердит факт отсутствия по медицинским показаниям.

После выздоровления все обязаны предоставлять в отдел кадров оригинал больничного листа. После того, как документ сдан, специалист должен рассчитать размер денежной суммы за время такого вынужденного отпуска. На это отводится не более десяти календарных дней.

Если человек работает продолжительное время в данной организации, то расчёт не займёт много времени. Сейчас вся информация забита в программе, поэтому лопатить кипу бумаг нет никакой нужды. В случае, когда сотрудник отработал менее двух лет, информацию для начислений необходимо черпать из справок с предшествующих мест работы.

Однако не все граждане страны сознательны. Бывает, справки не доносят до бухгалтерии. Тогда при возникновении страхового случая должностному лицу приходится начислять пособие, учитывая минимально возможный заработок.

Нужно отметить, даже если справка не была предоставлена вовремя, но работник всё-таки решил её донести уже после того, как получил гроши, выплаты будут пересчитаны с учётом вновь поступивших сведений. Перерасчёту подлежат все начисления за три года до момента представления справки.

Базой для определения выплаты за каждый день больничного выступает среднедневной заработок. Чтобы выяснить его величину, нужно доход за два последних года поделить на 730 дней. Если средняя сумма вышла меньше, чем рассчитанная из МРОТ, то берётся большее значение.

Исчисление суммы пособия производится путём умножения полученной средней величины на процент покрытия выплаты (зависит от стажа) и на продолжительность нетрудоспособности в днях.

Если у работодателя закралось сомнение по поводу достоверности представленных данных, то он имеет право направить запрос в ФСС на подтверждение сведений, указанных в справке. Однако следует соблюсти все установленные сроки, чтобы не навлечь штрафы на организацию.

После получения положительного ответа, излишне уплаченные суммы подлежат возмещению виновной стороной. Ошибка может быть допущена при заполнении справки на прежней работе или возможна ситуация, когда работник предоставил подделанный, «липовый» документ.

Справка для установления размера пособия в связи с нетрудоспособностью выдаётся работодателем либо при увольнении сотрудника, либо по требованию бывшего работника. С целью получения максимальной выплаты в случае болезни, необходимо представить данную справку или её заверенную копию бухгалтерам по фактическому месту работы.

Форма справки установлена законодательно, что позволяет страхователю владеть всей необходимой информацией для расчёта среднего дохода человека за день. Для его определения берутся во внимание 24 предшествующих месяца. Величина такого заработка не должна составлять сумму меньше минимально закреплённой.

Возможно, будет полезно почитать: