Дубликат заполнения утраченной трудовой книжки. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать сведения ото всех работодателей?

Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

трудовая книжка утеряна;
она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:

следующий порядковый номер записи;
дата в графе 2 не заполняется;
в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации.

Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина - учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала « Делопроизводство и документооборот на предприятии »

Такому поведению могут быть разные причины. Например, работник мало работал официально или же устроился работать впервые (как оформить трудовую впервые — ). В этом случае он не может оценить всю важность трудовой и может халатно к ней относится.

Но также часто к трудовым халатно относятся и работодатели, и сотрудники отдела кадров.

Приняв работника на должность, они забывают о том, что трудовой документ гражданина должен быть сохранен. Зачастую, после многих лет работы при увольнении, работник не получает свою трудовую книжку, а работодатель лишь удивленно разводит руками выдавая расчет.

Кончено таких ситуаций возникать не должно, но они, тем не менее, то тут, то там имеют место быть. Некоторые граждане не могут защитить свои права и остаются без трудового документа. Мы расскажем, как нужно действовать, в случае, если трудовая книжка утеряна. Инструкцию для работника, потерявшего этот документ вы найдете .

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки

Какие штрафы грозят?

Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.

В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.

Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.

Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..

Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания способствует тому, что работник не может устроиться на работу , а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Все эти обстоятельства говорят только о том, что работодатель должен поплатиться за свою невнимательность или же невнимательность сотрудника отдела кадров.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально.

Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку . В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — ).

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.

Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в . Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.

При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

оповестить об этом работника;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки;
выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.

Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?

Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки.

Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек

Работодатель должен произвести следующие действия для того, чтобы предоставить в ближайшие сроки работнику дубликат трудовой книжки.

Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.

Как должен выглядеть дубликат трудовой книжки — точно также, как и оригинал:

Заявления

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.

Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.

Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти.

Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку.

Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю , но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Как правильно заполнять дубликат трудовой?

Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.

Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.

В бланках дубликата указывается вся информация , касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.

Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.

Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте ), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.

Записи в трудовой книжки должны иметь примерно такой вид: «1. 15.11.2015 г. ООО Стройгрант Принята на должность секретаря Приказ № 1 от 15.11.2015 г.». только после этого ставится печать и дата.

Помните о том, что наименование организации или же индивидуального предпринимателя всегда должно идти раньше, чем любые другие упоминания.

Однако в случае, если вы были приняты на работу и потом уволены и никаких записей больше не следовало в трудовой, то заново писать название организации вовсе не стоит.

Подходите к заполнению дубликата с особой аккуратностью , правильно исправляйте ошибки, чтобы вам не пришлось прощаться и с этим дубликатом и заводить себе уже дубликат дубликата.

Также при заполнении дубликата настоятельно помните о том, что при отсутствии некоторых записей для них нужно оставлять место.

Например, если между двумя принятиями на работу есть существенный разрыв во времени, а одна из организаций так и не прислала вам факт подтверждения работы работника, то оставьте пару свободных строк. Это делается для того, чтобы вы могли вписать недостающую информацию, в случае если она внезапно появится.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения:

Заключение

Потеря трудовой книжки это, безусловно, стресс как и для работника, так и для работодателя. Работник боится остаться обманутым и в дураках, ведь получается, что честно наработанный им стаж пропал и теперь без трудовой книжки его не возьмут ни на какую работу.

Работодатель в свою очередь боится плохой репутации, которую ему может создать работник, а также боится баснословных штрафов.

Поэтому две эти стороны должны прийти к единому консенсусу и попытаться помочь друг другу в столь сложной ситуации.

Работодатель должен направить все свои силы на восстановление дубликата, а работник не должен мешать ему объявлениями штрафом. При таком взаимодействии вы значительно раньше достигните нужного результата.

данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.

Что такое дубликат трудовой книжки

Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой. В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д. Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки выдается при необходимости замены подлинного документа. Фактически дубликат является документом, полностью идентичным подлиннику. В п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) сказано, что дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, т. е. существенных различий между подлинником трудовой книжки и ее дубликатом нет. Таким образом, унифицированный бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина России «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н, актуален и для дубликата.

Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».

Для сведения! Дубликат трудовой книжки необходимо отличать от ее копии, заверенной работодателем или иным уполномоченным сотрудником. Дубликат после его составления и заверки обретает силу подлинника, то есть первоначального документа, в то время как копия лишь воспроизводит информацию, которая содержится в оригинале трудовой книжки, и заменить его в полной мере не может.

Не знаете свои права?

В каких случаях предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 в пп. 31, 33 и 34 содержит исчерпывающий перечень ситуаций, при возникновении которых выдается дубликат трудовой книжки.

К таким ситуациям относятся:

Потеря трудовой книжки работником, а также ее утрата вследствие кражи, грабежа и т. п. Если трудовая книжка потеряна работником либо украдена кем-то, он должен сообщить эту информацию работодателю в течение 15 дней (п. 32 постановления № 225). В рассматриваемом случае в дубликат вносятся не все сведения, которые содержались в первоначальном документе, а лишь подтвержденные документами данные о стаже работника до последнего трудоустройства и данные о последнем месте работы, включая сведения о наградах и поощрениях.
Непригодность документа к дальнейшему использованию. Как и все прочие документы, трудовая может износиться, порваться, обгореть в результате пожара, пострадать от воздействия влаги и т. п. В этом случае абсолютно все записи, которые содержались в подлиннике, переносятся в новый документ — дубликат.
Наличие в подлиннике признанной недействительной записи об увольнении работника либо его переводе на другую работу. Хотя подлинник документа при этом не утрачивается, подобная запись может навредить работнику при дальнейшем трудоустройстве и повлиять на его репутацию. В этом случае все записи из оригинала переносятся в дубликат, за исключением информации о незаконном увольнении или переводе.
Массовая утрата трудовых книжек работодателем ввиду произошедшей чрезвычайной ситуации. В данном случае создается специальная комиссия, которая определяет стаж работника. Стаж определяется на основании представленных работником документов либо объяснений свидетелей (при отсутствии иных доказательств). Результатом работы комиссии будет составление акта, который и послужит основанием для выдачи дубликата трудовой.

Для чего издается приказ о выдаче дубликата

Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.

Как составить приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Требований к форме и содержанию такого приказа законодателем не установлено, что дает определенную свободу в его составлении. Главное, помнить при этом, что приказ должен содержать обязательные для такого рода документов реквизиты и соответствовать по содержанию и структуре обычаям кадрового оборота.

Наименование приказа.
Его порядковый номер.
Дату издания.
Наименование организации.
Обоснование приказа. Как правило, это формулировка вида: «В связи с утратой (указываются Ф. И. О. и наименование должности работника ) трудовой книжки, на основании поступившего заявления сотрудника… » В зависимости от конкретной ситуации вводная часть может меняться.
Далее, после надписи «Приказываю », идет непосредственное содержание приказа, начинающееся обычно с фразы вида: «Выдать (указываются Ф. И. О. работника) дубликат трудовой книжки, отразив в нем следующие сведения… ). Так как конкретизация сведений, требующих отражения в дубликате, необязательна, поскольку соблюдение требований по его заполнению — обязанность исполнителя, в приказе можно ограничиться по этому поводу общей фразой о том, что дубликат трудовой книжки должен соответствовать требованиям закона.
Сведения об исполнителях приказа. Чаще всего используется формулировка: «Поручить изготовление дубликата трудовой книжки (указываются должность, Ф. И. О. кадрового сотрудника)» .
Данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Впрочем, здесь можно ограничиться фразой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой ».
Наименование должности лица, издавшего приказ, и подпись.

ВАЖНО! Необходимо ознакомить с приказом под подпись как исполнителя, который будет изготавливать дубликат трудовой книжки, так и работника, которому он выдается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Трудовая книжка является важным для каждого работника документом. Кроме того она необходима и работодателям. Ведь в ней фиксируются даты принятия на работу, увольнения и другие передвижения по службе.

Хранится трудовая книжка в отделе кадров по месту трудовой деятельности. Но в некоторых случаях возможна ее утрата. В таком случае работнику может предоставляться дубликат документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составлять новый вариант необходимо в соответствии с определенными правилами. Чтобы не допустить ошибок, можно ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки, актуальный в 2019 году.

Когда возникает необходимость в копии

Оформление копии трудовой книжки является вынужденной мерой. Часто процедуру называют восстановлением. Однако данный термин не может применяться ни по юридическим, ни по логическим причинам. Ведь в ходе нее создается дубликат.

Необходимость создания второго экземпляра предусмотрена несколькими ситуациями:

Дубликат требуется при утере документа по вине самого собственника книжки или работодателя.
Второй экземпляр необходим при порче внешнего вида книжки, в результате которой записи нельзя рассмотреть. При этом не учитывается прямой умысел или случайность произошедшего.
Трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, могут быть утрачены массово при стихийном бедствии, пожаре или других чрезвычайных происшествиях.
Создание нового образца потребуется, если в книжку внесена запись, которая считается неправомерно сделанной. Среди таких ситуаций выделяют неправильные причины увольнения или отсутствие такового факта.

Определение виновного

Трудовая книжка может быть утрачена как самим работником, так и работодателем, осуществляющим хранение документа. В зависимости от того, кто виновный в утере, предусматривается два варианта развития событий.

При утрате трудовой книжки в ходе действий работодателя, сотрудник не будет нести за это ответственности. Поэтому восстановлением документа будет заниматься кадровая служба по месту трудовой деятельности. Для создания дубликата потребуется обращение в архивные и другие органы.

Однако это возможно в том случае, если книжка была потеряна при непредвиденных обстоятельствах:

пожар;
наводнение;
стихийное бедствие.

Порядок создания дубликата регламентирован законодательно. Если кадровик не знает, как провести процедуру, ему необходимо проконсультироваться с юристами.

Иногда работодатель не желает возвращать трудовую после увольнения. Тогда работнику потребуется обратиться в судебные органы. Помимо возврата трудовой истцу положена материальная компенсация за каждый день, считающийся просроченным при возврате документа. Суды часто выносят решения в пользу работников, быстро рассматривая подобные споры.

Иногда трудовые книжки утрачиваются самими работниками. И многие из них, не имея должного образования, не знакомы с процедурой восстановления.

Если документ был потерян при начале трудовой деятельности, восстановление не составит труда. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ при оформлении на работу при отсутствии трудовой книжки будущим работником подается заявление. В обращении к работодателю прописывается просьба оформить новую книжку.

Более трудным считается создание дубликата при наличии длительной трудовой деятельности. Для восстановления данных необходимо обратиться по последнему месту работы. В соответствии с письменным заявлением на имя работодателя, сотрудники кадровой службы должны быть привлечены к восстановлению информации. Чтобы дело пошло быстрее, можно отправить письменный запрос с уведомлением.

На основании Постановления Правительства РФ «О трудовых книгах» работодателю вменена в обязанности помощь по получению дубликата работником в течение 15 дней. В трудовую книжку будет внесены данные, которые подтверждаются документальными доказательствами.

В этом случае работник должен обратиться по местам бывшей трудовой деятельности с запросом о предоставлении справок. Также может понадобиться посещение архивов.

Кто должен оформить копию

Трудовая книжка имеется на руках у работника при отсутствии у него места трудовой деятельности. В остальных случаях документ находится на хранении у сотрудников кадровой службы по месту работы. Поэтому выдача сведений для получения дубликата возможна при заявлении, поданном на старую работу.

Заполнение копии трудовой книжки в случае утере не составляет труда. В момент приема на работу на сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). В ней отражены все данные о гражданине, включая предыдущие места трудовой деятельности. Записи вносятся в соответствии с данными трудовой книжки.

Хранение карточек осуществляется на протяжении года после увольнения сотрудника. Далее документация передается в архив, где остается на ближайшие 75 лет.

Поэтому при утрате трудовой книжки или ее негодности необходимо обращаться по месту последней трудовой деятельности. Кадровикам подается заявление на имя руководителя о выдаче дубликата документа.

Какие данные нужно восстановить

При потере трудовой книжки заявление составляется произвольно. Иногда в организации уже имеются правила составления документа. Это необходимо для конкретного изложения заявителем сути обращения.

В Постановлении Правительства РФ №225, изданном 16 апреля 2003 года, отражается порядок предоставления дубликата. В документе определены сроки, в течение которых копия должна быть выдана работнику. На процедуру кадровикам отводится не более 15 календарных дней.

Перед подачей заявления важно определить, кто виноват в утрате документа. Если книжка пропала по вине работника, ему необходимо будет подтвердить записи в трудовой документально.

Для этого нужно иметь в наличии:

архивные справки;
бумаги из Налоговой службы, Трудовой инспекции, Пенсионного фонда России;
ксерокопии трудовых договоров, которые заключались со всеми работодателями;
справки по предыдущим местам трудовой деятельности;
выписки из приказов о приеме работника и увольнении (заверенные копии документов).

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудового документа требует правильного оформления. Обязательным условием является идентичность его оригинальному экземпляру. Из этого правила исключаются только ошибочно внесенные записи, а также те сведения, которые невозможно восстановить ввиду отсутствия подтверждающей документации.

Заполнение и ведение дубликата производится на основании двух нормативных актов (Правил и Инструкции, которые отражают порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек).

Если кадровик не знает, как оформить второй экземпляр документа, он может ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки.

В копию важно внести данные о:

работнике (сведения из титульного листа);
трудовом стаже до приема в учреждение (на основании подтверждающих документов);
наградах и поощрениях на последнем месте работы.

Сведения вписываются в чистую трудовую книжку. На титульном листе обязательно ставится печать со словом «Дубликат».

Титульная страница должна содержать:

фамилию, имя, отчество;
дату рождения;
образование;
профессию;
специальность.

Личные данные должны быть указаны без сокращений. Аналогичное правило предусматривается в отношении даты рождения. При заполнении этих сведений нужно обращаться к паспорту.

Профессия, уровень образования и специальность прописываются в соответствии с дипломом при наличии подтверждающих документов. Если работник еще учится, то ориентироваться нужно на справку из вуза или зачетную книжку.

Титульный лист должен содержать дату заполнения. После внесения всех данных ставится подпись сотрудника отдела кадров, печать учреждения. Информация должна быть актуальной на момент внесения.

Данные о трудовой деятельности вносятся в таком же порядке, как и при первичном заполнении. Они подтверждаются соответствующими приказами или другими бумагами. Такое же правило предусматривается для раздела о награждениях.

В одной из граф раздела «Сведения о работе» нужно указать непрерывный трудовой стаж. Он определяется в виде суммарного значения без указания конкретных периодов.

После этого записываются все места трудовой деятельности с:

порядковым номером;
датой приема;
данными о приеме (структурное подразделение, должность, специальность, профессия, квалификация);
подтверждающими документами (реквизиты приказа).

Аналогичное правило действует в отношении перевода сотрудника в рамках одного учреждения.

В первой графе ставится номер по порядку.
Далее отмечается дата прекращения трудовых отношений с работодателем.
В третьей графе прописывается основание для увольнения при наличии подтверждающих документов.
Следующая графа содержит сведения о документе, на основании которого данные вносятся в дубликат.

Раздел со сведениями о работе должны быть заверен сотрудником кадровой службы, печатью учреждение и подписью владельца дубликата. Все записи идентичны документам, которые подтверждают их внесение. При отсутствии данных информация не может быть внесена.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Поэтому при выдаче дубликата в журнал учета движения прописываются дата выдачи новой книжки и снятие с учета старой.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Оформление, если работник уволился

Иногда работникам приходится сталкиваться со спорными моментами. Сотрудница Лисова А.И. обратилась в учреждение по месту последней работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Кадровики потребовали предоставление документа, из которого видно, что А.И. в этот период не имела официального трудоустройства в других местах. В соответствии с тем, что документ не был предоставлен, в выдаче дубликата ей было отказано.

Несмотря на увольнение работницы, действия работодателя считаются противозаконными. Ведь в его обязанности входит выдача дубликата при обращении гражданина.

Необходимость подтверждения трудовой деятельности не отражается на законодательном уровне. Поэтому выдача дубликата проводится в соответствии с общими правилами.

Особые случаи

Иногда сотрудники после оформления дубликата трудовой книжки, обнаруживают ранее пропавший документ. В законе не отмечается, что нужно делать в таких ситуациях.

Трудовая книжка должна быть все равно возвращена сотруднику. В момент оформления на пенсию она потребуется для подтверждения трудового стажа. В дальнейшем учет будет вестись на основании дубликата.

В некоторых случаях работники просят предоставить новую книжку вместо дубликата. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ такое право имеется только у новых работников при потере трудовой. В нем будут прописываться сведения, имеющиеся на момент приема на работу.

Порядок выдачи нового вкладыша в документ

Вкладыш в трудовую книжку должен вестись и оформляться в соответствии с тем же порядком, что и сам документ о трудовой деятельности. Поэтому восстановить его можно по аналогичным правилам.

При утрате вкладыша возможны два варианта восстановления. В первом случае необходимо обратиться к работодателю по последнему месту трудовой деятельности. Заявителю будет выдан дубликат в течение 15 календарных дней.

Во втором случае сотрудник при поступлении на новую работу может обратиться к руководству для оформления новой книжки или вкладыша. Для этого потребуется предоставление письменного заявления. Порядок заполнения не предусмотрен на законодательном уровне.

В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить . О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.

Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса

является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.

Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.

В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.

Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.

Когда нужен дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:

Утеря трудовой книжки . В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.

В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.

Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция

В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:

Другие нюансы и особенности оформления дубликата

При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:

Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая , что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.

Возможно, будет полезно почитать: