Составление авансовых отчетов индивидуальным предпринимателем. Как выдать средства подотчет, сдать авансовый отчет

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег .
Примечание : Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642
Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об . Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите " "

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание : Скачать приказ руководителя.doc 38 Кб

ООО «Гаспром»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 1984

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров.... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

Е.В. Иванов

А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок . Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет?

1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками - не более 100000 рублей по одному договору.

к меню

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия
Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 .

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой "на исполнение такого-то договора". В Указании () не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 : расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других - расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Примечание : Пример заполнения авансового отчета при командировке.docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза - это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Excel (48 кб)

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014 согласно проекта Указания ЦБ РФ №3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.

Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

Наличные снимать не запрещено, но оплата наличными выглядит подозрительно. Налоговая и Центробанк думают, что так компания незаконно выводит деньги или обманом снижает налоги. Поэтому первое правило наличных — расплачиваться наличными редко и мало.

По закону индивидуальные предприниматели вправе тратить наличные, как хотят. Но на практике госорганы могут попросить предоставить документы и обосновать траты. Давайте на примерах:

Почему банк блокирует счет

Андрей работает программистом, у него нет сотрудников, офиса и подрядчиков. Всё, что он получает на счет — это его доход, поэтому снятие наличных вопросов не вызывает.

Иван открыл компанию по ремонту квартир, он платит строителям и дизайнерам, закупается в магазинах. Когда он снимает наличные, это выглядит подозрительно. Госорганы хотят убедиться, что он оплачивает услуги партнеров легально, а не в конверте.

Если без наличных работать не получается, держите второе правило — выдавать деньги под отчет. В переводе с бухгалтерского это означает: нельзя просто так открыть сейф и взять деньги на коньяк для клиента, нужно оформить документы.

Требования к выдаче наличных — в постановлении о ведении кассовых операций. За нарушение требований полагается штраф: 40 000-50 000 рублей на компанию и 4000-5000 рублей на руководителя.

Это не все беды. Без документов на наличные налоговая решит, что компания неверно оформила заем или доход. В лучшем случае она выставит штраф за ошибку, в худшем — решит, что это незаконный вывод денег. Придется возиться с проверками.

А теперь обо всех требованиях по порядку.

На что выдавать

Правила для ИП и компаний отличаются: индивидуальные предприниматели тратят наличные на свое усмотрение, ООО — только на нужды компании.

К нуждам компании относится всё, что связано с получением заказа и продажами. Например, для компании по ремонту квартир безопасно оплачивать цемент, обои, плитку. А если покупать телевизор, налоговая заподозрит незаконный вывод денег.

Кому выдавать

Наличные под отчет — для сотрудников с трудовым договором. Формально вы вправе выдавать деньги сотрудникам по договору подряда, но как правильно это делать — тема отдельной статьи. Пока держите совет: выдавать наличные только штатным сотрудникам.

Если работаете с индивидуальными предпринимателями, выдать наличные под отчет не получится.

Допустим, у вас команда дизайнеров и программистов. Дизайнеров вы оформили в штат, а программисты работают по договору услуг.

Дизайнерам полагаются наличные под отчет, а программистам — нет, хотя на практике они ваши сотрудники.

Будьте внимательнее с бухгалтерами-перестраховщиками. Они отказываются выдавать наличные, если сотрудник не подписал договор о материальной ответственности. Мол, договор защищает от растрат: если сотрудник прогуляет деньги, спишем их с зарплаты.

В этом случае перестраховываться бессмысленно. Подотчетные деньги подразумевают ответственность: если сотрудник растранжирит деньги на себя, вычитайте из зарплаты. Это законно и без договора.

Владелец компании может выдать деньги сам себе, но с одним условием: он тоже должен быть в штате. Выдавать наличные учредителю незаконно.

Сколько выдавать

В законе нет требований к сумме, поэтому вы вправе выдавать 50 000 рублей и 500 000. Крупные суммы вызывают подозрения, поэтому налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Надежнее выдавать понемногу.

Чтобы обезопасить себя, соблюдайте лимит для оплаты наличными: 100 000 рублей за сделку. Одна сделка — это один договор или чек.

Вы платите за аренду зала 80 000 рублей, это меньше ста тысяч значит, всё в порядке.

Вы покупаете обои для ремонта и они дороже ста тысяч. Тогда разбивайте оплату на части: покупайте у разных поставщиков или у одного, но в разные дни. Это необязательно спасет от внимания налоговой, но появится шанс доказать, что это разные сделки.

Лимит в 100 000 рублей обязателен для ООО. Индивидуальные предприниматели его выполняют только для рабочих сделок, для личных — платите, сколько хотите. Налоговая строго следит за наличными всех предпринимателей, поэтому не рассчитывайте на послабления.

Кто выдает

Выдавать наличные может директор и бухгалтер. Если вы владелец компании и директор, вы можете выдать деньги самому себе. Это законно.

Если не вернуть деньги

После оплаты может остаться сдача или наличные вовсе не понадобились, тогда деньги надо вернуть. Иногда с возвратом проблемы.

Если не возвращает сотрудник, риска нет. Вы вправе списать долг с зарплаты, но с учетом правила — списывать не больше 20% от зарплаты за месяц. Если долг больше, разбивайте его на несколько месяцев: сотрудник не вернул 50 000 рублей при зарплате в 30 000, вы получите деньги через девять месяцев.

Если вы директор и не возвращаете деньги, вы рискуете: налоговая может решить, что это доход, за который компания не платила налоги. Тогда она начнет проверку, потребует доначислить налоги и выставит штраф.

В законе нет сроков для выдачи наличных — выдавайте на три дня или месяц, главное, указать этот срок в документах.

Как отчитаться за деньги

Компании и индивидуальные предприниматели по-разному отчитываются за наличные.

Если у вас ООО, вы готовите три документа: заявление на выдачу наличных, кассовый ордер и авансовый отчет. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов и налоговой, чтобы убедиться в законности оплаты.

ИП вправе не отчитываться совсем. Но если у вас есть сотрудники и партнеры, лучше отчитываться о наличных, так безопаснее. Возможно, у налоговой или банка появятся вопросы, тогда вы быстро на них ответите.

Срок для отчета — три дня. Срок отсчитывается с даты оплаты: если вы купили обойный клей пятого мая, сдаете отчет восьмого мая. Правила одинаковые для всех сотрудников: не важно, кто получал деньги — директор или секретарь.

Шаг 1. Снять наличные

Если планируете выдавать наличные, а денег на руках нет, обналичивайте счет. Деньги можно снять с корпоративной карты или расчетного счета через кассу банка.

Индивидуальный предприниматель снимает деньги просто так, ничего оформлять или сохранять не надо.

Для компании понадобятся документы. Если снимаете с карты, сохраняйте чек из банкомата, он пригодится бухгалтеру. Если через кассу, наоборот, берите документы с собой. Банк вправе отказать в наличных при подозрениях на незаконные операции, поэтому законность надо доказать. Например, показать заявление о наличных.

Шаг 2. Завести реестр

Реестр — это таблица, в которой вы пишете: кто получил наличные, когда, сколько и на что.

Вести реестр необязательно, но если выдаете наличные сотрудникам, он сэкономит силы. По закону нельзя выдавать новые деньги, если сотрудник не отчитался по старым. Чтобы вам не вспоминать, кому вы дали деньги, пусть об этом помнит реестр.

Требований к реестру нет, поэтому составляйте, как хотите. Реестр может выглядеть так:

Реестр заполняйте полностью от руки или на компьютере, а от руки расписывайтесь за отчет.

Шаг 3. Написать заявление

Если деньги выдавать можно, готовьте заявление. Заявление обычно готовит тот, кому вы даете деньги, но это необязательно.

Требований к форме заявления нет, но есть требования к содержанию. Вот, что надо написать:

сумму — числом и прописью;
на какой срок выдаете;
дату составления заявления и дату выдачи наличных.

Заявление может быть таким:

Заявление подписывает директор или бухгалтер. Если выдаете деньги себе, можете подписать сами.

Есть бухгалтеры, которые советуют не подписывать заявление, если выдаете деньги сами себе. Мол, налоговая на такое косо смотрит. Это не рабочий совет: налоговиков иногда сложно понять, но они не идиоты. Налоговая понимает, что бухгалтер выдает деньги по вашему поручению, так что подписывайте всё сами.

С первого июля 2017 года деньги можно выдавать без заявления, вместо него подойдет приказ. Подготовка приказа тоже занимает время, поэтому решайте сами, что быстрее: заявление или приказ. Как подготовить приказ — тема отдельного материала, рассказывать сейчас не будем.

Шаг 4. Оформить кассовый ордер

Кассовый ордер — это документ, который подтверждает передачу денег. Его можно заполнить самим из шаблона или в программе 1С. Выглядит ордер так:

Подписывает ордер тот, кто выдает деньги, и сотрудник, который их получает. Подписывайте после передачи денег.

Шаг 5. Выдать деньги

Осталось выдать деньги, и всё. Как выдавать деньги, в законе не сказано. Некоторые компании оборудуют отдельный кабинет с решетками и сейфом, на языке бухгалтеров кабинет называется «касса». Если вы редко выдаете наличные, подойдет любое место, хоть коридор.

После того, как выдали деньги, напишите об этом в реестре. Так вы не забудете, когда ждать отчет и сдачу.

Шаг 6. Отчитаться о покупке

Отчет готовите после оплаты покупки, на него есть три дня. Отчет можно составить по форме от госорганов или разработать свой вариант. Главное, написать:

кто сдает отчет,
за какую сумму отчитывается,
какими документами подтверждает оплату,
на что ушли деньги.

К отчету приложите доказательства покупки: чеки, фотографии с мероприятия, распечатки макетов — всё, что подтверждает реальность сделки. Налоговая такое любит.

Карта вместо наличных

Альтернатива наличным — банковская карта. Банки и налоговая видят, за что вы платите, поэтому оплата по картам не вызывает подозрений.

Заработать на банке: советы, чтобы пользоваться банком по полной

Карта для индивидуального предпринимателя на УСН 6% — это личная карта. Расплачивайтесь картой в магазинах или покупайте в интернете, отчитываться по расходам не придется.

ООО оплачивают только нужды компании: новые блокноты в офис, авиабилеты для командировок, стройматериалы под заказ клиента. Для подтверждения расходов понадобятся чеки и авансовый отчет, а готовить заявления и кассовый ордер не надо.

Карта подходит для компаний с сотрудниками. Карту можно выдать водителям для оплаты бензина и техосмотра или менеджерам для закупки канцтоваров. О тратах по карте банки рассказывают в смс и личном кабинете, так вы контролируете расходы: если менеджер прогуляет деньги, вы увидите это сразу.

Еще картой можно оплачивать регулярные покупки. Если ваша компания пользуется сервисом с ежемесячной оплатой, укажите в нем карту банка. Оплата будет списываться автоматически в нужную дату, и вам не придется запоминать самому или ставить напоминания об оплате.

При увольнении сотрудник не отчитался по суммам, которые были выданы в подотчет, и не вернул их в кассу. Директор дал распоряжение юридической службе подготовить иск в суд на взыскание этих сумм. Как бухгалтеру правильно оформить справку 2-НДФЛ такому уволенному сотруднику?

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. НК РФ датой получения дохода признается день списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации. В силу указанной статьи датой возникновения дохода в денежной форме, отличного от зарплаты, считается день его выплаты или перечисления на счет физлица.

В рассматриваемой ситуации сотрудник получил деньги под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Соответственно, в момент выдачи денег они доходом сотрудника не являлись (ст. НК РФ). При этом факт расходования полученных средств на цели, определенные организацией при их выдаче, сотрудник не подтвердил. Но и полученные средства не вернул, что может свидетельствовать об их присвоении, а значит, о получении дохода.

Однако в рассматриваемой ситуации работник не признал, что присвоил данную сумму, а организация не планирует прощать сотруднику данную задолженность, что подтверждается решением руководителя об обращении в суд. При этом срок давности по задолженности не истек; данное обязательство не прекращено в связи с невозможностью исполнения или на основании акта государственного органа.

Соответственно, доход в виде данной суммы в рассматриваемой ситуации у сотрудника еще не возник. Более того, он может возникнуть, только если суд откажет организации в удовлетворении заявленных требований о взыскании средств, выданных под отчет, и при этом из решения будет явно следовать, что данная денежная сумма осталась в распоряжении работника, а не была им истрачена (например, в интересах работодателя).

Таким образом, при выдаче справки 2-НДФЛ увольняющемуся сотруднику «подотчетные средства» в ней не будут указаны как его доход. В дальнейшем, если суд признает, что данные средства остаются у сотрудника, организации необходимо будет подать в налоговые органы уточненную справку 2-НДФЛ, а также отдельную справку с признаком 2.

Неиспользованный подотчет — на зарплату

Можно ли возврат подотчетных неиспользованных средств в кассе выдать на погашение долгов по заработной плате?

Действующее законодательство не содержит положений, которые запрещают организации, принявшей от подотчетного лица неиспользованные им наличные денежные средства, направить их на выплату заработной платы, в том числе задолженности (указания Банка России и ). Таким образом, факт использования средств, принятых от подотчетного лица, для выплаты задолженности по заработной плате не является нарушением кассовой дисциплины.

Подотчет у ИП

Может ли быть подотчет у ИП самому себе?

Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не имеет смысла. По правилам (ст. ГК РФ) у предпринимателей личное имущество не отделено от имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Поэтому и вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами, и ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. и ГК РФ).

Проще говоря, если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу), то никаких документов для того, чтобы взять деньги со счета (из кассы), ему оформлять не нужно в принципе. Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». При этом составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю не потребуется (письмо Банка России ).

В ситуации, когда предприниматель на данные деньги приобрел какое-либо имущество для бизнеса и это нужно учесть при налогообложении, достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в книге учета доходов и расходов.

Нужно ли ИП на УСН 6% вести учет своих расходов, составлять авансовые отчеты и как отражать выдачу ИП из кассы? У нас есть наемные работники и кассовый аппарат, по которому каждый день приходуется выручка. Мы выд аем деньги на текущие расходы (материалы, канц. товары, прочие услуги) . Дело в том, что ИП вроде бы не обязан вести бухгалтерский учет. Так зачем мы тогда будем составлять авансовые отчеты? Если можно просто написать в кассе в расход ном ордере - ИП на личные нужды. Это будет правильно? Если можно с документами - основаниями. Суть вопроса заключается как раз в том, что необходимо нам написать в расходном ордере, чтобы не нужно было составлять авансовый отчет и вести тем самым учет расходов

Да, предприниматель может оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».

Авансовый отчет в таком случае не составляется и в книге учета доходов и расходов операция не фиксируется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет

Елена Витальевна, один из наиболее волнующих наших читателей вопросов - правда ли, что индивидуальный предприниматель в любой момент может взять из кассы деньги на личные нужды?

Да, это так. С одной стороны, предприниматели должны выполнять Указание Банка России от 20.06.2007 №?1843-У , в котором оговорены цели, на которые можно тратить наличные деньги, например на выплату зарплаты. Вместе с тем они имеют право как собственники изымать денежные средства, в том числе и выручку, на личные нужды. Это следует из пункта 1 статьи 861 ГК?РФ.

А каким образом оформить эту операцию? И зачем предпринимателю устанавливать кассовый лимит, если он может взять любую сумму?

Предприниматель, обнаружив в кассе нежелательный остаток, может оформить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».*

В результате излишек будет изъят из кассы и окажется в его кармане, который кассой не является.

Хотя, если рассуждать логически не как бухгалтер, расхода не возникает, ведь перемещаются личные деньги гражданина. Что касается второго вопроса, то Положение Центробанка РФ от 12.10.2011 № 373-П принято, чтобы контролировать оборот наличных денежных средств в России.

С кассой понятно. А следует ли отражать в Книге учета доходов и расходов изъятие предпринимателем денег на личные нужды?

Нет, подобные операции не нужно фиксировать в Книге учета . Дело в том, что она является регистром налогового учета. А «упрощенцы» в налоговом учете могут учитывать лишь расходы из закрытого перечня пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ. Причем, чтобы признать эти расходы, они должны быть обоснованными и направленными на получение дохода. Это основные условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК?РФ).*

Изъятие же денежных средств из кассы на собственные нужды не соответствует признакам расходов для целей УСН. Поэтому предпринимателю не нужно записывать вграфу 5 раздела 1 Книги учета доходов и расходов такие затраты.

Теперь о кассовом лимите. Нужен ли этот лимит, если поступление наличных минимально, скажем один раз в квартал? Ведь все расчеты предпринимателя проходят через расчетный счет.

Да, лимит установить нужно, даже если поступление наличной выручки незначительно. Дело в том, что Положение №?373-П распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с наличными деньгами, независимо от объема средств. Это следует из пункта 1.2 Положения № 373-П.

Поэтому предприниматель обязан самостоятельно рассчитать лимит остатка наличных денег в соответствии с формулами, указанными в приложении к Положению , и сдавать его в банк (п. 1.3 Положения № 373-П).

Обратите внимание, что за нарушение правил ведения кассовых операций организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Об этом напоминает и ФНС России в письме от 21.12.2011 №?АС-4-2/21794@ . Штраф в этом случае составит от 40?000 до 50?000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (ст. 2.4 КоАП РФ).

Предположим, предприниматель, применяющий УСН, продает в розницу товары. Лимит остатка наличных у него утвержден. Как быть, если на конец дня в кассе остается сумма, превышающая установленный лимит, а банк, чтобы ее сдать, закрыт?

В данном случае есть три способа выхода из ситуации.

Первый - предприниматели, равно как и организации, могут превысить лимит в дни выдачи зарплаты, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни проходят операции по кассе. Это правило закреплено в пункте 1.4 Положения № 373-П . Следовательно, нарушения порядка ведения кассы в этом случае не будет.

Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 .?Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.

В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.?Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №?0310001 .

Елена Мелконян,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

С уважением,

Мардиев Арам, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».

Возможно, будет полезно почитать: