Журнал регистрации приказов (скачать). Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях? Форма журнала приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности помогает организовать учет документов предприятия и, следовательно, повышает их эффективность. Читайте, как оформлять и правильно вести журнал.

Читайте в нашей статье:

Когда требуется журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности направлены на всех или большинство сотрудников организации. Таким приказом могут быть утверждены ПВТР или штатное расписание организации.

Этим же типом документов может быть назначено должностное лицо (например, новый директор или другой сотрудник, упомянутый в уставе организации) или зафиксировано создание нового структурного подразделения или филиала.

Также к распоряжениям по основной деятельности относятся приказы, касающиеся аттестации сотрудников, материально-технического обеспечения предприятия, сокращения штатной численности и т.д. Они должны регистрироваться отдельно от других распорядительных документов.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

На титульном листе книги регистрации приказов по основной деятельности необходимо указать:

Точное название организации.
Название журнала.
Порядковый номер журнала по счету.
Дату начала записей в журнале, оставив строку для даты окончания, которая будет вписана позже.

Также на титульном листе фиксируется:

срок хранения и, для удобства расчетов,
дата, до которой журнал будет храниться.
сведения о лицах, ответственных за ведение Журнала: ФИО, должность, основание (распоряжение руководства организации), период ведения ими журнала.

Также на титульном листе ставится заверительная надпись, журнал прошивается.

Форма заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности традиционно такова:

Порядковая нумерация записи в журнале.
Номер и дата приказа, который вносится в журнал.
Содержание (или наименование) приказа.
Данные по исполнителю: фамилия, имя, отчество и должность сотрудника.
Срок и отметка об исполнении приказа.
Примечания.
Свободная графа для внесения иной необходимой информации.

Главная новость

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации . Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа , каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются :

Титульный лист . На нем расположены:

наименование организации;
название документа;
дата начала ведения;
дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом . Здесь фиксируются:

Ф.И.О., должности ответственных лиц;
ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел . Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

порядковый номер приказа;
номер, название и дату регистрируемого документа;
количество листов в документе;
Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации :

максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об) :

назначении генерального директора;
назначении главного бухгалтера;
утверждении логотипа;
утверждении или изменении структуры организации;
обеспечении сохранности коммерческой тайны;
утверждении штатного расписания;
установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о :

дисциплинарных взысканиях;
праздничных днях;
ежегодных оплачиваемых отпусках;
краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель . Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила :

все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись .

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ . В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом :

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением . Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела , за работой с журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении :

на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как его оформить, скачайте образцы журналов

Читайте в этой статье:

Правила ведения журнала регистрации приказов

Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Книга приказов: образец оформления

на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Обязательных журналов регистрации пять, остальные - дело добровольное. Но даже если не хотите «разводить лишнюю бумажную работу», не торопитесь от них отказываться - прочитайте статью журнала "Справочник кадровика". В ней эксперты разобрали пять ситуаций, когда такие журналы помогают кадровику доказать свою правоту в суде и спастись от крупного штрафа.

Журнал приказов содержит несколько столбцов:

второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
в шестом краткое содержание;
в седьмом – подпись ответственного лица.

Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Журнал регистрации приказов по кадрам нужно заполнять четко и без помарок. Строго запрещено штриховать записи, зачеркивать буквы, пытаться убрать сведения с помощью корректирующих средств. Недопустимо наличие страниц, которые не имеют нумерации. Книга приказов по кадрам заполняется только сплошным текстом.

Как оформить журнал регистрации приказов

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

В акте нужно закрепить:

Ф.И.О. , должности работников, ответственных за составление, хранение документа;
сотрудников, на которых перекладывается обязанность вести журнал, если основные ответственные за него временно отсутствуют;
установленные периоды хранения книги регистрации приказов;
место хранения полностью заполненных документов.

Обычно ведением журнала регистрации приказов занимается секретарь, если организация небольшая. В крупных фирмах эта обязанность может возлагаться на отдельного работника. При этом ответственность за сохранность документа должна быть отражена в локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции, так как возможна порча книги или ее утеря. Некоторые фирмы ведут сразу несколько журналов – в обычном и электронном виде.

Несмотря на то, что книга приказов по кадрам - необязательный документ, эксперты рекомендуют вести ее каждой организации. Связано это с тем, что при проверках у фирмы есть всего три дня, чтобы подготовить необходимый пакет документов, который будет проверять трудовая инспекция или налоговая. В этом случае журнал регистрации приказов позволит быстрее найти нужные бумаги. Кроме того, он облегчает работу многих специалистов фирмы, так как позволяет систематизировать документооборот.

Если организация не хочет самостоятельно разрабатывать журнал регистрации приказов, образец документа можно скачать или купить в специализированном магазине. В первом случае книгу нужно не только распечатать, но и пронумеровать, опломбировать, после этого приступать к ее оформлению и ведению. При этом специалист, ответственный за ведение журнала регистрации приказов по кадрам, образец которого не установлен на законодательном уровне, обязан придерживаться общих правил заполнения документа.

Вложенные файлы

Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме.doc
Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме.doc
Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы.doc
Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
Журнал учета приказов о командировании работников.docx
Журнал по личному составу.docx

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п	Нормативный акт	Описание
1	Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10	Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2	Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000	Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3	ГОСТ Р 6.30-2003	Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

наименования предприятия;
названия документа;
даты начала и окончания ведения Журнала;
ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

08.17 – о создании новой линейки продукции;
08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Содержание документа	Ответственные за исполнение	К ознакомлению
48	03.08.17	84-ОД	О выпуске новой линейки продукции	Начальник производственного отдела Лубяной Н.С.	Сотрудники производственного отдела и департамента продаж
49	12.08.17	85-ЛС	О внесении изменений в штатное расписание	Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.	Все сотрудники
50	22.08.17	86-АХД	Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.	Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.	Сотрудники хозяйственного отдела

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях

Руководитель нашей компании требует внести корректировку в электронный документооборот в части регистрации ОРД, а именно: регистрацию производственных, административно-хозяйственных, кадровых и других приказов производить в одном журнале по порядковым номерам. То есть это будет выглядеть примерно так: 001-Пр, 002-Пр, 003-ПрК, 004-Пр, 005-Пр/ЛС, 006-Пр и т.д. Я давно работаю с делопроизводством, но с таким вопросом столкнулась только сейчас. Подскажите мне, пожалуйста, возможна ли такая регистрация или нет, на какие регламентирующие документы можно в этом случае сослаться, а также возникает вопрос, как хранить эти документы (номенклатура дел) и составлять опись при сдаче их в архив?

Ответ

К сожалению, порядок регистрации приказов в организациях и их нумерации можно отнести, скорее, к обычаям делового оборота, чем к нормам, которые хоть как-то регламентируются. Судите сами: в настоящее время описание порядка регистрации приказов дано в документах, которые не являются нормативными и могут использоваться только как методические.

Интересная информация о системах делопроизводства размещена здесь.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

п. 3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц.

3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Статья о делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

* приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

* приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Для большинства руководителей ссылка на методические документы вряд ли станет существенным аргументом. С моей точки зрения, в первую очередь необходимо попытаться установить реальные причины желания вашего руководства регистрировать приказы именно таким образом, задав руководителю прямой вопрос о том, почему он хочет ввести общую регистрацию всех приказов организации. Если вам удастся установить причины требований руководителя, то, возможно, вы сможете ему предложить альтернативное решение, которое устроит и его, и вас.

Эксперт делится важной информацией об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.

Самым большим недостатком предложенного руководителем варианта, с моей точки зрения, является риск того, что контролирующие органы, привыкшие к раздельной нумерации приказов, могут в каких-то случаях заподозрить организацию в непредставлении запрошенных документов. Так что если вам все-таки придется

переходить на сплошную нумерацию приказов, рекомендую всегда держать под рукой нормативный документ, которым установлены эти правила, а также общий журнал регистрации, - с тем, чтобы при необходимости доказать, что все запрошенные приказы определенного вида были представлены.

Возможно, будет полезно почитать: