Сколько хранить кассу и банк. Что делать если истек срок хранения документов? Сколько лет хранится кассовая документация

В организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

Платежная (расчетно-платежная) ведомость - предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

иные документы.

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Все, что связано с кассовыми операциями, привлекает повышенное внимание. Это и немудрено, ведь где деньги, там и злоупотребления. Поэтому за кассой следить надо пристально, причем не только за самими «живыми» денежками, но за документами, которые описывают их «жизнь» в организации. Как правильно организовать хранение кассовых документов, чтобы не вызвать нареканий при проверке и сохранить столь важные для организации бумаги в целости?

Сроки хранения

Установлены следующие сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета:

— пп.8 п.1 ст.23 НК – 4 года для документов, подтверждающих доходы, расходы, уплату налогов;

— ст.29 закона №402-фз «О бухгалтерском учете» — не менее 5 лет.

Какие разделы по кассовым документам у вас могут быть:

— отчеты кассира;

— кассовая книга;

— журналы кассиров-операционистов;

— акты инвентаризации кассы (могут храниться в папке с другими документами по инвентаризации);

— журнал хранения чеков ККТ и слипов пластиковых карт.

Подшивка документов

Правильное хранение кассовых документов означает не только соблюдение минимальных сроков наличия документов в организации, но и их брошюровку, которая отвечает правилам законодательства.

У вас, скорее всего, будут такие дела:

1. Кассовая книга (сброшюрованные вкладные листы). О правилах прошивки такой книге, периодичности распечатки и брошюровки читайте в этой статье.

2. Папка с отчетами кассира (копиями листов кассовой книги). К каждому листу отчета подшиваются (подкалываются, прикрепляются):

— приходные кассовые ордера;

— расходные кассовые ордера;

— квитанции банка (1/3 от Объявления на взнос наличными) – если передаются сотруднику денежные средства для внесения на расчетный счет;

— платежные ведомости – если из кассы выдавалась расплата наличными по ведомостям;

— доверенность – если деньги из кассы получены по доверенности, а не лицом, указанным в РКО;

— заявление сотрудника на выдачу денежных средств под отчет – при выдаче наличных из кассы в подотчет.

Отчеты кассира вместе с подтверждающими документами можно:

— дыроколить и собирать в папке-регистраторе (удобны папки с арочным механизмом);

— или складывать в папку с завязками.

По мере необходимости (раз в месяц, квартал, полугодие, год), но не чаще раза в год отчеты вместе с документами прошиваются и скрепляются печатью также как кассовая книга.

Авансовые отчеты к ПКО или РКО лучше не подшивать, а хранить в отдельной папке, располагая их в хронологическом порядке.

Ответственность за сохранность

Если в организации не организуется должным образом, то высока вероятность их потерять. Если документы потеряны, то возникает ответственность:

1. За нарушение сроков хранения документов бухгалтерского учета: ст.15.11 КоАП – административный штраф 2000-3000 руб. на должностных лиц.

2. Налоговая ответственность по ст.120, 126 НК за нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату.

Поэтому не пожалейте времени и правильно организуйте хранение документов, в том числе и кассовых. Тогда ничего не потеряется, и времени на поиски будет уходить гораздо меньше.

Подробнее о ведении кассовой книги . Где в организации должны храниться наличные – об этом .

Чем пользуетесь вы для организации хранения документов? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями. Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Формы учета

Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.

Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:

Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.

Кассовый учет может производиться двумя методами:

В бумажном формате;
В электронном виде.

Где хранить

Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.

Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.

В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:

Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.

Период сохранности

По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.

Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.

Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.

Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.

Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

Документ	Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)	5 лет
Путевой лист	5 лет
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка)	5 лет
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)	5 лет
Инвентарная карточка ОС	5 лет после выбытия ОС
Учетная политика	5 лет
Бухгалтерская справка	5 лет
Приказы по основной деятельности	До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)	5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала , о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО	До закрытия компании
Аудиторское заключение	До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета	5 лет
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура	4 года
Книги покупок и продаж с доп листами	4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН	До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС	До закрытия компании
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу	в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов	6 лет
Расчет 4-ФСС	Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании
Сведения СЗВ-М	6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)	До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)	Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)	До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*	- 50 лет , по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; - 75 лет , по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему	5 лет
График отпусков работников	1 год после использования
Штатное расписание	До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Наличные расчеты являются одним из видов расчетов между хозяйствующими субъектами в Российской Федерации. Ввиду особенностей данного вида расчетов российское законодательство предъявляет к лицам, их использующим, ряд нормативных требований. Непременным атрибутом правильного и безошибочного осуществления наличных расчетов являются кассовые документы. Любая отечественная организация, прибегающая к использованию наличности, должна применять соответствующие формы. Граждане освобождены от обязанности по оформлению каких-либо бланков.

Общие положения о кассовых документах

На территории Российской Федерации Центробанк России устанавливает правила использования наличных денег и осуществления расчетов с применением таких средств.

Центробанк Российской Федерации своими Указаниями от 11.03.2014 № 3210-У разработал и утвердил Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. Данный нормативный акт является основным документом, регламентирующим правила оформления и осуществления действий с наличными деньгами.

Неукоснительное соблюдение названного Порядка является непременным условием требований кассовой дисциплины при осуществлении движения наличности в кассу предприятия и из нее.

Для возможности осуществления движения наличных денег компания организует работу кассы. В данном случае имеется в виду место, где хранятся денежные средства, определяемое руководством соответствующей компании.

Работники, осуществляющие операции с наличными, обязаны отражать движение денег в кассовой книге, записи в которую вносятся на основании соответствующих расходных и приходных ордеров, отнесенных Центробанком Российской Федерации к кассовым документам.

Бланк расходного кассового ордера (форма по ОКУД 0310002) утвержден Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется для оформления операций по выдаче наличности компанией.

Следует особо подчеркнуть, что в настоящее время указанные утвержденные формы кассовых документов являются обязательными к применению, о чем прямо высказалось Министерство финансов России в Информации № ПЗ-10/2012 .

Бланки названных ордеров применяются при оформлении всех кассовых операций.

Порядок заполнения бланков расходного и приходного кассовых ордеров

Одним из условий правильного ведения кассовой дисциплины является верное заполнение бланков расходного и приходного ордеров. Такой порядок предусмотрен в Указаниях Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У .

Все операции с наличными в компании может производить работник кассы, который уполномочен руководителем предприятия. Непременным условием наделения такого сотрудника соответствующими полномочиями является его ознакомление с правами и обязанностями под личную подпись.

Центробанк России также допускает возможность осуществления кассовых операций самим руководителем компании. Но перечень сотрудников предприятия, наделенных полномочиями оформлять кассовые документы, несколько шире. Так, ордера вправе заполнять главный бухгалтер предприятия, бухгалтер, кассир, иной сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями. Такие документы может оформить руководитель компании, но только если он совершает такие операции.

Центробанком Российской Федерации в п. 4.3 Указаний предусмотрено, что расходный и приходный ордера подписываются бухгалтером (главным бухгалтером) и кассиром, которому передаются образцы подписей лиц, наделенных правом на оформление кассовых документов.

Каждая компания самостоятельно определяет порядок изготовления расходного и приходного ордеров. Допустимыми способами является машинописное заполнение документов на бумажном носителе или же их оформление от руки. Центробанк России допускает ведение таких документов в электронном виде, для чего необходимо наличие у компании электронной подписи и специальных технических и программных средств.

В кассовые документы не допускается вносить исправления. В случае выявления ошибок соответствующие ордера должны быть оформлены заново.

Срок хранения ордеров

Руководство компании самостоятельно определяет порядок и способы хранения кассовых ордеров при условии соблюдения законодательства Российской Федерации.

Устанавливает обязанность компаний хранить документы налогового и бухгалтерского учета не менее четырех лет. Но Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязанность компании хранить документы бухгалтерского учета не менее пяти лет после окончания года, являющегося отчетным.

Налицо разночтения в нормативных сроках хранения кассовых ордеров, для разрешения которых целесообразно обратиться к положениям статьи 15.11 КоАП РФ . Согласно указанной норме в случае отсутствия у предприятия кассовых ордеров в течение 5 лет по окончании отчетного года руководство организации может быть оштрафовано на сумму до 10000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20000 рублей, а директор предприятия может быть дисквалифицирован.

Из изложенного выше следует, что срок хранения кассовых документов составляет 5 лет после окончания отчетного года. В течение всего этого срока компания обязана обеспечить сохранность документов.

Следует отметить, что целесообразно указанный временной период учесть при установлении компанией порядка хранения приходных и расходных кассовых ордеров.

Возможно, будет полезно почитать: