Как правильно писать объяснительную военнослужащему. Объяснительная записка

Добрый день. К сожалению командование право, так как:

УВС ВС РФ
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ВОЕННОСЛУЖАЩИЕ И ВЗАИМООТНОШЕНИЯ МЕЖДУ НИМИ
Глава 1. ПРАВА,
ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ
Общие положения
…
При необходимости военнослужащий по приказу командира (начальника) обязан приступить к исполнению обязанностей военной службыв любое время.

Другой вопрос, что за привлечение к служебным обязаностям в выходные дни Вам положен отгул.

Приложение N 2
к Положению о порядке
прохождения военной службы
ПОРЯДОК
УЧЕТА СЛУЖЕБНОГО ВРЕМЕНИ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ СУТОК ОТДЫХА
1. Учет времени привлечения военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени (далее именуется - сверхурочное время) и отдельно учет привлечения указанных военнослужащих к исполнению обязанностей военной службыв выходные и праздничные дни (в часах) , а также учет (в сутках) предоставленных им дополнительных суток отдыха в соответствии с пунктом 1 статьи 11 Федерального закона «О статусе военнослужащих» и предоставленного им времени отдыха (в часах) ведется командиром подразделения в журнале.
2. Форма и порядок ведения журнала устанавливаются руководителем федерального органа исполнительной власти, в котором предусмотрена военная служба.
Правильность записей в журнале еженедельно подтверждается подписью военнослужащего.
3. Когда суммарное сверхурочное время (суммарное время исполнения должностных и специальных обязанностей в выходные или праздничные дни с учетом времени, необходимого военнослужащему для прибытия к месту службы от места жительства и обратно) достигает величины ежедневного времени, установленного регламентом служебного времени для исполнения должностных обязанностей, военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, по его желанию предоставляются в другие дни недели дополнительные сутки отдыха или они присоединяются к основному отпуску.
Дополнительные сутки отдыха в количестве не более 30, присоединяемые к отпуску, в продолжительность основного отпуска не входят.

В ВС РФ, например, правила ведения такого журнала устанволены

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 30 октября 2015 г. N 660
О МЕРАХ
ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВОВЫХ АКТОВ ПО ВОПРОСАМ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОХОЖДЕНИЯ ВОЕННОЙ СЛУЖБЫ ПО КОНТРАКТУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Если у Вас такого журнала не ведется, то Вам следует обратиться в прокуратуру гарнизона с требованием провести проверку и вынести представление об устранении нарушений закона командованием части, поскольку журнал не ведется, что ведет к нарушению прав военнослужащих на отдых.

А на службу, Вы обязаны были выйти.

И тут, к сожалению какие либо объяснения не помогут

Приветствую, Андрей! Я думаю, что понятия "служебное время" и "исполнение обязанностей военной службы" не одно и тоже. Второе - определяет статус лица, которое следует к месту военной службы и обратно. А вопрос учета служебного времени регламентирован Приложением N 2 к Положению о порядке прохождения военной службы (Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 "Вопросы прохождения военной службы"), где указано:
1. Учет времени привлечения военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени (далее именуется - сверхурочное время) и отдельно учет привлечения указанных военнослужащих к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни (в часах), а также учет (в сутках) предоставленных им дополнительных суток отдыха в соответствии с пунктом 1 статьи 11 Федерального закона "О статусе военнослужащих" и предоставленного им времени отдыха (в часах) ведется командиром подразделения в журнале...
3. Когда суммарное сверхурочное время (суммарное время исполнения должностных и специальных обязанностей в выходные или праздничные дни с учетом времени, необходимого военнослужащему для прибытия к месту службы от места жительства и обратно) достигает величины ежедневного времени, установленного регламентом служебного времени для исполнения должностных обязанностей, военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, по его желанию предоставляются в другие дни недели дополнительные сутки отдыха или они присоединяются к основному отпуску.
Таким образом, только в случае привлечения военнослужащего к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни учитывается время следования на службу и со службы. Во всех остальных случаях оно в учет не идет.
Кроме того, регламент служебного времени разрабатывается в частях с учетом 40 часовой рабочей недели, при этом "время в пути" для каждого военнослужащего индивидуально в расчет не входит. Прибывают и убывают со службы в соответствии с регламентом, все одинаково, без разницы во времени на дорогу каждого. И выходные дни предоставляются тоже всем одинаково. Нет отдельного расчета для тех, кому ехать 3 часа на службу и тем, кто живет в на территории части (кроме вышеприведенного мной случая). Да и сам учет "переработки" ведется далеко не везде и не всегда, а уж учет времени на дорогу (в выходные и праздничные дни) - это вообще "высший пилотаж", за 22 года моей военной службы такие примеры были, но очень редкие, эпизодические, и "выбивались" лишь особо упорными военнослужащими. Вот мое мнение по пункту 8 УВС. Согласны ли вы со мной?

[Закон «О статусе военнослужащих»] [Глава III] [Статья 28.1]

1. Военнослужащий или гражданин, призванный на военные сборы, который привлекается к дисциплинарной ответственности, имеет право давать объяснения, представлять доказательства, пользоваться юридической помощью защитника с момента принятия судьей гарнизонного военного суда решения о назначении судебного рассмотрения материалов о грубом дисциплинарном проступке, а в случае задержания в связи с совершением грубого дисциплинарного проступка — с момента задержания, знакомиться по окончании разбирательства со всеми материалами о дисциплинарном проступке, обжаловать действия и решения командира, осуществляющего привлечение его к дисциплинарной ответственности. Военнослужащий или гражданин, призванный на военные сборы, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, также имеет право участвовать в судебном рассмотрении указанных материалов.

2. В качестве защитника к участию в производстве по материалам о грубом дисциплинарном проступке допускается адвокат. Полномочия адвоката удостоверяются ордером, выданным соответствующим адвокатским образованием.

3. Права военнослужащего или гражданина, призванного на военные сборы, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, принимающего участие в судебном рассмотрении указанных материалов, устанавливаются Федеральным законом от 1 декабря 2006 года N 199-ФЗ «О судопроизводстве по материалам о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащим дисциплинарного ареста и об исполнении дисциплинарного ареста» (далее — Федеральный закон «О судопроизводстве по материалам о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащим дисциплинарного ареста и об исполнении дисциплинарного ареста»).

1 комментарий к записи “Статья 28.1 Закон о Военнослужащих. Права военнослужащего, который привлекается к дисциплинарной ответственности”

Статья 28.1. Права военнослужащего, который привлекается к дисциплинарной ответственности

Комментарий к статье 28.1

1. За нарушение воинской дисциплины или общественного порядка военнослужащий лично несет дисциплинарную ответственность. Комментируемая статья открывает введенный Федеральным законом от 4 декабря 2006 г. N 203-ФЗ и установленный с 1 января 2007 г. административный порядок привлечения военнослужащих к дисциплинарной ответственности. Его применение имеет место в случае совершения военнослужащим дисциплинарного проступка, не входящего в категорию грубых дисциплинарных проступков. На военнослужащего, нарушившего воинскую дисциплину или общественный порядок, могут налагаться только те дисциплинарные взыскания, которые определены в Дисциплинарном уставе Вооруженных Сил РФ и соответствуют воинскому званию военнослужащего и дисци��линарной власти командира (начальника), принимающего решение о привлечении виновного к дисциплинарной отв��тственности.

Комментируемая статья определяет статус военнослужащего — участника дисциплинарно��о разбирательства. Положения последней касаются всех стадий дисциплинарного разбирательства, независимо от тяжести проступка и назначаемой меры ответственности.

Законодатель в качестве процессуальных гарантий защиты прав и интересов военнослужащих, в отношении которых ведется дисциплинарное расследование, называет право последних:

давать объяснения;

представлять доказательства;

пользоваться квалифицированной юридической помощью;

знакомиться с материалами дисциплинарного разбирательства;

обжаловать действия и решения должностных лиц.

Реализация представленных правомочий военнослужащего, в отношении которого проводится дисциплинарное разбирательство, подчинено общим принципам и основам судебного разбирательства. В частности, получение объяснений по поводу характера совершенного дисциплинарного проступка, обстоятельств его совершения должно сопровождаться обязательным разъяснением военнослужащему его права не свидетельствовать против себя и своих близких родственников, предусмотренного ст. 51 Конституции РФ, а при необходимости его реализации. Командир (начальник) должен помнить, что в данном случае ему надлежит руководствоваться именно положениями последней нормы, которые имеют высшую юридическую силу по отношению к иным нормативным правовым актам. Ссылка на то, что военнослужащие должны поддерживать надлежащую дисциплину, всяческим образом оказывать содействие в этом командованию, в данном случае нелегитимна.

В целях обеспечения гарантий прав лица, привлекаемого к ответственности, законодателем установлено, что дело рассматривается с участием лица, в отношении которого ведется производство по делу. Допускается возможность рассмотрения дела в отсутствие такого лица, но только при условии, что оно было надлежащим образом извещено о времени и месте рассмотрения дела и что от него не поступило ходатайство об отложении дела либо в удовлетворении такого ходатайства отказано. В этой связи важное значение имело бы включение в комментируемый Закон правил о порядке извещения заинтересованных лиц о месте и времени рассмотрения дела.

Право военнослужащего отказаться от дачи объяснений может быть охарактеризовано как право на молчание. Военнослужащий не несет ответственности за отказ от дачи объяснений. Законом не предусматривается также возможность привлечения военнослужащего к ответственности за дачу ложных показаний.

Военнослужащим обеспечивается право на защиту в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (см. ст. 22 Закона и комментарий к ней). В соответствии с Федеральным законом «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» от 31 мая 2002 г. N 63-ФЗ в целях защиты прав, свобод и интересов физических и юридических лиц, обеспечения их доступа к правосудию в РФ адвокатами оказывается квалифицированная юридическая помощь на профессиональной основе. Адвокатская деятельность осуществляется на основе соглашения между адвокатом и доверителем. Соглашение представляет собой гражданско-правовой договор, заключаемый в простой письменной форме между доверителем и адвокатом (адвокатами), на оказание юридической помощи самому доверителю или назначенному им лицу.

Защитник допускается к участию в деле с момента начала дисциплинарного разбирательства.

2. Порядок рассмотрения дел в отношении грубых дисциплинарных проступков военнослужащих определяется в соответствии с требованиями Федерального закона от 1 декабря 2006 г. N 199-ФЗ «О судопроизводстве по материалам о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащим дисциплинарного ареста и об исполнении дисциплинарного ареста». К грубым дисциплинарным проступкам военнослужащих относятся:

самовольная отлучка;

опоздание из отпуска, командировки и лечебного учреждения;

опоздание или самовольный уход со службы;

нарушение правил несения караульной (вахтенной), внутренней служб и боевого дежурства;

исполнение обязанностей по службе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

нарушение требований безопасности, приведшее к потере работоспособности;

нарушение уставных правил взаимоотношений между военнослужащими;

промотание или утрата военного имущества;

проступки в общественных местах во внеслужебное время.

Материалы о грубом дисциплинарном проступке рассматриваются в гарнизонном военном суде с участием военнослужащего, в отношении которого ведется производство по указанным материалам. Военнослужащий, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке и который принимает участие в судебном рассмотрении указанных материалов, имеет право знакомиться со всеми материалами, представлять доказательства и участвовать в их исследовании, в том числе задавать вопросы участникам судебного рассмотрения указанных материалов с разрешения судьи гарнизонного военного суда, заявлять ходатайства и отводы, пользоваться юридической помощью защитника, общаться с защитником наедине и конфиденциально, а также пользоваться иными правами, предусмотренными комментируемым Законом и Федеральным законом «О судопроизводстве по материалам о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащим дисциплинарного ареста и об исполнении дисциплинарного ареста».

По ходатайству военнослужащего, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, в судебном рассмотрении указанных материалов может участвовать защитник, который допускается к участию в судебном рассмотрении указанных материалов с момента принятия судьей гарнизонного военного суда решения о назначении судебного рассмотрения. В качестве защитника к участию в судебном рассмотрении материалов о грубом дисциплинарном проступке допускается адвокат. Полномочия адвоката удостоверяются ордером, выданным соответствующим адвокатским образованием.

Защитник, допущенный к участию в судебном рассмотрении материалов о грубом дисциплинарном проступке, имеет право общаться с военнослужащим, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, наедине и конфиденциально, знакомиться со всеми материалами, собирать и представлять доказательства, участвовать в их исследовании, в том числе задавать вопросы участникам судебного рассмотрения указанных материалов с разрешения судьи гарнизонного военного суда, заявлять ходатайства и отводы.

По результатам судебного рассмотрения материалов о грубом дисциплинарном проступке судья гарнизонного военного суда принимает одно из следующих решений:

1) о назначении дисциплинарного ареста;

2) об отказе в назначении дисциплинарного ареста и о возвращении указанных материалов командиру воинской части (должностному лицу гарнизона), направившему в гарнизонный военный суд указанные материалы, для применения иной меры дисциплинарного воздействия, чем дисциплинарный арест, в случаях, если:

3) о прекращении производства по материалам о грубом дисциплинарном проступке в случаях:

б) передачи указанных материалов военному прокурору, если в действии (бездействии) военнослужащего содержится достаточно данных, указывающих на признаки преступления, и решение об освобождении военнослужащего от уголовной ответственности в установленном законодательством РФ порядке не принято.

На постановление судьи гарнизонного военного суда может быть подана жалоба военнослужащим, в отношении которого оно вынесено, его защитником, командиром воинской части (должностным лицом гарнизона), направившим в гарнизонный военный суд материалы о грубом дисциплинарном проступке, а также внесено представление военным прокурором.

Подача жалобы (внесение представления) не приостанавливает исполнение постановления судьи г��рнизонного военного суда. Жалоба (представление) рассматривается судьей окружного (флотского) военного суда единолично. По результатам рассмотрения жалобы (представления) на постановление судьи гарнизонного военного суда судья окружного (флотского) военного суда принимает одно из следующих решений:

1) об оставлении постановления судьи гарнизонного военного суда без изменения, а жалобы (представления) — без удовлетворения;

2) об изменении постановления судьи гарнизонного военного суда, если при этом не увеличивается срок дисциплинарного ареста или иным образом не ухудшается положение военнослужащего, в отношении которого вынесено указанное постановление;

3) об отмене постановления судьи гарнизонного военного суда, отказе в назначении дисциплинарного ареста и о возвращении материалов о грубом дисциплинарном проступке командиру воинской части (должностному лицу гарнизона), направившему их в гарнизонный военный суд, для применения иной меры дисциплинарного воздействия, чем дисциплинарный арест, в случаях, если:

а) к военнослужащему не может быть применен дисциплинарный арест;

б) к военнослужащему может быть применена иная мера дисциплинарного воздействия, чем дисциплинарный арест, исходя из обстоятельств совершения грубого дисциплинарного проступка, его последствий, формы вины и личности военнослужащего;

4) об отмене постановления судьи гарнизонного военного суда и о прекращении производства по материалам о грубом дисциплинарном проступке в случаях:

а) если имеется одно из обстоятельств, исключающих дисциплинарную ответственность военнослужащего;

б) передачи указанных материалов военному прокурору, если в действии (бездействии) военнослужащего содержится достаточно данных, указывающих на признаки преступления, и решение об освобождении военнослужащего от уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством РФ, не принято;

5) об отмене постановления судьи гарнизонного военного суда и о возвращении указанных материалов на новое рассмотрение судье гарнизонного военного суда, правомочному их рассмотреть, в случае выявления существенного нарушения процессуальных требований, предусмотренных комментируемым Законом, если такое нарушение не позволило судье гарнизонного военного суда всесторонне, полно и объективно рассмотреть указанные материалы.

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

отсутствие на рабочем месте;
совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
невыполнение рабочего плана;
в налоговую службу;
от кассира;
в детский сад;
в университет;
классному руководителю в школе;
отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

проблем со здоровьем;
ухода за одним из членов семьи;
экстренного ремонта;
автомобильной аварии;
ненадлежащих погодных условий;
временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

когда чек отбит на неверную сумму;
осуществления возвратов на чековой ленте;
неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
дата составления акта;
нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
описание ситуации, совершенное сотрудником;
причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.

○ Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(ст. 19 Трудового кодекса РФ).

○ Правила составления объяснительной.

Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.

✔ Структура текста.

Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:

Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
Причинная, объясняющая проступок.

Также нужно указать следующие факты:

Название организации, где трудится лицо.
Место составления документа.
Сведения о составителе (ФИО и должность).
Наименование документа («Объяснительная записка»).
Указание объяснений причин проступка.
Дата написания.
Зарегистрированный номер.
Подпись.

✔ Как сформулировать причины?

Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.

Главное в данном документе – правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:

Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
Обоснованность – укажите причины проступка.
Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.

Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.

○ Где может пригодиться?

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

✔ Объяснительная в школу.

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

✔ Объяснительная в институт.

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

✔ Объяснительная на работу.

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

✔ Объяснительная в полицию.

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Возможно, будет полезно почитать: