Как заполнить дефектную ведомость на списание автомобиля. Дефектная ведомость на ремонт автомобиля – образец и правила составления

Нет такого предмета, устройства или материала, который мог бы служить вечно. Все они рано или поздно получают различного рода повреждения или выходят из строя. Для восстановления прежних характеристик требуется сначала выявить дефект, а затем разобраться, как его устранить.

Что такое дефектная ведомость

Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.

В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:

бухгалтерии;
подразделения по эксплуатации оборудования;
службы по наладке и ремонту.

Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:

1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.

2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.

3) Перечислить все которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.

На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.

Если требуется ремонт автотранспорта

Многие предприятия имеют на балансе транспортные средства. Все они рано или поздно выходят из строя и нуждаются в ремонте. В зависимости от сложности и периодичности проведения различают текущий, средний и капитальный Все они проводятся на основании заранее составленного плана в соответствии с приказом по предприятию.

Специалисты проводят обследование каждого автотранспортного средства в целом, а также его отдельных узлов и агрегатов. Затем составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, где перечисляются все виды восстановительных работ, которые нужно будет выполнить, и производится подсчет денежных ресурсов, необходимых для проведения этих мероприятий. Обычно обслуживание транспорта производится специализированной организацией. Ремонтные же работы предприятие может осуществлять как своими силами, так и пользуясь услугами иных компаний со стороны. Все зависит от сложности выполняемой работы и наличия в штате специалистов нужного профиля и квалификации.

Если ремонт производится на стороне, то компания-подрядчик составляет смету с учетом всех неисправностей и подсчитывает общие затраты на восстановление. Затем представители предприятия сверяют ее с документом о выявленных дефектах, составленным ранее. Если в бумагах обнаруживается существенное расхождение, то представитель от предприятия должен будет написать на имя своего руководителя служебную записку с разъяснениями сложившейся ситуации.

Нужна ли вообще дефектная ведомость

Некоторые считают, что в составлении дефектной ведомости нет никакой необходимости. Это не совсем верно. Действительно, только специалист может выполнить работы по ремонту и восстановлению работоспособности объекта на нужном профессиональном уровне, а компания-подрядчик с учетом существующих расценок предоставит полный Но каждому действию нужно подтверждение. Вот и получается, что дефектная ведомость - это промежуточный документ, который позволит впоследствии оправдать запланированные на все это расходы.

Другими словами, эта бумага позволит аргументировать отнесение возможных затрат на тот или иной счет. Это особенно важно при составлении бухгалтерских балансов и расчете налогов. Есть еще одна причина, по которой документ о недостатках все-таки следует составлять. Наличие такой информации позволит проанализировать сложившуюся ситуацию. Она даст возможность разобраться с тем, что произошло с объектом, по какой причине, как это исправить и сколько это будет стоить.

Документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

Необходимо указать причины неисправности или невозможности использования, то есть дефекты объекта. Для этого создается дефектный акт. Каковы особенности его составления?

Базовые аспекты

Дефектный акт составляется при осмотре повреждений и неисправностей объекта. Документ становится основанием полного или восстановительного ремонта либо списания.

Составлением акта занимается специальная комиссия, утвержденная приказом руководителя. Члены комиссии осматривают объект и заносят полученные в процессе осмотра данные в бланк документа.

Данный акт применяется при оформлении дефектов, обнаруженных при монтаже, испытании, наладке оборудования, плановом его осмотре. Эта форма активно используется в самых разных отраслях для фиксирования дефектов оборудования.

При списании мебели следует учитывать сумму амортизационного износа. То есть при определении целесообразности ремонта в расчет принимается не начальная стоимость объекта, а сумма неамортизированной стоимости.

В дефектном акте следует указать первоначальную стоимость предмета мебели и сумму начисленной по нему амортизации. Если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость, мебель подлежит к списанию.

Если в бюджетной организации

В бюджетной организации стопроцентное начисление амортизации не является поводом для списывания имущества. Самортизированные объекты могут находиться в состоянии, пригодном для эксплуатации.

Поэтому списать имущество на основании дефектного акта можно лишь, когда выводы экспертной комиссии сводятся к невозможности использования объекта.

Отдельного внимания заслуживают дефектные акты бюджетных организаций, на основании которых осуществляется ремонт основных средств. Для отдельных отраслей предусмотрены унифицированные формы документов.

При отсутствии утвержденного бланка может использоваться самостоятельно разработанный документ. Главным условием является наличие в акте обязательных реквизитов, перечисленных в п.7 Инструкции к .

При ремонте нового оборудования и выявлении дефектовки работ его при монтаже, используется дефектный акт по форме ОС-16.

Если основное средство передается на ремонт в специальное подразделение, то составляется на внутренне перемещение по .

В случае привлечения подрядчиков надлежит заключать с исполнителями с оформлением ОС в ремонт. При приеме объекта из ремонта составляется акт приема-сдачи отремонтированного ОС по .

При проведении подрядчиком ремонтных работ здания, какие признаны строительно-монтажными, к акту ОС-3 дополнительно прилагается акт приемки и справка о стоимости исполненных работ .

Образец дефектной ведомости

Хотя и имеет сходства с дефектным актом, но все же обладает и отличиями. Данный документ создается по факту осмотра объекта, нуждающегося в модернизации либо ремонте.

Также ведомость составляют при принятии на ремонт имущества, находящегося на гарантии или сервисном обслуживании. Функции дефектной ведомости:

замена объекта;
составная часть общей сметы;
доказательство осуществленного осмотра и присутствие дефектов.

Составляется дефектная ведомость как дополнение к дефектному акту. В отличие от дефектного акта в ведомости наличие обязательных реквизитов не обязательно, поскольку данный документ относится к внутренней документации.

Образец дефектной ведомости выглядит так:

название документа;
выявленные дефекты;
перечень деталей, требующих замены;
подписи составивших лиц.

На основании ведомости составляется дефектный акт. Непосредственно к дефектной ведомости может прилагаться смета на ремонт.

Форма акта дефектации двигателя

Структура акта дефектации двигателя выглядит примерно так:

Название документа (акт дефектации двигателя, акт технического состояния).
Дата и место составления.
Состав комиссии с указанием должностей и фамилий.
Данные владельца объекта.
Данные привлеченных независимых экспертов.
Сведения об осматриваемом объекте (номер двигателя, регистрационный номер авто, иные идентифицирующие данные).
Результаты дефектовки (выявленные дефекты двигателя).
Время начала и окончания осмотра.
Использованные для осмотра технические приспособления.
Условия осуществления осмотра.
Рекомендации участников осмотра.
Прилагаемые документы (фото, и т.д.).
Подписи сторон.

Как и любой первичный документ, дефектный акт составляется в процессе осмотра объекта. Если это невозможно, то сразу же после завершения осмотра имущества.

Строительные работы в коммерческой деятельности всегда являются актуальными. Существует множество дополнительной сопроводительной документации составление которой строго обязательно. Многие из них являются документами строгой отчетности, являются обязательными при составлении отчетности различного типа. Именно таким...

Любой транспорт или его части со временем приходят в негодность. В некоторых случаях для обоснования ремонта или списания авто необходимо подтверждение. Таковым становится акт дефектовки авто. Как составить его правильно? Необходимость ремонта или модернизации объекта должна подтверждаться документально. Особенно...

Непригодность товаров и объектов становится основанием для создания акта с описанием дефектов. Руководствуясь данным документом, повреждения устраняются или объекты списывают с учета. Как формируют дефектный акт? В расходы любой организации периодически включается ремонт оборудования или основных средств либо их...

Любое оборудование имеет свой срок эксплуатации, после которого его необходимо списать. Чтобы сделать это правильно, нужно действовать в определенном порядке, регламентированном законом. Как провести списание основных средств в 2017 году рассмотрим в статье.

Любой бухгалтер, непосредственно занимающийся приемкой, начислением амортизации и списанием основных средств, должен четко знать порядок действий и необходимый список документов. В противном случае у налоговой службы могут возникнуть вопросы относительно правомерности списания, отсутствия обязательных документов.

Прежде чем проводить списание основных средств на предприятии, необходимо изучить приказ Минфина РФ №33н от 20 июля 1998 года. Он содержит в себе информацию об обязательных мероприятиях и документах, регламентирует порядок учета ОС.

Списание основных средств: документальное оформление

Списание ОС кажется делом обычным и простым, но на деле предприятию необходимо составить ряд бумаг, которые бы подтверждали правомерность выбытия основных средств.

Выбытию предшествует оформление приказа о создании специальной комиссии, которой поручается провести списание основных средств (документальное оформление образования такой комиссии строго обязательно). В состав ее включаются следующие лица:

главный бухгалтер компании;
технические специалисты;
МОЛ, за которыми закреплены основные средства, подлежащие выбытию.

Обязанности и функции комиссии по списанию ОС

В ходе создания комиссии определяются их полномочия. Методические указания предусматривают включение в этот список следующего функционала:

Комиссия проводит осмотр списываемого объекта. Она же занимается составлением всей документации, связанной со списанием. Сюда входят не только технические и коммерческие, но и бухгалтерские документы.
Устанавливают причину списания, а также невозможность использования объекта ОС для последующего использования, восстановления или продажи.
Определяют круг виновных лиц, если ОС пришло в негодность ранее установленного срока службы, было повреждено или частично испорчено. Комиссия в ходе разбирательства разрабатывает предложения по привлечению этих работников к возмещению ущерба.
Если некоторые части основного средства могут быть использованы в дальнейшей работе (например, в качестве запчасти для другого оборудования), то составляется список этих деталей, проводится их стоимостная оценка. В дальнейшем именно комиссия отвечает за демонтаж всех перечисленных деталей.
Заполнение актов по списанию, подписание всей необходимой документации.

По завершению осмотра объекта специальной комиссией составляется акт на списание. Форму этого документа утверждает руководитель организации. При желании можно использовать и унифицированные акты, утвержденные 21 января 2003 года после выхода постановления Госкомстата РФ №7. Если предприятие самостоятельно разрабатывает формы актов, то они обязательно должны соответствовать требованиям, отображенным в федеральном законе №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Формы актов на списание основных средств

В ходе работы комиссии могут быть составлены акты следующих форм:

ОС-4 применяется для списания одного объекта, не являющегося транспортным средством;
ОС-4а – заполняется в случае выбытия транспортных средств;
ОС-4б – он необходим для списания сразу нескольких основных средств, не относящихся к автотранспорту.

При передаче основного средства иным организациям используется акт приемки-передачи. Именно он является обоснованием для проведения списания в этом случае.

Обязательные реквизиты актов о списании

Главным документом, подтверждающим работу комиссии, является акт о списании. В нем в обязательном порядке указываются следующие сведения о списываемом объекте основных средств:

когда был произведен или возведен;
когда и по какой стоимости приняли на баланс предприятия;
срок эксплуатации;
общий размер начисленной амортизации;
почему списывается;
его качественные характеристики.

Особенности составления акта о списании

После составления акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. Только после этого в инвентарную карточку объекта проставляется информация о его выбытии. Этим занимается главный или другой уполномоченный бухгалтер. Инвентарная карточка должна храниться на предприятии после выбытия объекта еще в течение 5 лет.

Все бухгалтерские записи делаются на основании акта о списании. Документ составляется обязательно в двух экземплярах. Их передают следующим лицам:

ответственному бухгалтеру;
МОЛ данного объекта (только при наличии акта возможна сдача запчастей объекта на склад).

Согласно методическим указаниям, при списании объекта основных средств организация обязательно должна составить соответствующий акт. Какие-то дополнительные документы составлять в соответствии с законодательством не требуется. Например, приказ на списание основных средств, образец которого поможет составить бумагу правильно, обязательным не является.

Но иногда налоговые органы могут запросить его при проверке предприятия. Такое возможно, если во время процедуры списания появились связанные с ней расходы. Иногда приказ нужен, чтобы указать его в качестве основания для составления акта о списании.

Письмо Минфина РФ №03-03-06/1/454 от 9 июля 2009 года тоже дает понять, что приказ на списание во избежание путаницы лучше составлять. Но ни в одном законодательном акте не указано, как должен выглядеть такой документ, поэтому составлять его можно в произвольной форме.

Кроме стандартных реквизитов (номер и дата составления приказа, наименование организации, город) в тексте приказа должно быть:

инвентарный номер объекта;
причина списания;
срок ликвидации (если она подразумевается);
основание для составления приказа;
поручение бухгалтеру, МОЛ, кладовщикам или другим ответственным лицам.

Все лица, получающие указания в соответствии с приказом, должны проставить подпись, свидетельствующую об их ознакомлении с документом. Обязательно подписывает приказ и руководитель предприятия.

Списание основных средств: проводки

Списание основных средств подразумевает внесение изменений в баланс предприятия. Ответственный бухгалтер, зная причины, делает соответствующие записи. Из-за того, по какой причине происходит списание основных средств, проводки могут использоваться разные.

Списание основных средств, негодных для использования

Если организация проводит списание из-за износа объекта, то необходимо использовать следующие проводки:

Д01 (используется специальный субсчет по выбытию ОС) – К01 – для списания изначальной стоимости;
Д02 – К01 (субсчет) – производится списание амортизации;
Д91 – К01 (по субсчету) – списание оставшейся (не амортизированной) стоимости объекта.

Продажа ОС

Если же предприятие решило продать основное средство другой организации, то применяются такие проводки:

Д01 (субсчет) – К01 – списание изначальной стоимости;
Д02 – К01 (субсчет) – списывается амортизация;
Д91 – К01 (субсчет) – списываются остатки от стоимости объекта.

В этом случае остаточная стоимость отображается в составе прочих доходов. Дополнительно отображается выручка в соответствии с проводкой Д62 – К91. Необходимо отразить и размер начисленного НДС проводкой Д91 – К68.

Использование ОС в качестве вклада в УК

Речь идет о ситуации, когда основное средство передают другой организации в качестве вложения. Впоследствии изначальный владелец объекта будет получать дивиденды. Списание первоначальной стоимости и амортизации проходит так же, как и в двух предыдущих случаях, а вот саму передачу отображают следующей проводкой: Д58 – К01 (субсчет).

Существует и несколько других специфичных ситуаций, требующих использования особых проводок в бухучете предприятия.

Причины списания основных средств: примеры и термины

Акт на списание, приказ о списании – оба эти документа требуют указывать причины списания основных средств (примеры, термины помогут разобраться с возможными ситуациями).

В приказе Минфина РФ № 26н от 30 марта 2001 года сказано, что если основное средство выбывает из основного фонда организации или не может принести доход организации, то его стоимость необходимо списать.

Приказ Минфина РФ №91н от 13 октября 2003 года в качестве обоснования для выбытия основных средств указывает, что объект не используют на постоянной основе в производственных или управленческих целях.

Если же рассматривать списание основных средств более глобально, то можно выделить следующие причины:

организация продала ОС;
объект был передан другой организации на безвозмездной основе;
основное средство поменяли на другое;
из-за физического или морального износа;
порча (частичная или полная) вследствие ЧС;
ОС используется в качестве вклада в УК;
объект был украден, утерян или испорчен, что было установлено только вследствие проведения инвентаризации на предприятии.

Износ основного средства

Любое основное средство (за редким исключением) теряет свои качественные характеристики, выходит из строя. Использование такого оборудования со временем становится невыгодным для предприятия. Различают следующие разновидности износа:

Физический износ. Это материальный износ используемых основных средств, вследствие которого его свойства и эксплуатационные характеристики ухудшаются.
Моральный износ. Подразумевает обесценивание ОС из-за появления более технологичных и современных аналогов, что приводит к снижению затрат на производство в случае их использования. Этот вид износа не всегда возможно спрогнозировать, так как он зависит от скорости технического прогресса. Иногда оборудование морально устаревает уже через несколько лет, а иногда его использование актуально и через десятилетия. Этот параметр во многом зависит от того, в какой отрасли используется конкретное основное средство.

Физический износ может совпадать со сроком эксплуатации. Тогда все затраты на его приобретение будут полностью амортизированы. Если же изнашивание объекта произошло раньше установленного срока, то часть стоимости нужно будет учитывать при списании.

Другие причины списания ОС

Износ – не единственная причина для списания объектов ОС. Например, его могут просто продать другой компании. В этом случае составляется не акт о списании, а акт приема-передачи. Если ОС используют для внесения взноса в УК другой компании, то тоже используется акт приема-передачи, в этом случае стоимость объектов относится не на расходы, а признаются финансовыми вложениями.

Организация может потерять основные средства в результате их хищения или кражи. Тогда дальнейшие действия зависят от того, возможно ли установить ответственное лицо, является ли оно работником организации.

Причин для списания основных средств много, каждая из них имеет определенный регламент дальнейших процедур, требует отнесения понесенных расходов на определенные счета, а, следовательно, и составления соответствующих проводок.

Списание основных средств из-за его непригодности для дальнейшего использования не проводится без использования соответствующего документального подтверждения. Для наличия доказательств составляются следующие документы:

акты о списании (в них содержится информация, подтверждающая, что объект ОС списывается);
дефектные ведомости (они нужны для указания причин и аргументов, свидетельствующих о невозможности использовании объекта предприятием).

Для чего нужна дефектная ведомость?

Причин, по которым используется дефектная ведомость на списание основных средств (образец поможет правильно внести всю необходимую информацию), может быть несколько:

объясняет, почему нужно списать объект ОС, подходя к вопросу его использования с экономической точки зрения;
использование информации из нее позволяет проанализировать причины выхода из строя списываемого оборудования (это позволяет устранить выявленные причины, чтобы в дальнейшем избежать порчи оборудования и необходимости его списания раньше установленного срока эксплуатации);
является доказательством обоснованности списания объектов ОС с экспертной точки зрения (такой документ может быть затребован акционерами компании, ее инвесторами или другими заинтересованными лицами, чтобы убедиться в правомерности списания).

Обязательные реквизиты дефектной ведомости

Важнейшей частью дефектной ведомости является указание фактов, ввиду которых использовать основное средство на предприятии нельзя, а его списание нужно провести как можно быстрее. Чтобы вся обязательная информация была отображена в документе, необходимо составлять его в соответствии с определенной структурой.

Правильно составленная дефектная ведомость должна содержать в себе следующие данные:

название организации (прописывается полное наименование);
структурное подразделение, за которым закреплено основное средство, подлежащее списанию;
состав комиссии, проводившей экспертизу объекта списания (вносится информация обо всех технических специалистах);
вносится запись о невозможности дальнейшего использования основного средства;
информация обо всех исследуемых объектах (по каждому прописывают заводской и инвентарный номер, дополнительно вписывается стоимость ОС и ранее установленный плановый срок его использования);
информация об обнаруженных дефектах и установленных неисправностях по каждому объекту;
заключение комиссии о необходимости списания объектов ввиду нецелесообразности их дальнейшего ремонта или продажи из-за наличия серьезных неисправностей.

После составления документа его должны подписать все члены комиссии.

Образец дефектной ведомости

Заключение

Списание основных средств имеет немало нюансов и сложностей, которые необходимо изучить еще до начала процедуры ликвидации объектов ОС. Зная порядок проведения списания в соответствии с конкретными причинами, составления проводок и необходимых документов, организация сможет правильно провести списание, а в случае проверки налоговой службой сможет предоставить все бумаги, подтверждающие законность и обоснованность совершенных действий.

Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, оформляется при выявлении недостатков, изъянов либо брака в изготовленной продукции. Обнаружение их может осуществляться в процессе контроля качества покупателем, реализатором или непосредственно самим производителем. Рассмотрим подробнее, как заполняется дефектная ведомость на ремонт.

Общие требования

Многие специалисты интересуются, существует ли для рассматриваемого документа образец? Дефектная ведомость на ремонт составляется с учетом требований, установленных в ст. 9 ФЗ № 129. Дело в том, что унифицированная форма указанного документа отсутствует. Тем не менее при его составлении необходимо использовать общие правила. В частности, следует учитывать, что все операции, которые осуществляются на предприятии, должны подтверждаться оправдательными документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми ведется бухучет. Поэтому такая документация принимается на предприятии, если она оформлена согласно формам, присутствующим в специальных альбомах. Если же унифицированная форма отсутствует, то обязательными условиями принятия бумаг к учету является наличие установленных реквизитов.

Обязательная информация

Что должна содержать дефектная ведомость? Образец документа включает в себя:

Нюансы

Перечень сотрудников, которыми могут визироваться первичные документы, в том числе и дефектная ведомость, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером. Если оформлению подлежат операции с деньгами, подписывают бумаги директор организации и старший работник бухгалтерии. Допускается визирование документа уполномоченными ими сотрудниками. Дефектная ведомость составляется в момент совершения операции. В частности, при осмотре объекта и выявлении в нем изъянов. Если же это невозможно по каким-то причинам, документ оформляется по его окончании. Качественное и своевременное составление бумаги обеспечивают ответственные лица. Они также осуществляют передачу документа в установленный срок в бухгалтерию для последующего отражения данных в отчетности.

Зачем нужна дефектная ведомость? Бланк необходим для отражения информации, полученной в ходе визуального осмотра проблемного объекта. Документ должен ответить на следующие вопросы:

Кем подписывается дефектная ведомость?

Бланк составляется и визируется членами комиссии. Утверждение документа осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным им сотрудником. Например, если составляется дефектная ведомость на автомобиль, то утвердить ее может заведующий гаражом. Документ необходимо оформлять вместе с исполнителем работ. В этом случае не возникнет ситуации, когда объект сдан на ремонт, а при приемке выявились дополнительные дефекты. Если же такое произошло, то лицо, передающее материальную ценность, должно составить служебную записку. В ней сотрудник описывает, какие еще мероприятия необходимы, какие детали еще нужно заменить и сколько это будет стоить. Записка утверждается тем же лицом, которым была одобрена ведомость.

Назначение

Можно выделить три главные причины, по которым на каждом предприятии должна быть дефектная ведомость:

Хозяйственная выгода. Проводя осмотр объекта, в дефектную ведомость вносится описание проблемы и мероприятия, необходимые для ее устранения. Это позволяет предотвратить аналогичные изъяны в производстве продукции. На основании сведений разрабатываются мероприятия по недопущению подобных ситуаций.
Налогообложение. Ремонт должен быть экономически оправдан. Например, служащий налоговой инспекции при проверке может поинтересоваться у бухгалтера, почему покраска стен в цехах осуществляется дважды в год. Однако ответить на это специалист не сможет, потому что он не знает, зачем это нужно. Но, имея дефектную ведомость, бухгалтер вполне может обосновать все ремонтные мероприятия в компании. Этот документ составляется при участии профессионалов, которые сами указывают в документе характер работ, их обоснованность в соответствии с регламентами.
Прозрачность операции. При составлении дефектной ведомости становится ясно, что будет осуществляться: модернизация или ремонт. Зачастую эти мероприятия классифицируют по стоимости. Если требуется большое вложение средств, то это - модернизация, если не так много, то - ремонт. Однако в данном случае важно содержание операций, а не их цена.

Важный момент

Специалисты рекомендуют разработать для каждого объекта отдельный образец. Дефектная ведомость на ремонт оборудования по содержанию будет отличаться от документа, составляемого при осмотре помещения. Содержание бумаги должно быть понятно не только для членов комиссии, но и для контрольных организаций. Этот документ выступает в качестве основного при обосновании сметы расходов. В нем присутствует перечень изъянов, объемы работ, выводы и рекомендации по устранению дефектов.

Заключение

Таким образом, дефектная ведомость имеет важное практическое значение на предприятии. Она выступает в первую очередь как способ фиксации изъянов, обнаруженных при осмотре проблемного объекта. Кроме этого, документ отражает экономическое обоснование предполагаемых работ по устранению выявленных недостатков.

Дефектная ведомость включается в категорию первичных бумаг, которые принимаются бухгалтерией в процессе учета. В случае небольшого объема работ вместо нее может составляться акт. В отличие от ведомости, он оформляется самими работниками, уполномоченными руководством или начальником цеха. То есть в этом случае нет необходимости формировать специальную комиссию из трех представителей. Тем не менее акт также должен отражать полную картину сложившейся ситуации. В нем, как и в ведомости, должны быть указаны конкретные поломки, мероприятия, которые необходимо провести, а также стоимость работ.

Возможно, будет полезно почитать: