Что такое реквизит и как разделяются реквизиты. Реквизиты бухгалтерских документов

Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными . Состав и форма их записи почти идентична в обоих стандартах.

Обязательными реквизитами для большинства документов являются :

Наименование организации (должностного лица) - автора документа

Наименование вида документа (кроме письма)

Дата документа,

Регистрационный номер

Подпись

Наименование организации - создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и её код.

Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), содержанию документируемого действия.

Дата документа - не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.

Дата документа - один из важнейших реквизитов док-та. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Дату должно указывать (проставлять) должностное лицо , подписывающее документ, непосредственно при подписании . При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения , а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.

В состав даты , как правило, входит указание года, месяца и числа , а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.

Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций , а также содержащих сведения финансового характера , и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования : 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г . В остальных случаях - цифровой : 14.06.2003 или 08.03.2006 . Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29 .

Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27 . Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.

На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания . Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера , который при необходимости дополняется буквенными обозначениями , индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой , например: 148/12-15 , где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.

Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы , становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.

Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).

Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.

Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях , вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.

Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.

В состав подписи входит: обозначение должности лица , подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись , до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка , состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.

Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.

Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:

· за достоверность документа;

· за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено :

· в уставе предприятия;

· в положении о предприятии (о структурном подразделении);

· в инструкции по ДП;

· в должностной инструкции работника;

· в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместитель . Документы структурных подразделений подписывают их руководители .

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа , при необходимости - на других экземплярах, н-р, при заключении договора.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами . Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц , н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями , и т.п.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей , то их подписи располагают на одном уровне . В документах, составленных комиссией , указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Местонахождение организации - создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.

Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края .

Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:

Ярославский шинный завод

г. Ярославль

В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.

С данным словом мы сталкиваемся довольно часто. Во многих организациях нас просят "указать свои реквизиты". Их прописывают в документах, актах, информационных письмах. У организаций, предпринимателей, предприятий обязательно есть свои реквизиты. Однако что к ним относится конкретно? Что такое реквизиты? С этим мы подробно разберемся.

Что такое реквизиты?

Давайте посмотрим, какие определения предлагают нам словари:

Данные, содержащиеся в документе, необходимые для признания его действительным.
Информация, обязательность которой прописана в законодательных актах. Необходима для признания того или иного документа действительным.
Совокупность элементов, которых постоянно должны содержать в себе документы.
Идентификационные данные документации.

Понять, что такое реквизиты, поможет и знакомство с происхождением слова. Оно образовано от лат. requisitum, что значит "требуемое" или "необходимое".

Что относится к реквизитам?

Мы разобрали, что такое реквизиты, - дали определения понятия. Давайте теперь посмотрим, что конкретно в него входит. Один из наиболее полных списков реквизитов приведен в российском ГОСТ 6.30-2003. Стандарт содержит 30 пунктов:

Герб РФ.
Герб субъекта государства.
Товарный знак, эмблема, символ организации.
Код организации.
ОГРН для юридического лица, предпринимателя.
ИНН и код причины постановки на учет (КПП).
Код формы данного документа.
Название организации.
Справочные данные об учреждении, предприятии.
Название самого документа.
Дата составления.
Регистрационный номер данного акта, письма.
Ссылка на дату составления, регистрационный номер документа.
Место издания, составления.
Гриф утверждения данной бумаги.
Сведения об адресате.
Резолюция.
Заголовок к основному тексту.
Отметка о прохождении контроля.
Подписи.
Визы согласования.
Оттиск официальной печати.
Грифы согласования.
Сведения об исполнителе.
Отметка о заверенной ксерокопии.
Отметка об исполнении и направлении в дело данного документа.
Идентификатор электронной копии бумаги.
Отметка о факте поступления документа в организацию.

Теперь самое время перейти к частным случаям.

Обязательные реквизиты организации

В данном случае они будут сведениями для идентификации фирмы или предприятия. Представим образец реквизитов организации (ООО) - основных, обязательных регистрационных (т. е. полученных при госрегистрации фирмы) данных:

Полное наименование. Если это ООО, то аббревиатура перед названием должна быть раскрыта.
Краткое наименование (необязательно).
Данные о руководителе: должность (например, директор), Ф. И. О.
Главный бухгалтер: должность, фамилия, имя и отчество.
Юридический адрес - место постоянного местонахождения организации. Подробные сведения (до номера офиса) и индекс.
Почтовый (фактический) адрес. Нужен для доставки корреспонденции. Может совпадать с предыдущим.
ИНН. 9-значный идентификационный номер, полученный при регистрации.
КПП. Также 9-символьный код постановки на учет.
ОГРН. Номер из 13 знаков. Основной регистрационный госномер говорит о внесении организации в список ЕГРЮЛ - признании ее юридическим лицом.
Дата регистрации - число, когда фирма была внесена в Единый госреестр юридических лиц.
Регистрационный номер работодателя в российском Пенсионном фонде.
ОКВЭД - код основной разновидности деятельности.
ОКПО - код предприятия в Общероссийском классификаторе организаций и предприятий.

Банковские реквизиты организации

Следующий образец реквизитов ООО - банковский. Это следующие сведения:

Реквизиты ИП

Индивидуальные предприниматели обретают свои реквизиты при госрегистрации. При открытии расчетного счета в кредитной организации (что необязательно) бизнесмен получает банковские реквизиты. Все перечисленное важно в полном объеме грамотно в дальнейшем отразить.

Итак, образец реквизитов ИП:

Также существует дополнительный перечень реквизитов ИП, которые указывать необязательно:

Сведения о доверенности представителю.
Фактический адрес своего отделения.
Контактный номер телефона.

Банковские реквизиты ИП следующие:

Название банка, в котором открыт р/с, - без сокращений.
Номер расчетного счета - комбинация из 20 символов.
К/с (корреспондентский счет).
БИК (банковский код-идентификатор).

Реквизиты - это те сведения, без наличия которых изданный, составленный документ не будет действительным. Свой набор обязательных реквизитов есть и у организаций, и у индивидуальных предпринимателей.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Используемую в сельскохозяйственных предприятиях документацию принято классифицировать по отдельным признакам однородности:

- по месту составления документы делятся на внутренние (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) , составленные и используемые внутри предприятия и внешние (деловые письма, телеграммы, указания вышестоящих органов) полученные предприятием или направленные им за его пределы;

- по форме документы подразделяются на общие (протоколы, заявления, просьбы и т.д.), стандартные (командировочные удостоверения, доверенности на получение материальных ценностей и т.д.) и типовые (типовые договоры, инструкции и т.д.);

- по срокам использования документы бывают срочные (для которых установлен срок исполнения или документ имеет отметку «срочно», телеграммы, телефонограммы) и несрочные (составляются в порядке общей очереди);

- по степени гласности документы делятся на секретные (имеющие пометку о секретности) и несекретные;

- по степени подлинности различают подлинники (документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный), дубликаты (выдается при утере подлинника и имеет одинаковую с ним юридическую силу), копии (точное воспроизведение подлинника), выписка (может воспроизводиться только часть документа; выписки не подписываются должностными лицами, а только заверяются);

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом - нотариусом

Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

- по происхождению различают официальные (служебные ) и личные документы;

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

- по видам деятельности документы делятся на организационно-распорядительные (административные), финансово-расчетные, трудовые, технологические и технические, планово-экономические и научные ;

- по срокам хранения документы подразделяются на постоянные, долговременные (срок хранения свыше 10 лет) и временные (срок хранения до 10 лет).

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - "речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".

Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени .

До 1 июля 2005 г. все организации при оформлении организационно-распорядительных документов использовали принятый в 1995 г. Государственный стандарт Республики Беларусь «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (СТБ 6.38-95) (приложение 1).

За период действия СТБ 6.38-95 в законодательной базе Республики Беларусь произошли изменения, в том числе расширилось использование современных компьютерных технологий, что потребовало изменений ряда существующих требований к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).

Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 января 2004 г. № 69 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области стандартизации» утвержден новый Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт СТБ 6.38-2004 вводится в действие с 1 июля 2005 г .

При разработке нового СТБ 6.38-2004 учтены накопленный опыт, традиции и практика работы с документами в организациях. С целью обеспечения преемственности правил оформления документов сохранены основные положения СТБ 6.38-95. В СТБ 6.38-2004 также сохранен действующий важнейший принцип унификации документов на основе единой схемы (модели) расположения реквизитов в документах.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов (новый стандарт).

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

4 - код документа по ;

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

12 - регистрационный индекс;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Вместе с тем в новом стандарте изменился состав 7 реквизитов (2,3,11,15,22,24,28) и некоторые требования к их оформлению.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит "наименование вышестоящей организации" указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит "индекс" - дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты "вид документа", "заголовок к тексту", "резолюция", "текст", "коды" и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты "отметка о заверении копии" и "подпись" удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложение свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Все реквизиты делятся на

Постоянные и

Переменные

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

К этой группе реквизитов относятся:

- оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

- оттиск печати , который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

- индекс документа , являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

- дата создания документа , которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей компетенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов.

Формуляр-образец - модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или в виде описания реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение реквизитов.

Суть применения принципа единой модели заключается в строго фиксированном расположении повторяющихся реквизитов на определенном месте площади носителя, то есть при конструировании отдельных форм документов каждый элемент, располагается на носителе в строго фиксированном месте.

Функции документов

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетения различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является

1) Информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

2)Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку порожден той или иной общественной потребностью.

3) Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя, специфика передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

4)В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

5) Правовая функция - функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, по становления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

6)Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно - распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий круг информации.

Одна из важнейших функций документа – 7)культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.

8)Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

простые;
сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

индивидуальные;
трафаретные;
типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

подлинники (оригиналы);
копии;
дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

Возможно, будет полезно почитать: