Особенности хранения электронных документов. Списание документов с истекшим сроком хранения Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовленны

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников - «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна - и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают - это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это - время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

3. Общие положения

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5. Использование электронной цифровой подписи

6. Правила работы с папками и документами

7. Классификация документов

8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9. Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

● прием и учет поступивших документов,

● подготовка и согласование проектов документов,

● учет и регистрация отправляемых документов,

● выдача поручений руководителями структурных подразделений,

● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

● коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

● иностранные названия необходимо писать без перевода;

● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

● входящие документы,

● исходящие документы,

● внутренние документы,

● бумажные документы.

Основная задача раздела - объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Согласование и утверждение инструкции

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений.

***

Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии (существует еще множество организационных факторов), но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.

Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту - must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах.

Большое количество документов приводит к тому, что у любой организации имеется приличное количество дел с различными сроками хранения, которые необходимо грамотно рассортировывать, чтобы избежать заминок через некоторое время. При этом часто задается один вопрос: когда можно уничтожать документы? Чтобы ответить на представленный выше вопрос, необходимо подготовить акт списания документов, который позволит принять подкрепленное фактами решение. Окончательное разрешение на это дает руководитель предприятия, подписывая соответствующий приказ (где также определяется экспертная комиссия).

Цены на услуги списания документов

Упорядочение документов организации с составлением описи дел долговременного срока хранения		850 - 890 руб.
Систематизация документов организации
Составление реестра на конкурсную документацию, договоры, карточки и другие виды документов
Упорядочение документов организации с составлением акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения	услуга до ста дел
Организация вывоза и экспедирование документов организации с последующим уничтожением		2 800 - 2 900 руб.
Погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование и вывоз документов на утилизацию без проведения экспертизы ценности документов	не более одной тысячи кг

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Оставить заявку

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Составление сметы

Проведение работ

Довольный клиент

Акт об уничтожении документов

Коммерческие организации могут составлять акты об уничтожении тех или иных документов в любой форме. Официально утвержденного порядка для таких случаев не существует.
Государственные организации, структуры, и органы местного самоуправления могут руководствоваться инструкциями для федеральных органов исполнительной власти, изложенными в приказе Росархива, изданном в 2009 году.
Законное оформление при уничтожении документации происходит путем ее передачи предприятиям, непосредственно перерабатывающим вторсырье, либо компаниям, занимающимся его сбором для последующей утилизации.

Когда необходимо списание документов с истекшим сроком хранения?

Списание проводится в таких случаях:

для экономии площади, занимаемой архивом;
при систематизации и для упрощения поиска необходимых документов;
для сохранения секретных данных, указанных в делах и в других целях.

Процесс предусматривает проведение экспертной оценки ценности, при которой комиссия отбирает, систематизирует, оформляет дела, списывает и архивирует их. После этого составляется акт на списание, он утверждается в государственном архиве и происходит фактическое уничтожение бумаг.

Порядок списания документов с истекшим сроком хранения

Таким списанием занимается созданная в организации экспертная комиссия. Обычно она состоит из профильных специалистов и руководителей направлений.
Списание документов с истекшим сроком хранения - основной предмет работы комиссии. Она определяет степень ценности тех или иных документов. Если документация архивной ценности не представляет, а сроки ее хранения истекли в соответствии с требованиями действующего законодательства, ее списывают.
Если документы могут содержать коммерческую или государственную тайну, а также личные данные персонала, их уничтожают. Для этой цели экспертная комиссия составляет соответствующий акт.

Сроки хранения основных кадровых документов

Наименование документа	Срок хранения
Коллективные договоры	Постоянно
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Журналы, книги учета: А) профилактических работ по технике безопасности; 10 лет Б) инструктажа по технике безопасности; В) проведения аттестации по технике безопасности
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Постоянно
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.): А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания; Б) других работников	Постоянно
Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников, в том числе временных
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения	5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)
Переписка об оформлении командировок	5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет
Графики предоставления отпусков
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним	15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Нормативно-правовое регулирование

Большинство случаев списание документов с истекшим сроком хранения регулируется федеральным законом от 2004 года об архивном деле в РФ.
Сотрудники архивов в организациях руководствуются соответствующим решением Росархива от 200 года.
Приказ Министерства культуры Российской Федерации, изданный в 2010 году, регулирует правила обращения с документами для госорганов и органов местного самоуправления. В 2007 году тем же министерством был издан перечень с указанием типовых документов в архивах, используемых организациями, занимающимися производственными и нучно-техническими направлениями.

Способы уничтожения документов

Упомянутая сдача документов с истекшими сроками хранения на переработку - только один из существующих способов уничтожения документации.
Некоторые документы могут быть сожжены. О таком сожжении в акте уничтожения документов делают соответствующую пометку.
Еще один способ уничтожения документации - ее измельчение в шредере. Если документы содержат конфиденциальные данные, их измельчают на более мелкие фрагменты.

Почему стоит обратиться в нашу компанию?

Мы обеспечиваем тщательную сортировку и проверку всех имеющихся документов, чтобы исключить вероятность появления ошибок. Кому понравится такое развитие событий, когда из-за невнимательности будет уничтожена важная бумага, по случайности попавшая в список утративших ценность? Поэтому в ООО «Фирма «АРТ» всегда соблюдают порядок списания документов. В Вашем распоряжении нет подходящих людей для списания документов? Тогда выбор ООО «Фирма «АРТ» станет действительно правильным решением.

Рисунок 55 – Окно «Поиск по номеру»

7. Нажмите кнопку «Записать».

Для того чтобы установить связь между документами, одного из которых нет в СЭДД «Дело», необходимо:

a. Открыть регистрационную карточку документа, существующего в СЭДД «Дело»;

b. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена;

c. Нажать на кнопку «Связки» (Рис. 53);

d. В открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить связку» (Рис.56);

Рисунок 56 – Окно «Связки»

e. Поле «Связанный документ» станет активным для ввода. Введите в данное поле номер и дату документа (которого нет в СЭДД «Дело») с которым необходимо связать текущий документ (Рис. 57). А также выберите соответствующий тип связки.

Рисунок 57 – Окно «Связки»

f. Нажмите кнопку «Записать».

6. Ввод отчета об исполнении

С помощью кнопок откройте необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку «Ввести отчет» (Рис. 58).

Рисунок 58 – Ввод отчета об исполнении

Откроется окно «Отчет исполнителя» (Рис. 59):

Рисунок 59 – Отчет исполнителя

В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета.

После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 60):

Рисунок 60 – РК с введенным отчетом об исполнении

Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей (сотрудников Вашего подразделения). После ввода отчета документ удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. Такие документы потом можно найти по поиску.

7. Снятие поручения с контроля

Поручение снимается с контроля при условии, что за всех исполнителей введен отчет об исполнении поручения. Для того, что бы снять резолюцию с контроля нажимаем кнопку «Редактировать поручение», показанную на рисунок 61.

Рисунок 61 – Область «Поручения»

Открывается окно резолюции (Рис. 62), в котором необходимо указать фактическую дату (дату снятия с контроля), затем нажмите кнопку «Записать».

Рисунок 62 – Снятие поручения с контроля

Сняв поручение с контроля, метка контрольности, расположенная с правой стороны поручения будет заменена маркером .

8. Снятие документа с контроля

Для того чтобы закрыть документ и снять его с контроля необходимо сначала найти его в кабинете или по поиску (Рис. 63).

Рисунок 63 – Стартовое окно программы «Дело»

Затем зайти в документ и нажать на панели инструментов сначала кнопку «Редактировать» . В поле «Факт» ввести дату исполнения РК.

Рисунок 64 – Контрольность документа

После установки фактической даты РК, отметка контрольности, расположенная в верхней части РК документа, будет заменена маркером если в РК нет контрольных поручений первого уровня.

9. Работа в кабинете

Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (Рис. 65).

https://pandia.ru/text/79/476/images/image165.jpg" width="448" height="362 src=">

Рисунок 65 – Главное окно программы

По умолчанию открывается папка №1 «Поступившие» (Рис. 66). В этой папке находятся записи о новых документах поступивших в подразделение, но еще не принятых к исполнению. Все документы в кабинет поступают на имя владельца (правый верхний угол) (Рис. 66).

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 66 – Кабинет. Папка «Поступившие»

Если документ в кабинет поступил по пересылке, по полю «Кому» или по полю «Адресат», то после ввода отметки об ознакомлении его можно удалить из кабинета (выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Удалить документ из папки»), если не требуется ввести проект резолюции.

Если требуется ввести проект резолюции, то после ввода проекта необходимо принять к исполнению документ. Для этого выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Принять к исполнению» (Рис. 67).

Рисунок 67 – Кабинет. «Принять к исполнению»

После этого запись о документа удалится из папки «Поступившие» и переместится в папку №2 – «На исполнении» (Рис. 68).

Рисунок 68 – Кабинет. Папка «На исполнении»

В данной папке запись о документе будет храниться до тех пор пока проект резолюции не будет утвержден (при наличии соответствующей настройки у пользователя) или не будет введен отчет об исполнении за владельца кабинета.

В папке №3 – «На контроле» (Рис. 69) находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета.

Рисунок 69 – Кабинет. Папка «На контроле»

В папке №4 – «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций (Рис. 70).

Рисунок 70 – Кабинет. Папка «У руководства»

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции (что бы удалить не верно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Cttl + D ). Данная кнопка необходима для рассылки утвержденных проектов резолюций. Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Разослать» в окне проекта резолюции.

В папке № 5 – «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работает руководители. Запись об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

В папке №6 - «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело.

Папка № 7 – «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован.

Папка № 8 – «На визировании» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирование проекта запись о нем исчезает из данной папки.

Папка № 9 – «На подписи» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки.

10. Журнал ознакомления с документом

Для того чтобы поставить в регистрационной карточке отметку об ознакомлении документов, необходимо:

− Открыть регистрационную карточку документа;

− Выбрать пункт меню «Реквизиты» «Журнал ознакомления с документом» (Рис. 71)

font-size:14.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 71 – Журнал ознакомления с документами

− Нажать кнопку «Редактировать», затем кнопку , в появившемся окне ввести фамилию лица ознакомившегося с документом и нажать кнопку «Выбрать», после установить дату и время ознакомления, для чего нажать на кнопку

Рисунок 72 – Журнал ознакомления с документом

11. Списание документов в дело

Списать документ в дело можно несколькими способами:

− С помощью функции «Поиск»;

− Из папки кабинета.

Для того чтобы списать документ в дело из кабинета необходимо открыть папку кабинета нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (Рис. 73) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (Рис. 74). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».

Рисунок 73 – Окно «Списание в дело»

Рисунок 74 – Справочник «Номенклатура»

Аналогично производится списание в дело при помощи функции «Поиск», для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы, осуществить поиск по необходимым критериям, далее нажать на необходимой записи правой кнопкой мышки и выбрать «Списать в дело».

Если необходимо списать связанные документы, то откройте РК и нажмите Действия-> Списать связанные РК (Рис. 75).

Рисунок 75 – Списать в дело связанные РК

После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании (Рис. 76).

Рисунок 76 – Журнал передачи документов

Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.

12. Поиск документов

Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (Рис.77).

Рисунок 77 – Главное окно программы

Рабочее окно режима Поиск разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов.

Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 78 – Окно поиска

Для того, что бы начать поиск нажмите кнопку «Начать поиск» (Рис.79).

Рисунок 79 – Окно поиска

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (Рис. 80).

font-size:14.0pt;line-height: 150%;font-family:" times new roman>Рисунок 80 – Окно «Найденные документы»

font-size:16.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>По вопросам эксплуатации и развития системы

электронного документооборота «Дело» обращаться :

Г . Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а

тел./, 566-822,

566-833, 566-844, 566-801

e - mail : delo @ biz - it . ru

www . biz - it . ru

Возможно, будет полезно почитать: