Пример служебной записки на командировку. Служебная записка на командировку

Если сотрудник направляется в командировку, работодателю следует оформить ряд документов. Работнику же нужно будет только ознакомиться с ними. Важно — должна быть составлена служебная записка в командировку согласно образцу 2017 года.

Служебная командировка и служебная записка

Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

  • За работником сохраняется основное рабочее место;
  • Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно ;
  • Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в .

Служебная записка об отмене командировки — образец

Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:

  • Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
  • Погодные условия не позволили продолжать работу;
  • Иные значимые причины.

Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу. Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:

  • В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
  • Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.

Служебная записка на командировочные расходы — образец

Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

Служебная записка на командировку на личном авто — образец

Если гражданин решил отправиться в поездку в 2017 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены . Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.

Служебная записка на продление командировки

Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.

Кто пишет служебную записку на командировку директора?

Как гласит текущее законодательство, записка руководителя о направлении в поездку должна быть составлена вместо задания, отчета о выполнении работы и командировочного удостоверения. На этом основании оформляется и приказ. Если документ пишется на командировку директора, ее имеет право составить либо сам директор, либо уполномоченное или вышестоящее лицо.

Служебная записка – это внутренний документ, на основании которого возможно подтвердить отправку работника в командировку. Значительно чаще ее пишут, когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как верно подтвердить поездку.

Кто должен подтверждать командирование

Согласно Распоряжению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Распоряжению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке (пример 2017 представлен ниже) составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, исходя из этого допускается ее сдавать или в тот рабочий день, когда закончилась командировка, или на следующий рабочий день после ее завершения.

Крайне важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся затраты на горючее, стоянку, иные цели. Лишь при наличии первичных для учета бумаг возможно будет компенсировать затраты работника. На базе одной служебки доказать применение личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно запрещено, подчеркивается в письме Министерства финансов России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Служебная записка о направлении в командировку. Пример и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым нужно следовать при составлении служебки, исходя из этого ее возможно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Служебная записка составляется на странице форматом А4. В случае если у компании имеется фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Документ адресуется лицу, который принимает решение о направлении в командировку, к примеру, начальнику организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже нужно уточнить, кто является автором служебной записки, командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Приблизительно во второй трети страницы по центру указывание наименование документа. Точка в конце не ставится.
  5. Потом идет подробный текст, где детально разъясняется, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок был направлен в командировку. Дополнительно нужно указать, употреблялся ли персональный или рабочий транспорт. В случае если да, то вписываются государственные номера автомобилей, и информации о водителе. Помимо этого, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, потому, что это разрешит определить продолжительность поездки.
  6. Следующий раздел – приложения. В нем нужно прописать, какие поэтому первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Потому, что список оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем несложнее бухгалтеру списать затраты на командировку.
  7. Последнее, что нужно сделать, – поставить дату составления записки и подписать ее.

Примерный пример документа

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с управлением, а после этого применяют по назначению.

В случае если незапланированные поездки по работе – нередкое явление в компании, в одном из ее внутренних документов возможно утвердить пример либо бланк служебной записки. Тогда работникам будет несложнее отчитываться, а бухгалтеру – новости учет и списывать затраты.

Особенности при командировании ИП и директора

В то время как речь заходит о командировании наемных работников, Сложностей нет. А вдруг по работе в другой населенный пункт отправляется личный предприниматель? Нужно ли ему подтверждать поездку и затраты на нее? В письме Минфина от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Но лучше перестраховаться и таковой документ написать, и приложить доказательства. При таких условиях у сотрудников налоговой администрации не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, словно бы им тоже разрешается не составлять служебные записки. Разъясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, исходя из этого не имеет смысла дублировать его текст. Но с позиций налогообложения такая позиция неверна. Так как, служебка составляется поэтому чтобы подтвердить продолжительность командировки и затраты. И одного приказа в этом случае будет слишком мало.

Согласно постановлению Правительства РФ №1595, подписанному 29.12.2014 года, теперь, уезжая в командировку, не нужно составлять удостоверения, писать служебное задание и подавать отчет о выполненной работе. С 2015 года единственным документом, сопровождающим рабочую командировку, является служебная записка.

Служебная записка может потребоваться в том случае, если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте. Особых требований к составлению этого документа нет, т.к. он пишется в свободной форме. Однако в служебной записке об использовании личного автомобиля в командировке обязательно должна указываться следующая информация: дата и время начала и окончания поездки. Эта информация необходима для того, чтобы бухгалтерия предприятия могла посчитать сумму суточных. Например, если сотрудник возвращается из командировки после 12-ти часов ночи, в сумму его суточных будет добавлен еще один день.

Согласно правилам, служебная записка должна быть дополнена следующими наименованиями:

  • путевой лист;
  • квитанции об оплате парковки;
  • кассовые чеки на бензин.

Кроме того, в этом документе следует указать все траты, связанные с использованием транспорта – платные дороги и пр.

Пример служебной записки на командировку

Директору ООО «Восток-центр»

Петрову Богдану Александровичу

от старшего менеджера по продажам

Хмельницкого Дмитрия Юрьевича

Служебная записка

Сообщаю, что я, Хмельницкий Дмитрий Юрьевич, отправился в командировку 16.01.2016 года в 10 часов 00 минут из г. Москва в г. Санкт-Петербург, используя собственный автомобиль.

Наименование: легковой автомобиль

Марка: Skoda Octavia

Регистрационный номер: А798АР73

Вернулся из командировки 20.01.2016 г. в 19 часов 30 минут.

Общая продолжительность командировки составила 5 календарных дней.

К служебной записке прилагаю следующие документы:

1. Путевой лист.

2. Кассовые чеки на бензин;

3. Квитанцию об оплате парковки.

Чем крупнее предприятие, тем дальше его руководитель от «кухни» совершения сделок и контактов. Но при этом именно он, директор, является работодателем для всех работников, и формально именно он отправляет их в командировки. Поэтому если начальник отдела считает необходимым послать своего подчиненного в служебную поездку, он должен сообщить об этом директору. Либо сам работник хочет поехать и обосновывает эту необходимость перед шефом. В обоих случаях вопрос решается одинаково: пишется служебная записка на командировку.

Обратимся к букве закона, и прочитаем внимательно главу 24 Трудового кодекса РФ, в ней перечислены понятия командировки, о гарантиях работодателя и материальных компенсациях. Очень подробно о командировках у нас уже написана целая серия статей:

А сегодня коротко:

Исключения из правил

Командировкой не считается три случая. Если, во-первых, сотрудника изначально брали на работу, предусматривающей разъездной характер работы (синдром «коммивояжёра»). Во-вторых, чья трудовая деятельность носит разъездной характер (это относится к профессиям «торгового представителя», «представителя компании в режиме хоум-офис» и так далее). В-третьих, под командировку не попадает случай, если сотрудник, отправляемый в поездку, не имеет трудовых отношений с предприятием-работодателем.

Инициатором командировки может быть как работодатель, так и сотрудник. Если работодатель, то все документационное обеспечение командировки – по крайней мере, на уровне управленческих документов, – сводится к изданию соответствующего приказа. Служебная записка не нужна: не будет же генеральный директор писать ее сам себе.

Служебная записка на командировку

Однако бывает иначе, когда с инициативой отправиться в служебную поездку выступает работник. Эта информация доводится до сведения руководителя самим работником или его непосредственным начальником при помощи служебной записки.

На основании этой служебной записки в отделе кадров будет составляться приказ о направлении в командировку, а бухгалтер будет рассчитывать выплаты. Поэтому очень важно подать информацию максимально полно. Для того, что бы не «наломать дров» сотруднику при составлении служебной записки на командировку, необходимо соблюсти несколько правил:

  • указать в документе кто едет: должность, фамилию, имя и отчество полностью;
  • указать в документе город и организацию, куда должен прибыть командированный;
  • обозначить цель командировки (сотрудник не может поехать куда хочет и просто так). Служебная записка на командировку должна изложить причину поездки. Самый универсальный вариант формулировки в данной ситуации: «Для выполнения производственного поручения». Однако лучше писать конкретно, например так: «Для участия в выставке», «Для участия в обучающем семинаре», «Для передачи документов», «Для участия в согласительном совещании при администрации г.о. Тольятти» и т.д.;
  • прописать в документе сроки командировки в днях. Отдельного внимания, заслуживает пребывание сотрудника в командировке, например, в выходные дни или в дни государственных праздников. Это тема отдельного разговора, но если коротко: выходные и праздники, проведенные в командировке, тоже считаются.

Так как режим оформления командировок упрощен Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., изменились требования к сопутствующей документации. В этой статье рассмотрена служебная записка направление в командировку и важные детали, которые пригодятся на практике.

Упомянутым выше Постановлением отменены требования по обязательному созданию в письменной форме служебного задания и отчета по его выполнению, упразднено командировочное удостоверение. Оставлен только приказ, содержащий соответствующее распоряжение.

Но в пункте 7 постановления есть упоминание о служебной записке. Она составляется в том случае, когда для проезда используется не общественный, но индивидуальный транспорт. Это может быть автомобиль предприятия, собственность самого сотрудника, или взятый в аренду. Именно по такому документу определяются точные сроки начала и завершения командировки. В нем, по требованиям законодательства, должны быть ссылки на путевой лист, иные документы, подтверждающие расходы и целевое использование транспортного средства.

Служебная записка на командировку образец 2016-2017, или другого года составляется в произвольной форме. Главное, чтобы в ней был приведены сведения, которые необходимы в соответствии с нормами действующего законодательства.

Служебная записка на командировку: заполнение и дополнительные сведения

  • Документ составляется на имя руководителя организации, или подразделения, если такой порядок определен нормами положения самого предприятия о командировках.
  • В записке обязательно указываются даты и время убытия/возвращения. Такая точность необходима, ведь командировка будет считаться начатой даже при отправлении в 23:00 определенного числа. В соответствии с этим, в частности, рассчитывается начисление суточных.
  • Документ должен содержать данные о транспортном средстве, его принадлежности. В нашем примере есть ссылка на путевой лист, кассовый чек и квитанцию из гостиницы.
  • Указывать целевое назначение и название принимающей стороны не обязательно. Тем не менее, такие сведения пригодятся для упрощения и систематизации документооборота.

На практике возникают ситуации, когда никаких «проездных» документов с датами нет. Чтобы подтвердить факт пребывания в определенном городе допустимо предъявление письменного подтверждения из отеля. Проще всего, если гостиница использует кассовые аппараты и чеки стандартного вида, содержащие ИНН, наименование предприятия, иные идентификационные данные. В противном случае надо убедиться, что в предоставленном документе учтены требования законодательства к бланкам строгой отчетности.

Также допустимо подтвердить срок поездки другой служебной запиской. Не путайте ее с идентичным по названию документом, рассмотренным в данной статье. Она составляется в произвольной форме и содержит сведения о дате прибытия и убытия командированного работника. Ее заверяет официально ответственный сотрудник принимающего предприятия.

Несмотря на отсутствие законодательных требований, многие компании сохраняют старые виды отчетности, что закрепляется внутренними правилами. В частности, наличие формы Т-10а позволяет конкретизировать служебное задание и упростить контроль его выполнения. Образец формы можно найти в .



 

Возможно, будет полезно почитать: