Как сделать дубликат договора между юридическими лицами. Восстановление или дубликат трудового договора: как правильно оформить документ? Как получить дубликат договора о приватизации квартиры

Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.

Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?

Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий — это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.

Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас — в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.

Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему — можно оформить дубликат.

В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.

Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»

При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.

В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя — без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.

Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.

Организация в 2018 году заключила договор с контрагентом. Срок действия договора до 1 марта 2018года. Мы со своей стороны подписали договор и отправили контрагенту. Контрагент не подписал договор и договор не вернул. Но услуги не смотря на это...

Возможно ли получение дубликата договора о приватизации?

Добрый день! Какие документы необходимы для получения дубликата договора о безвозмездной передаче жилья в собственность? Если эти документы передаются в администрацию города для дальнейшего делопроизводства другим человеком (с доверенностью),...

Как получить дубликат договора приватизации?

Здравствуйте! Пытаюсь получить правоустанавливающий документ. (Документ приватизации) 1/2 доля находится в г.Рязань.,сам из Спб. Отец получил квартиру на нас двоих по 1/2 1993 году. Судя из полученного из БТИ регистрационного удостоверения и письма...

15 Сентября 2018, 12:36, вопрос №2106642 Тема, г. Санкт-Петербург

Как получить дубликат договора приватизации 90-х годов?

27 Февраля 2018, 15:13, вопрос №1920958 Левон, г. Санкт-Петербург

Стоимость дополнительных услуг банка по выдаче дубликата кредитного договора

Утерян кредитный договор с банком. За выдачу дубликата банк требует оплатить стоимость этой услуги согласно книге тарифов - 10000₽. Платить такие бешенные деньги за дубликат договора по которому я исправно плачу уже 4 года, нет никакого желания....

26 Января 2018, 09:43, вопрос №1885039 Алексей, г. Южно-Сахалинск

Какова стоимость дубликата кредитного договора?

Кредитный договор утерян. Сотрудники банка ВТБ при обращении за дубликатов кредитного договора заявили, что у них это платная услуга и стоимость одной страницы составляет 100р. Законно ли это?

Как получить дубликат договора о приватизации квартиры?

Здравствуйте! У нас утерян договор на приватизацию и в БТИ и в Регпалате данных нет и справок не дают. Приватизировали квартиру в 1996 году и той организации уже нет и куда они отослали наши данные тоже неизвестно. Что делать?

Восстановление дубликата потребительского кредитного договора

Добрый день. Как восстановить договор на потребительский кредит, если он уже как год погашен?

Как получить дубликат утерянного договора займа?

если утерян договор займа по ипотеке,осталась только копия.оригинал нужен для погашения ипотеки.пенсионный фонд копию не принимает. кредит брали через ооо крэдо-финанс.найти их сейчас не можем.нас передали в втб 24,но они отвечают,что ничем помочь...

Утерян договор о приватизации жилого дома, каким образом можно оформить дубликат?

Утерян договор о приватизации, где, как и кто оформляет дубликат. Жилой дом нигде не оформлен. Спасибо. Рустам

Как получить дубликат утерянного кредитного договора, если заемщик умер?

Что делать,если утерян кредитный договор умершего заемщика?В июле 2014 г. мой муж получил пенсионный кредит на 250 000 руб.в т. ч. навязанная страховка 50 000 руб.Платежи поступали без нарушений графика.Но,29 октября 2016 г. он умер,а кредитный...

03 Января 2017, 00:10, вопрос №1489996 Лариса Юрьевна, г. Самара

Как получить дубликат или копию договора социального найма через муниципалитет?

Здравствуйте. Скажите пожалуйста как можно получить копию или дубликат договора социального найма. Договор оформлен на мать у меня никаких документов кроме выписки из домовой книги нет, но в квартире я прописан. С матерью в плохих...

Развитие понятийного аппарата любой отрасли традиционно относят к чисто научной сфере деятельности. Сейчас, однако, тем же судам, чтобы принять правильное решение по делу, все чаще приходится разбираться в различиях тех или иных терминов и понятий, в том числе и в области управления документами.

На этот раз суду пришлось рассматривать вопрос о том, чем отличается «дубликат» от «копии» документа, и может ли государственный орган выдать не копию, а дубликат договора на право хозяйственного ведения по запросу второй стороны договора.

Аргументы сторон в мае 2012 года оценивал Арбитражный суд Саратовской области (дело № А57-5822/2012).

Суть спора

В 1996 году между Комитетом по управлению имуществом города Саратова и Муниципальным унитарным дорожным ремонтно-строительным предприятием (МУ ДРСП) был заключен договор о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения. В декабре 2011 года конкурсный управляющий МУ ДРСП обратился в Комитет по управлению имуществом администрации «Город Саратов» с просьбой выдать дубликат этого договора, который понадобился для регистрации права хозяйственного ведения числящегося за МУ ДРСП имущества, поскольку оригинал договора у конкурсного управляющего отсутствовал.

Комитет изготовил и передал МУ ДРСП только заверенную копию договора. Считая незаконными действия Комитета по выдаче копии, а не дубликата договора, МУ ДРСП обратилось в суд.

Позиция Арбитражного суда Саратовской области

Судом было установлено, что договор между Комитетом и предприятием был заключен в 1996 году. Согласно п. 5.3, договор был составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, и хранился у сторон.

Суд отметил, что за МУ ДРСП законом была закреплена обязанность по постоянному хранению договора, поскольку оно являлось стороной по договору и согласно условиям договора владело одним из двух подлинных экземпляров. При этом МУ ДРСП не представило суду доказательств, подтверждающих факт его утраты и проведения мероприятий по надлежащему фиксированию факта утраты (гибели) договора.

Конкурсный управляющий просил в своем обращении выдать дубликат договора, поскольку по копии договора он не мог оформить регистрацию права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП.

Суд отметил, что, согласно положению о Комитете, выдача им дубликатов документов законодательно не предусмотрена и не входит в его полномочия . Поскольку нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность уполномоченных органов, не установлено право последних выдавать дубликаты договоров, то даже в случае выдачи таких «дубликатов» они не будут иметь статус документа, имеющего равную юридическую силу с подлинником.

Суд пришел к выводу о том, что указанные действия Комитета являются правомерными и не нарушают права МУ ДРСП. Свою позиции суд, в частности, обосновал ссылками на «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения».

В соответствии с п. 4 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, но не имеющий юридической силы. В то же время «дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу».

Согласно п. 3.2 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Аналогичные определения документа и копии документа приведены в п. п. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Действующим законодательством, в частности статьей 52 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», предусмотрено, что нотариус вправе выдавать дубликаты утраченных документов (в т.ч. договоров), экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы. Однако подобной нормы, предоставляющей право органам государственной власти, органам местного самоуправления, предприятиям или учреждениям выдавать дубликаты каких-либо договоров, действующее законодательство не содержит.

Суд подчеркнул, что деятельность органов, обладающих властными полномочиями, осуществляется на основе разрешительного метода правового регулирования, согласно которому указанные органы имеют только те права, осуществляют те функции и действия, которые прямо предусмотрены в законе. В этой связи уполномоченные органы не вправе принимать нормативные правовые акты, предоставляя самим себе полномочия по выдаче в одностороннем порядке дубликатов договоров.

В качестве подтверждения факта невозможности регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП по договору, конкурсный управляющий представил:

  • Свое ходатайство в Управление федеральной регистрационной службы по Саратовской области о разъяснении того, какие документы необходимы для регистрации, с указанием на нормы права, а также о вопроса о том, достаточно ли заверенного надлежащим образом дубликата договора о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения, для регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости указанные в договоре;

  • Письмо Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Саратовской области с разъяснениями по поставленным в обращении вопросам.

Суд отметил, что каких–либо доказательств обращения в регистрирующий орган за регистрацией права хозяйственного ведения по договору, невозможности регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП, отказа в регистрации права хозяйственного ведения на объекты конкурсным управляющим суду не было представлено.

Поскольку конкурсный управляющий не привел правовых оснований наличия у Комитета обязанности по выдачи дубликата договоров и не представил доказательств нарушения его прав и законных интересов, арбитражный суд не усмотрел в действиях Комитета нарушения прав и законных интересов заявителя, и отказал в удовлетворении заявленных требований.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось из-за пропуска срока подачи апелляционной жалобы.

Мой комментарий: Все, конечно хорошо, но вопрос о том, как организации восстановить утраченный договор остался открытым. Учитывая, что такие случаи бывают не единичны, было желательно урегулировать это вопрос на законодательно-нормативном уровне. Ведь второй подлинный экземпляр договора есть в наличии.

Прошу дать консультацию по вопросу оформления дубликатов актов выполненных работ и счетов-фактур за прошлые периоды. В организацию обратился контрагент с просьбой выставить дубликаты актов и счетов-фактур за прошлые налоговые периоды. Работники, имеющие право подписи на момент выставления документов, в настоящее время не работают в организации. Правомерно ли оформление указанных документов путем копирования имеющихся оригиналов в организации и передача контрагенту заверенных копий лицами, имеющими право подписи на текущий момент? Возникают ли у контрагента при этом налоговые риски по вычету НДС и по налогу на прибыль?

1. Да, правомерно. Для этого дубликат первичного документа необходимо оформить по всем правилам («ГОСТ Р 6.30-2003). Подробнее об этом в материалах статьи ниже. 2. Да, возникают, ведь контролеры считают, что копия первичного документа не подтверждает расходы, а копия счета-фактуры – вычет НДС. Так что, вероятность налогового спора остается. Однако с правильно оформленным дубликатом первичного документа контрагенту не составит труда доказать свою правоту в суде, особенно, если кроме дубликата будут в наличии подтверждающие розыск первички документы (локальные акты организации о розыске утраченных документов, акты специальной комиссии, письмо в Вашу организацию с просьбой предоставить дубликат первичного документа, а также акты сверки расчетов.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 8, Апрель 2015 Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 .

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .*

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

- причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

- заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 Как в конце года навести полный порядок в первичке и других документах

Восстановить утраченные бумаги

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т. п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.02.14 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой выслать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить первичку (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы иногда отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если содержание восстановленных документов такое же, как в утерянных.*

Сколько лет хранить первичку

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 «…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

- Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.*

- Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

- Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

- Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.*

НАШЕ МНЕНИЕ

- Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение - подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.



 

Возможно, будет полезно почитать: