Оформление проезда в командировку на собственном автомобиле. Командировка, учет расходов на гсм

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

объем задания;
сложность выполнения поручения;
дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

название компании;
дату и номер;
сведения о работнике;
информация о месте командировки;
длительность поездки;
цель;
подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

название и номер;
срок действия;
сведения о собственнике авто;
сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

название организации;
сведения о работнике;
место назначения;
длительность поездки;
информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
проезд (траты на бензин);
аренда жилья;
прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
квитанции об оплате ГСМ;
путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
наниматель издает соответствующий приказ;
перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ «служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации — покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение» и N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается «входного» НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная — в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации — оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое «обычный порядок»? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ). Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании «иных документов». Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Главная — Новости

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

на служебной машине;
личном автотранспорте;
автомобиле, управляемом по доверенности;
попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п.

Как отправить сотрудника в командировку на личном транспорте

7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока.

То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Как оформляется командировка на личном транспорте?

Главная — Статьи

Командировки на личном автомобиле

Компенсация ли это?

В Решении ВАС РФ от 14.09.2009 N ВАС-10278/09 указано, что законодательство о налогах и сборах допускает возможность оформления отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, так и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства в соответствии со ст. ст. 642 — 646 ГК РФ, предусматривающего отнесение на арендатора, если иное не установлено договором, расходов на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией.

Очевидно, что проще установить сумму компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в соглашении сторон трудового договора.

В таком соглашении в одном ОАО было оговорено, что работники для выполнения трудовых обязанностей, в том числе и для однодневных командировок, используют личные автомобили.

Однако ПФР посчитал, что к выплатам, произведенным работникам в качестве компенсации расходов за использование личного автомобиля, при отсутствии документов, подтверждающих производственный характер, не применим пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах…" и данные выплаты подлежат обложению страховыми взносами.

ОАО же посчитало, что законодательство не обязывает общество иметь документ, в котором бы приводился расчет компенсации за использование автомобиля, указанной в соглашении с работником.

Суд установил, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, определенные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. ПФР не представил доказательств, подтверждающих, что названные выплаты являлись оплатой труда работников в рамках трудовых отношений (с учетом понятия трудовых отношений, изложенного в ст. 15 ТК РФ), носили систематический характер, зависели от трудового вклада работников, сложности, количества и качества выполняемой работы, исчислялись исходя из установленных окладов, тарифов, надбавок, периода трудового стажа.

Суд сделал вывод, что денежные средства, выплаченные работникам в качестве компенсации расходов за использование личного автомобиля, представляют собой возмещение расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, в том числе и вне места постоянной работы, в связи с чем с данных сумм не уплачиваются страховые взносы в силу пп.

2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ (Решение АС Челябинской области от 21.10.2013 N А76-12653/2013).

А вот другому работодателю не повезло. Он положением о порядке компенсационных выплат работникам, постоянная работа которых носит разъездной характер, установил, что при выезде сотрудника для работы в населенном пункте, находящемся на расстоянии не менее 20 км, каждая командировка оплачивается следующим образом: на общественном транспорте — 300 руб., на личном автомобиле — 500 руб. в сутки.

Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 23.06.2014 N А60-50214/2013 решил, что спорные выплаты входят в действующую в обществе систему оплаты труда, связаны с разъездным характером работы и являются по своей сути вознаграждением за выполнение трудовой функции в таких условиях работы, в связи с чем являются объектом обложения страховыми взносами.

Без путевого листа — ни метра!

Согласно ч.

2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Министерством транспорта России издан Приказ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". Пунктом 2 указанного документа предусмотрено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, применяют обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Целью составления путевого листа является в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Подобные реквизиты обязательны и отражают содержание хозяйственной операции.

Если организация в процессе своей хозяйственной деятельности осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, она обязана выполнять требования вышеназванных актов законодательства, регламентирующих деятельность, связанную с эксплуатацией автотранспортных средств. Назначение таких перевозок правового значения не имеет.

Таким образом, для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности требуется наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Одно лишь наличие кассовых чеков не подтверждает использования ГСМ для определенного автомобиля именно в производственных целях.

Неисправность одометров на арендуемых транспортных средствах не освобождает юридическое лицо от исполнения обязанности оформлять путевые листы в соответствии с требованиями законодательства.

Указанные обстоятельства не дают права судить о факте использования конкретных арендованных автомобилей сотрудниками в служебных целях, поскольку представленные первичные документы не позволяют рассчитать и проконтролировать факт расхода обществом ГСМ в производственных целях.

Арбитражный суд Иркутской области в Решении от 09.12.2014 N А19-11781/2014 сделал вывод, что при таких обстоятельствах спорные выплаты являются объектом обложения страховыми взносами.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 12.02.2015 N А13-10326/2013 также не признал документально подтвержденными расходы на бензин при следовании сотрудника организации на личном автомобиле, несмотря на то что имелись приказы о командировках исполнителя, экспертные заключения и чеки АЗС.

Ни из приказов, ни из чеков АЗС не следует, что представитель направлялся в командировку на автомобиле "Ниссан-X-TRAIL", поэтому экспертные заключения о сумме расходов на бензин при следовании указанным транспортным средством и не были приняты во внимание в качестве относимых к настоящему делу доказательств. Поскольку не было документально подтверждено (авансовыми отчетами, путевыми листами) использование конкретного автомобиля для целей проезда к месту командировки и обратно, не доказан объем требуемого топлива с учетом марки транспортного средства и марки бензина, норм расхода топлива автомобиля и расстояния между городами (пробегом автомобиля), основания для признания этих расходов документально подтвержденными отсутствуют.

Еще в одном случае ИФНС установила, что списание ГСМ производилось на основании чеков АЗС и приказов на командировки. Путевые листы и акты на списание топлива не оформлялись. Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 23.01.2015 N А12-14398/2014 решил, что без недостающих документов в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, стоимость топлива включить нельзя.

Расчеты могут быть разными

Организации при определении размера компенсации за использованное топливо применяют различные способы расчета.

Так, стоимость дизельного топлива для поездки представителя на своем личном автомобиле "Рено-Дастер" была исчислена по формуле: QH = 0,01 x HS x S x (1 + 0,01 x D), где HS — нормативный расход топлива для автомобиля "Рено-Дастер", равный 6 л/100 км, S — расстояние между городами 710 км (туда — обратно), D — поправочный коэффициент, применяемый при эксплуатации легкового автомобиля в зимний период, равный 12%.

Таким образом, расход топлива составил 0,01 x 6 x 710 x (1 + 0,01 x 12) = 47,71 л, а его стоимость 1648,38 руб. (47,71 л x 34,55 руб/л).

В подтверждение данных расходов представлен чек на топливо дизельное всего лишь на сумму 1004,71 руб. Тем не менее АС Республики Башкортостан Решением от 28.01.2015 N А07-14662/2014 признал расход на сумму 1648,38 руб. документально подтвержденным и экономически обоснованным.

Другая организация сделала расчет расхода ГСМ по показаниям бортового компьютера автомобиля и зафиксировала его в акте.

Протяженность маршрута составила 362 км; расход топлива составил 9,7 л/100 км.

Стоимость топлива была определена по чеку с АЗС. АС Саратовской области в Решении от 02.10.2014 N А57-4989/2014 такой расчет признал обоснованным.

А вот еще один работодатель не представил документов, подтверждающих использование автотранспорта именно для поездок в командировку, включая оформленные в установленном порядке путевые листы с указанием маршрута, пройденного по показаниям спидометра километража, и фактического расхода бензина в пути, документы на оплату горюче-смазочных материалов.

Представив расчет топлива транспортных средств HONDA HRV и TOYOTA HARRIER, организация не доказала использования именно данных автомобилей. Ссылки на нормативный акт, на основании которого произведен расчет транспортных расходов, также не приведены. Доказательств соответствия произведенного расчета в том числе Методическим рекомендациям "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, не представлено.

Командировочные расходы с использованием личного транспорта

На этом основании Пятый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 28.11.2014 N А51-20032/2012 не признал расходы на ГСМ документально подтвержденными.

Красиво жить не запретишь

Довольно часто после проигрыша спора в суде ИФНС заявляет, что представитель выигравшей спор стороны мог бы в суд ездить не на личном автомобиле, а на рейсовом автобусе, тем более что такая возможность у него была.

АС ВСО в Постановлении от 16.10.2014 N А19-8037/2013 решил в этом вопросе руководствоваться пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений", по которому работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: в том числе железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Поскольку в данном случае представитель организации не превысил этот лимит, ему следует возместить транспортные расходы в полном размере.

В другом случае ИФНС не понравилось, что представитель спорящей стороны приезжал в суд на автомобиле Toyota Land Cruiser (120) Prado 4.0, который по нормам, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, расходует 15,8 л на 100 км.

На это Второй арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 29.08.2014 N А17-8053/2012 указал, что выбор передвижения с помощью личного автомобильного транспорта, а не автобуса общего пользования не может рассматриваться в качестве неэкономного способа передвижения, так как стоимость затрат ГСМ компенсируется меньшими временными затратами в пути следования.

Более того, действующее законодательство не ограничивает лиц, участвующих в деле, в выборе способа проезда к месту судебного заседания.

Сентябрь 2015 г.

Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.

Оформление командировки на личном автомобиле

Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:

расходы на бензин;
иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.

Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. к основным расходам относит:

проживание;
проезд;
суточные.

Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.

Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.

Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.

Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?

Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.

Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.

После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.

По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

дни в дороге;
вид транспорта;
место проживания;
перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:

количество дней в дороге;
маршрут движения;
сведения о машине: государственный номер, марку;
реквизиты водительских прав;
данные о владельце автомобиля;
показания одометра до проезда и после.

Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.

Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.

Образец приказа на командировку на личном автомобиле

Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.

Обязательно нужно прописать:

данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
точное местонахождение точки пребывания;
количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
вид транспорта;
сведения о машине.

Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле

Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.

Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.

во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.

Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.

Оформление командировки во время отпуска

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Служебные командировки госслужащих в 2018

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Оформление командировки за свой счет

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…

Оформление декретного отпуска 2018

Для каждой женщины самым долгожданным событием является появление ребенка. Поэтому российское законодательство предусматривает возможность предоставления…

Как оплачивается командировка в выходной день 2018 год?

Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…

Возмещение командировочных расходов в бюджетном учреждении в 2018 году

Командировка - служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно…

Если сотрудник едет в командировку на собственной машине, обязательно ли оформлять договор аренды или достаточно будет приказа о возмещении расходов на бензин на основании служебной записки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Договор аренды транспортного средства заключать не обязательно.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в .

Служебную записку необходимо оформить, только если:

сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Итак, трудовое законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми работник компании может добираться до места командирования. Следовательно, поехать в командировку работник фирмы может и на личном автомобиле, если с этим согласен его работодатель.

В силу ст. ст. 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) организация обязана возместить своему командированному работнику расходы на проезд, в том числе и на личном транспорте. Причем сделать это можно с помощью двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля (ст. 188 ТК РФ) или же путем заключения с работником договора аренды.

Использование работником личного автомобиля в служебных целях можно оформить гражданско-правовым договором аренды транспортного средства:

1. С экипажем . По поводу возможности заключения такого договора с сотрудником организации единой точки зрения не сложилось. Согласно ГК РФ (п. 2 ст. 635 ГК РФ), при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях. Это прямо предусмотрено в ст. 635 ГК РФ.

2. Без экипажа . С владельцем автотранспортного средства можно заключить договор аренды автомобиля без экипажа (примерную форму договора см. в доп. материалах) .

В таком случае проведение медосмотра будет обязательным .

Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты. Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации . Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах) . Если функции по управлению автомобилем не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, нужно оформить как по должности водителя. Но в любом случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить .

Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений. Путевые листы также нужны.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

За нарушение трудового законодательства (в том числе в случае не оформления дополнительной работы должным образом) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 ТК РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях?

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

При использовании сотрудником имущества в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон в письменной форме.

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС , ). Аналогичный вывод следует из .

Кроме того, выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества, Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в . Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Формы: Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника

Дополнительное соглашение

к трудовому договору

г. Москва 14.06.2012

В дополнение к трудовому договору от 1 ноября 2011 г. № 20 , заключенному между ЗАО

«Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник) стороны договорились о

нижеследующем.

1. С 1 июля по 31 декабря 2012 года для служебных поездок А.С. Кондратьев использует

автомобиль ВАЗ-2109 с объемом двигателя 1500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 ,

номер паспорта технического средства - 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» ,

принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства .

2. За использование личного автомобиля для служебных поездок ЗАО «Альфа»

ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных

постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (1200 руб. в месяц) .

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 1 ноября

2011 г. № 20 . Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у

работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов

Работник: А.С. Кондратьев

˂….˃

3. Формы: Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 19

о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

г. Москва	31.05.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить менеджеру А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за

использование его личного легкового автомобиля марки Ford Focus с объемом двигателя

2500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 , номер паспорта технического средства

- 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» , в служебных целях с 3 июня 2013 года .

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно

расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу ).

4. Формы: Договор аренды транспортного средства

ДОГОВОР АРЕНДЫ

ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N__

г. _____________ "__" ________ ____ г.

_____________________________________________________________________________________, именуем___ в дальнейшем "Арендодатель, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", а по отдельности "Сторона", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - Транспортное средство) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основные характеристики Транспортного средства:

- регистрационный знак _________________________________;

- идентификационный номер (VIN) ________________________;

- марка, модель ________________________________________;

- год выпуска __________________________________________;

________________________________________________________.

1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)

- Договора купли-продажи N ___ от "_____" _________________ 20__ г.

- ______________________N ___ от "_____" _________________ 20__ г. (указывается иной правоподтверждающий документ).

1.3. Транспортное средство передается Арендатору со следующими принадлежностями: _________________________ (указываются наименование и количество передаваемых Арендатору принадлежностей)

(п. 1.4 включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае п. 1.4 следует удалить, последующую нумерацию пунктов изменить)

1.4. Гражданская ответственность владельцев транспортного средства застрахована по договору обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств от "_____" _________________ 20__ г., что подтверждается страховым полисом серия ______ N ___________________ (далее - полис ОСАГО). Копия полиса ОСАГО прилагается (Приложение N 1).

1.5. Арендодатель передает Арендатору Транспортное средство со всеми документами, необходимыми для его эксплуатации, в том числе:

- свидетельство о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданное "_____" _________________ 20__ г. Копия Свидетельства о регистрации транспортного средства прилагается (Приложение N 2);

(следующий абзац включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае абзац следует удалить)

- полис ОСАГО.

Заключение о соответствии Транспортного средства обязательным требованиям безопасности транспортных средств содержится в Диагностической карте, регистрационный номер ________________________ со сроком действия до "_____" _________________ 20__ г. Копия Диагностической карты прилагается (Приложение N 3).

1.6. Транспортное средство предназначено для _________________________________ (указывается цель использования Транспортного средства Арендатором).

1.7. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора Транспортное средство в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Подготовить Транспортное средство к передаче, включая составление Акта приемки-передачи транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 4.

2.1.2. Передать Транспортное средство в техническом состоянии, соответствующем требованиям, установленным нормативно-правовыми актами для допуска в эксплуатацию Транспортного средства. Передаваемое Транспортное средство не должно иметь недостатков и неисправностей, при наличии которых в соответствии с нормативно-правовыми актами эксплуатация Транспортного средства запрещена.

2.1.3. Передать Арендатору Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документацией по Акту приемки-передачи транспортного средства (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: _______________________________

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: _____________________________

- по адресу: ______________________________________________________________

в срок до "_____" _________________ 20__ г.

Акт приемки-передачи транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

2.1.4. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендодателя/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендатора, данный пункт следует удалить)

- гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

2.2. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе

- не вправе

без согласия Арендодателя сдавать арендованное Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

2.3. Арендатор обязан:

2.3.1. Перед подписанием Акта приемки-передачи транспортного средства осмотреть Транспортное средство и проверить его состояние.

2.3.2. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором.

(если п. 5.1 не предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Вернуть Транспортное средство с тем количеством топлива в баке Транспортного средства, с которым Арендатор его получил в момент передачи Арендодателем Транспортного средства.

В случае возврата Транспортного средства с меньшим количеством топлива Арендатор обязан оплатить Арендодателю стоимость недостающего количества топлива по цене ___ руб. (в том числе НДС_____ руб.) за 1 литр в момент возврата. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства и в Акте возврата транспортного средства.

(если п. 5.1 предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Оплатить в течение ____ календарных дней с момента выставления Арендодателем счета стоимость топлива, находящегося в баке, по цене ___ руб. (в том числе НДС ___ руб.) за 1 литр. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства.

2.3.4. Поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление его текущего и капитального ремонта.

2.3.5. Арендатор обязуется использовать Транспортное средство в целях, определенных в п. 1.6 Договора.

2.3.6. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендатора/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендодателя, данный пункт следует удалить)

- Транспортного средства (каско).

- гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования Транспортного средства в соответствии с Договором, являются его собственностью.

3. УЛУЧШЕНИЯ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения Транспортного средства являются собственностью (выбрать нужное)

- Арендатора.

- Арендодателя.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения Транспортного средства. После прекращения Договора (выбрать нужное)

- Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений.

- стоимость неотделимых улучшений Арендатору не возмещается.

4. РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

4.1. Арендная плата за пользование Транспортным средством устанавливается в размере _____ руб., в том числе НДС _____ руб., за __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

4.2. Арендная плата вносится (выбрать нужное)

- не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в следующем порядке: _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.), _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в соответствии с Графиком платежей, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 5).

Датой уплаты арендной платы по Договору считается дата зачисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, указанный в п. 11.3 Договора.

5. ПОСЛЕДУЮЩИЙ ВЫКУП АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

5.1. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе выкупить Транспортное средство по истечении срока аренды или до его истечения.

- не имеет права на последующий выкуп Транспортного средства.

(п. п. 5.2 - 5.4 включаются в Договор, если в рамках п. 5.1 Договора Стороны предусмотрели право Арендатора на выкуп Транспортного средства, в противном случае п. п. 5.2 - 5.4 следует удалить)

5.2. При выкупе Транспортного средства по истечении срока аренды выкупная цена составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб.

5.3. При выкупе Транспортного средства до истечения срока аренды выкупная цена, обусловленная п. 5.2 Договора, увеличивается на сумму арендных платежей за период с момента выкупа до окончания установленного срока аренды.

5.4. После внесения выкупной цены в соответствии с п. 5.2 или п. 5.3 Договора, а также при условии уплаты арендной платы за весь период пользования Транспортное средство переходит в собственность Арендатора.

6. ВОЗВРАТ ИМУЩЕСТВА АРЕНДОДАТЕЛЮ

6.1. Арендатор обязан за свой счет подготовить Транспортное средство к возврату Арендодателю, включая составление Акта возврата транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 6.

6.2. Арендатор обязан вернуть Арендодателю Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документами в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа. Возврат Транспортного средства осуществляется (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: ______________________________.

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: ____________________________.

- по адресу: _____________________________________________________________.

Акт возврата транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

6.3. В случае несвоевременного возврата Транспортного средства Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. В случае когда указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 7.3 Договора.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные убытки.

7.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. За несвоевременную передачу Транспортного средства Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере _____ руб.

7.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.

7.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

8. ФОРС-МАЖОР

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный _________________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.

9.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 9.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.

9.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.

9.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.

9.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 9.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10.1. Срок окончания аренды "_____" _________________ 20__ г.

10.2. Срок Договора может быть продлен Сторонами по взаимному согласию путем заключения дополнительного соглашения к Договору.

10.3. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.

10.4. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.2. К Договору прилагаются:

- копия полиса ОСАГО серия ___ N ______________________ (Приложение N 1) (указывается, если п. 1.4 Договора предусмотрена передача копии полиса ОСАГО/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- копия свидетельства о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданного "_____" _________________ 20__ г. (Приложение N 2);

- копия Диагностической карты, регистрационный номер ______________________ (Приложение N 3);

- форма Акта приемки-передачи транспортного средства (Приложение N 4);

- График платежей (Приложение N 5) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 4.2 Договора/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- форма Акта возврата транспортного средства (Приложение N 6);

- ________________________________ (указываются иные документы, передаваемые вместе с Транспортным средством).

11.3. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:

Арендодатель Арендатор

˂…˃

Приема-передачи арендованного имущества

г. Москва 05.02.2013

Закрытое акционерное общество «Альфа» в лице генерального директора Львова Александра

Владимировича, действующего на основании Устава (далее - Арендодатель), с одной стороны, и

Гражданин Колесов Юрий Иванович (далее - Арендатор), с другой стороны, составили

Передаточный акт о нижеследующем.

В целях исполнения Договора аренды транспортного средства от 4 февраля 2013 г. № 20

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующее транспортное средство:

Марка - ВАЗ-21102 ;

Регистрационный знак - Т543НЕ99 ;

Идентификационный номер (VIN) - ХТА211020Х0325409 ;

Тип - легковой ;

Год выпуска - 2000 ;

Двигатель - № Х02395409 ;

Цвет - белый ;

Мощность двигателя (кВт/л. с.) - 51/70 .

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

Паспорт транспортного средства серии 62АС № 776059 , выданный РЭО ГИБДД г. Москвы

Свидетельство о регистрации транспортного средства серии 45 ЕХ № 062540 , выданное МРЭО

Размер арендной платы составляет 5900 (Пять тысяч девятьсот) руб. ежемесячно.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в

Технически исправном состоянии, явных повреждений нет.

Адреса и подписи сторон:

19.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация , предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте - легковом автомобиле или мотоцикле, - должен сдать в бухгалтерию служебную записку. Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения - количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?

Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.

От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428.

Совет : есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);

возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.

Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.

Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.

Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет : на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая - это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая - возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

Проезд на служебном автомобиле

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

на приобретение ГСМ;

связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Порядок проезда в командировку на служебном транспорте действующим законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ (например, в Положении о командировках). Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

кассовые и (или) товарные чеки;

талоны на бензин;

слипы (если бензин оплачивался топливной картой);

квитанции, выданные на автостоянках;

счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:

Либо по унифицированным формам;

Либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

№ 3 для легкового автомобиля;

№ 3 спец для спецтранспорта;

№ 4 для легкового такси;

№ 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;

№ 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Бухучет

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

Дебет 10-3 Кредит 71

- оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10-3

- списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Остальные расходы спишите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71

- списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки - переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

чеки АЗС на приобретение бензина - на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
чеки платной автостоянки - на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:

Дебет 10-3 Кредит 71
- 1000 руб. - оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 26 Кредит 10-3
- 860 руб. - списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;

Дебет 26 Кредит 71
- 150 руб. - отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО) ;

;

Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам .

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде в командировку - 5 литров;
остаток топлива в баке при возвращении из командировки - 5 литров;
за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л - 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

Дебет 71 Кредит 50
- 3000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.

Дебет 10-3 Кредит 71
- 2064 руб. - оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 26 Кредит 10-3
- 2064 руб. - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

В налоговом учете на расходы бухгалтер также списывает 2064 руб.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим) ;

Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам нужно распределить .
Компенсацию командировочных расходов сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Сумму входного НДС распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Генеральный директор организации А.В. Львов с 25 по 28 мая находился в служебной командировке в г. Рязани. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.
Авансовый отчет утвержден 29 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит квитанция на оплату услуг автостоянки на сумму 150 руб. и два кассовых чека на покупку ГСМ на общую сумму 1416 руб., в том числе НДС - 216 руб. В чеках суммы НДС указаны отдельной строкой.
Во время командировки был израсходован весь приобретенный бензин. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Рассчитанная средняя себестоимость ГСМ соответствует цене приобретения бензина Львовым.
Чтобы распределить расходы на проезд в командировку между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составили:
- по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
- по розничной торговле - 12 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,6842.
К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на проезд в сумме:
(150 руб. + (1416 руб. - 216 руб.)) × 0,6842 = 923,67 руб.
При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел расходы на проезд в сумме 923,67 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-май.
К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
150 руб. + 1200 руб. - 923,67 руб. = 426,33 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.
Вся сумма компенсации расходов на проезд освобождается от НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Возможно, будет полезно почитать: