Что понимается под формированием дел. Формирование и оформление дел

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:

• · Номинальному;
• · Предметно-вопросному;
• · Авторскому;
• · Корреспондентскому;
• · Хронологическому

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом (например, переписка с фабрикой «Новая заря»).

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные(для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.

Составляется в четырех экземплярах:

• · Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
• · Второй в государственном архиве;
• · Третий в ведомственном архиве;
• · Четвертый является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:

• · Получение исполнительных документов;
• · Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
• · Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

• · Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;
• · Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
• · Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;
• · Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
• · При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
• · Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.
• · Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;

Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу . Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

● дежурствах;

● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила , утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. В него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в них черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие документы- по датам поступления, исходящие документы- по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; - дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Дела хранятся в службе делопроизводства (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта- заместитель дела (см. приложение 16).

По истечении сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива. Форма акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, приводится в приложении 15. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2005 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Решение вопроса об отборе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, принимается на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в организации составляются описи дел постоянного (приложение 17), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 18) и по личному составу (приложение 19).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. формирование дел

1.1 Признаки формирования дел

1.2 Правила формирования дел

1.3 Принципы расположения документов в деле

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов.

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

2.4 Способы изготовления бланков документов

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

3.3 Реквизиты, формы и содержание договоров

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 Приказ по основной деятельности

5.2 Приказ по личному составу

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

v раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;

v расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

v оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки -- только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела -- это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.

В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

1.1 Признаки формирования дел

1) Номинальный признак - в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности (акты списания материальных ценностей, протоколы производственных совещаний).

2) Предметно-вопросный признак - в дело объединяют документы одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание (документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости)).

4) Хронологический признак - в деле формируют документы за определенный период (планы капитальных вложений за 2014 год).

5) Корреспондентский признак - в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами (переписка с ПО «Радуга» о поставке продукции; переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений; переписка o кредитных операциях).

6) Географический признак - в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией (договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области).

7) Смешанный признак - включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков (переписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов).

Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела, /(ля этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.

Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.

Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы но вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела -- в течение всех лет работы.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.

1.2 П равила формирования дел

1. Следует помещать в дело те документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

2. В дело должны подшиваться только исполненные документы

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

5. В дело помещается только по одному экземпляру каждого документа.

6. В деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

7. В дело включаются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

8. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

9. Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами (СТБ 6.38-2004).

1.3 Принципы расположения документов в деле

формирование дело бланк документ

1. Вопросно-логический. Документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

2. Хронологический. В дело формируют документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как правило, в деле группируют документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

3. Нумерационный. Используется в случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

4. Алфавитный. Документы в деле группируются в алфавитном порядке, по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др.

5. Комбинированный. Включает в себя два или более из вышеперечисленных принципов.

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

v о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - срок хранения 3 года;

v о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - срок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются:

С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours);

Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours);

Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes).

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Yours sincerely

Dear Mark Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

В письмах иностранных корреспондентов подпись ставится обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:

Yours sincerely

. . . (signature)

Mr. J. Hill

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:

Yours faithfully

. . . (signature)

For the Manager K. Trapper

Перед подписью может стоять отметка р.р. -- «за» и «от имени» или Per pro -- «по доверенности» (от лат. «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Особенностью протокола является то, что он по своей сути представляет собой распорядительный документ, так как отражает принятые в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

2.4 Способы изготовления бланков документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов и изображением Государственного герба Республики Беларусь. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографическим способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

3. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОЙ ДОГОВОР (В.А.БРАТАШ)

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

Гражданско-правовые договоры по критерию "предмет договора" можно разделить на три основные группы:

v договор на выполнение работ;

v договор на оказание услуг;

v договор на создание объектов интеллектуальной собственности.

Рассмотрим, в чем заключается различие между названными группами гражданско-правовых договоров.

Согласно п. 1 и 2 ст. 30 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) работой признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц, а услугой признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Из приведенных понятий следует, что если гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой должны реализоваться в материальных объектах, то в данном случае с гражданином должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ, который по своей сущности является договором подряда.

Если же гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой не имеют материального выражения, то с гражданином заключается гражданско-правовой договор на оказание услуг.

В соответствии со ст. 980 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) объектами интеллектуальной собственности являются: произведения науки, литературы и искусства; исполнения, фонограммы и передачи организаций вещания; изобретения, полезные модели, промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем и др. Правоотношения, вытекающие из таких договоров, регулируются, в частности, разделом V ГК.

В соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам" (далее - Указ N 314) гражданско-правовой договор в обязательном порядке должен содержать следующие условия:

§ порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;

§ обязательство заказчика - юридического лица или индивидуального предпринимателя, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам, по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;

§ обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-правового договора, перечисленных в подп. 1.3 и 1.4 п. 1 Указа N 314, и ответственность за их невыполнение;

§ основания досрочного расторжения гражданско-правового договора;

§ ответственность за неисполнение заказчиком обязательств по оплате выполненной работы, оказанной услуги либо созданного объекта интеллектуальной собственности в виде неустойки в размере не менее 0,15% невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

В соответствии со ст. 9.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение заказчиком указанных требований заключения гражданско-правового договора влечет на него наложение штрафа в размере 10% от суммы договора, а при невозможности ее установления - до 15 базовых величин.

Согласно подп. 1.3 п. 1 Указа N 314 установлено, что заказчик, исходя из вида гражданско-правового договора, обязан:

v предоставлять при необходимости места для выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности по гражданско-правовому договору, соответствующие правилам охраны труда и требованиям техники безопасности;

v осуществлять подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации и проверку знаний граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требовать документы, подтверждающие прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ;

v не допускать (отстранять) к выполнению работ, оказанию услуг, созданию объектов интеллектуальной собственности в соответствующий день граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам в местах, предоставленных заказчиком, появившихся на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы;

v обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в т.ч. проверок условий выполнения работ, оказания услуг, создания объектов интеллектуальной собственности, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий;

v расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством.

Кроме того, подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 314 установлен ряд требований и к гражданам, выполняющим работу по гражданско-правовому договору. Граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, с учетом вида гражданско-правового договора обязаны:

v соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях организации;

v использовать средства индивидуальной защиты;

v проходить в установленном порядке подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности и медицинские осмотры.

3. 3 Реквизиты, формы и содержание договоров

Гражданско-правовой договор заключается с соблюдением простой письменной формы договора - в виде единого документа, подписанного двумя его сторонами - заказчиком и исполнителем. Со стороны заказчика гражданско-правовой договор подписывается руководителем или уполномоченным им лицом.

Образец договора

ДОГОВОР ПОДРЯДА N _______ (с физическим лицом) г.________________ "___" ________________ ____ г. В дальнейшем именуемое "Заказчик", в лице ______________, действующего на основании ________________, с одной стороны, и гражданин Республики Беларусь ______________, проживающий по адресу: _______________, в дальнейшем именуемый "Подрядчик", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика следующую работу: - ___________________________________________; - ___________________________________________ и сдать результат Заказчику по Акту сдачи-приемки в установленный настоящим договором срок, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Все работы производятся в помещении Заказчика по адресу: _______________. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заказчик имеет право: 2.1.1. проверять ход и качество работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность; 2.1.2. если Подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, Заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков; 2.1.3. если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, Заказчик вправе назначить Подрядчику разумный срок для устранения недостатков и при неисполнении Подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от договора либо поручить исправление работы другому лицу за счет Подрядчика, а также потребовать возмещения убытков; 2.1.4. Заказчик может в любое время до сдачи ему работы отказаться от договора подряда, уплатив Подрядчику часть установленной цены за работу, выполненную до получения уведомления об отказе Заказчика от договора. Заказчик также обязан возместить Подрядчику убытки, причиненные прекращением договора, в пределах разницы между частью цены, выплаченной за выполненную работу, и ценой, определенной за всю работу. 2.2. Заказчик обязан: 2.2.1. оказывать содействие Подрядчику в выполнении работы, в том числе предоставить место для выполнения работ по настоящему договору, соответствующее правилам охраны труда и требованиям техники безопасности; 2.2.2. в порядке и сроки, установленные настоящим договором, с участием Подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом Подрядчику; 2.2.3. осуществлять инструктаж Подрядчика по вопросам безопасных условий выполнения работ (при необходимости - проверку знаний); 2.2.4. обеспечить Подрядчику безопасные условия труда и уплачивать взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах"; 2.2.5. не допускать (отстранять) к выполнению работ в соответствующий день Подрядчика в месте, предоставленном Заказчиком, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы; 2.2.6. обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в том числе проверок условий выполнения работ, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий; 2.2.7. расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством; 2.2.8. уплачивать страховые взносы на государственное социальное страхование; 2.2.9. оплатить установленную настоящим договором цену работы в порядке и сроки, определенные в настоящем договоре. 2.3. Подрядчик имеет право: 2.3.1. самостоятельно определять способы выполнения задания Заказчика; 2.3.2. отказаться от исполнения настоящего договора полностью или частично в случае, если Заказчиком не созданы или ненадлежащим образом созданы условия, предусмотренные гражданско-правовым договором для безопасного выполнения работ; 2.3.3. получить оплату за качественно и в срок выполненную работу в сумме, порядке и сроки, оговоренные настоящим договором. 2.4. Подрядчик обязан: 2.4.1. выполнить работу лично; 2.4.2. немедленно предупредить Заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении: Возможных неблагоприятных для Заказчика и (или) Подрядчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы; Иных независящих от Подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок; 2.4.3. соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях Заказчика; 2.4.4. проходить в установленном порядке инструктаж, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, медицинские осмотры (при необходимости указать - использовать средства индивидуальной защиты). 3. ПОРЯДОК И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 3.1. Работа выполняется ______________________ (из материалов Заказчика / иждивением Подрядчика). 3.2. Сроки выполнения Подрядчиком работы: Начало выполнения работы: __________ г. Окончание выполнения работы: __________ г. 4. ЦЕНА РАБОТЫ, ПОРЯДОК И СРОКИ ОПЛАТЫ 4.1. Цена работы составляет ___________ белорусских рублей, в том числе подоходный налог в сумме _____, обязательные страховые взносы на государственное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее - ФСЗН) (1%) в сумме ____________. 4.2. Заказчик производит удержание и перечисление указанных в п. 4.1 сумм налога и взносов в ФСЗН в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Беларусь. 4.3. Заказчик выплачивает Подрядчику обусловленную цену работы за вычетом установленных п. 4.1 настоящего договора сумм подоходного налога и взносов в ФСЗН не позднее, чем в _________-дневный срок, следующий за днем окончательной сдачи Подрядчиком результатов работы по Акту сдачи-приемки, при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. (В договоре допускается предусмотреть возможность выплаты Подрядчику аванса.) 4.4. Оплата работы производится в кассе Заказчика по адресу: ________________________________________ (или указать иной способ выплаты). 5. КАЧЕСТВО РАБОТЫ 5.1. Качество выполненной Подрядчиком работы должно соответствовать требованиям, обычно предъявляемым к работам соответствующего рода (или указать о соответствии требованиям ГОСТ, СТБ и т.п.) 5.2. В случаях, когда работа выполнена Подрядчиком с недостатками, которые делают результат работы непригодным для обычного использования, Заказчик вправе по своему выбору потребовать от Подрядчика: Безвозмездного устранения недостатков в разумный срок; Соразмерного уменьшения установленной за работу цены. 5.3. Подрядчик вправе вместо устранения недостатков, за которые он отвечает, безвозмездно выполнить работу заново с возмещением Заказчику причиненных просрочкой исполнения убытков. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 6.1. За неисполнение Заказчиком обязательств по оплате выполненной работы Заказчик уплачивает Подрядчику неустойку в размере 0,15 процента невыплаченной суммы за каждый день просрочки. 6.2. За неисполнение Подрядчиком определенных настоящим договором сроков выполнения работы Подрядчик уплачивает Заказчику неустойку в размере ________ процента от суммы настоящего договора за каждый день просрочки. 7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 7.1. Настоящий Договор заключен на срок до __________ г. 7.2. Стороны могут досрочно прекратить действие настоящего Договора в следующих случаях: 7.2.1. по соглашению Сторон - в любое время; 7.2.2. по инициативе одной Стороны - в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь и п. 2 настоящего договора. 7.3. Настоящий Договор может быть изменен только по обоюдному согласию Сторон. Все изменения и дополнения к Договору оформляются в письменном виде. 8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8.1. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Республики Беларусь. 8.2. Ни одна из сторон не имеет права передать третьему лицу свои права и обязательства по настоящему договору без письменного согласия другой стороны. 8.3 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН ЗАКАЗЧИК ПОДРЯДЧИК Наименование Отчество Банковские реквизиты Паспортные данные Страховой номер согласно страховому свидетельству Тел. (факс) От имени Заказчика Подрядчик (подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Прошу разрешить мне в связи с семейными обстоятельствами приступить к досрочной сдаче сессии с 11.01.2016.

В дело 03-13/3

(подпись)

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 П риказ по основной деятельности

О конфиденциальности

В целях предотвращения нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, путем безвозмездного присвоения информации, носящей конфиденциальный характер, находящейся в персональных компьютерах сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить допуск к работе на компьютерах лиц, не являющихся сотрудникам предприятия.

2. Запретить передачу информации, полученной в результате производственной деятельности, лицам и организациям, не связанным прямимы служебными контактами или договорными отношениями.

3. За нарушение приказа установить меру дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц в порядке, установленном действующим законодательством.

4. Руководителям структурных подразделений довести положения приказа до всех сотрудников предприятия.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова П.П.

Генеральный директор (подпись) И.И. Иванов

Начальник

отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

04.01.2016

Начальник

юридической службы

(подпись) Е.Г. Комоцкая

04.01.2016

В дело 06-03

(подпись)

04.01.2016

5.2 П риказ по личному составу

Открытое акционерное общество

«Журавушка»

ПРИКАЗ

01.09.2015 № 50-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЖУЛЕКО Василину Сергеевну, с 01.09.2015 временным работником, ч. 2 ст. 292 Трудового кодекса Республики Беларусь, на должность менеджера отдела планирования производства по контракту сроком на 3 (три) месяца с 01.09.2015 по 30.11.2015 с окладом 4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) рублей.

Основание: 1. Заявление Жулеко В.С. от 31.08.2015.

2. Контракт от 01.09.2015 № 66.

2. ПРЕДОСТАВИТЬ:

КАРПОВОЙ Людмиле Юрьевне, дизайнеру отдела маркетинга, социальный отпуск без сохранения заработной платы в количестве 5 календарных дней с 02.09.2015 по 06.09.2015 в связи с регистрацией брака, ст. 190 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Заявление Карповой Л.Ю. от 31.08.2015.

2. Справка отдела ЗАГС.

3. УВОЛИТЬ:

БЕТГЕР Владимира Николаевича, менеджера по персоналу, 05.09.2015 в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы, п. 3 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Решение аттестационной комиссии.

2. Заявление Бетгер В.Н. от 31.08.2015 об отказе от перевода на другую работу.

Директор ОАО (подпись) И.И. Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

01.09.2015

В дело 03-06

(подпись) П.А. Антипенко

05.09.2015

Формулировка записи в трудовую книжку

1. О приеме Жулеко В.С.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное
				общество «Журавушка»
				Принята временным
				работником на должность
				менеджера отдела
				планирования производства
				по контракту

2. Об увольнении Бетгер В.Н.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Уволен в связи с
				несоответствием занимаемой
				должности вследствие
				недостаточной
				квалификации,
				препятствующей
				продолжению данной работы
				п. 3 ст. 42 Трудового кодекса
				Республики Беларусь
				Начальник В.Н.Балашов
				отдела (подпись)

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦТОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ермаченок Ольга Анатольевна, руководитель группы маркетинговых исследований, не составила техническое задание, не обеспечила обработку анкетных данных от потребителей, не осуществила контроль за соблюдением сроков исследований, тем самым график проведения маркетинговых исследований был нарушен.

Приложение: график проведения маркетинговых исследований.

Начальник отдела (подпись) Е.Г. Комоцкая

В дело 03-09/2

(подпись)

7. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Сведения об образовании и специальности дополнены на основании Диплома М № 227348, выданного 29.06.2019 г. Учреждением образования «Белорусский государственный экономический университет» Инспектор по кадрам А.П.Салей	ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 1185911
	Прозвiшча
		Анжелика
	Iмя па бацьку
	Отчество	Геннадьевна
	Дата нараджэння
	Дата рождения
	Адукацыя
	Образование	среднее специальное,
	Прафесiя, спецыяльнасць
	Профессия, специальность	экономист
	Дата запаўнення
	Дата заполнения
	Подпiс уладальнiка кнiжкi
	Подпись владельца книжки
	Подпiс асобы, якая адказна за выдачу працоўнай кнiжкi
	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки
	Салей М.П. (разборлiва, разборчиво)

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное общество «БПС-сбербанк»
				Принята на должность специалиста по
				операционно-кассовой работе
				по контракту
				Переведена на должность начальника	Приказ от
				отдела розничного бизнеса	30.09.2019 № 674-к

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Таварыства з дадатковай адказнасцю «Экстат» (ТДА «Алмаз») вул. Я. Коласа, 72, 220003 г. Мінск, Рэспубліка Беларусь Тэл. / факс 225 20 20 E - mail: [email protected] Р / с 3012000000009 у філіяле № 504 « АСБ Беларусбанк » ААТ г. Минскa МФА 153001623 , код 524 УНП 191126943 04.01.2016 № 02-10/3 О представлении информации	Общество с дополнительной ответственностью «Экстат» (ОДО «Алмаз») ул. Я. Колоса, 72, 220003 г. Минск, Республика Беларусь Тел. / факс 225 20 20 E-mail: [email protected] Р/с 3012000000009 в филиале № 504 «АСБ Беларусбанк» ОАО г. Минскa МФО 153001623, код 524 УНП 191126943 Директору ООО «Кварц» Иванову И.И. ул. Ленина, 46, 220340, г.Минск Петрову П.П. Подготовить ответ до 06.01.2016 (подпись Иванова И.И.)

Уважаемый Иван Иванович!

Мы очень заинтересованы Вашей электронной системой управления. Поэтому хотим уточнить: по какой цене и на каких условиях Вы бы могли поставить данную электронную систему управления со всеми принадлежностями. Надеемся на плодотворное сотрудничество!

Директор ОДО (подпись) А.Г. Хлуд

5 Ковган К.Б. 254 87 94

БК 04.01.2016 Let. 2-13/111

В дело 06-11

Подготовлен ответ

№ 12-10/2 от 06.01.2016

(подпись) А.В. Бобров

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

THE VICING PRESS INC.,

Madison Avenue 625, New York 10022, USA.

Tel. 2 400 123456, Fax.2 400 123457

Your ref. BS/IL/854.

Our ref. LM/UO/321

04 January 2015

Likin Company

31 Mira Street, 170098

Minsk, Belarus

Уважаемые господа,

мы хотим сообщить вам, что, несмотря на то, что наша сторона делает все возможное для успешного выполнения своих обязательств по контракту № 666, ход выполнения работ вызывает у нас некоторую озабоченность.

Практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по вашей рекомендации, не в состоянии выполнять строительные работы качественно и в срок.

Отрицательно сказывается на ходе выполнения работ и тот факт, что оборудование и строительные материалы, которые ваша фирма обязалась поставить, до сих пор не представлены вашей стороной.

Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позволит успешно и вовремя закончить строительство, просим вас внимательно изучить это письмо и принять необходимые меры.

С уважением, Angelika Khlud

Direkto.

Приложение: список оборудования и материалов.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ин-декс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Коли-чество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
	1. Руководство
	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л., ст. 19.2.	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
	Учредительные документы		10 л., ст. 21	После ликвидации организации
	Штатное расписание предприятия		10 л., ст. 30.
	Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)		5 л., ст. 222	При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Зав. канцелярией

04.01.2016 (подпись) Л.В. Ластовская

Зав. архивом

04.01.2016 (подпись) З.Г. Серая

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам: Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 г. № 314 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь - 2005. - № 107, 1/6603.

2. Гражданский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 7 декабря 1998 г: одобр. Советом Респ. 19 ноября 1998 г. : текст Кодекса по состоянию на 29 октября 2015 г. - Минск: Национальный центр правовой информации Республики Беларусь, 1998 - № 218-З.

3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): принят Палатой представителей 11 декабря 2009 г. : одобр. Советом Респ. 19 декабря 2009 г. : текст Кодекса по состоянию на 30 декабря 2014 г. - Минск: Амалфея, 2014. - 352 с.

4. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: принят Палатой представителей 17 декабря 2002 г. : одобрен Советом Республики 3 апреля 2003 г. : текст по состоянию на 15 июля 2008 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2007. - № 263, 2/1376.

5. Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специальностям / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха; [под редакцией В. В. Паневчика]. - Минск: БГЭУ, 2008. - 318 с.

6. Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 1998. - Режим доступа: http://www.consultant.by. - Дата доступа: 24.12.2015.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Правила оформления реквизитов различных видов документов. Виды бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь. Оформление отдельных видов документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо.

контрольная работа , добавлен 16.03.2015


Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа , добавлен 21.10.2010


Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа , добавлен 24.03.2014


Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа , добавлен 09.11.2012


Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

Формирование дел –группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Все документы организации на бумажной основе группируются в дела.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы;

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело должно содержать не более 250листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности (в их сочетании).

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы заседаний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе делопроизводства.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за работу с документами, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура (или выписка из номенклатуры дел) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в рабочих столах запрещается.

Дела для работы используются работниками структурных подразделений. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения сдаются в ведомственный архив в течение двух лет после их завершения.

Дела со сроками хранения до 10лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуру дел заполняется итоговая запись и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство. В итоговой записи указывается количество заведенных дел с постоянным, временным (свыше 10лет), временным (до10лет) сроком хранения, а также учитывается количество переходящих дел для включения в номенклатуру дел будущего года.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; оставление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.

Дела временного (до 10лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся на скоросшивателях.

Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую об-ложку из картона или переплетаются с учетом возможности сво-бодного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, сколки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись, зачеркивается.

По окончании делопроизводственного года в обложку дел вносятся необходимые уточнения; если название учреждения (его структурной части, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурную часть), на обложке дописывается новое название. В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, указывается подлинность или копия документов. Если дело состоит из нескольких томов, то помимо общего заголовка по номенклатуре дел, к каждому тому дается уточненный дополнительный заголовок; для каждого тома уточняется дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках дел, состоящих из одного тома, если это необходимо для обеспечения быстрого поиска документов. Начальной датой на обложке является дата самого раннего документа, конечной –дата последнего по времени документа (даты приложений во внимание не принимаются). Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за такие-то годы". Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с ведомственным архивом номер описи и фонда.

Надписи на обложках следует писать четким почерком, светостойкими чернилами или тушью.

Листы в деле (за исключением листов с заверительной надписью и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается общее количество наклеенных фотографий и документов с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке или нумеруется как два листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать нельзя (медали, ткани и т. п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

 

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;