Уведомление о получении трудовой книжки и расчета. Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении? Как забрать трудовую книжку по почте

Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях требуется?

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день ().

Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

Расторжение трудового договора

Работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Увольнение осужденного работника

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная . В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Работника забрали в армию

Если сотрудника , трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Нежелание сотрудника получить книжку на руки

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

Оформление уведомления о получении трудовой книжки

Как написать такое письмо?

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

наименование и реквизиты организации;
номер документа;
дата создания;
ФИО сотрудника;
адрес, на который будет отправлено письмо;
название документа;
просьба забрать документ;
предложение переслать документ по почте;
подпись должностного лица и печать предприятия.

Пошаговая инструкция

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:

Пример уведомления

Каким числом и в какие сроки нужно оформить?

Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.

И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

Способы направления документа

Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

Снятие ответственности с работодателя

Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.

Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.

Когда пересылать трудовую книжку?

Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.

Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.

Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.

Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.

К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.

Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.

В каких случаях оформляется акт об отказе?

Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.

Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.

Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.

Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ , все же есть.

Прекращаем трудовой договор

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8)*(1), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения*(2). Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде*(3). По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).

Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

┌───────────┐ │ Код │ ├───────────┤ Форма по ОКУД│ 0301006 │ ├───────────┤ по ОКПО│ │ Общество с ограниченной ответственностью "Актив" └───────────┘ ─────────────────────────────────────────────────── наименование организации ┌───────────────────┬──────────────────┐ │ Номер документа │ Дата составления │ ├───────────────────┼──────────────────┤ Приказ │ 35 │ 12 марта 2013 г. │ (распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от "01" января 2009 г. N 57 , ── ──────── ── ────── уволить "12" марта 2013 г. ── ──────── ── (ненужное зачеркнуть) ┌─────────────┐ │ Табельный │ │ номер │ ├─────────────┤ Караськин Иван Васильевич │ 7715 │ ──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘ фамилия, имя, отчество Отдел закупок ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── структурное подразделение экономист ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата работников организации) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) _________________________________________________________________________ Основание (документ, номер, дата): приказ N 38 от 10.01.2013 г. "О сокращении штата", ───────────────────────────────────────────────────── уведомление исх. N 015-32 от 10.01.2013 г., уведомление исх. N 015-33 от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── 10.01.2013 г., письмо исх. N 015-33 от 10.01.2013 г. "О предложении ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий", акты от 10.01.2013 г. и от 06.03.2013 г. "Об отказе от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий" ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Руководитель организации генеральный директор Султанов А.Я. Султанов ──────────────────── ────────── ────────────── должность личная расшифровка подпись подписи С приказом (распоряжением) работник ознакомлен С содержанием приказа ознакомлен ────────────────────────────────────────────── личная подпись "12" 03 2013 г. от подписи отказался (акт от 12.03.2013 г. ── ───────────────── ── ─────────────────────────────────────────── прилагается) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от "05" марта 2013 г. N 35) рассмотрено ── ───────── ── ──────────

Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).

Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.15.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела кадров ООО "Актив" В.П. Кистановой, секретаря ООО "Актив" О.И. Марченко, экономиста отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськина В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину было предложено ознакомиться с его содержанием под роспись, от чего он отказался, после чего содержание указанного выше документа было зачитано ему вслух. На мой вопрос, заданный экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину о причинах его отказа от ознакомления с приказом под личную роспись, он ответил, что не согласен с увольнением. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин ────────────────── ......................................................................... Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин от подписи в настоящем акте отказался, в связи с чем содержание акта ему было зачитано вслух, что подтверждаем личными подписями. Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ───────

Заметки на полях. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Возвращаем трудовую книжку

По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(4), а также произвести с ним окончательный расчет*(5).

Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение*(6). Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться*(7). Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.

Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8).

Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).

Образец акта о невозможности вручить трудовую книжку

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.30.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела закупок ООО "Актив" И.Д. Шуваловой, экономиста отдела закупок ООО "Актив" Д.П. Носикова В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. в трудовую книжку И.В. Караськина (АТ N 453258) внесена запись об увольнении из ООО "Актив" в связи с сокращением штата работников организации по п. 2 ст. 81 ТК РФ (запись N 6). Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин сегодня, 12.03.2013 г., в течение всего рабочего дня с 08:30 до 17:30 отсутствовал на рабочем месте по неизвестным причинам, в связи с чем не представляется возможным ознакомить его с записями в трудовой книжке и вручить ему трудовую книжку. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела закупок ООО "Актив" Шувалова И.Д. Шувалова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" Носикова Д.П. Носикова ──────────── ──────────────────

Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»*(9). Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм*(10).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации*(11).

По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»)*(12). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

первичное трудоустройство;
порча;
потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней . Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения ( , ), Федеральных законов.

Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

реквизиты компании ;
личные данные уволенного ;
причину обращения ;
подпись работодателя .

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

с какого числа прекращены трудовые отношения;
почему (со ссылкой на нормативный акт);
мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

Объективные , не зависящие от работодателя и работника:
– болезнь уволенного работника;
– смерть;
– отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
– стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
Субъективные : личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
Фамилия, имя, отчество получателя.
Адрес регистрации получателя.
Регистрационный номер и дата исходящего документа.
Обращение к получателю по имени, отчеству.
Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
Личная подпись работодателя.

Внимание! Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет .

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками?

Одной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя.

Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие. Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку.

Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий .

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику , который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую .

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии.

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе .

На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.

В каких случаях отсылают?

Причины пересылки

Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.

Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой , в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой.

Как забрать из другого города?

Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

Как получить по почте?

Заявление на пересылку

Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление , которое подается работником в отдел кадров. Заявление составляется в произвольной форме.

В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником.

Форма заявления

В заявлении работник формулирует просьбу, согласно которой в определенную дату работодатель должен оправить ему на указанный адрес трудовую книжку письмом.

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом.

Как написать?

Заявление должно быть написано в произвольной форме , но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу – необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец.

Согласие на отправление

Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки , то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.

Письмо-уведомление

Отправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте – достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.

Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.

Возможно, будет полезно почитать: