Документы в виде xml-файлов. Требования к файлу

Финансовые документы - бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

лично, представителем;
заказным письмом;
в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

при отчетности в налоговые органы;
при передаче дел в суде;
при сдаче документов в архив;
при подаче на участие в тендерах;
при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

степлер и скобы;
иголка, шило и нитки;
специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

наименование документа;
дату составления описи;
небольшую аннотацию;
опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
количество листов прописью и цифрами;
подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой - до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

игла;
шило;
клей канцелярский;
шпагат, капроновая нить;
чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу - «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

Повторяют все операции еще раз.
С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага - папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов - использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

хорошо читается содержание, визы, даты;
со всех листов легко делаются копии;
прошивка не разлетается при чтении;
страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие - нижнее - среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие - крайнее нижнее отверстие - второе нижнее отверстие - второе верхнее - крайнее верхнее - второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу - змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
в доверенности;
в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает. Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного. Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями. Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами. Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке». На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде. Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;

Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);

Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;

Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;

Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);

Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);

При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;

Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;

Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;

В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG .

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С Арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

Принимаются документы только в формате PDF ;

Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI ;

Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;

Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;

Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;

Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов. Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа. В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора). Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML -документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML . Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера. Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки. И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;

Журналы учета;

Товарная накладная ТОРГ-12;

Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;

Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг. Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот. Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись. В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы. А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же. Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге « » и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас. Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота. В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

В организации проходит налоговая проверка. Можно ли предоставить документы в электронной форме. Как их правильно оформить, в каком формате? Читайте об этом ниже в статье.

Вопрос: Что значит "Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленному формату" - что значит не по установленному формату?

Ответ: Если Вы передаете на проверку в налоговую электронные документы, то эти документы должны быть составлены в установленном электронном формате.

Налоговики примут следующие электронные документы:

Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден .

Электронный формат УПД, утвержденный приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155 .

Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде .

Такие документы имеют файлы с расширением xml.

Как оформить и заверить электронный первичный документ

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если документы заверены электронной подписью ().

Электронные документы

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 . Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552 . Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде .

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России ? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге - заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью .

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 .

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке ;
Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке .

Электронная подпись

Существуют следующие виды электронной подписи:

простая;
усиленная неквалифицированная;
усиленная квалифицированная.

Какую электронную подпись использовать для первичных учетных документов - устанавливают федеральные стандарты по бухучету (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но в настоящее время такого стандарта нет. Поэтому подписывать первичку можно любой электронной подписью.

Документ, который подписан простой или усиленной неквалифицированной подписью, имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259 , от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701 , от 4 августа 2015 г. № 03-03-06/44905 , ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904 .

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции: первичные документы нужно заверять только усиленной квалифицированной подписью. Если применять простую или усиленную неквалифицированную подпись, то документы нельзя принимать для бухгалтерского и налогового учета. Такие разъяснения давал Минфин России в письмах от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

С учетом того, что в более поздних письмах Минфин России смягчил свою позицию, заверять цифровые документы можно любой электронной подписью. Однако безопаснее использовать усиленную квалифицированную подпись.

Пять правил, чтобы отправить налоговикам документы в электронном виде

Какие документы можно подать электронно

Как должны выглядеть скан-образы

Какими способами подать документы

На требование инспекторов представить «первичку» можно ответить электронно. Но не все документы можно направить в электронном виде. Если налоговики запрашивают подлинники, электронный ответ их не устроит. Аналогичная ситуация, когда вы получили бумажное требование.

Есть пять правил, которые позволят компании отправить электронные документы и не разгневать инспекторов. Ведь если налоговики посчитают, что компания не выполнила требование, ей грозит штраф — 200 руб. за каждую непредставленную бумагу.

Правило 1. Не тяните с отправкой квитанции о приеме требования

Когда вы получаете от налоговиков электронное требование, направьте квитанцию о приеме. Это не право, а обязанность компании. Квитанция подтвердит, что вы получили запрос от инспекторов.

Ответить налоговикам надо в течение шести рабочих дней. Иначе налоговики могут заблокировать счет компании (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ). Срок на подготовку документов указан в требовании.

На практике

Направлять электронный ответ на бумажное требование опасно

Налоговики обязаны направлять только электронные требования компаниям, которые отчитываются электронно. Если вы платите НДС или в штате вашей компании больше 100 человек, ждите электронное требование (п. 4 ст. 31 НК РФ). На практике налоговики продолжают отправлять даже крупным компаниям бумажные требования. В таком случае безопаснее будет представить документы на бумаге.

Дело в том, что один из обязательных реквизитов электронной описи документов — идентификатор требования, по которому представляете бумаги. У бумажного требования такого реквизита нет

Правило 2. Бумаги можно передать двумя способами

Компания вправе направить документы через своего сцецоператора или через личный кабинет налогоплательщика. Порядок представления документов по ТКС налоговики утвердили приказом от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ . Правила работы с личным кабинетом определены приказом ФНС России от 30.06.15 № ММВ-7-17/260@ .

Иных способов представить электронную «первичку» по требованию нормативные акты не предусматривают. Инспекторы не примут от вас документы, если вы направите их через личную почту или принесете на дискете, флешке и т. п.

Правило 3. Не для всех документов есть электронные форматы

Проще всего выгрузить файлы с электронной «первичкой» из учетной программы и направить их в инспекцию. Такие файлы сохраняются с расширением xml. Но не со всеми документами вы сможете так поступить.

Налоговики примут xml-файлы только по тем документам, для которых они утвердили форматы (см. таблицу ниже). На этот момент ФНС обратила внимание в письме от 09.02.16 № ЕД-4-2/1984 .

Таблица. Документы, для которых утверждены форматы

№ п/п	Документ	Каким приказом ФНС России утвержден
1	Счет-фактура	от 24.03.16 № ММВ-7-15/155
2	Универсальный передаточный документ	от 24.03.16 № ММВ-7-15/155
3	Универсальный корректировочный документ	от 13.04.16 № ММВ-7-15/189@
4	Корректировочный счет-фактура, составленный после 1 июля 2017 года	от 13.04.16 № ММВ-7-15/189@
5	Корректировочный счет-фактура, составленный до 1 июля 2017 года	от 04.03.15 № ММВ-7-6/93
6	Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур	от 04.03.15 № ММВ-7-6/93
7	Книги покупок и продаж	от 04.03.15 № ММВ-7-6/93
8	Дополнительный лист книги покупок или продаж	от 04.03.15 № ММВ-7-6/93
9	Товарная накладная	от 21.03.12 № ММВ-7-6/172
10	Акт приемки-сдачи работ, услуг	от 21.03.12 № ММВ-7-6/172
11	Опись документов	от 29.06.12 № ММВ-7-6/465
12	Документы о передаче товаров при торговых операциях	от 30.11.15 № ММВ-7-10/551
13	Документы о передаче результатов работ, об оказании услуг	от 30.11.15 № ММВ-7-10/552

Правило 4. Ряд документов разрешено отсканировать

Перечень документов, которые можно представить инспекторам в виде скан-образов, налоговики утвердили приказом от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@ . В нем приведены:

—договор, в том числе дополнения к нему;
—спецификация цены;
—акт приемки-сдачи работ или услуг;
—счет-фактура, в том числе корректировочный;
—товарно-транспортная накладная;
—товарная накладная;
—грузовая или транзитная таможенная декларация и добавочные листы к ней.

Чтобы сделать скан электронного документа, распечатайте его и сделайте отметку, что он оформлен электронно. Заверять распечатку подписью и печатью не обязательно (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421).

Налоговики примут не любой скан. Он должен быть черно-белым. Разрешение снимков — от 150 до 300 точек на дюйм (п. 3.3 Унифицированного формата транспортного контейнера, утв. приказом ФНС России от 09.11.10 № ММВ-7-6/535@). Образцы допустимых и недопустимых сканов мы привели ниже.

Образец 1. Хороший скан-образ

Образец 2. Плохой скан-образ

Правило 5. На отправленные документы нужна опись

К подготовленным электронным документам составьте опись. Включите в нее все документы в виде xml-файлов и в виде скан-образов. Не надо на каждый вид документов формировать отдельный пакет (письмо ФНС России от 23.12.16 № ЕД-4-15/24784).

Формат описи направляемых документов утвержден приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@ . Он действует до 30 мая 2017 года. С этой даты вступает в силу приказ ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@ . Заверьте пакет документов усиленной подписью (письмо ФНС России от 07.09.15 № ЕД-4-2/15669).

Документы, которые нельзя отправить ни в виде xml-файлов, ни в виде скан-образов, передайте в инспекцию на бумаге. Электронные документы распечатайте, заверьте как копию и поставьте отметку, что они подписаны электронной подписью.

Если бумажных документов много, попросите продлить срок представления документов. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Как по-новому продлить срок подготовки бумаг для налоговой » // РНК, 2017, № 9.

На практике

Три правила хранения электронных документов

Хранить электронные бумаги надо по правилам из приказа Минкультуры России от 31.03.15 № 526 . Важно не забывать о трех главных правилах.

1. Храните не меньше двух экземпляров каждого электронного документа. Причем основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных носителях.
2. Предусмотрите возможность для распечатки, копирования, перезаписи электронных документов.
3. Обеспечьте сохранность документов.

Сроки хранения электронной и бумажной «первички» одинаковы — минимум пять лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ), кадровых документов — 75 лет (подп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ).Отвечает Александр Водовозов,

заместитель начальника Управления налогообложения юридических лиц ФНС России

«Нет, не нужно. С 2019 года движимое имущество не признается объектом налогообложения. Поэтому в расчете авансов по налогу его не показывайте. Чтобы не ошибиться при квалификации объекта, сверьтесь с . Как заполнить и куда сдать расчет за I квартал, смотрите в рекомендации.»

Регистрация печати для ИП в органах налоговой службы осуществляется в установленном законодательством порядке и с учетом правил и требований соответствующих нормативных правовых актов (НПА). С помощью данного реквизита предприниматели заверяют первичную документацию, составление которой требуется при выполнении любых хозяйственных операций.

Для справки! Согласно нормам закона одним из основных условий регистрации субъектов хозяйствования, имеющих статус юрлица, является наличие собственной печати. В отношении индивидуальных предпринимателей данное требование выдвигается только в определенных случаях, то есть, по сути, ИП вполне может работать и без оттиска.

В статье представлена информация о том, для чего нужна печать, где ее изготовить и как зарегистрировать в налоговой службе. Помимо этого, материал содержит сведения о том, какие документы необходимо собрать для регистрации оттиска и сколько это будет стоить.

Обязательно ли наличие печати

В соответствии с нормами закона индивидуальный предприниматель не входит в круг субъектов хозяйствования, которые должны иметь печать в обязательном порядке. Право на принятие решения о том, изготовлять свой собственный оттиск или нет, остается за ИП.

Чтобы сделать правильный выбор, необходимо более детально ознакомиться с плюсами и минусами наличия печати. Данная информация позволит взвесить все «за» и «против» и принять наиболее оптимальное решение.

Итак, что дает наличие печати своему обладателю?

Преимущества:

наличие оттиска на документации обеспечивает дополнительную защиту от подделок;
упрощает процедуру открытия расчетного счета в финансовом учреждении, поскольку в некоторых банках наличие оттиска является одним из основных условий реализации данной процедуры;
наличие печати положительно сказывается на репутации ИП, что способствует сотрудничеству с более крупными и серьезными компаниями.

Недостатки:

все документы ИП, имеющего печать, должны быть удостоверены оттиском, из чего следует, что предприниматель должен постоянно носить его с собой;
изготовление и уход за печатью требуют дополнительных расходов. Чтобы оттиск был качественным, необходимо периодически менять штемпельную подушку и заправлять печать мастикой.

Следует отметить, что положительных сторон у наличия оттиска больше, поэтому предприниматели, особенно те, которые планируют в будущем расширение бизнеса, предпочитают изготовлять оттиск, таким образом, добавив себе солидности и избавив от необходимости объяснять контрагентам, почему нет печати.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

или по телефону:

О чем говорит закон

Законодательным подтверждением того факта, что наличие оттиска для ИП не обязательно, является ФЗ № 82, принятый в апреле 2015 года. Согласно данному нормативно-правовому акту индивидуальный предприниматель вполне может вести свою деятельность и без печати.

Более того, несколькими годами ранее ФНС России был издан ряд разъяснений, в соответствии с которыми право на принятие решения о необходимости использования печати остается за ИП, поскольку налоговое законодательство требований подобного рода не содержит.

Обратите внимание! Наличие печати не относят к условиям регистрации ИП, поэтому любые требования сотрудников налоговой об изготовлении оттиска являются незаконными и необоснованными.

Предназначение оттиска

Печатью заверяются документы, подтверждающие выполнение тех или иных хозяйственно-финансовых операций.

К таковым относят:

составление и дальнейшее использование бланков строгой отчетности;
прием денежных средств за реализацию товаров и оказание услуг населению. При отсутствии кассового аппарата ИП может выдавать чеки, заверенные оттиском;
открытие банковского счета;
заключение договоров, соглашений;
выдача накладных и путевых листов;
заверка трудовых книжек сотрудников.

Порядок изготовления

Сегодня изготовление печати не вызывает сложностей, поскольку специалистов данной сферы достаточно много. Перед реализацией процедуры разработчик согласовывает макет оттиска с заказчиком. Помимо стандартного образца, вам могут предложить специальные печати для накладных, а также штампы для других видов первичной документации.

По желанию заказчика, помимо основной информации, наличие которой необходимо, изготовители могут разместить на печати:

логотип;
фирменный знак ИП;
другие графические отметки.

Обратите внимание! С целью обеспечения повышенной защиты оттиска по требованию предпринимателя на него наносится специальная сетка. Использование подобного средства защиты практически полностью исключает вероятность подделки.

Куда обращаться

Правом на изготовление оттисков обладают специализированные фирмы, расположенные на территории всех регионов РФ. ИП может обратиться в любую компанию. При этом ни место ее расположения, ни место ведения предпринимателем деятельности, значения не имеет.

Пакет документов

Никаких требований относительно пакета документов, которые следует предоставить разработчику для изготовления печати, законом не предусмотрено. Как правило, перечень материалов устанавливает компания-изготовитель.

Стандартный список включает:

копии всех страниц паспорта бизнесмена, для получения информации о его личных данных и прописке;
ОГРН ИП;
копию налогового номера заказчика.

Представленный перечень не является исчерпывающим. Если бизнесмен желает, чтобы на печати была информация о логотипе предприятия или его фирменном знаке, потребуется представить дополнительные документы.

Как правильно заполнить заявление

Заявление оформляется на специальном бланке и содержит такую информацию:

причина заказа;
реквизиты ИП;
гарантии оплаты услуг.

К документу следует приложить макет оттиска и пожелания заказчика относительно его характеристик.

Стоимость

Стоимость услуг по изготовлению оттиска устанавливается разработчиком в зависимости от таких факторов:

уровень компании;
используемый материал;
размер оттиска;
механизм (автоматическая, обычная)

Для справки! Автоматическая печать заправляется штемпельной мастикой, обычная требует наличия штемпельной подушки. Отличаются по цене и краски для печатей. Их стоимость преимущественно зависит от материала, на основе которого изготовлено чернило (вода, спирт).

Оснащение штампа чехлом производится за дополнительную плату.

Требования к содержанию печати

Как в отношении формы печати, так и ее содержимого, законодательных ограничений нет. Однако, несмотря на отсутствие единых требований, ИП обязаны придерживаться правил и стандартов делового этикета, согласно которым оттиск должен вмещать такие сведения:

организационно-правовая форма (ИП);
полное имя предпринимателя;
ОГРН ИП;
место постановки ИП на регистрационный учет.

Дополнительная информация! Изготавливаются штампы, как правило, стандартного размера (38 мм). Однако бывают и исключения. Это касается гербовых печатей величиной в 45 мм и дополнительных оттисков. Минимальный размер штампа составляет 12 мм.

Бесплатная подготовка документов для регистрации ИП и удобная онлайн бухгалтерия доступна вам на сервисе «Мое Дело ».

После принятия индивидуальным предпринимателем решения об изготовлении собственного оттиска встает вопрос, нужно ли регистрировать штамп в органах налоговой службы.

Право или обязанность

Прямой нормы, обязывающей ИП к регистрации печати, впрочем, как и к ее изготовлению, нет. Однако в некоторых случаях выполнение данной процедуры выгодно для самого предпринимателя.

Если индивидуальный предприниматель ведет деятельность честно, не нарушая при этом законодательных норм, наличие зарегистрированной печати не только делает его солиднее, но и защищает от мошеннических действий со стороны злоумышленников.

Преимущества регистрации

В чем же преимущества регистрации оттиска? Главный плюс постановки на учет заключается в том, что если от имени ИП, путем мошеннических действий, будет издан и заверен печатью какой-либо документ, то бизнесмену не потребуется доказывать факт подделки, поскольку эксперт легко сможет установить подложность оттиска с помощью данных, представленных в налоговую службу во время регистрации.

Владельцу незарегистрированного штампа в таком случае придется доказывать свою непричастность к данному деянию не только в контролирующих органах, но и в ОВД или даже в суде.

Документы

Приняв решение о регистрации печати, предприниматель должен собрать необходимые документы и предоставить их в регистрационный орган. Сегодня полномочиями необходимыми для выполнения данных действий на территории Москвы обладает Московская регистрационная палата.

Пакет документов:

заявление, установленной формы от имени ИП;
удостоверение личности предпринимателя;
копия документа, подтверждающего факт государственной регистрации лица в качестве ИП;
оттиск печати.

Этапы регистрации

Постановка оттиска на учет происходит в несколько этапов. Первый этап предполагает внесение данных о печати в журнал регистрации. Фиксации подлежат следующие сведения:

дата изготовления (уничтожения) оттиска;
данные, размещенные на самом штампе;
образец печати.

Обратите внимание! Правильность фиксируемых в журнале сведений предварительно проверяется обладателем штемпеля и заверяется его подписью.

На следующем этапе регистратор выполняет такие действия:

заводит дело, в котором будут фиксироваться все изменения;
закрепляет за оттиском регистрационный номер.

Важно! В случае утери или хищения штемпеля о данном факте необходимо сообщить в отделение ОВД. Также не помешает разместить в прессе соответствующее объявление.

На основании справки об утере ИП будет выдан дубликат.

Как это ни странно для меня, многие индивидуальные предприниматели (да и бухгалтера) до сих пор заполняют бланки деклараций вручную. То есть, идут в типографию, покупают готовые бланки и заполняют их от руки. Это не смотря на то, что что для заполнения налоговой отчетности есть такие прекрасные программы, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «Декларация 2013».

Не смотря на то, что в этих программах периодически «выплывают» ошибки и баги, как например ошибка с формированием доп. разделов в декларации по ЕНВД, с которой в январе столкнулись многие налогоплательщики, все равно удобнее и в разы быстрее заполнить отчет в специальной программе.

Есть предприниматели, которые слабо разбираются в компьютерах, и для них трудно разобраться с программой «Налогоплательщик ЮЛ». В феврале буду запускать канал на Ю-тубе, в котором выложу видео-ролики по настройке и работе в основных бухгалтерских программах: Налогоплательщик ЮЛ, БизнесПак, Декларация 2013. Но сейчас не об этом.

Сохранили файл на флешку и идете в ближайшее место, где есть принтер: офис, салон печати, к знакомым … Таким образом, Вы сэкономите время, деньги и избежите арифметических ошибок!

Как видите, ничего сложного! И последнее. Формат pdf в последние годы распространен, но пока есть не на каждом компьютере. Для открытия таких файлов можно использовать программу «Sumatra PDF».

Надеюсь статья была полезна для Вас!

Возможно, будет полезно почитать: