Спецификация пример заполнения. Как выглядит спецификация к договору поставки и для чего она необходима

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его можно предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы, а также тендерную документацию и извещение о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это был электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик должен направить контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). Далее у поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Последний также в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Ведь госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то готовится образец спецификации на услуги. Он может выглядеть, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае образец спецификации к договору поставки товара 2019 года должен заполнить заказчик, а во втором — поставщик. Однако закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, можно выделить пункты:

Порядковый номер.
Наименование товара, работы или услуги.
Технические характеристики.
Количество.
Единица измерения.
Цена за единицу.
Общая стоимость по каждой позиции.
Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг будет иметь аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно можно прописать .

Подобные документы обязательно должны быть подписаны всеми сторонами сделки и составлены в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Что характерно для спецификации:

Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).

Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.

Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.

Указание итоговой суммы с НДС и без него.

Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:

наименование продукции;

количество товаров;

единица измерения;

тип упаковки;

масса (можно указать нетто и брутто);

цена за единицу;

стоимость.

В самом документе следует прописать:

наименование документа;

наименование и реквизиты контрагентов;

Ф.И.О. руководящих лиц и их подписи.

Документ надо заверить печатями (при наличии). Один экземпляр спецификации направляют в бухгалтерию поставщика, а второй экземпляр остается у организации-покупателя.

Правила по оформлению документа

Спецификация составляется на отдельном листе.

Участники сделки должны утвердить документ до момента получения товаров.

Наличие подписей обеих сторон в спецификации является важным условием, в ином случае она будет считаться недействительной.

Номенклатурное наименование товара и его технические параметры следует указывать точно и как можно подробнее.

Если название организаций или товаров содержит буквы латинского алфавита – их переносят в спецификацию в оригинальном виде. Переводить названия на русский язык нельзя.

г. ___________ «___» ______________ 20___ г.

_______________________________ , именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице __________________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора ______________________________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор поставки товара о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

1.1. Поставщик в течение срока действия настоящего договора обязуется поставлять, а Покупатель принимать, оплачивать _____________________ именуемый(ую) в дальнейшем Товар.

1.2. Количество, цена, номенклатура товара согласовываются сторонами в спецификации. Цена товара в спецификации приводится с учетом НДС-18%.

1.3. Спецификация являются неотъемлемой частью настоящего договора.

1.4. В целях надлежащего исполнения налоговых обязательств по настоящему договору каждая из сторон обязуется представить противной стороне связи копии следующих документов:

свидетельство о государственной регистрации;
свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по месту нахождения на территории РФ.

1.5. Указанные в п. 1.4 настоящего договора документы являются его неотъемлемой частью.

1.6. Копии договора и документов имеют статус юридической силы до получения заверенных подписью директора и печатью организации документов по почте.

2. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ ТОВАРА.

2.1. Качество и комплектность поставляемого товара должны соответствовать ГОСТам и ТУ завода-изготовителя.

2.2. Гарантийный срок устанавливается заводом-изготовителем, условия гарантийного обслуживания на товар оговорены в формуляре. (Гарантийные обязательства распространяются на товар, прошедший в обязательном порядке регистрацию и постановку на гарантийный учет).

2.3. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется Покупателем в соответствии с Инструкциями Госарбитража СССР №№ П-6 и П-7 (с изменениями и дополнениями).

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

3.1. Покупатель обязан оплатить товар по согласованной в договоре цене. Увеличение цены допускается только по согласованию сторон.

3.2. Товар оплачивается Покупателем на основании выставленного счета путем 100 % предоплаты.

3.3. Транспортные расходы по доставке товара (ж/д тариф, погрузка, охрана груза и т.д.) оплачивает Покупатель за 5 (пять) дней перед отгрузкой на основании выставленного счета.

3.4. Расчеты между сторонами осуществляются по согласованию сторон в следующей форме:

перечисление денежных средств на расчетный счет Поставщика;
обязательства по оплате считаются исполненными в день зачисления денежных средств на расчетный счет Поставщика.
Транспортные услуги оплачивает "Покупатель".

3.5. Право собственности на товар переходит от Поставщика к Получателю с момента передачи товара от Поставщика первому грузоперевозчику.

4. СРОК И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ.

4.1. Поставщик отгружает товар в сроки, оговоренные в спецификации.

4.2. Поставщик отгружает товар Покупателю по реквизитам указанным в настоящем договоре. В случае изменения реквизитов грузополучателя, Покупатель обязан уведомить Поставщика не ранее чем за 5 (пять) дней до начала отгрузки.

4.3. Способ отгрузки и вид транспорта: ж/д транспорт, автотранспорт, самовывоз. Способы отгрузки, конкретные виды транспорта и условия поставки отдельно по каждой партии продукции указываются в спецификации.

4.4. Поставщик уведомляет Покупателя об отгрузке товара по факсимильной связи, путем предоставления копии накладной, в течение 2 (двух) дней с даты отгрузки.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

6. СЛУЧАИ ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ (ФОРС-МАЖОР).

6.1. Стороны освобождаются от ответственности за невыполнение обязательств по настоящему договору в случае, если это невыполнение вызвано форс-мажорными обстоятельствами, которые признаются по действующему законодательству. В этом случае установленные сроки по выполнению обязательств, указанных в договоре переносятся на срок, в течение которого действуют форс-мажорные обстоятельства.

7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.

7.1. Все споры и разногласия между сторонами, возникающие в период действия настоящего договора подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.

8.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными лицами сторон и действует до «__» __________ 20___ г.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

9.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

9.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон.

10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

Поставщик: Покупатель:

11. ПОДПИСИ СТОРОН:

СПЕЦИФИКАЦИЯ №1

к договору поставки № __ /______ от «___» ____________ 20___ г.

Обозначение	Наименование	Кол-во, шт.	Цена, руб. с НДС 18%	Сумма, руб. с НДС 18%





			ИТОГО:

ИТОГО: ______________________ руб. в т.ч. НДС 18%.

Срок отгрузки не позднее ___ дней после 100% предоплаты.
Цена на согласованный в настоящей спецификации товар действительна до «___» __________ 20___ г. включительно.
Настоящая спецификация составлена в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон и является неотъемлемой частью договора.

Поставщик: Покупатель:

Договор о поставке товаров – является одним из главных юридических соглашений между двумя предприятиями . При заключении сделки составляются дополнительные соглашения, которые являются неотъемлемой частью договора. Одно из таких приложений – спецификации на поставку товарно-материальных ценностей. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое спецификация к договору поставки ТМЦ и её предназначение.

Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договору

Предназначение спецификаций

В том случае, когда заключается сделка, подразумевающая поставку товарно-материальных ценностей от производителя к заказчику (самостоятельно или при помощи посредников), между сторонами заключается договор. Так как список товаров и их описание занимает много места, создается дополнительное приложение, которое прикрепляется к договору. Это приложение является неотъемлемой его частью, и обладает той же юридической силой. Приложение в виде спецификации на поставку ТМЦ, заполняется по определенной форме. Она используется в таких договорах, как:

подряд;
оказание услуг на основе финансового вознаграждения;
других видов сделок.

Согласно установленным законом правилам, подобные документы используются в качестве приложений к любым договорам. Они могут заполняться как во время заключения договора, так и после того, как стороны подпишут соглашение. Для того чтобы документ получил юридическую силу, необходимо в заполненных бумагах сделать отметку, где указывается принадлежность к конкретному договору. Отсутствие подобных отметок, может стать причиной потери юридической силы документа. Это означает, что в случае судебных разбирательств, подобные приложения рассматриваться не будут.

В спецификациях на поставку ТМП приводится список передаваемых товаров. К категории товарно-материальных ценностей относятся различные механизмы, производственное сырье и расходные материалы, оборудование, а также другие категории ценностей . В некоторых случаях, в этом документе фиксируется схема оплаты. Здесь указывается промежуток времени, за которое необходимо оплатить полную или частичную стоимость ТМЦ, этапы поставки и стоимость единицы товара.

Бланки, использующиеся в 2018 году

На сегодняшний день, четкий регламент заполнения данного документа отсутствует. Этот нюанс дает право каждому предприятию разработать собственную форму, которая в дальнейшем будет использоваться в качестве первичной документации. Однако, к заполненным бумагам имеется ряд определенных требований, касающихся отражаемой информации.

Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме

В первую очередь необходимо указать номер приложения данного документа. Далее приводится ссылка на договор, его наименование, а также дату заключения сделки. Для удобства оформления бланка, перечисление товаров можно осуществлять в виде таблицы. Готовая таблица должна содержать в себе столбцы с порядковым номером, названием и количеством товара, а также единицами измерения . Важно обратить внимание на то, что в большинстве случаев в качестве единицы измерения используется штука, однако допускается использование объемных или весовых единиц. В отдельном столбце указывается стоимость одной единицы ТМЦ, а в конце таблицы приводится общая стоимость. Помимо всего вышеперечисленного, заполненная таблица должна содержать в себе сведения о НДС.

После таблицы с перечнем товаров, указываются условия оплаты поставки. В качестве примера рассмотрим ситуацию, где половина стоимости ТМЦ, переводится в виде авансового платежа. Произвести такую оплату необходимо в течение шести рабочих дней с момента подачи счета. Вторую половину указанной суммы необходимо выплатить в течение четырнадцати дней с момента авансового платежа.

Обязательным условием заполнения спецификации является указание наименования предприятий, данных об ответственных лицах и даты заключения сделки. Помимо рукописных подписей, допускается использование цифровых копий, в том случае, когда предприятие использует подобные технологии. При использовании цифровых подписей, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

Важно обратить внимание, что спецификации с факсимильными подписями не имеют юридической силы.

Наличие печати на заполненном документе не является обязательным требованием . Необходимость штампования возникает только в том случае, когда одна из сторон использует данный метод при ведении внутренней документации. Ниже представлен образец спецификации на поставку товара, который наглядно демонстрирует, как выглядит данное приложение:

«Приложение №__

к Договору №_____

от «__» _________ 201_г.

Товары	Количество	Единицы измерения	Цена за единицу (в рублях)	Стоимость (в рублях)
1.
2.
3.
4.
5.
Итого: _________________ рублей
В т.ч НДС 18% ___________ рублей

Условия оплаты: оплата проводится в несколько этапов.

Первый этап:

Выплата аванса в размере ____% от стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета Исполнителем;

Второй этап:

Оплата ____% стоимости товаров, согласно Спецификации, производится Заказчиком в течение 5 (пяти) банковских дней, с момента получения уведомления от Исполнителя о наличии на складе Исполнителя и готовности к отгрузке товарно-материальных ценностей.

Срок выполнения поставки составляет не более __ недель со дня зачисления финансовых средств по авансовому платежу на расчетный счет Исполнителя.

Продавец: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Покупатель: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Спецификация к договору поставки образец, заполненный:

«Приложение №7

к Договору №31

Спецификация на поставку товарно-материальных ценностей

Товары		Количество	Единицы измерения	Цена за единицу (в рублях)	Стоимость (в рублях)
1.	Кресла	5	штука	500,00	2500,00
2.	Стулья	5	штука	200,00	1000,00
3.	Столы	5	штука	1500,00	7500,00
4.	Диваны	2	штука	3000,00	6000,00
Итого:17 000,00 (семнадцать тысяч, 00 копеек) рублей
В т. ч. НДС 18%: 3 060,00 (три тысячи шестьдесят рублей, 00 копеек) рублей

По условиям договора, оплата производится в два этапа.

Сначала производится авансовый перевод в размере 25% от общей стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней со дня выставления счета Исполнителем. На втором этапе, после получения Заказчиком уведомления о наличии на складе Исполнителя необходимой продукции, оплачивается оставшаяся сумма, согласно данной Спецификации – также в течение 7 (семи) рабочих дней.

Срок выполнения поставки составляет не более 2 (двух) недель с момента зачисления первого перевода на расчетный счет Исполнителя.

Исполнитель: Генеральный Директор ИП «МебельВДом»

Алексеев Алексеев Д.А.

Заказчик: Генеральный Директор ЗАО «ВашБизнес»

Морозов Морозов П.Л.»

Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие наделено правом выбора количества спецификаций, а также составлением образцов их оформления. Допускается создание как одного длинного перечня товарно-материальных ценностей, так и нескольких таблиц, разбитых по категориям товаров. В задачу составляющего входит указание на страницах договора количества спецификаций с фиксацией порядкового номера приложений.

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки

Ответственность за заполнение

Разобравшись с вопросом для чего нужна спецификация, давайте рассмотрим, на ком лежат обязанности за составление подобной документации. По установленным законом правилам, данный документ должен составляться исполнителем. В момент заключения сделки, готовый бланк передается заказчику для изучения. Допускается передача подобных документов после подписания договора. В большинстве случаев, исполнителем используются типовые бланки, в которые добавляются необходимые позиции.

В крупных организациях, занимающихся производством различных товаров, ответственность за разработку спецификации возлагается на руководителя отдела менеджмента. При отсутствии данной структуры в условиях предприятия, допускается составление бумаг лицом, обладающим необходимыми должностными полномочиями. Согласно текущему законопроекту, данные полномочия могут быть возложены на любого сотрудника. Единственным требованием является – наличие необходимых знаний для составления первичной документации.

Правила составления и пересылки

При разработке бланка спецификации необходимо учитывать несколько особенностей этого вида документа, который имеет первостепенную важность . Свободная форма заполнения подразумевает использования фирменных бланков для печати документа. Допускается использование электронных копий приложений в сочетании с бумажными.

Важно обратить внимание, что электронные версии должны быть заверены электронной подписью руководителей предприятий.

Документ изготовляется в количестве двух копий, одна из которых остается у исполнителя, а вторая передается заказчику . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки или исправления, но допускается дополнение готовых бумаг. В случае с необходимостью исправления, спецификация расторгается, после чего заполняется новый бланк. Также следует обратить внимание на условия хранения первичной документации. Согласно установленным правилам, данный документ должен быть прикреплен к договору. Действие приложения – до момента выполнения условий, оговоренных на страницах договора.

Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению

Передать заполненные бумаги, можно воспользовавшись одним из четырех нижеперечисленных вариантов:

Личная передача заказчику в лице директора организации или через секретариат;
С помощью электронной почты (необходимо наличие цифровой подписи);
При помощи Почты России (многие эксперты рекомендуют использовать заказные письма с уведомлением о получении);
С помощью курьерской службы, работающей по принципу «доставка прямо в руки».

Важно обратить внимание, что в приведенном выше списке отсутствует вариант передачи документов с помощью факса. На сегодняшний день, данный вид техники признан устаревшим. Помимо этого, при подобной передаче приложений, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

В том случае, когда компания исполнителя осуществляет поставку товарно-материальных ценностей на постоянной основе, необходимо разработать единый образец данного бланка, который будет использоваться в дальнейших сделках.

Решение конфликтов через суд

Основываясь на данных судебной практики, можно выявить важные правовые условия применения спецификаций. Несмотря на свободную форму составления и отсутствие регламента, существуют определенные правила на отображение ключевых сведений . Каждая спецификация должна содержать в себе информацию о точной стоимости товара, их количестве, а также общей сумме. Важно обратить внимание на то, что налог на добавленную стоимость указывается в отдельной графе.

Необходимость указания информации о выбранной схеме оплаты отсутствует. Однако выбранная схема не должна противоречить тем условиям, что были указаны в договоре. В некоторых ситуациях, возникает необходимость в заключение дополнительных соглашений, где рассматриваются условия оплаты. Также отсутствует необходимость в перечислении технических характеристик товарно-материальных ценностей, сведений об изготовителе и других параметров.

В случае с претензиями со стороны налоговой службы о несоответствии информации о товарно-материальных ценностях, в приложении к договору сведениям, приведенным в счет-фактуре, действия проверяющей инстанции считаются необоснованными. Это можно объяснить тем, что каждое предприятие имеет право решать самостоятельно, о том какие данные указывать в приложении. С точки зрения теории, данный документ является одним из средств юридической защиты, каждой из сторон. Так как договор, заключенный между заказчиком и исполнителем, имеет собственную юридическую силу, отсутствие спецификаций не снимает с каждой из сторон необходимость выполнения тех условий, на которых была заключена сделка.

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком

В случае претензий со стороны проверяющих органов, стороны могут использовать в качестве доказательств своей правоты:

Договор, где четко прописываются наименования и реквизиты обеих организаций, порядок поставки товарно-материальных ценностей и условия выплат. Также в некоторых договорах прописывается процесс урегулирования конфликтов.
Спецификации, имеющие уточняющую информацию о товарно-материальных ценностях, признаются действующими только при наличии самого договора. В заполненном документе в обязательном порядке должна иметься ссылка на договор.

При отсутствии самостоятельно изготовленной формы приложения, можно с нашего сайта.

Вконтакте

В компаниях, специализирующихся на продажах―практика определения окончательного ассортимента уже после подписания основного договора, стандартный рабочий момент.

Как правильно оформить сделку, если контракт заключён на долгосрочный период, а партии товара меняются с каждой поставкой?

В случае, когда на этапе заключения контракта партнёры не согласовали ассортимент товара, предусмотрена возможность прописать в договоре регламент его подбора.

То есть нужно перечислить, в каком порядке и какими документами будет определена номенклатура продукции на момент её отгрузки.

Один из таких документов - это спецификация к договору поставки , которая представляет собой его неотъемлемую часть также ассортимент можно указать в дополнительных соглашениях, в заявках и заказах либо товарных накладных и счет-фактурах, что обязательно указывается в контракте.

Информация этой статьи будет полезна частным предпринимателям и сотрудникам организаций, работающим над оформлением сделок.

Детально разберёмся в формах, научимся правильно заполнять документ, и приведём образец договора спецификации.

Для чего нужен это документ мы уже разобрали, теперь разберём его структуру. Словарь политехнических терминов привёл формулировку: спецификация - табличный бланк, указывающий состав изделия, содержащий обозначения основных компонентов, их название и количество.

К спецификации не предъявляются жёсткие требования и соответственно нет надобности в подобии единому образцу.

Форма спецификации к договору поставки произвольная и действует с момента подписания. Зачастую это таблица с необходимым количеством строк.

Ниже перечислен перечень возможных, но необязательных пунктов документа и зависят они от его разновидности.

Данное дополнение к договору должно иметь наименование, порядковый номер и дату.
Время последней корректировки с указанием ответственного лица.
Фирменная марка либо логотип компании правообладателя.
В спецификации, собранной из нескольких листов, указывается количество страниц и структура документа.
Приводиться расшифровка аббревиатуры, перечисляются используемые термины и обозначения.
Материальные условия сделки.
Технические графики, чертежи и рисунки.
Требования по технике безопасности.
Указываются условия по сертификации продукции.
Норма контроль с критериями проверки либо образцами.
Ответственное лицо в работе над спецификацией.
Сроки доставки.
Условия отказа от товара или пересмотр характеристик.
Условия оплаты, если таковые требуются и не прописаны в договоре поставки.

После двустороннего подписания―бланк уточнения приобретает статут полноценного юридического документа, равнозначного основному договору.

Судебная практика доказала: форма спецификации к договору купли/продажи и поставки, с проставленными подписями уполномоченных лиц и штампами покупателя, доказывает факт отгрузки товара.

Разновидности спецификаций

Наиболее распространённые виды спецификаций:

Погрузочная - сопроводительный документ на поставляемую партию товара. При наличии отдельных грузовых мест, оформляется поместное перечисление.
Приложение договора - основная составляющая документа поставки.
Приложение к счёту - неотъемлемая часть расчётного документа.

Несмотря на то что спецификация, как было сказано ранее, не является единым установленным документом, в торгующих организациях принято использовать унифицированную форму спецификации к договору купли-продажи ТОРГ-10 (постановление правительства от 25.12.1998 №132).

Оформляется бланк на момент поставки и расфасовки товара для планируемой транспортировки и является первичным учётным документом для бухгалтерии.

Перечень товаров указывается в отдельных графах с указанием массы брутто, в том случае когда товар отпускается в таре, её масса прописывается на обратной стороне бланка.

Внимание! Для удобства работы со спецификаций, рекомендуется организациям поставщикам разработать свой бланк-шаблон и прописать это в учётной политике компании.

Заполняем документы правильно

Договор поставки должен обязательно ссылаться на спецификацию. Одного приложения образца недостаточно обязательно укажите, что это основной документ для данного контракта.

Образец договора спецификации печатается на отдельной странице, его необходимо подписать сторонами до реализации.

Без согласования вы рискуете приобрести товар, не соответствующий требуемым характеристикам, что неминуемо приведёт к судебным тяжбам и лишним финансовым затратам.

Отсутствие даже одной из росписей сторон, заключивших сделку, послужит причиной для невыполнения данной спецификации. Только двухстороннее подписание документа придаёт ему юридическую силу.

Договор и лист спецификации печатаются в нескольких экземплярах, по общему количеству партнеров по сделки.

Главное требование по заполнению: непременно в шапке должны быть указаны―дата подписания, порядковый номер с указанием к какому договору является приложением.

В крупных холдингах с одной и той же компанией могут быть оформлены разные договора, внимательно перепишете номер и дату заключения основного контракта.

Заполняя спецификацию, проверяйте верны ли реквизиты сторон―название поставщика и покупателя, указываются они вначале и в конце договора и обязательно должны соответствовать основному документу.

Повторимся, что наличие на спецификации росписей и штампа организации, а также указание даты - обязательны.

При нарушении перечня спецификации при реализации товара повлечёт штрафные санкции за невыполнение договорных условий.

Заключение долгосрочных контрактов на поставку с разбивкой на периоды с проверенными поставщиками гарантирует качество продукции, заполненный стокнот к договору станет ассортиментным перечнем в каждом случае отдельно.

Заблаговременно пропишите в основном документе условия и дату поставки и оплаты, по требованию и места разгрузки.

Помните правильное оформление документации убережёт предприятие от массы проблем со множеством проверяющих инстанций.

Возможно, будет полезно почитать: