Как правильно делать копия верна. Заверение копий документов для суда

Копии документов необходимо заверять в любом случае, иначе они будут считаться просто бумажками, даже если их содержание в точности соответствует оригиналу. Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее. В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу.

Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п. Так, в частности, п.8 ст.75 Административно-Правового кодекса РФ устанавливается норма, в соответствии с которой в судебные инстанции должны предъявляться подлинники документов или их копии, заверенные надлежащим образом. В противном случае, если копии не заверены правильно, судебное решение может быть оспорено и даже отменено.

Как заверить копию документа у нотариуса

вы можете заверить копию абсолютно любого документа, но поскольку за это придется платить, заверять все-таки следует только те документы, для которых нормативами оговорено именно нотариальное заверение. Так, только нотариально заверенные копии принимаются в случае постановки предприятия на налоговый учет и регистрации его в государственном реестре или в случае оформления документов для получения членства в СРО и допуска к осуществлению того или иного вида деятельности. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр.

При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.

Как заверить копию документа самостоятельно

Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.

Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».

Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.

Источники:

как заверить копию с копии документа

При обращении практически в любую организацию за услугой, наравне с оригиналами документов необходимо предоставлять и их копии. Поэтому и неудивительно, что условия заверки копий прописаны в действующем законодательстве.

Инструкция

Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа. Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них. Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве.

Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения.

Обязательным условием считается наличие слова «Верно» без двоеточия и других знаков препинания. Если же документ содержит несколько листов, то здесь же нужно указать количество этих листов. Один из допустимых вариантов

Документ - это бумага, которая служит подтверждением определенного факта либо основанием для претензии на определенные права. Под документом в таком случае подразумевается подлинник, действительно выпущенный таким образом, что он получает соответствующее значение. Однако существует возможность получить копию, которая будет обладать не меньшим значением, нежели оригинал. Разумеется, ее необходимо оформить только с соблюдением особой процедуры.

Когда нужно заверять

Существуют следующие ситуации, когда нужно удостоверить копию документа.

Гражданину это необходимо когда:

ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу , ему понадобится копия диплома или трудовой.
нужно оформить льготу или пособие;
при вступлении в наследство;
при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.

Правила процедуры

Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой , речь о которой пойдет далее в этом разделе.

Какие документы можно заверять самостоятельно

В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.

Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.

Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.

Кто вправе ставить надпись

В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.

В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.

Правила по ГОСТу

Заверение копии с 1 июля 2018 года происходит согласно новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ.

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить , скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги. Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии , а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель );
Также нужно указать наименование его должности;
Пишется число, когда произошло это заверение;
Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой , и в ситуации, когда банку требуется подобное указание - и желательной.

Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании .

В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.

Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты , о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).

Удостоверение копии у нотариуса

Удостоверение копии у нотариуса придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно. Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется. При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено.

Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.

Обязательные случаи

Нотариальное удостоверение документа является обязательным в том случае, когда очевидно, что выполнение такой процедуры на предприятии недопустимо, поскольку бумага не была оформлена внутри данной организации и не хранится там.

Нотариальный порядок

Нотариус принимает документ у его владельца, проверяет его соответствие всем требованиям (см. следующий раздел), далее ставит на нем полагающийся штамп и следом заверительную надпись.

На что обратить внимание

Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:

Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.

Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.

Нотариальное заверение копий документов наделяет официальные бумаги теми же правами, что и оригиналы. Нотариус поставит печать и подпись после удостоверения в правильности заполнения оригинала. Официальные бумаги, заявления, справки не могут противоречить законам Российской Федерации. Заверение копий документов имеет разную процедуру действия, в зависимости от формы, типа. Юристы разбираются в правильности оформления, подписания, удостоверения, процессе совершения заверений многочисленных нормативных актов и ориентируются в вопросах делопроизводства. Без помощи нотариуса подтвердить копию невозможно.

В каких случаях нотариальное заверение копий документов невозможно?

В действующем законодательстве есть ряд ограничений по заверению документов и выписок:

Запрещено удостоверять копии справок, выдаваемых органами здравоохранения (о психическом заболевании больного, о рождении ребенка, о прохождении медицинской комиссии).
Не заверят документ, противоречащий требованиям законов Российской Федерации.
Не удостоверяют никакие копии протоколов заседаний экзаменационных комиссий при защите кандидатских работ.
Никто не заверит копию с приложения к диплому без самого предъявления диплома.
Невозможно совершить заверение копий документов о завещании, если это не делает сам наследник, указанный в документе о наследовании (предоставляются завещание и свидетельство о смерти усопшего).
Не удостоверяются и копии актовых записей гражданского положения.
Не заверяются копии трудовых книжек, если гражданин собирается выезжать за границу (книжки не подлежат легализации). Для переезда по стране заверяют копию этого документа в организации, где человек ранее работал.
Нотариус не заверяет копии документов, корреспонденции от организаций, предприятий, адресованных коллегам в аналогичные инстанции.

Следует обратить внимание, что для нотариального заверения копий документов, изложенных на нескольких страницах, нужно копии прошить, пронумеровать, заверить печатью.

Процесс заверения копий документов

Для удостоверения копий документов нужно подать соответствующие оригиналы, не противоречащие всем ограничениям, что изложены выше. Заверенный документ обязан отображать текст подлинника полностью. Если процесс фотографирования, ксерокопирования документа происходил непосредственно под присмотром нотариуса, нет необходимости сверять его с подлинником. На документе должен быть прописанный расшифрованный текст с печати оригинала.

В нотариально заверенной копии документа должен быть текст от нотариуса о свидетельствовании официальной бумаги. В одной строке обязана поместиться подпись и название нотариальной организации.

Сомневаясь в оригинальности документа, юрист вправе направить его на официальную проверку. Об этом действии уведомляется в соответствующем постановлении. В заявке отображаются следующие сведения:

дата о вынесенном решении;
фамилия и инициалы юридического лица;
на чье имя выдан сам документ (ФИО и место жительства);
кем предоставлен документ;
причины, свидетельствующие о необходимости проведения экспертизы;
куда направляется документ (к какому учреждению принадлежит).

Какие копии документов обычно нотариально заверяются?

Нотариус может засвидетельствовать любой документ, не противоречащий установленным законам. Отказ в таких случаях возможен, если:

в документе существуют приписки, исправления, зачеркнутые слова;
текст нормально не прочитывается, его содержание написано карандашом;
листы документа не скреплены, не пронумерованы;
присутствует нечеткое отображение печати.

Нотариус тщательно проверяет предоставленные официальные бумаги. Если необходимо произвести засвидетельствование содержания документа с несколькими вопросами, тогда юристу предоставляется та часть документа, где об этом сказано. Если все подлинники в порядке и нет проблем с их содержанием, оформлением, тогда процедура нотариального заверения копий документов произойдет быстро и без каких-либо проблем.

П режде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункты 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

2.1 Общие понятия

29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.

Чем руководствоваться при заверении?

В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.

Пример 1

Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Свернуть Показать

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

1. Область применения.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-2003 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России .

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Извлечение из приложения № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение - ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле) .

Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 - не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации . Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, - Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой.

Судебная практика 1

Свернуть Показать

ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.

В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).

При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х тоже не зафиксирована. Зато выделен ряд моментов, которые отсутствуют в упомянутом тексте ГОСТа:

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» - состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).

Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен . В противном случае копия юридической силы иметь не будет!

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта - и в ее новой редакции) , поскольку заверение копий документов от имени организации - это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

Пример 2

Формулировка в трудовом договоре о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 3

Формулировка в инструкции по делопроизводству о наделении работников организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 4

Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 5

Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Судебная практика 2

Свернуть Показать

ООО «Медиаком» удалось выиграть в суде спор с налоговой инспекцией только за счет того, что налоговый орган в качестве единственного доказательства своей позиции ссылался на представленную им самим ксерокопию документа, заверенную ненадлежащим образом - сотрудником общества, полномочия которого на заверение копий не были подтверждены.

Судьи сослались на то, что согласно закону (ч. 8 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Доказательств того, что бригадир цеха инкубации, заверивший копию производственного журнала, являлся должностным лицом, уполномоченным заверять копии документов, налоговым органом не было представлено. Поэтому судом со ссылкой на абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х был сделан вывод, что копия производственного журнала не была заверена в установленном порядке и не является надлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2006 по делу № А14-22577/2005/995/24).

Как видите, в данном деле суд встал на сторону организации-налогоплательщика, применив положения Указа № 9779-Х как нормативного правового акта, обязательного для применения. Важно отметить, что ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003 в данном судебном акте не содержится и суд не принял этот документ во внимание. И подобным образом рассмотренное дело - не единственное. Есть аналогичные примеры и среди дел по спорам между хозяйствующими субъектами.

Судебная практика 3

Свернуть Показать

ООО «Автоколонна № 8» обратилось в арбитражный суд с иском к предпринимателю К. о взыскании 2 228 696 руб. убытков. Решением суда первой инстанции в иске было отказано. Однако суд кассационной инстанции данное решение отменил и вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи со следующим.

Он посчитал, что нижестоящий суд в нарушение ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ в качестве письменных доказательств принял светокопии документов, заверенные адвокатом ответчика. Документы, на которые ссылался суд первой инстанции, не соответствовали требованиям, предъявляемым к копии согласно Указу № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.02.2005 № Ф09-288/05-ГК по делу № А50-24036/04).

Из описанного дела видно, что, привлекая для представления интересов организации в суде адвоката (или иного юриста), не состоящего в штате компании, целесообразно обеспечить представление в материалы судебного дела копий документов, заверенных руководителем самой организации или другим уполномоченным должностным лицом, являющимся ее работником.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия . Судьи редко обращают внимание на такие нюансы при рассмотрении споров. Но если обратят, то это может повлиять на исход дела.

Судебная практика 4

Свернуть Показать

ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» обратилось в арбитражный суд с заявлением об обязании Управления Министерства РФ по налогам и сборам по Кабардино-Балкарской Республике и Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по Черемскому району зачесть в счет имеющейся задолженности в бюджет НДС в сумме 10 000 000 руб. по экспортным поставкам. Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения апелляционной инстанцией, требования общества были удовлетворены в полном объеме на том основании, что организация достоверными доказательствами подтвердила факт экспорта товара.

Однако суд кассационной инстанции с такой мотивировкой не согласился, вернув дело в суд первой инстанции и указав среди прочего следующее. При новом рассмотрении дела необходимо принять во внимание то, что представленные обществом копии документов, обосновывающих правомерность его претензий к налоговым органам, не отвечают требованиям Указа № 9779-Х. В представленных ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» копиях нет указания на дату их выдачи и не содержится отметки о том, что подлинный документ находится в данной организации. Поэтому копии документов не заверены надлежащим образом и не отвечают установленным требованиям, исходя из чего невозможно сделать вывод о достоверности содержащихся в них сведений (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 09.12.2002 № Ф08-4542/2002-1589А).

Причем аналогичный вывод был сделан судом кассационной инстанции по спору ООО «Калмнефть» с налоговыми органами о возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям в размере 28 186 497,76 руб. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.06.2003 № Ф08-1991/2003-749А).

Итак, учитывая возможность подобного подхода судей к вопросу о надлежащем заверении копий документов, предъявляемых в суд в качестве доказательств, советуем внимательно относиться к составу реквизитов заверения и принять меры к соблюдению требований Указа № 9779-Х. Незначительная экономия времени на первоначальном этапе подготовки для суда копий документов может обернуться необходимостью представления дополнительных доказательств своей позиции по спорному вопросу (если они у вас окажутся), предъявления подлинников документов (при их несохранности возможен и совсем неблагоприятный исход в виде принятия судом доводов другой стороны), а также значительными временными и денежными затратами в ходе пересмотра дела.

3. Наконец, в процитированном нами фрагменте Указа № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации .

Напомним, что в п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 говорится лишь, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Сразу оговоримся, что по поводу трактовки последней фразы существуют две точки зрения:

согласно одной из них организация может решать по своему усмотрению, стоит ли вообще заверять копию печатью или можно обойтись без нее (эта группа специалистов рекомендует копии, выходящие за пределы организации, заверять печатью, а имеющие обращение внутри организации - не заверять);
сторонники же другой позиции утверждают, что имеется в виду возможность выбора, какой именно печатью организации заверять копию (т.е. оттиск печати в любом случае должен быть).

Однако, на наш взгляд, данный спор лишен практического значения, так как в Указе № 9779-Х четко зафиксировано, что оттиск печати необходим.

Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации . Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

Подобные разъяснения можно найти также в письмах государственных органов, которые хоть и не имеют нормативного характера, но активно применяются на практике.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 письма Минэкономразвития РФ от 15.04.2010 № Д23-1388

2. По вопросу заверения подготовленной копии.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее - учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.

В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28, копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона о кадастре выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.

И Указ № 9779-Х, и ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривают такой реквизит, как дата заверения копии документа .

Однако суды нередко смотрят сквозь пальцы на отсутствие указания на дату заверения (см., например, постановления судов первых двух инстанций в Судебной практике 4, а также Судебную практику 5).

При этом практике судов известны и случаи, когда отсутствие даты заверения копии документа повлияло на мнение судей негативно, т.е. такие копии документов не были признаны надлежащими (см. постановление суда кассационной инстанции в Судебной практике 4).

Судебная практика 5

Свернуть Показать

ОАО «Екатеринбургский муниципальный банк» отказал ООО «АС-Трейд» в уплате денежных средств по банковским гарантиям, сославшись среди прочего на то, что обществом был нарушен п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 в части отсутствия даты заверения на представленных в банк копиях документов, приложенных к требованию об оплате по банковским гарантиям.

ООО «АС-Трейд» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности по банковским гарантиям и выиграло спор. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций не посчитали нужным отказать в иске на основании нарушения обществом п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003. При этом в судебных актах не содержится ссылка на регулирование рассмотренных отношений Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.09.2011 по делу № А56-69287/2010).

Относительно применения положений Указа № 9779-Х в целом дополнительно поясним следующее. В ряде действующих нормативных правовых актов Указ № 9779-Х упоминается как документ, которым следует руководствоваться в обязательном порядке. Так, в приказе все того же Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 Указ № 9779-Х прямо поименован среди нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства» (п. 1.2).

Хотя в названии Указа № 9779-Х упоминается, что он распространяется на заверение копий документов, выдаваемых гражданам, под его действие подпадают и организации. Это нашло подтверждение в практике судов.

Судебная практика 6

Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 27.07.2004 по делу № А68-АП-122/Я-04 отметил, что «поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц».

Судебная практика 7

Свернуть Показать

ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в Инспекцию Федеральной налоговой службы № 10 по г. Москве с запросом о предоставлении сведений в отношении своего должника - ЗАО «Лагуна-Грин» (о банках и иных кредитных учреждениях, в которых открыты счета данного должника, о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств, а также об иных ценностях должника, находившихся на хранении в банках и иных кредитных учреждениях). К запросу была приложена копия исполнительного листа, на основании которого ООО «Промышленное снабжение - Москва» взыскивало сумму долга с ЗАО «Лагуна-Грин». В ответ налоговая инспекция сообщила об оставлении запроса без исполнения, поскольку в соответствии с п. 2 приказа МНС России от 23.01.2003 № БГ-3-28/23 «Порядок представления налоговыми органами информации взыскателю» к заявлению должна прилагаться копия исполнительного листа, заверенная в установленном порядке. Не согласившись с отказом налогового органа, ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании действий инспекции незаконными.

При разрешении дела по существу суд сослался на установленные Указом № 9779-Х правила заверения копий документов и пояснил, что нормы Указа № 9779-Х распространяются и на юридических лиц (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013). Раз ООО «Промышленное снабжение - Москва» представило в налоговый орган копию исполнительного листа, не заверенную надлежащим образом, то и в удовлетворении требований следовало отказать.

Однако встречаются и дела, при рассмотрении которых суды общей юрисдикции (которым подведомственны споры с участием граждан в качестве одной из сторон) приходили к выводам о невозможности применения Указа № 9779-Х в отношении отдельных случаев заверения копий документов.

Судебная практика 8

Свернуть Показать

Верховный Суд РФ в определении от 02.03.2011 № 73-Г11-1 высказал мнение о том, что Указ № 9779-Х, определяя порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, не регулирует деятельность органов государственной власти, в силу чего несоответствие копий документов его положениям не свидетельствует о том, что они заверены ненадлежащим образом.

В практике арбитражных судов тоже встречаются постановления, в которых судьи отрицают возможность распространения правил Указа № 9779-Х на некоторые виды отношений.

Судебная практика 9

Свернуть Показать

ЗАО «ВАЗпромтехоборудование» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Межрайонной инспекции Федерального налоговой службы № 2 по Самарской области о признании недействительным решения данной инспекции о привлечении общества к ответственности за совершение налогового правонарушения. Судом при рассмотрении дела было установлено, что у общества были похищены ноутбук с лицензионной программой 1С: Бухгалтерия и первичные бухгалтерские документы за 2008-2010 г., в связи с чем обществом были предприняты действия по восстановлению первичных документов, в частности, в материалы дела были представлены счета-фактуры, книги покупок, журналы учета. При этом довод инспекции о том, что представленные обществом копии счетов-фактур заверены ненадлежащим образом и что из данных копий не представляется возможным установить местонахождение их подлинников, со ссылкой на Указ № 9779-Х, судом отклонен с мотивировкой «поскольку последний регулирует порядок заверения и выдачи копий документов гражданам» (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.07.2012 по делу № А55-19965/2011).

Отметим, что это не единственные случаи, когда суды посчитали Указ № 9779-Х не применимым к отдельным ситуациям. Так, есть примеры судебных актов, в которых арбитры расценили Указ № 9779-Х как не регулирующий отношения по возмещению НДС (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.01.2002 № КА-А40/181-02, от 21.05.2002 № КА-А40/3198-02). А в одном из конкретных дел суд и вовсе сделал вывод, что данный Указ не распространяется на порядок заверения копий документов, представляемых в суд акционерным обществом по гражданско-правовому спору, рассматриваемому в арбитражном суде.

Судебная практика 10

Свернуть Показать

ОАО «Окская судоверфь» обратилось в арбитражный суд с иском к ООО «НоваТЭК» о взыскании 1 063 636,34 руб. долга по арендной плате и 265 636,53 руб. пеней за просрочку платежей. В обоснование отсутствия задолженности ООО «НоваТЭК» представило копию акта о возврате объекта аренды, утверждая, что задолженность не подлежит взысканию с него, поскольку рассчитана за период уже после возврата объекта найма, когда ответчик не пользовался имуществом, то есть после прекращения арендных отношений.

Ссылка ОАО «Окская судоверфь» на то, что копия акта не соответствует требованиям Указа № 9779-Х, не была воспринята судом. Судьи решили, что названный правовой акт определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых общество не относится.

На просьбу ОАО «Окская судоверфь» истребовать подлинник акта у ООО «НоваТЭК», поскольку истец считал данный акт фальсифицированным, суд ответил отказом. В обоснование, наряду с другими доводами, указал что истребование подлинных документов в дело является правом суда, реализуемым с учетом конкретных нюансов спора, а обстоятельства рассматриваемого дела не подлежат в силу нормативных правовых актов подтверждению только подлинниками документов при наличии доказательств исправности ООО «НоваТЭК» как арендатора (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.03.2012 по делу № А43-9704/2011).

Кроме названных нами актов, регулирующих в той или иной степени вопросы заверения копий документов (ГОСТ Р 6.30-2003, Указ № 9779-Х, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), существует еще и ряд других, которые приняты в отношении отдельных случаев представления копий . Например:

приказ Федеральной налоговой службы РФ от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (см. приложение № 5 к нему);
Положение о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 (см. п. 11 данного Положения);
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации № 205/2/588, утвержденная Министром обороны РФ 19.08.2009 (см. п. 236-241), и др.

В следующем номере читайте окончание статьи . Мы рассмотрим частные случаи практики представления заверенных копий документов в различных ситуациях (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце статьи мы сделаем окончательные выводы, а также дадим свои итоговые рекомендации по заверению копий документов.

Сноски

Свернуть Показать

В заверке документов через нотариуса нет ничего сложного. Достаточно принести ему оригинал документа и дождаться, пока он снимет с него ксерокопию и утвердит. Но, если оригинала документа на руках нет, можно ли заверить заверенную копию?

Причины необходимости заверки документов

Существует масса причин, почему у человека возникает необходимость заверить копии его документов у нотариуса. Это может быть его личное желание или вынужденная мера.

Заверить заверенную копию у нотариуса: реальность или сказки?

Основные причины заверки документов:

У человека есть необходимость постоянно носить с собой оригинал документа, но он боится потерять его. Носить с собой копию бумаги гораздо проще и легче.
Человеку необходимо сдать документ в инстанцию, но он не хочет расставаться с оригиналом. В качестве альтернативы отлично подойдет заверенная копия.
Вы не хотите, чтобы оригинал документа оказался у чужого человека в руках.

Это далеко не все причины, почему люди прибегают к заверке документов. Но можно ли заверить копии без оригинала бумаги?

Можно ли заверять копию с копии документа

Если у вас отсутствует оригинал документа, вы наверняка интересуетесь, можно ли заверять нотариально заверенную копию. Такое действие возможно, но оно имеет несколько нюансов.

Основные особенности подтверждения нотариально заверенной копии бумаги:

Когда нотариус заверяет оригинал документа, он подтверждает, что все печати и подписи являются действительными и подлинными. При этом он совершенно не несет никакой ответственности за те печати и подписи, которые расположились на копированном листе. Он только подтверждает, что с оригиналом документа все в норме.
При заверке копии с копии нотариус подтверждает только то, что обе бумаги являются идентичными друг другу.

На первый взгляд ничего страшного в этих нюансах нет. Но на самом деле разница колоссальная. При помощи повторно заверенной копии с копии документа у вас не получится доказать то, что печать и подпись на документе являются подлинными. Поэтому все равно придется с собой носить оригинал первоначальной копии или оригинал документа.

В связи с этим не стоит усложнять себе жизнь. Легче найти или восстановить оригинал документа, чем тратить деньги на бесполезную, по сути, процедуру. Оградите себя от лишних вопросов и проблем с выяснением, где оригинал документа или оригинал заверенной копии. Тем более что данная процедура не является бесплатной. Но, как говорится, скупой платит дважды.

Возможно, будет полезно почитать: