Скачать акт приемки передачи оборудования. Образец акта приема-передачи оборудования и его правильное составление

При принятии оборудования на склад, организация должна оформить акт приема-передачи оборудования (форма ОС-14) . Данный документ составляется в двух экземплярах, предназначенных для обеих сторон сделки. Само составление акта происходит комиссией, принимающей оборудование на склад. В задачу комиссии входит тщательное обследование принимаемого оборудования на предмет дефектов, поломок и сколов, которые выявляются при внешнем осмотре.

Если комиссия обнаружила какие-либо повреждения, составляется дефектный акт (форма ОС-16), содержащий перечень выявленных недостатков и возможные пути их исправления. Акт по форме ОС-16 может быть составлен и позже, если дефекты были скрытыми и обнаружились в процессе монтажа и проводимых испытаний.

Форма ОС-14. Образец заполнения

Бланк акта приема-передачи оборудования ОС-14 содержит данные о компаниях, связанных с принимаемым оборудованием (изготовитель, поставщик, грузоотправитель, покупатель). Титульный лист формы ОС-14 содержит поля, предназначенные для внесения основных реквизитов:

Наименование изготовителя;
Наименование, банковские реквизиты, ОКПО, телефон и адрес поставщика;
Наименование транспортной фирмы. Здесь же указывается чьими силами осуществлялась доставка: сторонней специализированной организацией, поставщиком или покупателем. Также обязательным является внесение сведений о транспортном средстве, на котором происходила доставка оборудования: вид, № машины, № и дата транспортной накладной;
Наименование, банковские реквизиты, ОКПО и телефон покупателя.

Акт приема-передачи составляется на основании договора, распоряжения или приказа руководителя.

Основная часть бланка акта приема-передачи содержит две таблицы, одна из которых предназначена для внесения информации о дате и времени отгрузки и доставки товара, а вторая предусматривает включение сведений о самом оборудовании, которое поступает на склад.

Комиссия, принимающая оборудование, в обязательном порядке сверяет фактическое наличие товара с прописанным в документах. Информация о фактических и заявленных данных вносится в таблицу два.

В процессе принятия оборудования, комиссия составляет заключение, в котором указывает все детали осмотра (исправность, комплектность). Если осмотреть оборудование подробно не получается, следует прописать в заключении, что претензии по качеству должны быть приняты позже, после того, как оборудование будет установлено и проведены испытания.

Акт — это документ определенного типа, составленный между двумя сторонами. Он предназначен для подтверждения различных событий или каких-либо фактов. Для того, чтобы составить подобный документ, созданы специальные унифицированные формы, которые обязательные для использования при составлении подобной документации.

Некоторые ведомства не только их используют, но также создают и утверждают инструкции и правила заполнения форм. Таким образом, для того чтобы корректно составить этого типа, необходимо иметь определенную подготовку, ведь акт-приема передачи средств заполняется по определенным инструкциям.

Этот специальный документ применяется для того, чтобы можно было доказать факт передачи от поставщика к покупателю некоторых средств. Для оформления документа используются формы трех типов: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Каждая из форм используется в какой-то конкретной ситуации. ОС-14 используется для проведения учета оборудования, отправляемого на склад. В дальнейшем эти средства могут быть использованы в качестве основного оборудования.

Документ, составленный с использованием этой формы, необходимо оформлять в присутствии комиссии, ответственной за прием оборудования. Акт оформляется в виде двух экземпляров, каждый из которых должен быть утвержден , либо лицом, имеющим полномочия его заменить.

Иногда, при приеме оборудования, невозможно осуществить его качественный прием. В таких случаях, вместо основного документа, оформляется предварительный акт, а оценка качества оборудования производится лишь с одного наружного осмотра. Определенные несоответствия между качеством и количеством разнообразных деталей оборудования, и его разнообразные неисправности отображаются в других актах.

Если получаемые от поставщика средства отправляются на монтаж, для составления акта такой передачи применяется форма ОС-15. При применении подрядного способа монтажа оборудования, в комиссию включается также представитель от компании, которая занимается установкой оборудования. Различные неисправности, обнаруженные при монтаже, настройке, либо при испытании оборудования, должны быть отображены в документе, составленном по форме ОС-16.

Документы о приеме-передаче средств оформляются в соответствии с унифицированными формами.

Акт приема-передачи и его грамотное составление

Акт приема-передачи оборудования должен составляться согласно установленным правилам

Подобный акт должен составляться между несколькими лицами. В общем случае, прием-передача средств производится только при представителях от производителя и иногда, в случае возникновения необходимости, может быть привлечено третье лицо от другой организации.

Все нюансы проведения приема-передачи отображаются в документе, который после оформления заверяется уполномоченными лицами. Документ оформляется в двух экземплярах — один для производителя и один — для покупателя. В него должна входить такая информация:

название документа
номер и дата оформления акта
подробная информация о передаваемом оборудовании
информация о обнаруженных
информация о средствах, которые входят в комплект оборудования
подписи участников, присутствовавших при приеме-передаче оборудования

В некоторых ситуациях, к документу, в качестве приложения, добавляется техническая документация на передаваемые средства, а в акте делается пометка о том, что эта документация добавлена. В зависимости от того, насколько сложными являются передаваемые средства, прием-передача могут различаться на прием по качеству или количеству. В таких случаях необходимо составление дополнительной документации. Прием технически сложного оборудования нередко производится в несколько этапов.

Документ составляется в присутствии представителей от покупателя и производителя. В него вносится вся требуемая информация, которая в некоторых случаях может иметь определенные отличия.

Консультация адвоката поможет разобраться в вопросе о таком процессе как прием-передача оборудования:

Документ о неисправности оборудования

Акт приема-передачи оборудования — гарантия для обеих сторон

В тех случаях, когда оборудование ломается, возникает необходимость в проведении его . Для того, чтобы осуществить это, сперва проводится его техническая диагностика. На основании этой диагностики составляется специальный акт произвольной формы, в который обязательно вносится такая информация:

наименование объекта
причина неисправности
перечисление деталей и узлов оборудования, которые нуждаются в ремонте

Для составления акта, в котором отображаются различные неисправности оборудования, применяют форму ОС-16. В документе указывается следующая информация:

его номер и дата оформления
, по которому размещено дефектное оборудование (адрес организации)
номер документа, составленному при приеме-передаче этих средств
название компании, которая занималась этим приемом
названия компаний, которые так или иначе имели дело с оборудованием (производитель, поставщик, перевозчик, монтажная организация)

Помимо прочего, в акте следует отметить обстоятельства, при которых обнаружились дефекты и туда же их записать.

Акт о поломке оборудования должен быть составлен по форме ОС-16. Оформляют его при обнаружении различных неисправностей в оборудовании.

Акт приема-передачи оборудования оставляется по специальным формам и используется для подтверждения факта передачи некоторых средств от производителя, либо поставщика к покупателю. В нем содержится основная информация о передаваемом оборудовании. Оформляется такой акт в присутствии сторон или их

Акт приема-передачи оборудования – это документ, который составляется с целью подтверждения факта продажи/передачи оборудования для введения в эксплуатацию либо в монтаж.

Акт приема-передачи оборудования составляется специальной комиссией, уполномоченной на прием основных средств. В нем фиксируются любые неисправности, повреждения, соответствия марки, модели. В случае выявления дефектов оборудования составляется дефектный акт по форме № ОС-16.

Простой

В эксплуатацию

Для того чтобы оборудование можно было ввести в рабочий цикл нужно оформить его ввод в эксплуатацию соответствующим актом. Такой нормативный документ официально подтверждает готовность оборудования к работе.

Оформляется, как приложение к основному договору о поставке, предоставлению услуг и пр.
Четко установленной формы акта не существует.

Документ создается в любой понятной форме, но обязательно в нем указывается дата и место составления, реквизиты техники, а также информация о лицах, которые будут нести ответственность за процедуру приема и передачи.

В аренду

Как правильно передать оборудование в аренду

Составление договора аренды. При составлении текста соглашения, партнёрам необходимо, помимо прочего, обсудить и технические характеристики оборудования, которое будет передаваться в аренду. Приложите к тексту соглашения письменный документ (технический паспорт, технические характеристики) описывающий устройство и назначение предмета аренды. Либо в тексте документа достаточно полно раскройте вопросы, касающиеся этих параметров оборудования.

После подписания соглашения, необходимо убедиться, что собственник передал именно тот предмет аренды и в том состоянии, которое прописано в договорённости. Необходимо осмотреть оборудование, произвести его монтаж и пробный запуск, при невозможности лично освидетельствовать надлежащее состояние вещи привлеките эксперта или специалиста в данной области знаний.

Убедившись в надлежащем состоянии вещи и исполнением основной части договорённости арендодателем, можно составлять акт приёма-передачи оборудования, в котором удостоверяется и факт передачи и состояние, в котором оборудование было передано арендатору.

Нужно помнить, что после подписания акта, ответственность за предмет аренды принимает арендатор и он отвечает за выход из строя и причинение ущерба предмету аренды в полном размере.

В монтаж

Акт
о приеме (поступлении) оборудования
(форма N ОС-14)

Акт
о приеме-передаче оборудования в монтаж
(форма N ОС-15)

Акт
о выявленных дефектах оборудования
(форма N ОС-16)

Форма N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств.
Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б.

В ремонт

Если в результате предъявления претензии по качеству товара возникла необходимость сдать этот самый товар для проведения экспертизы или ремонта, то лучше не делать этого, не составив предварительно акт приема-передачи товара. Особенно если товар дорогой или хрупкий. Всегда существует вероятность, что без такого акта приемки-передачи будет трудно доказать что на корпусе вашей любимой посудомоечной машины или мультиварки при передаче продавцу не было гвоздём нацарапано нецензурное слово или небыли сорваны внешние пломбы.

Правильное оформление акта на приемку-передачу оборудования – это залог грамотного отражения актива в учете и для целей налогообложения.

Поэтому следует отнестись к данному документу очень серьезно!

В общем виде, независимо от характера операции, передача оборудования выглядит следующим образом:

обязательное участие уполномоченных представителей сторон сделки, имеющих право на совершение операции и подписание документов. Данное право обычно подтверждается от получающей стороны, если передача оборудования производится на территории передающей стороны;
если передача выполняется на территории принимающей стороны, то акт составляет именно принимающая сторона. Одновременно с оборудованием ей передают пакет сопроводительных документов – , техпаспорт, и иные документы;
при приемке оборудования принимающая сторона должна внимательно осмотреть актив и проверить его техническое состояние. Для этого принимающая сторона может даже воспользоваться услугами стороннего специалиста;
акт на приемку-передачу оформляется с обязательным указанием о наличии или отсутствии неисправностей.

Как только акт подписан, считается, что оборудование принято на оговоренных ранее условиях и в том состоянии, в котором оно поступило к принимающей стороне. Кроме того, подписанный акт служит основанием для передающей стороны отразить выбытие актива в своем учете.

Кстати, особое внимание при приемке оборудования уделяется правильности оформления всех сопроводительных документов: ведь если в документах указан неверный заводской номер, значит, осуществляется приемка не того актива!

Поэтому очень важно, чтобы все документы были составлены правильно.

Любое оборудование – это актив, наличие которого на балансе компании подтверждается большим пакетом документов, среди которых серьезную роль играет акт, составленный при первичном поступлении объекта на предприятие.

Этот акт предоставляет ценные для учетного процесса сведения:

техническое состояние актива;
основание поступления (передачи) – купля-продажа, дарение, и иные случаи;
реквизиты сторон-участниц сделки;
относится ли объект к амортизируемому имуществу или нет;
количество поступивших объектов и их оценка;
перечень сопроводительных документов.

Наличие акта приемки-передачи позволяет правильно отразить поступление оборудования на предприятие и одновременно зафиксировать все отклонения в стоимости, комплектности, в техническом состоянии и количестве. И, если не выявить все эти отклонения сразу, то подписанный акт о приемке-передаче будет свидетельствовать о согласии принимающей стороны с поступлением к ней объекта с указанными именно в акте характеристиками. И доказать потом ошибочность приема будет сложно.

Акт приема-передачи до вступления в силу изменений в закон «О бухгалтерском учете» оформлялся унифицированной формой ОС-14 и ОС-16 (на оборудование с дефектами). Данные формы действуют и сейчас, но обязательными они больше не являются. Поэтому любая компания может предложить принимающей или передающей стороне по сделке свой вариант акта или воспользоваться указанными формами ОС-14 и ОС-16.

Но независимо от выбора формы в акте обязаны быть следующие реквизиты :

название и дата составления документа;
название сторон-участниц сделки;
содержание операции;
стоимостная и (или) количественная оценка операции, т.е. цена, количество и стоимость сделки в целом;
Ф.И.О. и должности тех, кто ответственен за совершение и оформление сделки;
подписи указанных лиц.

Эти реквизиты обязательны для составления любых первичных документов. Но для акта, оформляющего приемку-передачу имущества, эти реквизиты должны быть дополнены еще одним обязательным перечнем, который отражает нюансы процесса.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Обязательные моменты и нюансы составления

Составляя акт на передвижение оборудования, необходимо дополнить его следующими реквизитами:

подробное описание каждого актива – его заводской номер и техническое состояние, модель, название, производитель, год выпуска, период эксплуатации, остаточная стоимость. Без такого описания невозможно установить, какое именно оборудование принимается.
основание на передачу – дарение, вклад в , и т.п. Данная информация ложится в основу правильного принятия актива к учету. В частности, если актив подарили, то предприятие — получатель с его стоимости должно будет заплатить налог, как с дохода;
место передачи . Это очень важно, поскольку если передача осуществлялась на территории передающей стороны, а далее оборудование транспортировалось, то до момента его перевозки следует зафиксировать его техническое состояние. Это оградит передающую сторону от претензий со стороны принимающей компании. А принимающей
компании «место передачи» позволит признать расходы на транспортировку.

Поэтому нужно очень аккуратно отнестись к оформлению акта.

Правила и порядок оформления

Прежде всего, акт составляется :

в присутствии всех уполномоченных сторонами операции лиц;
в 2-х экземплярах – для каждой из сторон. Число экземпляров может меняться в зависимости от ситуации;
в день передачи оборудования;
без помарок и ошибок;
с указанием описания объекта, данного в его техпаспорте.

В дополнение к акту прилагаются сопроводительные документы – техническая документация на оборудование, накладная, договор и иные документы, предусмотренные характером операции. Причем, если речь идет о передаче конструктивно сложного оборудования, то данный процесс может происходить в несколько этапов. И на каждый такой этап приема-передачи должен оформляться свой акт.

Подписи всех сторон на акте ставятся тогда, когда процесс передачи окончен и нет никаких претензий к активу.

Назначение и существующие виды данного документа

Как правило, несмотря на законную возможность сформировать форму акта самостоятельно, на предприятиях используют старые, но действующие, бланки :

форма ОС 14 . Составляется на поступление любого оборудования;
форма ОС 15 . Заполняется при приемке-передаче актива для монтажа. При выполнении монтажа сторонним подрядчиком, в состав комиссии, передающей актив, должен войти его представитель;
форма ОС 16 . Составляют независимо от причины поступления объекта, но в случае выявления у него дефектов;
форма ОС 1 (ОС 1б) . Ею оформляют зачисление оборудования (группы объектов) в основные фонды и его передачу в эксплуатацию. На основании этих актов заполняется инвентарная карточка ОС 6 (ОС 6а — на группу объектов). В этой карточке отражают все внутренние перемещения объекта: поступление, ремонт, модернизация, передача в другой цех и т.д. Поэтому, передавая оборудование, например, на ремонт или техобслуживание внутри компании, сведения об этом отражают в этой карточке. Для малого бизнеса вместо карточек можно использовать инвентарную книгу (ОС-6б) ;
передавая оборудование в аренду, акт оформляется в произвольной форме , но с указанием тех обязательных реквизитов, которые предусмотрены законом «О бухгалтерском учете». Одновременно к этим реквизитам необходимо отразить: подробное описание оборудования, место передачи, техническое состояние актива, перечень сопроводительных документов и срок тестирования оборудования;
что касается передачи актив на техобслуживание или ремонт , то, как правило, акт приемки составляет компания, с которой заключен договор на выполнение указанных работ. Но при этом обязательно указывается способ возврата актива обратно.

О том, как правильно принять оборудование в ПО 1С:Предприятие, рассмотрено в следующем видеоролике:

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.

Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.

Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.

Кто составляет и заверяет?

Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.

Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.

Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.

Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).

Использование актов приема-передачи оборудования на практике

Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.

Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.

Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.

Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования

Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:

изготовитель;
перевозчик;
поставщик;
приобретатель.

На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:

кто изготовил оборудование;
кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).

Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.

В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.

Особенности заполнения акта

Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:

Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.

Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.

Заключение

Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.

Возможно, будет полезно почитать: