Счета фактуры с факсимильной подписью. Кому нужно факсимиле

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

Почетных листах и грамотах.
Страховых (медицинских) полисах.
Служебных и наградных удостоверениях.
Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц

Из документа:

Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042
<...> факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <...>.

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах

Из документа:

Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33
<...> Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. <...>.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле - штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись - это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Подпись на документе может быть выполнена различными способами. Она может быть собственноручной, факсимильной или электронной цифровой. В данной статье речь пойдет о применении факсимильной подписи в делопроизводстве.

Энциклопедии и словари трактуют факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). В законах нет определения понятия «факсимиле». Однако оно встречается в некоторых инструкциях и положениях, принятых ведомствами и организациями. Например, Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 06.02.2007 № 130, определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. В Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555, факсимиле определяется как точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи.

Факсимильная подпись высокого качества практически не отличается от сделанной собственноручной. В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Указанное утверждение, на наш взгляд, является слишком оптимистичным. На практике дело обстоит сложнее.

Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.

Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?

Каков правовой статус факсимильной подписи? Какая нормативная база существует по этому вопросу? При ответе на эти вопросы, как правило, ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом ; во-вторых, по соглашению сторон , т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.

В указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (п. 3 ст. 75 «Письменные доказательства») говорит о том, что документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Вместе с тем следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Как закрепить возможность использования факсимильной подписи по соглашению сторон? Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

В автоматизированных правовых системах можно найти множество примеров того, как формулируются в договорах положения о возможности использования факсимильной подписи. Приведем некоторые из них.

Так, в формах договоров, утвержденных приказом Минобрнауки России от 01.10.2007 № 276, даны следующие формулировки:

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

В форме Договора управления многоквартирным домом, утвержденной постановлением Администрации города Сургута от 01.10.2007 № 3168, указано: «От имени Управляющей организации договор подписывается ее директором. Подпись директора может быть выполнена в виде факсимильного оттиска. Оригинал подписи директора и его факсимильный оттиск имеют одинаковую юридическую силу. Подпись заверяется печатью Управляющей организации».

На каких документах может проставляться факсимильная подпись, а на каких это запрещается законодательством? Рассматривая эти вопросы, обратимся, прежде всего, к положениям локальных нормативных актов, непосредственно посвященных использованию факсимиле, а также регламентов и инструкций, определяющих порядок ведения делопроизводства.

Инструкции и положения о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле

В ряде инструкций и положений, посвященных использованию печатей и штампов, содержатся требования к факсимиле. Основная часть этих требований связана с установлением порядка изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле. Вместе с тем в указанных правовых актах называются виды документов, на которых может проставляться факсимильная подпись, а также виды документов, на которых ее использование не допускается.

Извлечение

из Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утверждена приказом МВД России от 06.02.2007 № 130)

9. В подразделениях системы МВД России разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную или иного другого вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).

Особенности учета, хранения и использования факсимиле отражаются в отдельной инструкции, утверждаемой руководителем соответствующего подразделения МВД России.

Извлечение

из Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24.01.2006 № 4)

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Судебного департамента используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора Судебного департамента, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

Извлечение

из Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утверждено постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555)

VIII. Использование клише с факсимильным изображением подписи

8.1. В администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей Главы района и заместителей главы района.

8.2. Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

копии подписанных в установленном порядке документов;

поздравительные, приветственные письма и телеграммы;

другие документы по прямому указанию Главы района, заместителей главы района за исключением случаев, указанных в пункте 8.3 Положения.

8.3. Запрещается применять оттиск клише с факсимильным воспроизведением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Положения об использовании факсимиле в регламентах органов государственной власти и местного самоуправления

В регламентах вопросы использования факсимильной подписи обычно излагаются в том же ключе, что и в инструкциях, посвященных печатям и штампам. Так, в них достаточно подробно описывается порядок учета и хранения факсимиле, но о документах, на которых может проставляться факсимильная подпись, лишь упоминается в общих формулировках.

В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 11.09.2007) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

В Регламенте работы Администрации Тверской области (утвержден постановлением Губернатора области от 02.07.2003 № 73-пг, в ред. от 05.09.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается.

В ст. 52 Регламента администрации города Костромы (утвержден постановлением Администрации г. Костромы от 05.05.2004 № 1256, в ред. от 21.11.2007) установлено следующее: факсимильная подпись-печать Главы города используется управляющим делами для проставления на страховых полисах, приветственных адресах и в других случаях направления подписанных Главой города документов, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки разным адресатам, а также его советником при направлении входящих документов от имени Главы города должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе.

В Регламенте администрации города Смоленска (утвержден постановлением Главы города от 31.10.2006 № 3392, в ред. 08.11.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей Главы города разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этих штампов при оформлении подлинников документов не допускается.

Извлечение

из Регламента Администрации Псковской области (утвержден постановлением Администрации Псковской области от 15.10.2007 № 397)

11. Использование аналогов собственноручной подписи

11.1. Документы Администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи).

На документах Администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата.

На документах Администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области.

11.2. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее – факсимиле) при оформлении служебных документов.

Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области устанавливается нормативным правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела.

Необходимость изготовления штампов с факсимиле определяется руководителями органов исполнительной власти области и согласовывается с руководителем аппарата.

11.3. Необходимость изготовления штампов с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата определяется соответственно губернатором области, заместителями губернатора области, руководителем аппарата.

Необходимость изготовления и порядок использования ключей электронных цифровых подписей (далее – ключи ЭЦП) губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области определяется нормативным правовым актом Администрации области, регулирующим порядок работы с документами с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

11.4. Изготовленные в соответствии с заявками штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата учитываются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области в журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту и выдаются ответственным за их использование под роспись.

11.5. Штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата разрешается использовать по прямому указанию губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата при подготовке документов, где требуется их подпись.

Использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.

Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

11.7. Об утере материальных носителей аналога собственноручной подписи незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

11.8. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области по акту. В журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту проставляются соответствующие отметки. […]

Приложение № 2 к Регламенту Администрации Псковской области

учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи

Положения об использовании факсимиле в инструкциях по делопроизводству

Инструкции по делопроизводству также весьма лаконично говорят о том, на каких документах можно проставлять факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утверждена приказом Федеральной службы судебных приставов от 27.12.2006 № 179)

9.9 […] Штамп факсимиле используется по прямому указанию Директора при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Ивановской области (утверждена распоряжением Главы Администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р, в ред. от 24.01.2007)

23.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации Ивановской области или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (утверждена постановлением главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 № 1315, в ред. от 24.10.2007)

2.42. […] Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (утверждена постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88, в ред. от 02.02.2007)

15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

иметь личную подпись руководителя.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (утверждена распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 № 491-р)

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (утверждена указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3, в ред. от 28.12.2007)

8.2.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации города Курска (утверждена постановлением администрации города Курска от 15.08.2003 № 1503)

9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы города проставляются руководителем аппарата главы города, при необходимости, на копиях подписанных в установленном порядке документов, грамотах и благодарственных письмах. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Факсимильная подпись допускается

Приведенные выше извлечения из регламентов и инструкций показывают, что факсимильная подпись может проставляться на поздравительных, приветственных и благодарственных письмах, грамотах, приглашениях, извещениях, а также на копиях документов. Использование факсимильной подписи этим перечнем документов не ограничивается. В законодательстве содержатся и другие нормативные правовые акты, непосредственно указывающие на возможность использования факсимильной подписи.

Служебные удостоверения. На практикераспространено проставление факсимильной подписи на служебных удостоверениях. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении служебных удостоверений закрепляется в соответствующих ведомственных положениях и инструкциях.

Так, Инструкция о порядке оформления и выдачи служебных удостоверений работникам Министерства юстиции РФ (утверждена приказом Минюста России от 24.12.2001 № 340) устанавливает, что в отдельных случаях удостоверение может быть заверено штампом с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации. Право оформления факсимильной подписи Министра в этих случаях предоставляется руководителю Департамента делопроизводства или лицу, его замещающему. Основанием для оформления факсимильной подписи на удостоверении является письменная заявка руководителя Департамента государственной службы и кадров или лица, его замещающего.

Положением о служебном удостоверении работника Федеральной антимонопольной службы (утверждено приказом ФАС России от 10.11.2004 № 167) установлено, что служебные удостоверения начальникам и заместителям начальников управлений центрального аппарата ФАС России, руководителям территориальных органов ФАС России и их заместителям подписывает руководитель ФАС России. Остальным работникам центрального аппарата ФАС России и территориальных органов ФАС России служебное удостоверение заверяется штампом с факсимильным воспроизведением подписи руководителя ФАС России. Подпись, факсимильное воспроизведение подписи руководителя ФАС России скрепляются оттиском гербовой печати ФАС России, фотография работника скрепляется голографической печатью с эмблемой ФАС России.

Удостоверения к наградам. Факсимильная подпись может использоваться при оформлении удостоверений к наградам. Например, в п. 6 Положения о порядке присвоения звания «Ветеран труда Вологодской области» и выдачи удостоверений «Ветеран труда Вологодской области» (утверждено постановлением Правительства Вологодской области от 13.07.2007 № 893) установлено, что записи, произведенные в удостоверении, заверяются путем факсимильного воспроизведения подписи начальника департамента труда и социального развития области и гербовой печатью департамента труда и социального развития области.

Почетные грамоты. Факсимильная подпись может проставляться на почетных грамотах. В данном случае представляет интерес письмо Минтруда России от 18.10.1999 № 6873-КС «О ведомственных знаках отличия в труде, учитываемых при присвоении звания "Ветеран труда"», посвященное статусу Почетной грамоты Профсоюза машиностроителей Российской Федерации. В письме сказано, что Почетная грамота должна быть скреплена печатью ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации и подписью Председателя ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации, в том числе учитывается и факсимильное воспроизведение указанной подписи.

Патенты, свидетельства Роспатента. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении патентов на изобретения и промышленные образцы, свидетельств на полезные модели, свидетельств на товарные знаки и знаки обслуживания, свидетельств на право пользования наименования места происхождения товара определен Роспатентом (приказ от 03.09.1993 № 60 «Об утверждении нормативных актов, касающихся регистрации изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, товарных знаков, наименований мест происхождения товаров». Установлено, что подпись председателя Роспатента может воспроизводиться с помощью факсимиле начальником Отдела государственных реестров Роспатента или его заместителем.

Факсимильная подпись может воспроизводиться и на других документах Роспатента, например на уведомлениях об отказе в удовлетворении поступившего ходатайства о продлении срока действия патента или о восстановлении его действия (приказ Роспатента от 31.05.2007 № 56).

Свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ). Инструкция о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006–2007 годах (утверждена руководителем Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки 07.04.2006) допускает использование факсимильных подписей руководителей и заместителей руководителей органов управления образованием субъектов Российской Федерации (далее – ОУО). В п. 1.6 Инструкции сказано, что сведения, указанные в свидетельстве, заверяются оригинальной (или факсимильной) подписью руководителя (заместителя руководителя) и гербовой печатью ОУО (или администрации субъекта Российской Федерации). В случае проставления в свидетельство факсимильной подписи руководителя ОУО в Федеральный центр тестирования вместе с протоколами ГЭК по утверждению результатов ЕГЭ представляется подпись в электронном виде.

Страховые медицинские полисы. Применение факсимильной подписи в страховых медицинских полисах можно проиллюстрировать положением из Правил обязательного медицинского страхования Пермского края (утверждены постановлением Правительства края от 22.12.2006 № 99-п, в ред. от 21.09.2007), в соответствии с которым страховой полис в обязательном порядке заверяется печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя Страхователя, печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя страховой медицинской организации.

Прямой запрет на использование факсимильной подписи

Использование факсимильной подписи имеет ограничения. В их основе может лежать прямой запрет на использование факсимильной подписи, закрепленный в нормативных правовых актах. Так, многие регламенты и инструкции по делопроизводству запрещают использование факсимильной подписи при оформлении подлинников всех документов.

Практику прямого запрета на использование факсимильной подписи на определенных видах документов можно проиллюстрировать следующими примерами.

Законы и другие правовые акты. Федеральные законы собственноручно подписывает Президент Российской Федерации. Законы субъектов Российской Федерации также должны иметь «живые» подписи. Например, в ст. 38 Закона Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 06.12.2007) содержится следующее положение: «Губернатор Орловской области собственноручно подписывает подлинник закона Орловской области. Использование факсимильной подписи не допускается».

Конкурсная документация. В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Этот запрет может быть изложен в весьма кратком виде. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы» (в ред. от 05.10.2007) сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».

Встречаются и более развернутые формулировки. Так, в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», этот запрет сформулирован следующим образом: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту несоответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Карточка с образцами подписей и оттиска печати. Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Сертификат соответствия и декларация о соответствии продукции требованиям технических регламентов. В рекомендациях по заполнению формы сертификата соответствия продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 № 53) и формы декларации о соответствии продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 г. № 54) при описании порядка проставления подписей в скобках сделано уточнение: «не факсимильная».

Например:

В строке «М.П. Заявитель» ставится подпись (не факсимильная) руководителя юридического лица…;

В строке «руководитель (заместитель руководителя) органа по сертификации» ставится подпись (не факсимильная) руководителя органа по сертификации или заместителя руководителя органа по сертификации…;

В строке «эксперт (эксперты)» ставится подпись (не факсимильная), указываются инициалы имени и отчества, фамилия эксперта (экспертов)…

Заявления физических и юридических лиц. Назаявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 № 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».

Использование факсимильной подписи не предусмотрено

Отсутствие упоминания в нормативных правовых актах о возможности использования факсимильной подписи в определенных сферах деятельности также может расцениваться как основание для запрета ее использования.

Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. По мнению многих специалистов, использование факсимильного воспроизведения подписи в трудовом договоре и распорядительных документах по кадрам автоматически делает эти документы недействительными, т.к. в Трудовом кодексе Российской Федерации нет упоминаний о факсимильной подписи.

Доверенность. В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи не допускается. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164, ФАС ПО от 27.11.2001 № А65-5421/01-СГ2-20).

Первичные учетные документы. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенный набор реквизитов. К этим реквизитам относятся наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.

Следует отметить, что есть прецеденты признания правомочности использования факсимильных подписей на таких документах, как акты и накладные (например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.06.2007 по делу № КГ-А40/5478-07)

Счета-фактуры. Наиболее острая дискуссия развернулась в последние годы по вопросу об использовании факсимильных подписей на счетах-фактурах. Порядок оформления счетов-фактур остается одним из самых злободневных вопросов для налогоплательщиков, поскольку именно счет-фактура является основанием для применения налоговых вычетов. Зачастую налоговые органы отказывают налогоплательщикам в вычетах по формальным основаниям.

Налоговая служба выступает против возможности такого проставления подписей. В выпущенных налоговиками многочисленных разъяснениях по этому вопросу отмечается, что в данном случае должны приниматься во внимание не нормы Гражданского кодекса, регулирующие гражданские правоотношения, а нормы Налогового кодекса.

В Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) счетам-фактурам посвящена ст. 169. В частности, п. 2 указанной статьи предусмотрено, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. В п. 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В своих разъяснениях (письмо от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11, письмо от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и другие информационные письма) ФНС России ссылается на то, что ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Судебная практика по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах. Мнение налоговиков однозначно: использование для подписания счетов-фактур факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера недопустимо, т.к. они не являются личной подписью. Основной аргумент налоговых органов – буквальная трактовка п. 6 ст. 169 НК РФ.

У судов нет единого подхода к возможности проставления факсимильных подписей на счетах-фактурах. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

В некоторых случаях федеральные арбитражные суды (ФАС) поддерживают налогоплательщиков на том основании, что факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи. Такие решения содержатся в постановлениях ФАС Московского округа (от 29.05.2003 по делу № КА-А40/3264-03; от 03.11.2004 по делу № КА-А40/10060-04; от 01.03.2004 по делу № КА-А40/916-04 и другим делам), Уральского округа (от 25.08.2003 по делу № Ф09-2592/03-АК; от 06.09.2004 по делу № Ф09-3606/04-АК) и ряде других судебных решениях.

В иных случаях суды поддерживают налоговые органы, считая, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписей при оформлении первичных документов и счетов-фактур (постановления ФАС Поволжского округа от 29.05.2006 по делу № А57-19161/05-7, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 по делу № Ф04-2137/2006(21890-А75-33). Отрицательные для налогоплательщиков решения содержатся также в постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006 по делу № Ф03-А51/06-2/1849 и ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 г. по делу № А57-4249/06.

Следовательно, лучше не доводить дело до суда. Нельзя однозначно сказать, поддержит ли суд налогоплательщика. Поэтому лучше добиваться у поставщика предоставления счетов-фактур с личными подписями. А если все-таки партнер проставил в документе факсимильные подписи, то лучше потом обменяться исправленной «первичкой» по почте.

В заключение отметим, что в случае принятия решения об использовании факсимильной подписи в организации необходимо издать по этому вопросу распорядительный документ и разработать положение об использовании факсимиле с указанием в нем случаев его использования, а также назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, зам директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

Отсутствие руководителя.
В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

Первичных бухгалтерских документов.
Законодательных актов, нормативных документов.
Деклараций налогового формата.
Договоров трудоустройства сотрудников.
Официальных доверенностей.
Векселей.
Платежных бланков.
Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
В бланках по учету сырья.
В удостоверениях.
Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Многие компании с большим объемом документооборота используют в работе штампы с факсимильной подписью. В статье рассказывается, что такое факсимиле и какие документы можно подписывать факсимильной подписью.

Из статьи вы узнаете:

Что такое факсимильная подпись?

В переводе с латинского словосочетание «fac simile» означает «сделать подобное».

Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.

Как сделать факсимильную подпись?

Сканирование образца подписи руководителя.
Изготовление клише. Оно имеет форму печати или штампа.
Подбор оснастки для клише. Размер оснастки зависти от величины автографа, а материалом для нее служит пластик, металл или дерево.

Подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц вы найдете в статье «Печати и штампы ».

Для чего нужна факсимильная подпись?

Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.

Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.

Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.

Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:

федеральные законы и другие акты правого характера;
законодательные акты субъектов федерации;
карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
заявления физических лиц в организации;
векселя;
нотариально оформленные документы;
налоговые декларации.

В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.

Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:

грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
страховых (медицинских) полисах;
патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
наградных и служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях;
благодарственных и поздравительных письмах;
подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
договорах и дополнениях к ним.

Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.

О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов ».

Где можно использовать факсимильную подпись?

Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.

В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.

Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.

В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.

Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.

Приказ о применении факсимильной подписи

Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.

Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.

Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец

Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.

В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.

В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.

Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье .

Факсимиле - это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.

Возможно, будет полезно почитать: