Куда сдаются документы после ликвидации предприятия. Что делать с документами при ликвидации организации

В согласии с требованиями действующего законодательства, сдача документов при ликвидации предприятия является обязательной процедурой. Существуют специальные архивы, куда сдаются документы постоянного и долговременного хранения. Временную документацию сдавать не обязательно. Как сдать документы и закрыть фирму? Ответ на этот вопрос содержится в данной статье.

Какие документы нужно сдавать в архив при закрытии фирмы

Рассмотрим порядок, предшествующий посещению архива:

  • проведение экспертной оценки документации;
  • опись бумаг, имеющих материальную и научную ценность;
  • распределение документов по сроку хранения;
  • забота о правильности хранения документации и дел.

Самое время определиться с тем, что сдаём в архив:

  • акт о создании организации;
  • устав ООО;
  • ликвидационный баланс;
  • подпись главы компании;
  • свидетельство о закрытии фирмы, выписка из ЕГРЮЛ;
  • документ, подтверждающий ликвидацию предприятия;
  • трудовые договоры;
  • также контракты с контрагентами;
  • личные дела сотрудников;
  • зарплатные ведомости;
  • отчёты об уплате НДФЛ;
  • штатное расписание;
  • невостребованные бумаги бывших сотрудников;
  • бухгалтерская отчётность.

Сдача документации в архив при закрытии фирмы

Даже если ООО в стадии ликвидации совсем недавно, стоит заранее позаботиться о том, чтобы вся необходимая документация была в наличии, имела надлежащий вид и была подготовлена к будущей экспертной оценке, ведь закрытие фирмы – это и так достаточно длительный процесс, и будет очень неприятно, когда дело дойдёт до экспертизы, а у вас не окажется невостребованной трудовой книжки одного из работников. Это может значительно затянуть процесс закрытия фирмы.

Нужно учесть, что не сдавая отчётность и не пользуясь расчётными счетами в течение года вы не сможете закрыть Общество, поскольку это самостоятельно сделают сотрудники налоговой службы, после чего выпишут предприятие из ЕГРЮЛ. Именно поэтому нужно позаботиться о своевременности сдачи нулевых отчётов.

Но если всё-таки ваша фирма перестанет существовать, это не говорит о том, что вам не надо сдать отчётность в архив. Если же фирма не сдаёт отчётность, генеральному директору грозит административная ответственность (первый раз – штраф 200 рублей, последующие разы – от 300 до 500). Поэтому не стоит просто бросать ненужное ООО – обязательно ликвидируйте его в соответствии с рамками закона.

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении , утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Ликвидация предприятия – процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.

О том, какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия, и как их нужно подготовить к этому будет рассказано в данной статье.

Зачем это нужно

При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.

Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.

Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.

В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.

Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.

И такая информация может быть предоставлена только архивом.

У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.

Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.

К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.

Чем регулируется

Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:

  • ГК РФ ;

Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:

  • — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.
  • — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.

Договор с архивным фондом

Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.

С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.

Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке.

Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации ().

Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении.

Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.

Видео: архивация при ликвидации компании

Обязанности ответственного за передачу документов

Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.

К его основным обязанностям относится:

  • подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;
  • определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;
  • составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;
  • формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;
  • определение срока хранения документации;
  • составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.

Перечисленные выше обязанности являются основными.

В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств.

Этапы подготовки

При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности. Это обязательно.

Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов:

  • проведение экспертизы ценности;
  • непосредственное оформление дел;
  • создание к документации соответствующей описи.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов.

Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.

Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава.

После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.

Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение – это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.

Какие документы сдаются в архив

В государственный или муниципальный архив передаются следующие документы:

  • те, которые предназначены для постоянного хранения;
  • по личному составу со сроком хранения до 75 лет ;
  • временного хранения, сроком до 10 лет ().

Сроки хранения документов определяются на основании . Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству.

В ином случае необходимо провести группировку документации, оценить их важность, создать опись и передать в архив.

Группировка

После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.

Создаются отдельные пакеты документов. Часть таких бумаг подлежит постоянному хранению, что позволяет фнс россии всегда их поднять при возникновении спора об уплате налогов.

Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет . Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив.

К каждому пакету документов после формирования добавляется специальная опись.

Срок хранения

Законодательством установлены следующие сроки хранения документов в архиве:

  • по личному составу – от 45 до 75 лет ;
  • бухгалтерские документы и отчетность – не менее 5 лет ;
  • налоги и сборы – до 6 лет ;
  • по банкротству – до 10 лет ;
  • по страховым взносам и выплатам во внебюджетные фонды – не менее 5 лет ().

Все документы, которые подлежат уничтожению со временем, относятся к тем, что будут храниться временно.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению.

Срок хранения документов определяется исходя из их информационной, научной и практической ценности.

Отличия

Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.

Например, пошаговая инструкция порядка ликвидации ООО предусматривает проведение группирования документации для архива на каждом этапе, что передует фактическому прекращению его деятельности.

для ИП и ООО

Часто возникает вопрос, что делать с документами после ликвидации ООО и ответ на него один: конечно, же сдавать на хранение в архив.

Делается этого после того, как уполномоченные органы уничтожат печати и штампы организации.

Последний бумажный этап, который передует уничтожению печатей и сдаче документов в архив – это получение справки из ПФР при ликвидации ООО, а также информации из внебюджетных фондов относительно снятия предприятия с учета как плательщика налогов и сборов.

После того, как документы общества с ограниченной ответственностью будут сданы в архив, составляется ликвидационный акт, а предприятие будет исключено из ЕГРЮЛа.

Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.

Есть только , которая возлагает на индивидуального предпринимателя ответственность за сохранность всей важной архивной информации.

В того же закона определены те документы, которые необходимо сдать на хранение в государственный или муниципальный архив.

Данная статья предопределяется обязанностью передачи важной документации на хранение только для ликвидирующихся организаций. ИП в ней не упоминаются.

Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию.

при добровольной и принудительной ликвидации

При добровольной и принудительной ликвидации в одинаковой степени все предприятия сдают документы в архив.

Только данными вопросами занимаются разные люди.

В случае принудительного завершения деятельности – конкурсный управляющий.

Если же ликвидация добровольная, то вопросами передачи документов в архив занимается уполномоченный член ликвидационной комиссии.

Стоимость

Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей . Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.

так есть ли ответственность?

Вопрос

Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения (по основной деятельности) и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена (на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо)? С уважением, Топольняк Татьяна

Ответ

Передача документов архив при ликвидации юридического лица обязательна.

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле. Соответствующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Статьей 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

В силу указанных норм в обязанности организации входит обеспечение сохранности кадровых документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем. При этом в случае ликвидации организации документы по личному составу, а также кадровые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Не передача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.

В соответствии с п. п. 2, 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ ликвидация организации осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором), назначаемой учредителями (участниками) юридического лица при принятии решения о ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

Таким образом, обязанность передать кадровые документы, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив должна быть выполнена ликвидационной комиссией.

В соответствии со ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В отношении уголовной ответственности следует отметить, что УК РФ отдельного состава преступления за нарушение законодательства об архивном деле не содержит. Однако, по нашему мнению, в случае не передачи кадровых документов в архив при ликвидации организации (в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче) нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов. УК РФ не содержит понятия "официальный документ". Однако, в соответствии с действующим законодательством и судебной практикой такими документами являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер (ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"), а также документы, созданные (выданные) общественными или коммерческими предприятиями, учреждениями, организациями (Постановление Президиума Верховного Суда РФ от 24.09.2008 № 213-П08, п. 23 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)). Поэтому кадровые документы, на основании которых в том числе может устанавливаться страховой стаж работников для выхода на пенсию, могут быть признаны официальными документами.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.

При этом согласно ст. 2.4 КоАП РФ среди перечня составов административных правонарушений, по которым члены ликвидационных комиссий несут ответственность как должностные лица, указана только ст. 13.25 КоАП РФ. Статья 13.20 КоАП РФ в данный перечень не входит.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях.

Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 1 ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" акционерные общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарные предприятия обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях с учетом ч. 1 ст. 17 и ст. 23 Закона об архивном деле предусмотрена обязанность данных организаций обеспечить хранение кадровых документов, срок хранения которых не истек, в том числе путем передачи данных документов в соответствующий государственный или муниципальный архив при ликвидации указанных организаций.

С учетом этого члены ликвидационных комиссий акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия в случае не передачи при ликвидации организации кадровых документов, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

· от 100 до 300 руб. для граждан;

· от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

· дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

· дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

· дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Передача в архив электронных документов

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

· проверки физического состояния носителей электронных документов;

· записи электронных документов на машинные носители;

· проверки качества записи;

· проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);

· описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в пункте 2.3.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Результат деятельности комиссии

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

· постоянного хранения;

· временного хранения (свыше 10 лет);

· по личному составу.

Об этом говорится в пункте 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ее форма также приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Передача дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.7.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.

Об этом говорится в пункте 3.7.25 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Ответственность за нарушения при работе с архивными документами

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20 КоАП РФ)

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС. Вносятся соответствующие правки в Единый государственный реестр юридических лиц.

Как происходит

Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий.

Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности. Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами.

При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

  • по собственной инициативе, добровольно;
  • принудительно, по инициативе третьих лиц.

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Нередко принудительная ликвидация осуществляется на основании судебного иска, поданного налоговой службой или же прокуратурой. В зависимости от оснований для проведения подобного рода процедуры будет выбран алгоритм реализации ликвидации.

Процедура ликвидации предприятия начинается с собрания акционеров, которые должны принять решение по поводу начала подобного рода процесса.

Необходимо помнить, что осуществление данной процедуры возможно будет только лишь в случае, если суммарное количество положительных голосов составит ¾ или же более. Иначе ликвидация осуществлена не будет.

Основными этапами проведения добровольной ликвидации юридического лица являются следующие:

  • совет учредителей принимает решение о проведении ликвидации – обязательно составляется специальный документ;
  • налоговые органы уведомляются о начале проведения данной процедуры – составляет специальная форма ;
  • все государственные фонды уведомляются о начале ликвидационной процедуры;
  • кредиторы уведомляются;
  • формируется ликвидационная комиссия и осуществляет все необходимые действия;
  • производится взыскание дебиторской задолженности;
  • осуществляются расчеты с работниками;
  • выплачиваются в бюджет все налоги в течение периода ликвидации предприятия;
  • налоговыми органами проводится специальная проверка;
  • составляется и в последствии утверждается промежуточный баланс;
  • все требования кредиторов удовлетворяются;
  • производится закрытие счетов в банках;
  • осуществляется государственная регистрация ликвидации юридического лица;
  • предприятие снимается с учета в различных внебюджетных фондах;
  • проводятся заключительные операции по ликвидации предприятия.

Максимально подробно вопрос проведения ликвидации юридического лица отражается в Гражданского кодекса РФ. Очень важно осуществлять все действия в соответствии с данным документом. В противном случае могут возникнуть достаточно серьезные проблемы.

В дальнейшем возможно будет оформить специальную справку, подтверждающую факт ликвидации. Она может потребоваться для выполнения различных действий в дальнейшем.

При этом расчетный счет в банке совсем не обязательно закрывать. Кредитная компания может сделать это самостоятельно, отправив соответствующий запрос в Единый государственный реестр.

Какие нужны документы

Особенно важно максимально внимательно отнестись к процедуре составления документации, требуемой при оформлении ликвидации предприятия.

Необходимо в первую очередь сформировать уведомление учредителей о проведении собрания. На законодательном уровне формат его не установлен.

Но он обязательно должно включать в себя следующие основные реквизиты:

  • наименование органа, который является инициатором проведения собрания акционеров;
  • дата, а также место и время проведения собрания;
  • форма проведения собрания рассматриваемого типа;
  • повестка дня.

После того как собрание проведено и собрано достаточное количество голосов за ликвидацию, необходимо будет соответствующим образом уведомить об это решении налоговую службу.

Для этого необходимо будет составить уведомление по форме №Р15001. Данный формат документа утвержден приказов ФНС Российской Федерации от 25.01.12 г.

Все документы, которые необходимы для ликвидации, можно будет представить в налоговый орган различными способами:

  • самостоятельно;
  • через доверенное лицо – понадобится оформить специальную довереннотьс;
  • через интернет.

Важно помнить: уведомление по форме №Р15001 должно быть обязательно заверено нотариально. В противном случае оно будет недействительно и его не примет налоговая.

Очередным этапом является уведомление кредиторов и иных лиц о проведении ликвидации. Необходимо будет сделать это в журнале «Вестник государственной регистрации».

Для этого также потребуется собрать некоторый пакет документов. Он включает в себя:

  • специальный бланк-заявка – необходимо наличие печати предприятия;
  • копия решения о проведении ликвидации, а также назначении ликвидационной комиссии;
  • платежный документ, а также платежный ордер;
  • сопроводительное письмо;
  • доверенность – если представление всех документов осуществляется третьим лицом.

После того, как все обозначенные выше действия выполнены, ликвидационная комиссия в обязательном порядке должна составить следующие документы:

  • специальное заявление о государственной регистрации по причине прекращения существования юридического лица – составляется по форме ;
  • составляется специальный ликвидационный баланс;

  • оформляется квитанция об оплате государственной пошлины (она составляет 800 рублей).

Ранее также необходимо было в комплекте со всеми документами представлять в налоговую службу справку об отсутствии задолженности перед Пенсионным фондом РФ.

На сегодняшний день осуществлять подобную процедуру уже нет необходимости. Так как налоговые органы самостоятельно могут проверить удаленно, через средства коммуникационной связи факт наличия долга.

В случае его присутствия во внесении соответствующих записей в Единый государственный реестр юридических лиц будет отказано.

В то же время существуют способы ликвидации юридических лиц при наличии задолженности – это банкротство.

Но подобного рода разновидность ликвидации имеет некоторые существенные особенности, в связи с которыми проведение процедуры является не выгодным. Использовать банкротство как способ прекращения деятельности стоит только в крайнем случае.

После истечения 6 рабочих дней с момента подачи всех необходимых документов можно будет получить в налоговых органах следующие бумаги:

  • лист записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

  • уведомление о снятии с государственного учета юридического лица в налоговой службе.

Если же по какой-то причине налоговая не желает вносить соответствующие данные в ЕГРЮЛ, то оформляется письменный отказ. В нем указывается причина подобного действия.

Как составить приказ, образец

Сегодня одним из обязательных документов, формируемых при осуществлении ликвидации предприятия, является специальный приказ. На законодательном уровне он не утвержден. Но при этом необходимо включать в данный документ некоторые обязательные блоки.

Ими являются следующие:

  • основная причина проведения ликвидационной процедуры;
  • дата завершения рассматриваемого типа процедуры;
  • устанавливается перечень лиц, которые будут входить в ликвидационную комиссию (указываются подробные реквизиты – Ф.И.О.);
  • устанавливается полный перечень задач, которые должны быть соответствующим образом решены председателем;
  • указываются основные реквизиты данного документа.

Важно помнить, что если предприятие имеет какие-либо подразделения или же филиалы, потребуется осуществлять все действия в соответствии со ГК РФ.

В первую очередь понадобится составить приказ о прекращении деятельности каждого обособленного подразделения предприятия.

При отсутствии должного опыта составления подобной документации стоит ознакомиться с верно сформированным образцом. Так можно будет избежать проблем с контролирующими органами.

В случае наличия нескольких различных филиалов, подразделений, которые зарегистрированы соответствующим образом в налоговых органах, для каждого необходимо будет составить отдельный приказ.

Аналогичным образом обстоят дела со всеми остальными документами. Важно не допустить ошибок при формировании приказов на увольнение сотрудников. Это может стать причиной возникновения большого количества проблем.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Важно помнить, что при реализации процедуры ликвидации все документы по личному составу, а также бумаги, срок хранения которых ещё не истек, должны быть размещены в специальном архиве. Данный момент установлен на законодательном уровне Федерального закона №125-ФЗ 22.10.04 г. «Об архивном деле».

Прежде, чем сдать документы в архив, необходимо будет осуществить их подготовку. Она включает в себя следующие действия:

  • оценка ценности, практической необходимости конкретного документа;
  • оформление дел;
  • все документы постоянного и долговременного хранения описываются соответствующим образом.

В архив должны быть сданы следующие документы:

  • подпись руководителя;
  • свидетельство о ликвидации;
  • протокол собрания;
  • все приказы, касающиеся приема и увольнения работников;
  • контракты и трудовые соглашения;
  • личные карточки сотрудников по ;
  • личные дела работников;
  • лицевые счета работников;
  • невостребованные личные документы;
  • акты о несчастных случаев;
  • всевозможные штатные расписания.

Помимо обозначенных выше необходимо будет приложить к перечню:

  • опись дел по личному составу;
  • историческую справку в 1 экземпляре.

Как сделать запись в трудовой книжке

Увольнение при ликвидации осуществляется в соответствии с законодательными нормами. В трудовой книжке отображается, что процедура данная производится по инициативе работодателя.

Запись выглядит следующим образом: «Уволен в связи с ликвидацией организации, Трудового кодекса Российской Федерации».

Последствия ликвидации

Ликвидация – процедура юридически важная. Она имеет ряд определенных последствий. К наиболее существенным можно отнести следующие:

  • при ликвидации переход прав и обязанностей к другим лицам не осуществляется;
  • в случае недостаточного количества средств для удовлетворения требований кредиторов осуществляется распределение пропорционально очередности;
  • при передачи имущества участника ликвидации в пределах суммы его вклада налогом на добавочную стоимость не облагается.

Процесс ликвидации достаточно прост, не имеет каких-либо сложностей – если осуществляется в рамках действующего законодательства. Но при этом необходимо помнить о множестве различных нюансах. Все они отражаются в действующее законодательстве.

Видео: Ликвидация ИП шаг за шагом



 

Возможно, будет полезно почитать: